文件管制程序.doc

公司名称文件管制程序编号: 日期: 版本: 页号: 版序变更章节变更事项编制单位编制人修订日期一、目的 建立一套有效且适行于全公司之文件管制标准，以达到文件系统标准化，进而提升文件管理质理与效率。对文件的编制、审批、发放、更改、回收、保存、作废等进行控制，确保相关部门使用有效版本文件，防止失效的文件和资料被误用。二、范围适用于国际标准组织所规定之质量管理体系之公司内部有关文件与数据的管理，以及外来文件和标准的控制。实验室因认证国家实验室，具有独立的质量体系。三、相关资料3.1 质量手册 （YFSC）3.2 记录管制程序(YFCX-42401)3.3 ISO9001：2008质量管理体系-要求四、定义4.1 文件：信息及其承载媒体；4.2 文控：质量部文件管理师（简称DCC）及各部门指定文管。4.3 文件架构依管理体系分为四阶：第一阶：质量手册（YFSC）；第二阶：程序文件（YFCX）；第三阶：操作规范、标准及技术文件（YFZY）；第四阶：记录、表单；4.4 文件分类：4.4.1 内部文件：公司内部所制定之文件；4.4.2 外来文件：分二类A类：客供图纸、标准、技术资料。B类：法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准等。4.5 文件等级：4.5.1 机密文件：文件内容涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计之线路图、CAD File等相关管制性文件或由主办单位宣告其为机密性文件的；4.5.2 一般文件；除上列机密性文件之外，均列为一般文件；4.6 文件依其管制性可区分为：4.6.1 管制文件：机密文件及对质量系统发生影响之文件均列为管制文件；4.6.2 非管制文件：非生产用途且与质量无关之文件列为非管制文件；4.6.3 参考文件：凡盖上“参考文件”章之文件皆属之。五、作业程序与权责5.1 权责：5.1.1 质量部：负责文件编制、编号、发行、更改、回收、保存、作废等之管控；5.1.2技术部：负责技术文件编制、编号、发行、更改、回收、保存、作废等之管控5.1.3 外销及市场部：负责收集、管理客户提供之外来文件；5.1.4 各部门：负责本部门ISO文件的编制、修订及管理。5.2 文件内文：5.2.1 符合六大项：一、目的（Objective）二、范围(Scope)三、相关资料(Relevant Documents)四、定义(Definition)五、作业程序与权责(Operating Procedure & Responsibility)六、附件(Appendix)5.2.2 内文字体要求：统一用WORD 软体 ，字体为标楷体，大小为14Pt；5.2.3 文件封面须注明文件名称、编号、版本、日期、内文页数、等级及制订人等等。版本从AZ，A1Z1依次编号，日期为编制日期，文件之生效日期以质量部文控发文日期为准。5.2.4 日期格式统一用公元年表示：YYYY-MM-DD；如：2009-11-21；5.2.5 文件格式：5.2.4.1 第二、三阶文件格式见：文件封面/内文表格（YFJL-423-01）；5.2.4.2 部分技术文件可因其内容、格式、字型、字号可因技术文件种类之不同由制作单位作需求制定；5.3文件编码原则：5.3.1 文件的编号5.3.1.1一、二、三阶文件编码原则a. 一阶文件范例：质量手册 FYSCb. 二阶程序文件编码原则：流水号为二位数，从0199开始依序编号； YFCX - 程序文件 标准中的位置 流水号其对应表单编码原则： YFJL - 洋帆记录 标准中的位置 流水号范例：YFCX- 42301 文件管制程序YFJL-423-01 文件管制程序第一份表单记录；c. 