产品订货会项目实施手册.doc

秋冬产品订货会暨招商会 项目实施手册产品订货会暨招商会项目实施手册制作人：李振增目录目录2一.项目组架构及职责说明31.1.项目组架构图31.2.各部门在项目中的主体工作与职责31.3.各小组人员分工及职责4二.项目筹备、实施任务跟踪时间表7三.项目所需物料统计表13四.项目举行行程安排表15五.项目进行中的人员分工及要求16六.项目现场操作细则16一. 项目组架构及职责说明项目配合/监督组项目总体负责人1.1. 项目组架构图项目执行副总监项目执行总监项目执行副总监行政部储运部生产部设计部市场部销售部财务组商品部1.2. 各部门在项目中的主体工作与职责生产部市场部部设计部行政部销售部拓展部商品部储运部财务部 样板的及进准确提供； 样板评选会的负责。 样板接收与清点。 新品样板吊牌制作与装订 样板的送返 项目组交待的其它配合及交待事宜。 会场设计、形象宣传以及相关推广品的设计与制作，布布置。 项目组交待的其它交待事宜 设计风格以及思路。 产品相关图片； 项目组交待的其它事宜。 会议酒店的预订、住宿、就餐安排。 酒店相关工作的对接。 客户接送安排，车票预定； 备品的筹备； 项目组交待的其它事宜。 订货会全程负责部门； 现有客户通知函的发放； 走秀工作的协助； 订货指导支持； 客户指引、接待、服务； 会场布置、维护； 零时机动的调配与调遣，满足会场举行的需求； 项目交待的其它事宜。 意向客户的邀请与通知； 意向客户的接待与洽谈； 项目组交待的其它事宜。 同期数据的收集与分析； 订单制作工作； 订单汇总、录入工作； 走秀的协助； 订货指导协助； 订货指导培训课件开发与培训实施。 项目组交待的其它事宜 会场所需产品与物料的送返； 会场的布置协助； 受行政部的派遣进行客户接待与车辆安排； 项目组交待的其它事宜 费用支出控制、审批与结算。 会场接待及服务工作的协助。 项目组交待其它事宜。注：以上仅为部门职责，涉及具体工作的部门与个人将以下面的实际分工为准。1.3. 各小组人员分工及职责n 项目总负责人 负责制度项目任务分配表。 全面负责跟进行任务完成情况。 负责项目进度中各个部门及个人协调与调度。 负责项目整体进度变化的汇报。n 执行总监 协助总负责人制作与调整项目任务分配表。 负责审定活动方案，并对操作的整体方向进行把握与控制。 负责执行中各项工作成员的分配与调度。 围绕活动的总体目标及任务的落实情况，召集各项工作成员举行临时碰头会，以便及时协调、实时跟进各项筹备工作。 对订货会现场进行适时监控，及时根据活动现场的实际情况对现场人员的任务进行分配或调整。 同时全面重点负责数据收集与内外部相关培训以及订单的录入工作。n 副执行总监 全面负责各个分配任务的落实与执行。 负责审定活动方案，并对操作的整体方向进行把握与控制。 负责执行中各项工作成员的分配与调度。 围绕项目总负责分配的目标及任务的落实情况，召集各项工作成员举行临时碰头会，以便及时协调、实时跟进各项筹备工作。 对订货会现场进行适时监控，及时根据活动现场的实际情况对现场人员的任务进行分配或调整。 全面重点负责酒店洽谈、客户接送/住宿/就餐安排。 负责模特公司的洽谈以及所有对接与走秀事宜。 负责所有备品的购买申请与购买。 负责会议的主持工作，并在会议进行中对会场进行全方位的控制。 负责项目组交待的其它工作。01. 项目配合/监督组 全面配合、协助与协调项目组的工作。 对总体项目进度进行监督与控制，确保项目在规定时间内完成。 对项目中重大决策进行审批与确认。 负责项目组提出的其它相关需配合与协且的工作。02. 接待统筹小组组长：接待统筹的设置，主要是考虑到来宾接待工作的重要性及繁琐性而特别设置的。目的是确定专职责任人，从而周全、严密地完成接待任务，避免由多头指挥而带来的混乱。小组组长的职责是，全权负责本组成员的安排，作好所分管接待来宾的接待工作。其主体工作分为： 客户接待：在酒店或会场进行客户登记，按照客户住宿安排表进行就住安排。 就餐引导：引领客户至餐订，按照客户就餐安排表陪同客户就餐。注：负责会场一切接待工作，并在项目任务规定的时间完成。接待地点：n 酒店门口（入住接待）需要保证2个人在场（）， 签到 按照住宿安排表进行入住安排接待 发放物品。物品为：订货会日程安排表、房卡。 