报销流程管理和单证填制规范.doc

报销流程管理和单证填制规范第一条 预借款流程一、 员工因公需向公司预支或要求公司进行预付款时可向公司申请借款。借款人必须按要求完整填写借款申请单，根据借款用途、费用类别、各项费用的预支及报销标准，由财务部核定准予借款金额。二、 借款申请单适用于所有员工事先向公司借款的事项，即款项需预先支付而发票未到的情况。三、 借款申请单一式一份，由财务部留存，并作为入账依据。四、 借款人需完整填写借款单上的内容，明确注明借款事由、使用时间及支付方式。银行支付方式借款必须填明收款单位全称、开户行及账号；支票方式借款须填明收款单位全称；银行卡支付方式须提供卡号；其他方式须符合公司财务办理付款的要求。五、 所有借款申请单一单不清二单不借，即借款人员必须及时对借款进行销账还款，若前次借款未结清，不得申请再次借款。六、 长期出差人员补充借款，如离上次借款在一个月内可以续借，否则按上条执行。七、 借款申请单需提前一个工作日交于财务部，领取借款后，借款人员应在相关原始凭证上签字确认。八、 财务部应每月清理汇总员工借款明细，并跟进未归还借款。对于借款时间已超过一个月且借款人无充足理由解释的，应及时通知财务经理和员工所在部门经理并进行原因调查，各部门经理有义务配合财务部及时清理本部门员工借款，对于个人借款无故拖欠不还达3个月且拖欠金额达到或超过5万元的部门，财务部有权暂停该部门员工的借款直至拖欠欠款全部偿还完毕。对确属于借款人无故拖延还款且经催促仍不归还或销账，财务部应书面通知综合部（人力资源），在该员工税后薪资中扣除。财务部应严格执行对前次借款理由不合理或无故未归还员工不得发放新借款的原则来控制员工借款对公司流动资金的占用。九、 借款单需填写完整、借款用途说明清晰。对于非差旅费用途的借款，需提供相应的请款依据，例如费用申请报告、会议通知、付款通知书、协议合同等。第二条 费用报销流程一、 原则上，所有员工应在费用发生且返回公司后的一个月内办理费用报销手续，最长不得超过三个月。二、 报销员工的责任是及时准确填写各类费用报销单，包括差旅费报销单、报销申请单等，注明报销费用类别、事由、借款时间和借款额（如有）及报销金额，连同相关原始发票/单据经审批责任人审批后，交财务部报销。三、 财务部依据公司的费用报销规定，审核报销费用的合理性，并依据国家法律法规的相关规定复核各种原始发票/单据的合法性。如果发现不符合规定的报销，财务部将报销单据退还报销员工并拒绝办理该报销。四、 出纳凭财务会计审核后的原始单据支付报销款（或收回预借款），财务会计根据审核允许报销的单据填制会计凭证。五、 领取报销款时，报销人员须在原始凭证单上签字确认。第三条 资金支付方式规定一、 在进行个人借款或报销以及小额（低于500元）对公款项支付时允许采用现金方式，主要包括但不限于：员工差旅费、个人电信费、宴请费、零星采购、邮寄费、图书资料费等。二、 涉及到对公的借款或付款，金额在500元以上者，支付方式原则上须为银行转账或支票，特殊情况下经财务经理同意后可采取现金支付的方式。有关银行结算票证的具体要求，应以财务部的要求为准，如员工办理有特殊要求的银行结算业务之前，应向财务部人员咨询有关规范和要求是否可予以满足。三、 有关资金支付方式未尽事项，以货币资金管理办法的相关规定为准。第四条 单据填制规范一、 员工应按照报销费用性质填制相应的报销单据，相关部门应严格区费用归属。清晰标明费用所属项目的名称及编号。二、 差旅费报销单的填制1. 报销人根据出差地点、时间、项目按差旅费开支管理办法有关规定计算各费用项目允许报销金额和超标金额，并将结果填列差旅费报销单。2. 报销单各项基本信息如部门、工号、姓名、项目代号、项目名称、出差事由、出发和到达时间、借款情况等需填写清楚完整。部门按公司现行组织结构填列；差旅事由需要能够概括描述出差性质；出发和到达时间需跟长途车票时间相吻合（若长期驻外，则需要填写月初到月底）。三、 报销申请单的填制1. 报销单必须按发票性质及费用类别分别填写，如办公费、通信费、业务招待费、低易品等，如使用一张报销单，应分笔数逐行填写。2. 报销单各项需要填写清楚，尤其是部门、合计大写、小写、借款情况以及支付方式等，采用银行支付方式还需注明收款单位、开户银行、银行帐号等信息。3. 事由栏要能够全面反映报销的内容，如修理费，不应该单纯的填写修理费，应为物品更换配件等。事由栏反映的为发票记载的交易内容。四、 各类报销单需具有相应审批权限的主管人员签字，同时在送交财务部之前不得出现任何形式的修改现象，不得出现同一张报销单摘要栏和金额栏存在不同颜色笔迹的现象。第五条 票据的粘贴一、 各类报销单据凭证须统一粘贴在报销粘贴单上，票据粘贴需牢靠、平整和有层次感，不能用钉书机钉在一起，且需标注原始报销单据的张数。二、 有关差旅费报销之凭证需将各项费用分开。若有外省市的定额出租车票，必须按面值归类粘贴，便于财务部核算。三、 业务招待费的凭证需分笔粘贴并区分开来，同一笔招待费用应按面值分类排序贴在一起。四、 市内交通出租车发票按照前述正常时段和非正常时段分别按报销人分类粘贴，便于财务部审核和汇总。同时对于多人一同报销的还应提供人员报销汇总清单。五、 对于未按照上述第四、五条规定进行单据填写和粘贴的，财务部有权退单，直至经办报销人员或申请报销人按上述要求完成票据粘贴、填写单据后，方可予以受理，报销承诺时间以单据最后一次提交时间起算。第六条 各类费用报销时间及补充规定一、 各类借款每日16：00