办公事务管理流程.xls

办办公公设设备备购购买买审审批批流流程程 相关部门行政部行政总监采购人员 否 否 否 是是是 办公设备购买审批流程说明 任务概要办公设备购买审批流程 节点控制相关说明 办公用品使用人员提出办公设备购买申请单 交部门主管审核 部门主管审核通过交由行政部审核 若不通过则退回申请单 行政部经理审核通过交由行政总监审核 若不通过则退回申请单 行政总监审核通过交由采购人员进行采购 若不通过则退回申请单 购买申请单 开始 审核 结束 审核 审核采购程序 办办公公设设备备询询价价流流程程 行政部行政总监 否 是 办公设备询价说明 任务概要办公设备询价管理 节点控制相关说明 办公设备采购人员通过电话 网络 实地考核等方式搜寻办公设备价格信息 行政部负责对收集的价格资料进行分类汇总 选择性价比较合适的供应商进行价格比较 结束 整理成价格 报告 开始 可行 办公用品比 价流程 搜寻价格信 息 办办公公设设备备比比价价流流程程 行政部行政总监 否 是 办公设备比价流程说明 任务概要办公设备比价管理 节点控制相关说明 办公设备采购人员通过价格 质量等方面综合考虑 筛选不合格的供应商 行政部负责采购人员分别与供应商洽谈 通过比较确定候选供应商 选定供应商后 可以进入办公设备采购流程 结束 分别与商家 洽谈 开始 审核 办公用品采 购流程 筛选供应商 确定候选商家 办办公公设设备备采采购购流流程程 采购部行政部行政总监相关部门 否 否 否 是是 是 办公设备采购流程说明 任务概要办公设备采购管理 节点控制相关说明 采购部门主管对采购人员编写的询价报告进行审核 通过则交由行政部经理审核 否则 由采购人员重新编写 行政部经理审核通过则交由行政总监审核 否则由采购人员重新编写 行政总监审核通过则交由采购人员进行采购活动 否则由采购人员重新编写 收集价格资料 开始 审核 结束 审核 审核 编写询价报告 洽谈价格 购买设备办理入库 资料存档 领用设备 发发文文管管理理流流程程 相关部门行政部相关部门行政总监 否 否 是 否 是 是 发文管理流程说明 任务概要发文管理 节点控制相关说明 由相关部门主管负责对本部门所拟公文进行审核 通过则交行政部 行政部对其审核并决定是否需要会签 不通过则退回原起草人 对于需要会签的送有关部门会签 不需要会签的则直接送行政总监审核 行政总监审核通过则开始校稿 否则退回原起草人 草拟文本 开始 结束 校稿 更正 寄发公文 复印 盖章 正式公文 审核 审核 审核 会签 会签否 收收文文管管理理流流程程 公司领导行政部相关部门外部单位 是 否 是 是 否 收文管理流程说明 任务概要收文管理 节点控制相关说明 行政主管审核来文后 根据职责权限判定某些文件是否需要领导审批 行政部及相关领导阅后 决定是否有必要将文件进行传阅 对于不需要传阅的文件由行政部秘书直接办理或回复 然后存档 外来文件相关部门传阅后 由具体执行部门办理 最后存档 外部文件 开始 结束 传阅否 领导审阅 行政主管审核 传阅 核定文件 领导阅 秘书回复 具体办理 资料存档 档档案案归归档档流流程程 相关部门行政部 否 是 档案归档流程说明 任务概要档案归档管理 节点控制相关说明 各相关部门指定专人负责向行政部提供档案资料 行政部指定专人对档案资料进行汇总 检查其是否合格 相关部门提供的不合格资料被退回来后 要重新整理再提供给行政部 结束 资料汇总 开始 是否合格 分类归档上架 搜集资料 准备资料 重新整理 档档案案借借阅阅归归还还流流程程 行政总监行政部相关部门 否否 否 是 是 是 否 是 否 是 档案借阅归还流程说明 任务概要档案借阅归还管理 节点控制相关说明 相关部门负责人审核本部门的借阅申请 同意则交由行政部审核 否则退回申请人 行政部对其申请进行审核 通过则进行机密与否审核 否则退回申请人 对于机密档案由行政总监进行审核 不通过申请退回本人 结束 审核 办理手续档案使用 按相关规定处理 借阅申请单 开始 审核 机密否 归档后检查是 否损坏 办理手续 审核 档档案案销销毁毁流流程程 相关部门行政部行政总监 否 是 档案销毁流程说明 任务概要档案销毁管理 节点控制相关说明 相关部门对拟销毁物品列出清单 向行政部提出销毁申请 行政部对其申请进行审核并考虑是否需要经过行政总监审批 行政总监审批通过可以由行政部负责销毁 不通过则由原部门继续保管 整个档案销毁过程必须严格保密 防止资料信息泄漏 一般由行政部专人负责 结束 提出销毁档 案申请 信息存档 开始 销毁 审核 审核 往往来来信信件件管管理理流流程程 外来单位秘书部门主管 是 否 否否 是 往来信件管理流程说明 任务概要往来信件管理 节点控制相关说明 秘书对来信进行分类整理 对需要请示主管的交给主管阅览 否则直接回复 主管选择其中一部分信件进行回复 其他的交给秘书回复 结束 来信 核对封装 开始 回复拟稿 请示主管 分类整理 主管意见 直接回复 寄回原单位 印印章章制制刻刻申申请请流流程程 相关部门行政部行政总监 否 是 是 印章制刻申请流程说明 任务概要印章制刻申请管理 节点控制相关说明 行政部主管接受相关部门申请 通过后交由行政总监审核 不通过则退回原申请部门 行政总监审核通过则交由行政部具体办理刻章事宜 否则退回原申请部门 行政部门负责与公安部门联系 获得批文 制刻印章必须到公安部门指定的制刻机构办理 结束 制章申请 制刻印章 开始 审核 审核主管审核 启用印章 公安部门批文 印印章章使使用用申申请请流流程程 相关部门行政部行政总监 否 否 是 否 是 否 是 否 是 印章制刻申请流程说明 任务概要印章制刻申请管理 节点控制相关说明 部门主管对本部门用章进行审核 不符合规定退回给用章申请人 部门主管审核后需要加盖公司章送交行政部审核 不需要则在本部门直接用章 行政部主管对其进行审核 不符合规定退回给用章申请人 行政部审核后需要请示领导送行政总监处审核 不需要则直接用章 行政总监对其进行审核通过加盖印章 不符合规定退回给用章申请人 结束 用章申请 用印登记 开始 公司章 审核 审核 资料归档 加盖印章 加盖部门章 用印登记 审核 请示否 资料归档 公公司司证证照照管管理理流流程程 移交人行政部使用部门 是 否 证照管理流程说明 任务概要证照管理 节点控制相关说明 外部移交人可以