三阶文件编码原则：流水号为三位数，编号从001999开始依序编码;YFZY - - 作业文件 部门代码 流水号其对应表单编码原则： YFZY - - - 作业记录 部门代码 文件流水号 记录流水号范例：YFZY-ZL-001 原辅材料检验管理规范YFZY-ZL-001-01原辅材料检验管理规范第一份表单；5.3.1.2 部门代码对照表：部门代号部门代号总经办ZB运营中心YY采购部CG结算中心JS外销部WX网络中心WZ市场部SC帐篷公司SG质量部ZL睡袋公司SD技术部JS服装公司FS行政部XZ箱包公司XB财务部CW物流中心WL5.3.2 外来文件编号规则：A YY EFGH代号 年份代码 流水号代号A，统一为Y表示外来文件范例：Y-090001（09年收集的第0001号外来文件）5.4 文件审核/核准及会签作业：5.4.1 文件审核/核准权限：文件在发行之前，应由权责人审核其适切性；第一阶：审核：管理者代表核准：总经理第二阶：审核：部门主管/经理核准：厂长/管理者代表第三阶：审核：部门经理核准：厂长5.4.2 文件会签作业：拟案单位送审文件时，文控依文件所涉及之范围，给相关部门进行电子会签，若文件权责单位较多，由文控组织各权责单位，以会议的行式进行文件评审，意见达成一致之后，再进行纸本的权限签核。 5.5 文件制定、发行、变更、作废及废止5.5.1 文件的制订：由拟案人向质量部文控申请文号，然后将制订好的文件交由文控进行会签，会签完成后由文控发文。如附件一：5.10.1 文件制订流程；5.5.2 文件的发行：文控将会签完毕的纸本，再次同电子档确认无误后，在原稿封面加盖“受控”印章，同时更新文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02），其文件正本保存于质量部。发放给需求单位之文件为文件的影印本，封面加盖红色“受控”印章，且将发放记录于文件分发/补发签收记录表(YFJL-423-03)中。5.5.3 四阶记录表单都需要由文件附件带出，不能形成单独的文件。有关记录表单管理请参见记录管制程序(YFCX-42401)；5.5.4 发放至各部门的管制文件由各部门文员归档、保管，不得私自打印、复印，文件保存应确保正确、清晰、易于识别和检索。5.6 文件变更、修改5.6.1 文件与现况不符时，可提出修改变更文件，经同意后按附件三：5.10.3文件变更、修改流程执行；5.6.2 若文件只有四阶表单修正，不影响该文件内文，则文件不需跳版本，但表单本身需要跳版本，且对所有旧表单进行回收，发放新的表单。5.7 文件补发：各使用单位若将文件遗失，需填写文件申请表(YFJL-423-04)，再经部门主管批准后，向质量部文控申请补发。如附件四：5.10.4 文件补发流程；5.8文件回收、作废、销毁：5.8.1 文件回收及作废：文件一经变更发行，旧版文件则失效，文控收回所有旧版文件，并记录于文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02）中，对回收的旧版文件，文控做集中的销毁处理。如附件五：5.10.5 文件回收、作废、销毁流程。对正版的旧版文件，质量部文控作永久性的保留。以便后续翻查；5.8.2 文件废止：当文件不在适用于本公司时，对将文件废止，但废止之文件编号还需列管，不可重复使用，废止之文件需盖上“作废文件”及“参考文件”章；如附件五：5.10.5文件回收、作废、销毁流程。对正版的废止文件，文控作永久性的保留，以便后续翻查；5.9文件管控5.9.1 管制文件：各类管制文件不得随意复制、携出。若有需求或因客户提出要求则需求单位向质量部文控申请，经管理代表核准后，文控于复制件上加盖“参考文件”章后方可携出；5.9.2 机密文件：其保管单位需由主管级以上专人负责，以落实机密文件管制；5.9.3 外来文件：5.9.3.1 A类外来文件（客供图纸、客供标准、技术资料）由外销部和市场部依客户财产管制程序管控，且负责其文件有效性的审查。电子媒体要注意备份、防毒、存取之管理。5.9.3.2 B类外来文件（法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准等）由质量部文控负责其有效性的审查、识别，并加盖“外来文件”章保管，并记录于文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02）中，有需求之部门可按附件二5.10.2 文件发文流程进行申请；失效的外来文件需要作参考使用时，文控加盖“参考文件”印章，进行识别，并由质量部保存。