公司合同管理规定1.doc

1.目的 为规范合同管理，防范合同纠纷，结合本公司实际，制定本规定。 2.定义 合同是公司为实现一定经济目的，与公司以外的法人、其他组织及自然人等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的具有法律约束力的协议。 3. 适用范围 公司与公司以外的法人、其他组织及自然人等平等主体之间签订的所有合同。4.职责和权限 4.1一般规定4.1.1各部门结合实际建立本部门合同管理体系，确定本部门合同管理人员和管理流程，并报综合管理部备案。4.1.2各部门在合同签订前应向综合管理部合同管理员申请登记合同编号。4.1.3各部门根据其职责范围负责合同谈判、拟定合同文本、履行合同。 4.1.4审查合同对方当事人的资信状况、履约能力，对整个合同负责，确保合同能实际、全面、及时履行。 4.1.5及时处理本部门的合同纠纷。 4.1.6管理本部门的合同档案，维护合同电子文档及电子管理系统。 4.1.7使用、开发、制造等部门应该对合同标的的技术、质量要求负责。 4.2财务部门4.2.1对合同价款进行形式审核，审核收支主体、收支方式、收支时间、税务承担等财务条款的合理性和合法性。 4.2.2根据合同履行进度付款和收款。 4.3综合管理部4.3.1负责管理合同专用章；4.3.2负责为完成审批流程的合同文本用印；4.4综合管理部合同管理员4.4.1建立完整的合同管理体系。4.4.2管理公司合同编号。4.4.3审查合同形式、内容的合法性；审查解决纠纷法律条款的适用。4.4.4根据本规定参与合同谈判。 4.4.5协助合同签订履行部门处理合同纠纷。 5.合同签署权限5.1董事长、总经理各自按照授权负责对外签署合同。 5.2副总经理根据授权对外签署本人主管业务范围内的合同。 5.3公司其他人员经总经理授权，在授权范围内签署合同。 5.4未经法定代表人许可，公司人员不得对外签订担保合同。 5.5在被授权人有违法违纪行为、职务变动等丧失代理权的情形时，授权人应及时收回授权并负责落实。 6.合同签订程序 6.1取得授权6.1.1被授权人应在公司有关授权管理制度确定的授权范围内对外签订合同。 6.1.2如需对外出具授权证书，应经公司法人代表批准，内容应经过综合管理部审核。本部门应留存一份。 6.2合同签订部门应对以下事项进行审查，确保合同能实际、全面、及时履行： 6.2.1签约对方的主体资格：包括是否具有法人资格、营业执照是否过期、是否超出经营范围、特种行业是否具有资质证书等； 6.2.2 授权委托书，包括：受托人的姓名、受托事项、权限范围以及授权委托书的有效期、单位名称与加盖的印章是否一致等； 6.2.3签约对方的履约能力； 6.2.4合同标的物的产权状况等。 6.3洽谈协商以下合同的谈判应邀请财务部门、综合管理部合同管理员参加： 6.3.1涉及公司重大利益的合同； 6.3.2标的 50万元人民币以上（含 50万元）的商务合同； 6.3.3经其他部门要求，或综合管理部合同管理员认为必要，并经公司领导同意，综合管理部合同管理员可参与涉及标的50万元人民币以下的商务谈判及其它谈判。 6.4申请合同号6.4.1每个合同都必须编号，在合同签订前应向本部门合同管理人员申请合同号。 6.4.2合同编号格式为：WHRC XXXX（年份）/XX(部门代码)XXXX（当年部门合同顺序号）。部门代码以大写英文字母表示，年份、合同顺序号以小写阿拉伯数字表示。如：WHRC2010/ CG01236.5草拟合同文本6.5.1数额较小（一般为 伍仟元以下）、即时结清并经公司分管副总同意的可不签定书面合同。除此之外，签定合同应该采用书面形式并形成合同文本。6.5.2合同文本应具备以下条款和内容： 6.5.2.1合同双方名称、住所、法定代表人（以营业执照为准）； 6.5.2.2标的（注意标的的完整性）； 6.5.2.3数量和质量（质量标准应明确）； 6.5.2.4价款或酬金； 6.5.2.5履行期限、履行地点和履行方式； 6.5.2.6违约责任（应该明确具体）； 6.5.2.7解决争议的方式（尽量约定由我方住所地人民法院和仲裁机关管辖）； 6.5.2.8双方约定的其他必备条款。 6.6报部门领导审核合同文本草拟完毕后，应报本部门领导审核。如果是以招投标、询议价方式签订合同的，同时要附有招标书、发标会签表、中标单位的投标书、开标记录、议标记录、中标通知书或询议价相关资料。 6.7送有关部门会签6.7.1合同应送公司财务部、合同管理员等相关部门会签，如果是以招投标、询议价方式签订合同的，会签时需提供询议价结论一览表或询价材料。 以下合同可不送相关部门会签： 6.7.1.1总经理明确同意不会签的; 6.7.1.2使用范本合同的; 6.7.1.3金额在 5万元以下的。 6.7.2申请部门根据会签意见修改合同并和合同对方协商，如果对会签意见不能达成一致意见，应向提出该意见的部门作出说明，并由主管合同签订部门的公司领导重新审核裁定。 6.8制作合同文本合同文本经确认无误后，制作需要的份数（我公司至少留存两份原件）。 6.9签署用印 由各方签署人在全部合同文件上签名，加盖各方公章或合同专用章（涉外合同不需加盖印章的除外）。加盖我方公章需按公司印签管理规定执行，必须会签的合同应该附合同会签表方可用印。 6.10履行法定或约定手续法律规定或合同约定必须履行公证、批准等手续后才能生效的，应履行相应手续。 6.11存档和备案合同签定后应及时交本部门合同管理员存档。 如果是以招投标、询议价方式签订合同的，同时要将招标书、发标会签表、中标单位的投标书、开标记录、议标记录、中标通知书或询议价相关资料与合同文本一起存档。 如是经济合同，合同管理员应交一份合同文本原件给财务部门备案。 7.合同的履行 7.1合同生效后，履行部门应认真履行并妥善保管形成的资料。 7.2如已经或有可能产生争议的，应及时报告部门领导。 有以下情形的，同时应通知综合管理部合同管理员及其它相关部门： 7.2.1争议金额在5万以上（包括 5万元）的; 7.2.2有诉讼、仲裁可能及其它重要情节的。 7.3发生合同纠纷时，在征得部门领导同意，必要时综合管理部合同管理员的意见后进行处理。 7.4合同履行完毕或因其它原因终止后，应将证明合同履行过程的资料及其它终止合同的文件交合同管理员存档。 8.合同的变更和解除 8.1变更和解除合同应经公司领导同意。 8.2变更和解除合同应该签署书面的补充协议。 8.3如原合同经过会签，补充协议也应提交原会签部门会签。如原合同没有会签而变更后达到本规定会签条件的，补充协议应按本规定提交相关部门会签。