P-Q-10采购管制程序书.doc

廈門科際精密器材有限公司XIAMEN KOGE MICRO TECH CO.,LTD檔案名稱采購管制程序書制定部門管理部頁數5文件編號P-Q-10制定日期NOV.03,2011版本號A4廈門科際精密器材有限公司XIAMEN KOGE MICRO TECH CO.,LTD采購管制程序書 文件編號：P-Q-10總 頁 數：5版 本 號：A4檔修訂記錄修 訂頁 碼修訂附件版本狀態修訂重點生效日期1-4A1增4.1-4.3程序2007.05.23 增采購前置期表2007.05.2314A2因執行TS16949系統,修訂程序書內容2009.06.224A3依張董要求6.4.1增 報價單由財務於1小時內錄入ERP系統NOV27,2009A4依運行tiptopERP變更相關表單2011.11.03編寫 審核 核准 日期 日期 日期 1 目的:為保證採購業務滿足公司生產作業及客戶之需求,原材料,設備,零星采購有所遵循,以能取得適質,適量,適時的貨物特定本程序。2 範圍：適用於公司原材料輔材料、工具、設備等及服務的採購作業之管制。3 權責:3.1 資材課採購主要負責採購生產所需的原輔材料和生産儀器設備及測量工治具採購，須確保分承包方履行100%如期交貨之義務。3.2 辦公用品、日用品、資訊類設備由行政課負責。4 定義:協力廠商：原材料、配件生產用物料及量規儀器，以及提供服務的供應商;4.1.需采購的物品類型:4.1.1.依公司ERP系統物品中類進行歸類:4.1.2原材料:指生產過程中耗用的原料:包括:塑膠類(BB),橡膠類(RB),馬達(MT),五金(HW),鐵心(CR),漆包線(WR),引線(LW), 膠帶,EVA,套管(TP),標籤(LA)等等.4.1.3包裝材料:指用於包裝成品及原料:保利龍,紙箱,紙片,PS托盤,(PA)等包裝用品.4.1.4. 輔材及耗材:是指生產過程中耗用的不構成產品主體的材料:包括:潤滑油,黃膠,錫絲,錫條,高溫抗氧化劑,矽油,膠水,酒精,二甲苯,調薄水,凡立水,防銹油等等.4.1.4. 工裝治具:指公司生產過程中必備生產的工具,治具:包括:底板,氣缸,上下模治具,測試治具,鑷子,斜口鉗(ERP系統98-系列)4.15. 測量儀器及生產設備;指公司生產過程和檢測過程必備的測量儀器及設備.包括:遊標卡尺,千分尺,測掁儀,氣流測試儀,電動起子,電源供應器,測試儀器.氣動儀器.空壓設備,超音波)4.1.6 電子工具及電子元配件:公司維修所需的電子配件.包括:電子線.按鈕,開關,日光燈,時間繼電器,氣動元件,電子開關,五金.4.1.7辦公設備:指公司日常辦公必備的設備.包括傳真機,復印機,列印機,掃描儀,電腦,檔櫃.辦公桌椅)4.1.8 研發部開發樣品及研發所需的常規樣品的采購:5. 流程: 流程圖 責任單位 使用表單6.1請購 各部門 請購單NG6.2請購審核准批 部門主管 請購單 6.3 采購單編制 資材課 采購單 報價單合同 NG6.4採購單審核 資材課 依核準權限 采購單報價單合同 6.5採購管理 資材課 依核準權限 入庫單明細表6.6入庫驗收報告驗收 品管部 技術課 進貨檢驗報告單進貨驗收單 设备验收6.7對帳付帳 資材 廠商對帳單 6內容:6.1 請購：6.1.1正常受訂訂單由生管從ERP系統發出 請購單物料需求時需確認準確的倉庫庫存;采購在途;受訂未發;安全存量;並注明品號;品名;規格,數量;生產需求日期及出貨日期,經其主管審核送管理部采購。6.1.2超出訂單外生產用原材料請購由需求部門開立請購單並需注明ERP系統品號;品名;規格.數量;及需求日期,並注明原因;經依核準權限批準送資材課采購。6.1.3已采購過的模治具每月定期請購;由各需求部門匯總;每月5日前注明ERP系統的品號,品名.數量及需求日期;經批准後送采購;新設計模治具應另附相對應的 購買標準與請購單一並送采購。6.1.4 輔材耗材及電子工具及電子配件由各需求部門結合倉庫庫存及實際預算需求部門匯總後每月5日統一提出請購,“請購單”需注明型號及規格或功能與性能。6.1.5 研發常規樣品將部門需求統一匯總;並結合公司倉庫庫存及實際用量預算,從ERP系統開立請購明細,經研發生管倉庫確認,統一送交采購購買。6.1.6 新開發樣品請購工程部需開立請購單;提供購買標準手工樣或外包開模需附電子檔，聯絡單,並注明產品品號;規格,數量及需求日期經批准後與常規格樣品一並送交采購。