文档管理规范.docx

文档管理规范第一章 总 则为进一步健全部门文件归档与管理，结合部门各方面工作的实际情况，特制定此管理规范。望各位谨以此管理规范作为电子文档与纸质文档的建立、保存依据，确保部门信息数据文档的真实性、完整性、有效性和安全性。文档的来源一般可分为内部文件（公司内部流传）和外部文件（公司以外单位发来）；内部文件又可分为部门外文件（公司其他部门发来）和部门内文件（部门内部自建）。第二章 纸质文档第一条、纸质文档的定义： 各种日常工作中产生的需打印成以纸张为存储载体的文字材料，主要包括各种文件、记录、资料、图片等纸张的文本形式。第二条、纸质文档的整理： 首先，文件在收集以后需根据文件来源、主题、内容等要素的关联性把文件合理分类，如：同一个项目的文件归为一类，同一个主题或同一个来源的文档归为一类。 其次，文件分类完成后应及时收入相应的文件夹、文件筐等收纳存储体。操作过程中注意分清主要、次要，先后顺序。第三条：纸质文档的存放： 所有一日内需使用的日常文件、记录等操作完成后应及时放回所属文件夹；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外。 非日常使用文件应在收纳于文件夹以后，做好标识整齐摆放在文件柜里，需以文件夹颜色、文字标签或文件夹大小来区分。第四条、纸质文档的标识： 文件夹封面需设文字标签注明文件名称，如果一个文件夹内分别存放两种或以上的文件，则需在文件夹封面按顺序分别设相应文件类别的标签。 文件夹内需设清单目录，注明文件夹内所存文件的主题，数量等信息，并将清单置于首页，便于快速查找。（目录清单式样可自行设置） 如部分文件资料未存放于文件夹，则可用便利贴手写标签后，用曲别针或订书针固定在此文件首页。第三章 电子文档第一条、电子文档的定义： 各种日常工作中产生的可不打印，以计算机盘片、磁盘和光盘等为存储载体，并可在计算机通信网络上传输的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。第二条、电子文档的建立：在日常工作中，出现需进行文字、图表记录但可不形成纸质文档的情况时即可建立电子文档。第三条、电子文档的编辑： 首先，文档在收集或确定新建后，是文档名称的编辑。文档名称应按照所建内容和需求取定， 不做硬性要求，但不可太长太繁琐。文件名需包含文档建立日期或更新日期，其基本格式一律为8位阿拉伯数字表示，如“20120821”表示2012年8月21日；时间不详时用数字“0”表示，如“20120000”则表示2012年，月、日不详。（注：临时性文件不做要求。） 其次，是文档内容的编辑。外来文件尽可能保持原始状态，不易更改，而自建的不管是word、excel或PPT文档，内容都要根据建立文档的需求而定，且应具备较强逻辑性，清晰易懂。内容编辑完后进行整体格式调整，文档格式可根据文档内容和需求而定，不做硬性统一要求，但一定要简单大方，同一个文档内（excel表单为主）不要出现过多的颜色标识，建议多使用批注或注释；主色调尽量以浅蓝色等看起来比较清爽的颜色；字体应选择工整，清晰的字体，如微软雅黑、宋体、正楷、幼圆等。 再次，是文档的分类。已收集、建立的文档需根据文件来源、主题、内容等要素的关联性把文件合理分类，并建立新的文件夹来按类别存放。部门外来文件根据来源统一存入一个文件夹，按照接收的时间顺序排列；部门内部文件夹按照部门工作流程，进行逻辑顺序排列，文件夹内的文档同样参照此方式排序，操作过程中一定要分清主要次要，时间先后，经常更新的如日报，周报等则需按日、周的时间段打包；非工作流程内文件按照重要性排序；临时性工作文件不做要求。 最后，文件夹的命名。外来文件（包括外单位和公司其他部门）的打包文件夹命名模式为:单位（或部门）+主发送人+接收日期；部门内文件的打包文件夹命名模式为所属工作流程的名称如连连开户、渠道拓展、销售数据等，备份数据需含带备份日期，经常更新的需含带更新日期。 第四章 归档文件的保管第一条、公用纸质文档可存放于同一个文件柜里，公用电子文档可存放于共享文件夹内，均由专人（具体负责人待定）保管。个人工作文件可自行建立并妥善保管，不可随意乱丢乱放，不可随意外借。第二条、存放纸质档案材料的文件柜要保持清洁、干燥，注意防火、防盗、防潮等。第三条、对于电子文件正式文本需实行双套保存（电脑保存和移动载体保存），防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失。载体存放时应当远离强磁场、强热源等可能的损害源。具有永久和长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第四条、归档文件需定期自检，发现问题及时解决；有经常更新的文档数据需定期核对，保证归档文件数据的完整和有效。 第五章 归档文件的借阅和使用第一条、如需借阅或使用已完整归档的历史文件资料，必须知会负责人，不可未经允许擅自查找、翻阅。借阅者需妥善保管文件，不可任意转借、拆卸或损污。第二条、重要或已归档文件未经部门领导同意不得外借。如有外借，收回时必须仔细查看数量，内容，保证文件的安全性和完整性，如有丢失或损坏，及时上报，并追究当事人责任。第三条、具有保密要求的文件应当遵守部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。第六章 归档文件的移交第一条、需移交文件可事先列出清单，并按照顺序进行打包，经部门领导查验后妥善存放至移交时间。第二条、移交时要制作XX部门文件移交登记表，并打印成纸质文件，操作时应条理清晰，一件一件进行交接，并同步进行详细记录。接收部门或个人在检查完成后，进行接收签章，完成文件移交。第三条、XX部门文件移交登记表一式三份（电子版一份，纸质版两份），分别由移交部门、接收部门保管。 第七章 归档文件的鉴定销毁 第一条、对过期归档文