5.9.3.3 适用的外来文件（如：信息、制度、规定、标准等），其内容若经相关部门确定需转化为内部文件时，由文控按其内部文件进行管控，各部门按其需求进行文件申请；5. 9.3.4 外销部和市场部负责公司A类外来文件有效性审查，文控负责B类外来文件的有效性审查，确保使用的外来文件为最新版本。5. 9.3.6 部分失效的外来文件需要作参考使用时，文控盖“作废”、“参考”印章，由质量部保存。5.9.4技术文件5.9.4.1 A类技术文件是指本公司的产品标准、产品名词术语以及产品开发资料。5.9.4.2 B类技术文件是指技术部门编制的产品纸板图样和根据产品做工单而编制、生产工艺、排料图、当前物料清单（BOM清单）。其中排料图是根据实际需要时而提供的指导性文件，其他均为必需的执行性文件。此类技术文件以生产令号为唯一编号。5.9.4.3 C类技术文件是指样品资料。是技术部门根据外销部或市场部下达的产品样品做工单、顾客资料，在样品制作过程中形成尚未确定的内部技术资料，包括产品电脑图样、样品工艺、产品用料和用工估算资料。其作用：一是提供对外销部或市场部报价参考；二为生产企业估算成本依据。此类技术文件以样品做工单编号为追踪标识。5.9.4.4 技术文件由技术部专人统一进行管控；5.9.4 文件使用单位：5.9.4.1 各部门之文件需要用文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02）来记录本部门之文件；5.9.4.2 各部门之文件需妥善保存，正确运用，分类整理；5.9.4.3 各部门之文员要及时更新文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02），并确保所用之文件为最新版；5.9.4.4文件学习：文件发放后，由部门主管级以上人员组织本部门人员对文件内容进行培训或传阅学习；5.9.5洋帆相关标准发至供应商、外发商：a. 电子版：需求部门向文控申请转换为PDF档的ISO文件；b. 纸档：需求部门向文控申请盖有红色“参考文件”印章的ISO文件；c. 接洽部门需及时将洋帆改版后相关质量标准传至供方，当接收新的文件或文件变更时在六个工作日内通知厂商。5.10 文件作业流程5.10.1 文件制订流程 （附件一）5.10.2 文件发文流程 （附件二）5.10.3 文件变更、修改流程 （附件三）5.10.4 文件补发流程 （附件四）5.10.5 文件回收、作废、销毁流程 （附件五）六、附件6.1 文件封面/内文表格 （YFJL-423-01）6.2文件汇总/回收/销毁记录表（YFJL-423-02）6.3文件分发/补发签收记录表 (YFJL-423-03)6.4文件申请表(YFJL-423-04) 附件一：5.10.1 文件制订流程会签作业流程责任单位备注制定/相关单位 NO退回原编制单位重新修订核准质量部文控申请文件编号编制人向文控申请文件编号依文件签核权限5.4.1检查纸档文件与其电子档文件一致YESNO签核完的文件保留质量部文控文件审查无误,依需求单位进行发文，如文件发文流程5.10.2文控文控拟案单位拟案提出文件发文文件审查OKNONOOK附件二：5.10.2文件发文流程作业流程责任单位备注文件发文文件汇总/回收/销毁记录表表单填写填写汇总表于封面盖管制文件“发文章”影印文件依需求单位之申请决定影印份数文件正确性(编号、版本、内容、签核)文件分发/补发签收记录表 文件审查各单位文件控管人员文控中心如为变更版,则需于发文时同步执行回收旧文件质量部文控文控文控文控收文单位文控文件分发、签收附件三：5.10.3 文件变更、修改流程 会签作业流程责任单位备注编制单位相关单位由原编制人向质量部文控申请文件之WORD档核准依5.10.2 文件发文流程1.依原文号2.变更文件版本3.于封面简述新.旧版差异各部门文控拟案单位YES检查纸档文件与其电子档文件一致文控中心文件修改NO变更案提