学术会议流程.doc

学术会议办会流程主要内容会议前期准备 会议进行中 会后跟进会议前期 会议前期准备会议吃住行餐饮:根据会议预算定制不同的餐标, 餐饮:根据会议预算定制不同的餐标,提前确认好 菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数, 菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置 住宿: 住宿:分房单间: 单间的预留, 分房单间:VIP单间的预留,标间客户的分配 单间的预留 房间内 房间内miniba收费情况,放置水果,欢迎信等 收费情况, 收费情况 放置水果,接送站: 接送站:制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间, 制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,航 班班次 制作接站牌:会议名称,公司名称,产品形象名称 制作接站牌:会议名称,公司名称,用车: 用车:根据到达离开时间及人数安排车型学术会议会议内容:演讲题目及内容( 会议内容:演讲题目及内容(较新学术关注点或较热 的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣, 的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣,有 利于产品优势的宣传) 利于产品优势的宣传) 会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午, 会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午,周六 周日 讲者:区域知名教授, 讲者:区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的 学会行政职务;会前和讲者过片子, 学会行政职务;会前和讲者过片子,确认需要他重点 讲解的内容,告知讲课时间, 讲解的内容,告知讲课时间,会议议程 大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人, 大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人,区域 内有一定的学术影响力,支持公司和产品; 内有一定的学术影响力,支持公司和产品;何其确认 此次会议的目的,会议日程, 此次会议的目的,会议日程,需要他重点总结的要点 会议地点:医生容易找到,交通便利, 会议地点:医生容易找到,交通便利,有学术交流的 氛围, 氛围,带给医生专业化的形象会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好, 会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好, 会议室温度及灯光能调节 参会人数: 参会人数:确认参会区域及人数 负责人: 负责人:确认好会议的负责人或总协调人 邀请函:邀请函的制作和派送( 邀请函:邀请函的制作和派送(有邀请参会者的姓 有公司及产品的简介或强调, 名,有公司及产品的简介或强调,有重要演讲者及 演讲内容的介绍,重要医生一定要亲自送, 演讲内容的介绍,重要医生一定要亲自送,确保重 要客户一定到会) 要客户一定到会) 简历:大会主席及演讲者的简历最好做成PPT 简历:大会主席及演讲者的简历最好做成 代表参会人数:根据参会人员进行会议分工, 代表参会人数:根据参会人员进行会议分工,协调会议物品准备 茶休:水果点心,数量按照参会人数的 安排即可 茶休:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可 仪器:电脑,投影激,光笔, 仪器:电脑,投影激,光笔,无线话筒 签到表: 签到表: 桌卡:讲者,大会主席,相关VIP 桌卡:讲者,大会主席,相关 引导牌:会议张贴海报, 引导牌:会议张贴海报,带有箭头的引导牌 挂旗/横幅 易拉宝:和大会主题, 横幅/易拉宝 挂旗 横幅 易拉宝:和大会主题,公司文化及产品相关的 会议工具:相机及资料, 袋子( 会议工具:相机及资料,BATS,本子,笔,袋子(数量 ,本子, 与参会人数一致) 与参会人数一致) 奖品: 奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品 外协劳务收据及大会主席,讲者感谢信: 外协劳务收据及大会主席,讲者感谢信:打印与劳务费放 在一起团队活动景点安排:景点线路的选择一定要考虑时间上的限制, 景点安排:景点线路的选择一定要考虑时间上的限制, 与导游确认好以免影响全局 用车及分车:合适的车型,分车时客户组合的考虑, 用车及分车:合适的车型,分车时客户组合的考虑,分 车牌的制作 客户生日:预先留意, 客户生日:预先留意,为客户安排生日庆贺 活动中的餐饮:旅游餐一般比较低档, 活动中的餐饮:旅游餐一般比较低档,最好能提前查看 菜单, 菜单,若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品 活动物资准备: 活动物资准备: 车上: 车上:水,小食品,干湿纸巾,垃圾袋游,戏问答题目及小礼 小食品,干湿纸巾,垃圾袋游, 雨衣, 品,雨衣,CD 药物:晕车药,消化用药,感冒用药, 药物:晕车药,消化用药,感冒用药,跌打创伤用药 客户活动物品:防晒霜, 客户活动物品:防晒霜,洗漱用品等 特产: 特产:活动结束后的特产纪念品 其他:胸牌,留言薄,客户反馈表, 其他:胸牌,留言薄,客户反馈表,笔会议进行中会议吃住行餐饮主桌安排: 主桌安排:可以放置鲜花等做标识 代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户 代表分散入座: 上菜:注意督促服务员的上菜速度 上菜: 酒水安排:之前和服务员去任好放置的种类和数量 酒水安排:住宿房卡及胸卡的发放, 房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 房间内:放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信 房间内:放置好水果及欢迎信, 叫早服务:每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间 叫早服务:接送站接站:和客户确认到达时间, 接站:和客户确认到达时间,以免错过接车时间 送站:客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具 送站:学术会会场内布置:桌椅摆放方式(课桌,圆桌等),电脑, 会场内布置:桌椅摆放方式(课桌,圆桌等),电脑,投 ),电脑 影仪的摆放和调试,空调的开放,音响,话筒的调试, 影仪的摆放和调试,空调的开放,音响,话筒的调试,投 影屏幕的挂置,资料的摆放,挂旗和横幅的张贴, 影屏幕的挂置,资料的摆放,挂旗和横幅的张贴,主席台 及讲课台的摆放, 及讲课台的摆放,分发礼品的位置 会场外布置:海报的张贴,引导牌的放置, 会场外布置:海报的张贴,引导牌的放置,条幅横幅的悬 挂 会前等候时间的安排: 会前等候时间的安排:会前播放公司文化及产品广告内容 会场巡视:照相,会场灯光,音响的调控, 会场巡视:照相,会场灯光,音响的调控,为演讲者及会 场照相以提高医生的注意力 演讲者协助:是否由我们放映, 演讲者协助:是否由我们放映,激光笔的递送 有奖问答设置:让演讲者得到休息, 有奖问答设置:让演讲者得到休息,同时调动医生的积极 参与性及给与思考时间,病重复演讲内容的关键信息, 性,参与性及给与思考时间,病重复演讲内容的关键信息, 穿插公司产品信息提问和讨论:专人负责传递话筒及收取提问纸条, 提问和讨论:专人负责传递话筒及收取提问纸条, 可安排有目的性的提问, 可安排有目的性的提问,安排人专门记录讨论中的 敏感问题, 敏感问题,对于解释不充分的问题会后继续与医生 沟通,对于提问过多的问题,收集起来, 沟通,对于提问过多的问题,收集起来,以后给医 生答案, 生答案,增加拜访机会 茶休的安排:与大会主席确认茶休时间