办会须知.doc

办会须知筹备组织会议是机关的一项基础性工作，是每个机关工作人员必须掌握的基本技能。在现行的政务运行机制中，会务工作十分重要，涉及的事项繁琐，每个细节都必须力求尽善尽美。本人简单梳理了一个办会须知，供大家在日常会务工作中借鉴参考。一、会议的分类常见的会议类别比较繁多，对会议进行分类是一件比较困难的事情，目前还没有统一的标准，常见的会议分类有：1、按照举办单位划分，可分为公司类会议、协会类会议、组织类会议（典型代表是政府机构会议）。2、按会议规模划分，可分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。3、按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销类会议（商品交易会、展销会、展览会）、专业学术会议、政治性会议、培训会议4、按照会议形式划分，可分为传统会议、电视电话会议、网络视频会议。二、会议的一般流程 各种会议的流程有很大的区别，现在以全省性商务工作会议为主要参照物，简要概括会议的一般流程。（一）会议的提出。一项工作，是否需要通过会议的形式来传达、部署、研究、落实、解决，筹办方必须首先有明确的意见。有时候，会议的提议也直接来自于领导的布置。会议提出者或组织者一般需要先拟定“会议方案”。（二）会议的申请。会议的申请，主要指拟召开会议的部门（单位或个人）向上级请示，厅机关内部的请示可以用呈批件的形式报厅领导审定（附会议方案）。需提请省政府同意召开的会议，必须正式行文上报。（三）会议筹备。会议经同意后，就进入实质性的筹备阶段。1、落实会场。如涉及到分组讨论，需准备分会场。2、下发会议通知。一般必须有以下内容：召开会议的背景、时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求（上报名单、明确是否收费、是否安排住宿等）。会议通知现在可以通过政务通下发，并加上短信提醒，如发传真，请确认对方是否收到。3、收集参会名单。一般以传真方式收集为妥，以备查。4、编印会议须知。主要包括目录、会议议程、会议作息时间表、参会名单（住宿安排）、分组讨论安排、乘车安排、用餐安排、会议座位表、注意事项等等。5、会场的布置。会标（横幅、背景板、投影板）、主席台布置（鲜花摆放、话筒调试、发言台）、席位牌（制作和摆放）。会见座谈类会议，一般在席位上备好铅笔和信签纸。座位按约定俗成的习惯规范进行排序。6、会议材料的准备。领导讲话、主持词、各类经验交流和会议参阅材料，及会议材料的印制、装袋（配笔和本子）。7、新闻媒体邀请。根据需要决定。8、落实有关后勤保障。用车、用餐、住宿；涉及到省外参会代表，安排接机（站）；会议纪念品。（四）会议现场工作1、会议报到。签到、分发会议材料、安排食宿。2、会议入席引导。迎候领导和引导参会代表入席。3、会议录音。如由录音师（音响师）录音，需提供会议议程，并作交代。4、会议摄像、摄影。5、会议记录。6、涉及表彰的事项。奖牌（证书）提前制作带入会场，落实领奖人员和上台领奖排序。（五）会后有关工作1、清理会场。涉密会议材料收回或按规定办理，遗留在会场的材料统一清理。2、后勤保障。省外参会代表会后的有关安排及送机（站）、清退会议代表住房、会场租金及食宿结账。3、整理录音。重点是出席会议领导的讲话。4、整理会议纪录。根据需要印发会议纪要。5、会议代表的意见反馈及处理。6、根据实际情况印制代表通讯录，常见于召开系统内分口的专项工作会议7、领导交办的其他事项。三、有关材料的准备1、拟定会议的方案。会议方案是会议顺利组织的基础，也是汇报召开会议思路时常用的书面材料。会议方案主要包括会议召开的缘由、目的、任务、时间、地点、参会对象、主要内容、议程及会务组织分工等等。2、会议领导讲话。另行介绍。3、会议主持词。4、有关经验交流与参阅材料。根据会议安排确定。四、会务接待有关礼仪1、主席台席位的摆放。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。2、关于签字仪式的座次安排。签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。3、关于乘车的座次安排。小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。4、关于宴席座次的安