热带医学与检验医学院2012迎新策划.doc

海南医学院热带医学与检验医学院迎接2012届新生方案一、 活动背景：金秋来临，新的一学期即将开始。又是一年一度新生入学之日，又一批新生抱着满腔热血走进期盼已久的大学。新生的入学手续繁杂，新生对学校各方面还尚不了解，为了更好的迎接新生，为了让新生更加方便的办好入学手续，更快的适应大学生活，我院实行志愿者“一对一”迎接新生。通过志愿者的讲解，相信新生会对学校尽快的熟识，我们要尽最大的力量，给予他们最大的帮助。突出热检学院的特色，体现“热检一家，相亲相爱”的永恒主题。二、 活动目的：通过我们的帮助，让2012级新生感受到家的温暖，用我们热情的帮助，新老生“一对一”的接待形式，给他们带去便捷的服务。让他们可以顺利的入校并办好相应的手续，了解学校和我院的有关情况，让新生一进学院就感受到家的温暖，更积极地投入大学新生活。三、 参与对象：热带医学与检验医学院领导及部分教师、院团委成员、学生会全体成员、青年志愿者协会全体志愿者四、 组织机构：新生接待组组长：刘启昌 副组长：钱士匀 组员：傅琼瑶、吕刚、陈锦龙、杨晓君、符成宗、佘姝敏、陈灵基、刘帆、秦卫、陈亚伟、程波涛、黄钰淋、严若琪、孙涛、宋婧、金鑫、王信师、刘阳、林尤姑、刘微、李绍博、李新月、张天丽、邬娇、李绍晶、李程程、王婧、刘旋、管超、王侃青、谭颖、高白、张净、李瑶、蒋惠茹五、活动时间：时间：2012年9月8日六、活动地点： 地点：海南医学院城西新校区七、活动前期准备： （一）各部门工作安排：1.9月7日 向外借2-4把大遮阳伞；邀请家长参加新生见面会和专业思想教育会；制作志愿者的培训材料。外联部2.9月6日之前将所有宣传资料准备妥当，当天将宣传板及用品提前拿到各个点进行张贴、布置、发放。（宣传部负责做4个热检横幅和学院、专业的海报，以及贴在各迎接点桌子上的医学检验和环境科学专业的标志）；制作、打印志愿者胸牌；制作一块寄语牌放置在风雨操场（内容是老生对新生的一些祝福和希望）。 宣传部3.购买当天所需的活动物资（瓶装矿泉水、桶装矿泉水、纸杯、胶带、中暑药品、纸抽）放置饮水机，为新生级新生家长免费提供饮水。 生劳部4.制作志愿者考勤签到表；去公寓管理科要床位卡填写并提前去宿舍贴好； 纪检部59月6日之前将各点迎新期间布置场地所需物品准备好，并负责风雨操场迎接点的场地布置工作；前期培训志愿者，进行文明礼仪和引导路线的规范。 文体部6. 新生签到表的制作；学生会费收取报表的制作，提前填写发票等所需物品。制作新生个人信息登记表格，收集本届新生的特长、爱好，方便我们组织活动；负责去办公室拿制作好的老师名片放在致家长书中；准备好签字笔。（提前到校的新生超过20%，安排9月7日提前注册防止次日的注册高峰出现） 办公室部7. 9月6日之前制作好学院及团委、学生会、青年志愿者协会宣传手册，每个新生宿舍一份。 女生部8. 制作热带医学与检验医学院工作人员的工作牌；还有制作并打印学生干部联系方式和新生入学教育时间安排表，每人一份。制作一份致家长书，与新生注意事项一起发给新生。 学习实践部八、活动流程：（一）总体活动流程:12012年9月3日前 与热带医学与检验医学院青年志愿者协会协商招募一批志愿者在迎新期间负责“一对一”引导新生，并跟进志愿者招募工作；确定并统计当天志愿者名单以及联系方式，将志愿者名单交到主席团，由主席团进行分组，并选出组长，于迎接当天配合学生会完成各项工作；2.2012年9月4日前 将“一对一”的接待人员的姓名、联系方式发送给新生及新生家长。注：要求接待人员提前联系新生，一对一负责并提前和新生或者新生家长取得联系，按时迎接新生入校，如有特殊情况无法按时到校要向主席团汇报详细原因。22012年9月5日前 各项前期工作到位。将学院宣传海报和迎接新生负责人电话贴在宣传栏，方便一些早到或晚到的新生联系到我院学生会工作人员。注：为了防止一些新生没有固定的联系方式，我们采用寻找中间联系人的方法，让我们能随时和新生保持联系。而且我们将收集所有新生家长的联系方式，以便于我们及时的联络到其家人。32012年9月5日前 各班的志愿者小组的各个组长发放迎新志愿者分组表和有关材料，具体交代迎新当天的工作流程及注意事项等，进行一个志愿者“一对一”礼仪、接待、宣传校园文化等方面的培训。再让负责人对自己的组员进行培训，动员。42012年9月6日前 学生会主席团组织总结汇报会，学生会各部及负责人汇报并总结工作，一起协商和补充缺漏的地方。52012年9月8日上午7：00 所有工作人员到位，进行“一对一”迎新活动。62012年9月8日晚上 清场完毕后，进行总结会议。72012年9月9日晚 学生干部去新生宿舍慰问新生，给新生送去关怀。