ZH-QW-CW002 费用报销管理流程A1.doc

广州市众宏吸塑技术有限公司管理编号ZH-QW-CW002费用报销管理流程文件版本A1生效日期2014.7.8页 码第7页 共7页费用报销管理流程管理编号ZH-QW-CW002版 本 号A1配发部门财务部、采购部、业务部、行政部、研发部执行主体财务部配发日期2014.7.3生效日期2014.7.8编制/日期审核/日期核准/日期流 程 图操 作 程 序 及 说 明报销凭证填写支付证明审 核500元以下500元以上副总经理总经理核 准OK票据审核NGNG1万元以下1万元以上核 准OK出纳报销经办人签收一、适用范围适用于大宗原材料、设备、生产辅材、后勤伙食以外的费用报销。二、职责费用报销者：提供费用报销凭证和支付证明。财务部:审核报销票据，对已经核准的支付证明进行报销。副总经理：审核核准所属部门报销凭证和支付证明。总经理：核准支付证明和请款三、费用报销标准及注明事项1、交通费1.1 有公交车和地铁可供出差搭乘目的地，出差者优先使用，并提供搭乘时的票据；如遇特急情况下需搭乘的士时，需电话申请，并经经理核准同意（可电话申请）才可搭乘（的士），否则不予报销搭的费用。1.2 在没有公交车和地铁时，如需找乘摩托车的，无需提供票据，但在报销时注明搭乘目的地和搭乘费用。1.3 在广东省内出差坐火车(或高铁):按硬座实际票面金额报销；在广东省外出差坐火车(或高铁):按硬卧实际票面金额报销。2、食宿费2.1 出差者在外就餐的费用补贴标准：15元/人/餐。2.2 在广州地区以内出差时不予报销住宿费。2.3 在广州以外地区出差，公司且有安装车辆陪同时，不予报销住宿费。2.4 在广州以外地区出差而需住宿时，按双人房标准补贴：160元/2人。2.5 客户来访考察，验厂接待时统一由公司业务部安排就餐，具体就餐费用由业务部经理，或业务部经理委托接待人接待，具体可按实际消费费用报销。2.6 本厂人员到供应商考察时，不得接受供应商任何形式的宴请、不得接受礼物馈赠，一经发现将按违纪和受贿方式处理。就餐时按程序2.1执行。流 程 图操 作 程 序 及 说 明报销凭证填写支付证明审 核500元以下500元以上副总经理总经理核 准OK票据审核NGNG1万元以下1万元以上核 准OK出纳报销经办人签收3、车辆加油、保养、维修3.1外出车辆送货，或陪同出差时应出发前确认是否加满油，如需加油时应在公司指定油站用加油卡加油，否则不予报销加油费。3.2 外出车辆在出发前加油后，但因中途远，油箱中油已经用完需再次加油时，需用加油卡将油加满。3.3 如发生车辆维修时，由副总经理何克全指派人员到指定维修点维修，或保养。如在外出行驶途中需维修时，需先打电话给副总经理何克全确定维修相关事项。4、一般性物料、用品采购和外发加工、维修一般性物料、用品：生产用料（大宗原材料、包装材、机器设备、饭堂伙食）以外常规采购报销。4.1 大型设备（吸塑机、冲床、干燥机、空压机）的配件的采购报销须出自原设备生产厂家原装配件，未经允许在其他厂家采购的配件不予报销。4.2 五金配件、电气/电路配件（装置）、的采购票据（含送货单，或发票，或收据）上须有供货商（或店面）的资料（地址、联系方式、经办人），并在票据上注明所采购物品的资料（产品型号、规格、厂家名）以方便查找和追溯，否则不予报销。4.3 外发加工，或维修事项应在加工，或维修前先要求对方报价，征得同意后再实施加工，或维修。在报销凭证据上有注明内容、项目、用途、更换配件名称和数量、地址、联系方式等基本资料。5、其他5.1 公司举行活动时，或追加计划外的项目时，则由行政部制订预算（或计划书），经核准后实施。5.2 公司，或部门聚餐时由参加就餐的主要管理员索取实施用餐的费用发票。5.3 外包基建工程：由行政部，或总经理授权下组织外包，并由行政部制订计划书，约定2家，或以上承包商承包工程项目和内容，确定相关事项和双方遵守条款承包合同（或报价书），约定承包商报价，经总经理核准后再实施。流 程 图操 作 程 序 及 说 明流 程 图操 作 程 序 及 说 明报销凭证填写支付证明审 核500元以下500元以上副总经理总经理核 准OK票据审核NGNG1万元以下1万元以上核 准OK出纳报销经办人签收四、操作流程及说明1、报销凭证：执行程序三（报销标准）所具有的有效票据。报销时间：当天发生的费用可在次日下班前应报销，如第二天放假则相应延后。2、填写支付证明2.1报销人须取得相应的合法票据，填写时遵照“实事求是、准确无误”的原则，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，费用生发时间、地点、金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容和事由，如为公司采购物品，还应附上进仓单。2.2填好的支付证明后页应附上原始单据、发票、进仓单，经部门经理签字后交副总经理审核。3、证明与审核3.1 报销人在支付证明上的经手人处签署自己的姓名，交共同参与的人员复查，复查参与人须在证明人一栏上签署其姓名予，以支付证明内容的真实、准确。3.2 报销人在取得支付证明的证明人，并有确认签名后，将支付证明交部门经理审核，部门经理给予确认和批复：A、支付证明属实：同意，并签名；B、支付证明与事实不符：不同意，不予签名。4、核准4.1 核准权限A、报销金额在500元以内：副总经理；B、报销金额在500元以上：总经理。4.2 事项说明：财务会计、副总经理、总经理在审核和核准支付证明的真实性和准确性与事实有误差时，则将支付证明退回报销人，返回本程序1。5、票据审核5.1财务部对报销凭据的合法性、真实性、合理性予以复核，支付证明一律不得涂改，尤其是费用金额，要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。流 程 图操 作 程 序 及 说 明流 程 图操 作 程 序 及 说 明报销凭证填写支付证明审 核500元以下500元以上副总经理总经理核 准OK票据审核NGNG1万元以下1万元以上核 准OK出纳报销经办人签收5.2财务部应重点对支付证明后所附的原始发票、单据、进仓单等报销凭据进行合法性审查，对费用发生的时间和费用金额的计算进行复核稽查。5.3财务部审查无异议后，应在支付证明财务部门一栏签名。6、出纳报销财务出纳收到支付证明后，需再次审核其内容：6.1 支付证明上有参与人的证明、部门审核、核准及财务会计人的签名