6.1.7 緊急請購時，由請購部門在請購單注明原因，並注明“緊急采購”經審批後送交采購。6.1.8請購單如需取消時,請購部門應立即主動至采購處將請購單收回,或告知需取消的品號或品項。6.2 請購審核:6.2.1請購單由申請人或申請部門填寫請購單 依“請請購核決权限表”执行。6.3采購單編制6.3.1生産原材料采購,依各單位需求生成采購單采購單需注明品號品名規格，數量，單價，金額，交期，采購日期，及相關聯絡方式,並保證從合格協力廠商采購産品,參照協力廠商評估程式書。6.3.2 輔材耗材零星采購根據需要每月定期采購,儀器設備依需求下采購單或簽訂合同。6.3.3 新産品采購依需求發傳真或郵件至符合公司要求協力廠商采購。6.3.4採購應特別注意及時向協力廠商提供採購購買標準或向協力廠商索取質量標準（必要時）。6.3.5比價作業：詢價作業後，盡可能提供二至三家(含)以上的協力廠商報價，並進行比價議價經核准,選擇品質、成本、交期符合公司要求之協力廠商,報價單錄入ERP系統。6.3.6 采購作業：經核准的采購单，文員傳真至協力廠商交貨，采購要求協力廠商確認後簽字並回傳。6.3.7 採購單取消或減少:接營業訂單取消或變更時,采購在原采購單作ERP採購單結案,並注明原因,采購單變更應注明變更內容.日期。6.3.8外包作業:采購知會倉庫ERP托工給外包協力廠商，外包過程中，品管負責品質監測及檢驗,采購對協力廠商交期跟蹤。6.4 采購單審核:6.4.1報價單,采購單,合同等需經依核準權限核准.核准後資材將報價單,合同一份轉財務,一份采購留存,報價單由採購在系統作核價并依核准權限核准.。6.5采購單管理:6.5.1 採購前置時間：材料採購需求時應具有適當之前置時間,具體見采購前置期表，采購前置前一般為10天,比較特殊之產品則需要較長的前置時間，採購前置時間之目的在於讓供應商有充足的時間生產及運送，以避免不必要之加班或多增加之運費，以及讓分包商可以達到100%準時交貨。6.5.2交期管理：採購人員依採購單指定的交貨日期與協力廠商協調交貨日期。 協力廠商未依交期交貨,協力廠商應負責:a協力廠商為了達成交期所產生的超額運費b協力廠商延遲交貨致本公司產生的停線損失c協力廠商延遲交貨致本公司對客戶所產生的超額運費應轉嫁其費用給延誤的供應商d協力廠商延期交貨讓本公司無法如期交貨致使客戶的停線損失應轉價其費用給應承擔責任的供應商。6.5.3催貨管理：採購人員與供應商協商後的交貨日期為基準，依需求單位之狀況進行交貨前跟催以掌握交貨情形，若無法交貨則重新與協力廠商協調交貨日，再進行催貨。6.5.4交期變動：採購單或採購合約確認後，因供應商原因無法如期交貨時,採購與物料需求單位及協力廠商重新協調交期，並於ERP採購單做變更並留存.6.5.5 協力廠商交貨之績效及監測，生管和相關部門應在生産前一周保持與采購聯系采購材料交付狀況,若在交貨過程中産生的任何附加運費,(含公司及協力廠商兩者支付費用)采購應在入庫明單明細表備注.采購每月以入庫單明細表統計協力廠商交貨狀況,並進行原因分析。6.5.6 針對各家的協力廠商每個月由採購人員統計其交貨績效，執行方法則依協力廠商評估程序書。6.5.7針對每月交貨績效未達标之品质原因的廠商應由品管人員對其提出異常報告書，請協力廠商提出矯正措施，必要時對協力廠商進行品質輔導。6.6 入庫驗收:6.6.1協力廠商送貨至倉庫材料需做好標識,並附相應産品成績檢測報告.6.6.2採購產品到廠後，倉庫負責通知品管人員,設備和儀器儀表則是通知技術課實施進料檢驗，或按規定實施進料驗證,檢驗部門應在規定時間內檢驗完畢,詳見進料檢驗管制程序書6.6.3 當材料出現品質異常,由品管部開立異常報告書,追蹤協力廠商品質改善,采購追蹤協力廠商補貨作業.儀器設備由技術課開立设备验收报告单,採購反饋協力廠商處理.6.6.4 儀器設備驗由資材聯絡技術課驗收,資材采購負責告知驗收單位采購合同號或驗收期限。6.6.5需要在協力廠商處驗證採購產品時，採購部門負責與協力廠商聯繫，並在採購單中明確規定驗證的安排以及產品放行的辦法。6.6.6當品管部工程部或公司領導認為有必要請客戶或其代表到公司倉庫驗證協力廠商提供產品時，由採購部門負責聯絡協力廠商或由採購部門主管與協力廠商聯繫到協力廠商工廠進行驗證；客戶驗證後，品管部門仍應按原規定進行採購產品的驗證;6.6.7 如為研發部請購的樣品,資材課必須入樣品倉.6.7對帳6.7.1對帳及付款:每月定期經采購經辦人核對帳單,依核准權限審核批準,核對無誤通知協力廠