(二)各迎接点安排： 1主迎接点： a.地点：风雨操场 b.人员安排：办公室部接受新生注册，并将资料整理好，注册流程分成三个部分：填写个人信息、交学生会会费、领取床位卡等资料。志愿者进行“一对一”服务，为他们带路去宿舍办理住宿手续、交学费、并带领新生熟悉校园、若有需要，可告诉他们周围大型超市所在地。方便新生购买所需物品。 c风雨操场的显眼处，分别贴上两个专业的相关介绍海报,从而展现我院历年辉煌的成就。 2. 接待点：a地点:和谐门、杏林苑b人员安排：各点负责人为固定工作人员。固定的工作人员负责接受新生和家长的询问并介绍注册流程，并告知注册地点。其他工作人员和志愿者在新生及家长需要时，进行“一对一”服务，为他们带路及提行李、并带入风雨操场登记、领床位卡、然后带领他们办理住宿手续、交学费、中途可带领新生熟悉校园、若有需要，可告诉他们周围大型超市所在地。方便新生购买所需物品。注：通过前期志愿者培训，每位志愿者都要熟知我校光辉历史和我院基本情况，在“一对一”带领新生及家长逛参观校园的过程中，介绍学校及学院的基本情况和校园文化，使他们更快的熟识学习及生活环境。（三）人员安排表：1、机动人员：陈灵基、刘帆负责人员的安排和调动，以及紧急事件的处理。2、各点分布具体情况：负责地点负责时间负责部门志愿者人数总人数负责人联系电话和谐门07:00-12:00外联部、学习实践部第一组10人10人程波涛、黄钰淋孙涛、宋婧、符成宗182897446041828974401812:00 -15:00学习实践部1828976206515:00-18:00外联部1828974400113518812170杏林苑07:00-12:00女生部、纪检部第二组5人5人李绍博、李程程、王婧、蒋慧茹182897625651828974400912:00-15:00女生部1828976331915:00-18:00纪检雨操场全天办公室部第三组5人11人张净、王彦超1828973857518289762314文体部6人管超、王侃青1598708323815008950747各点分布全天宣传部7人15人王信师、刘阳1397668921313215750618生劳部8人张天丽、邬娇、1828976279418876125611 注：1.所需志愿者共100人，学生会干事60人。共160人。2.所有的志愿者均在上午完成工作，下午由学生会部员完成。 （四）部门工作分工：1、当天负责在各个点轮流拍照以及各点工作汇总。协助生劳部负责当天各点物品补充工作； 宣传部2、早上负责将遮阳伞发放到各点，以及和谐门的接待工作。下午负责和谐门收场工作。 外联部3、个人信息表的回收统计；负责和谐门的接待工作；工作牌的发放和回收。负责和谐门场地布场工作。 学习实践部4、负责杏林苑门口的工作协调;早上布置杏林苑门口迎接点。女生部5、负责风雨操场的部分工作协调，并布置该场地；早上负责出2人在风雨操场的门口轮流举本专业牌示意。 文体部6、作为杏林苑门口的负责部门之一，负责杏林苑的接待工作，下午负责杏林苑场地收场，维持该点现场秩序和引导工作； 纪检部7、早上负责发水，当天在迎接点之间走动，随时准备为各点进行物品补充。给各个迎接点配送矿泉水和药品。 生劳部8、负责新生的签到；收取学生会会费；负责给新生发放床位卡等新生资料； 办公室部（五）整体工作安排： 1. 各点的负责人负责咨询工作，志愿者和学生会干事负责为新生带路。志愿者组长应及时与负责该点的学生会部门的副部取得联系，共同组织志愿者进行“一对一”服务。 2. 和谐门和杏林苑两处的志愿者, 接待一些没有及时联系上的新生为他们找到“一对一”的引路者。 3. 各个志愿者及时联系新生及家长。要获得他们的具体，真实的联系方式，以便新生有任何情况都能与其联系上。 4. 志愿者要熟知印发的材料，不仅对学校学院进行宣传，也要带给新生健康的，积极的思想。而且把自己正确的学习生活经验传授给他们，让家长放心让新生舒心。 八、活动注意事项及工作要求： 1. 接待时间为7：0018：00，参加此次“迎新”的所有接待人员不得以各种理由推脱责任。2. 各工作人员必须比规定时间提前10分钟到达工作岗位。3. 各个志愿者要注意言行，争取给家长和新生留下好印象，给他们以积极的思想。4. 各个志愿者服装得体，不得穿奇装异服。5. 各组组长需要留有各自组员的联系方式并提前做好沟通；6. 学生会各部门各成员注意自身形象，阳光迎新，时刻注意维护学生会的形象，对于一切有损学生会及我院形象的事情应当及时制止。7. 不可出现聚集聊天、嬉戏的现象。8. 有问题无法解决且联系不上组长时，或者有迟到的新生需要帮助请联系总负责人：陈灵基刘帆9. 学生会各成员迎新过程中遇到问题难以处理第一时间向主席