引领到电梯。n 会场门口（就坐接待） 签到 发放订货会订单表、订货指引、模特出场顺序及文具 引领就座。03. 会场布置小组组长：组员：04. 公司订货会期间的环境形象展示设计，包括指示牌，展示POP的设计和制作等。 负责T台的搭建、铺设。 负责会场氛围推广品的张贴、安装及布置。 负责会场座席摆放（遵循事先确定的会场座席安排表）。 负责会场的灯光与音乐效果设备的安装与调试，以及在会议举行中的调整。 负责会场一切布置工作，并在项目任务规定的时间完成。05. 展厅布置及维护小组组长：组员： 负责展厅样板设计方案商讨与确定事宜的跟进。 负责展厅样板样物料分配的跟进。 负责展厅推广POP方案商讨与确定。 负责展厅布置。 负责会议进行中的展厅维护。 负责项目组交待的其它事宜。06. 协助模特走秀统筹组长：组员：07. 负责与模特公司洽谈与签约 与模特经纪公司联系，确定模特走秀的人选，或确定公司内部协助人员。 负责模特走秀的服装的准备及编号。 负责模特走秀的顺序及音乐选定。 负责模特走秀彩排演练。 负责模特走秀后台协助模特更衣。 负责模特走秀背景音乐碟的选定。 负责模特走秀幕前幕后所有工作的统筹。 参入模特走秀舞台的设计制作。 全面负责走秀所有相关事宜，并在项目任务规定时间内完成。08. 财务统筹 对活动所需支出费用审核监督，费用报销手续按公司现行制度执行。 有权以有违经济原则的一切不合理开支报销单进行不签字。二. 项目筹备、实施任务跟踪时间表序号项目开始时间落实内容说明完成时间负责人完成情况参加人员备注筹备前期1订货会筹备启动会 商榷并完善活动日程安排、筹备工作及方案的确定。安排总体进程并确定各项工作的负责人及完成期限。已2会序安排 制作会序安排并进行讨论，加以确认。3促销推广方案事宜 制作全年的促销推广主题方案的确定与提交 为统一全国销售策略并促进客户销售提升已4 提供推广礼品需求 礼品公司提供推荐礼品进展中5 进行促销礼品选定6 进行海报推广POP的设计7 提供促销礼品样板 在订货会展示8产品板样事宜 会场形象店的产品样板准备事宜确定 在会场以店铺形象的形式将秋冬产品进行推广。已确定9 样板出货时间的确认 生产部必须明确提供样板出货时间已确定10 评审会举行（第一期，秋季） 对现在样板进行全面评审确定订货会所用样板。11 新品图片拍摄 将已确定的新品图样进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件12 评审会举行（第二期，冬季）13 新品图片拍摄 将已确定的新品图样进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件14 评审会举行（第三期，冬季）15 新品图片拍摄 将已确定的新品图样进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件16 评审会举行（第四期，整体）17 新品图片拍摄（所有） 将已确定的新品图样进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件18 成本价的预估19 成本价审核20 零售价制定21 新品样板吊牌制作与装订22参加人数预估及酒店洽谈事宜 行政部进行酒店寻找与洽谈。 将人数预估及会场要求以书面的形式传至行政部23 行政部寻找并与相关酒达成初步意向 按上报人数、暂定时间以及相关要求寻找酒店。24 酒店实地考查25 订货会的举行日期的确定26 收发邀请函 确定来往人数及性别27 与酒店签定协议 按照邀请函确认的人数确定酒店房间及会场所需时间进行洽谈28 住宿安排表（含客户专员分区）的制作与确定 将参加人员进行住宿安排29 客户签到表（含客户专员分区）制作并交付行政打印30 所在打印文件的数量及筹备安排31 所在打印文件打印制作32会场筹备布置方案事宜 横幅、指示牌、工作牌、签到簿 以前次订货会为例33 会场样板间布局设计 物料明细单制作与确定 确定陈列道具及模特数量34 会场T台布局讨论 会场布局修正35 物料制作申请及生产跟进36 与酒店签定协议后进行场地测量37 会场布置方案评审与确定38 秋冬季产品波段示意图模块制作39 秋冬季产品波段示意图加入制作40 秋冬季产品波段示意图模块制作（喷绘）41 T型台的制作42数据收集及订货表单制作事宜 同期数据的收集与分析提交 提出预计生产类别比例？