档案管理办法.doc

档案管理办法 一、为规范档案管理工作，特制定本办法。 二、公司档案 1、建档范围 （1）公司设立、审批、登记等方面的文件资料； （2）公司董事会、监事会形成的文件资料； （3）合同、协议等经营管理方面的文件资料； （4）政府批文或纪要、规划文件及工程设计、施工等方面的文件资料； （5）工程图纸； （6）劳动工资、人事等方面的文件资料； （7）公司日常管理中的决议、决定、规章制度等文件，各类会议文件、重要记录、工作计划和工作总结； （8）照片档案、广告媒体所产生的档案，电脑光盘档案； （9）其它必须建档的资料。 2、公司档案管理体制 （1）公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制，由综合管理中心负责档案原件的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导，综合管理中心设立专门档案室，由文秘负责主体档案工作；财务档案由财务中心负责管理，管理办法同本办法； （2）各部门形成的文件资料原则上先由本部门负责立卷和归档，在单项工作完成后，应在第一时间向综合管理中心移交相关文件和资料（特别是政府批文及相关文件、规划文件、策划文件等）做好移交记录； （3）每项业务经办人应将其业务范围的文件资料及时交部门归档。 3、档案归档管理工作 （1）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求，确定立档单位，并由送档人在登记表上签字，表明档案文件已送达； （2）分类：依据档案的内容等分成若干层次和类别； （3）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定顺序有效排列； （4）在目录上补登新进档案名称及有关内容，将新档案存档； （5）每年对档案进行一次整理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的资料进行修补或复制； （6）但在下列情况下，也要进行检查整理： a.突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后； b.对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 4、档案的保管 （1）设立专门地点或专用文件库保存档案； （2）做好防盗、防潮、防火等工作； （3）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密； （4）档案柜保持清洁，不准存放无关物品； （5）借阅人不得擅自将档案材料带到公共场合或外泄，否则后果自负。 5、档案的借阅 （1）凡需借阅者，需在文件借用登记、证件借用登记或合同借用登记上签字； （2）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽取或损毁；在借阅中应遵循保密原则，一般应由本人自带，不得转带； （3）档案交还时，须当面查看清楚，核对无误后，应予以注销，表明档案已归还；如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 6、档案的销毁 （1）对已失效的档案，编制销毁清册； （2）办理销毁手续，须经董事长或总裁批准方能销毁； （3）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 三、客户信息档案 1、客户界定 （1）购买本公司商品房的客户； （2）与公司有业务往来的供应商和经销商； （3）公司有关的合作单位如媒体、银行、设计院、监理公司、策划公司、物管公司、法律顾问等客户； （4）政府相关部门及人员。 2、客户档案的建立 （1）综合管理中心负责公司所有客户信息的汇总、整理和管理； （2）高层管理人员及各部门应做好往来客户的档案资料的归档并整理，在全部客户档案报综合管理中心归档后，每月将新增客户档案资料报综合管理中心档案室存档； （3）客户档案的基本内容为单位名称、地址、联系人、联系人职务、年龄、电话、邮编、业务内容等。 3、客户档案的查阅 （1）部门（单位）负责人可查阅本部门（单位）客户