（为订货做指导） 初步拟定客户的订货目标？43 确定款式的定位（主推、次主推、配衬款） 为订货提供订货依据44 订货表制作与确认 客户订货所用45 各个客户的订货目标制定46 订货表印刷制作47培训课件开发与实施事宜 加盟商培训的课件开发48 确定与通知参加客户指导的人员49 订货会指导方法与技巧课件PPT开发50 现场客户接待服务流程与注意细则及心态培训实施 利用店长会进行讲解51 新品讲解1培训课件开发（第一次评审确定的产品）52 新品讲解1课件实施订货会指导方法与技巧1（第一次评审确定的产品） 利用店长会进行讲解53 新品讲解2课件开发（第二次评审确定的产品） 店长会议进行54 新品讲解2及订货指导方法与技巧2培训实施 店长会议进行55 新品讲解3培训课件的开发（第三次评审确定的产品） 店长会议进行56 新品讲解3及订货指导方法与技巧3培训实施57 新品讲解4（整体）与订货指导方法与技巧培训课件的开发（最后整体产品评审确定的产品） 店长会议进行58 新品讲解3及订货指导方法与技巧3培训实施59模特走秀事宜 与模特公司接洽走秀事宜 模特的选定 达成初步意向60 产品的系列表61 模特走秀顺序表制作与确认并交付行政打印62 彩排演练163 彩排演练164 彩排演练2 现场彩排65 结束后进行货品收集与整理 现场彩排6667会场布置实施事宜 举行会场布置工作安排会议 各项目工作进度跟进 各项备品到位清点 确定物料送达安排 现场人员及分工安排68 展台布置 T型台搭建立69 背板的布置70 条幅、POP的悬挂71 灯光及音响设配调试72 座席安排 桌椅的排放73 茶位及签到席安排74 流水牌的摆放75 样板间布置 物料送达跟进及安装76 灯光设置安排77 陈列布置注：项目跟进碰头会前期将在每周的公司例会进行，后期视项目进度灵活机动举行。三. 项目所需物料统计表内容序号名称规格数量费用负责人完成时间备注1邀请函及发放2 客户登记表3秋冬产品介绍说明4订货表5 欢迎牌6 接送车不干胶贴字7 横幅8海报喷绘9 展厅10 路标指示贴11 来宾签到本12 胸花13 纸、笔等办公用品订货会现场14背景喷绘15工作证16点心、饮品会场形象店铺17店铺布置设计图（物料清单）18物料19灯光T型秀台20设计图样21台布22232425 26 资料组合272006年秋冬产品订货单2006年秋冬产品说明书28 注：以上内容需行政部进行补充完整，以便项目组进行跟进。四. 所有需打印文件的明细名称负责人数量提交时间用途与交付部门备注到席签到表、入场签到表订货日程安排表住宿安排表包含内容专员分配、客户联系电话、房间号及电话模特出场顺序安排表订货指引如何订货以及注意事项订单填写表附带产品的彩图（小号）订货需知含预付定金细则就座区域安排表区域划分及目标分解表其它五. 项目举行行程安排表序号日期时间内容负责人协助人员完成时间备注1第一天14：00之前 到达酒店，安排就住214：3015：00 抵达会场，引领就座315：1015：20 主持人致开幕词，宣布订货会正式开始4 会议主持人宣布会议议程安排及注意事项515：2015：45 程董事长致词615：4517：00 模特走秀717：0018：00 晚餐818：0020：00 参观样板间 大客户沟通休息9第二天7：308：00 早餐108：308：35 开场白118：358：50 吴总致词128：408：55 区域划分公布与区域主管代表发言及表态待定139：0010：10 新品讲解1410：1012：30 加盟商培训1512：0013：30 午餐1613：3017：30 订货（订单填写）1717：3019：00 晚餐1819：0021：00 订货（订单填写）1921：0021：15 当天总结碰头会休息20第三天7：308：00 早餐218：3012：00 订货（订单填写）22订货结束2312：0013：00 就餐2413：0015：00 撤场订货会结束注：以上为暂定方案，具体讨论与确定时间详见任务分配跟进表六. 项目进行中的人员分工及要求 此项目内容将于在2月底完成，并参入讨论与确定。七. 项目现场操