4-出差及费用报销制度.doc

行政人力资源中心管理手册4出差及费用报销制度出差及费用报销制度1、 费用（差旅费、招待费、话费）报销原则真实性：实际发生的，不是虚构的费用；相关性：费用是由于公司的事务而产生的，而非因私人事务而产生的；效益性：费用的发生所产生的积极效果，投入与产出是否相宜；合法性：费用内容及票据合法，无法律风险或该风险能有效控制；2、差旅费2.1 内容：长途交通费、市内交通费、住宿费、伙食费、话费补助。2.2报销流程：出差费用申请借支审批与借支、出差出差工作总结填写费用明细表填写报销单部门审批财务审核清帐（如需要总经理批准的费用报销，由财务总监签审后送总经理）。流程对应的表单工具说明出差申请表长途出差前填写本表，上司批准回复。（审批后的出差申请表转人事部门存）支款单出差前的借款，由出差人填写后呈上司批准，然后实施出差。出差总结由出差人回公司后三个工作日内将出差总结分别交给部门和人事负责人（存档）。出差费用明细表将单据分类依时序整理粘贴好后，按行程详细填写本表。差旅费报销单分项填写出差费用明细表中各项的金额，并将此表与粘好的票据附在本单后面。费用报销单如有差旅费外的费用发生则另用本单填报报销单将完整的报销单呈部门负责人审批报销单将经部门负责人审批后的报销单交财务审核与清帐2.3差旅费标准职 务长途交通（凭发票）住宿（凭发票）（元/天）市内交通（元/天）伙食补助（元/天）飞机火车轮船/汽车外地外地驻地外地总监级及以上实报实销四星以下最高400元实报实销60部门经理普舱硬卧/软座二等舱/巴士200302030部门主管、大区经理硬卧/软座二等舱/巴士1803020区域经理、采购人员硬卧/软座二等舱/巴士1503020业务员、及其他人员硬卧/软座三等舱/巴士1203020备 注1、“驻地”指公司总部广州，广州以外为“外地”。“驻地”亦指业务人员被派往的常驻城市（办事处），“外地”则指“驻地”城市范围以外的区域。2、高铁等同飞机来管理。一般火车路程超过3个小时以上的，可乘火车硬卧待遇。3、公司指定到签约连锁酒店入住的，以及规定相关机构订机票的，出差人员必须执行。4、国外出差费用原则：去欧美西方发达国家住宿（含伙食费用特别电话补助）为100美元/天，其他地区为60美元。国外出差只报住宿费（含伙食费用特别电话补助）、交通费、只限以上费用和特许的翻译费用，严禁报销购物发票或其他费用。本条系原则规定，特殊情况可个案报告处理。（港澳台按国内标准执行）。2.4 住宿费l 所有人员住宿费凭有效发票报销； l 住宿发票必须详细填写起止日期、天数、单价、金额，否则不予报销；原则上不接受定额发票；l 二人及多人同时出差同一地，同性别的应按二人住宿一间的原则处理，一人报住宿费则同房间的另一人不得再报；l 返程2小时以内或随公司车辆出差返程4小时以内的出差，不报销住宿费。l 广东省内出差或于常驻地的省内出差，当天返回，跨市车费实报，享受市内交通费和伙食补助。l 实行限额报销方式的人员，于交通工具上过夜缩短了出差日程则按60%给予住宿费标准补贴。l 凡员工出差到本人常住住所地、可安排住宿的办事处，不报住宿费。驻外人员回总部期间由公司安排床位，不报住宿费。2.5长途交通费l 出发地到目的地无城市公共交通(固定的中途停靠点站)视为长途；l 在标准以内，按票据实报销费用，以电脑打印票据为准，票据日期及出发到达地点须与出差时间地点一致，票据遗失不报；l 特殊情况需超标准搭乘交通工具时，须事先于出差申请表中明确并说明原因，由总监特别批准后方可报销；l 只有公司总部部门经理（正职）和总监级以上人员可搭乘飞机或高铁（须经行政部门订票），其他人员如自选超标准搭乘飞机或高铁，则按相同区间的火车票价核报和机场到市区的大巴车费，增加费用自理；l 凡搭乘公司车出差的，不报销长途交通费。长途交通费用不报的士费用。2.6市内交通费l 总监级及以上人员，按有效车票报销；在驻地的上下班的士车费不予报销。l 其他人员按实际出差天数给予外地市内交通费补贴以定额补助的形式计报，驻外员工按实际在驻地天数给予市内交通费补贴，驻外员工在总部上班无市内交通费补贴；l 实行定额补贴的人员，于长途交通工具上连续搭乘24小时则减计一天市内交通费补贴；l 凡随公司车出差的，不补贴市内交通费。2.7误餐补助l 总监级60元/天以定额补助的形式计报补助，其他人员30元/天补助，出发日与返回日按实际在外应用餐次数计补分别为20元餐/，10元/餐；l 驻外员工于所驻城市工作、市内外出不补助（因已发放固定每月餐补120元）；l 公司总部人员临时外出办事误中餐按10元/天补助（过中午12:30回到公司的），晚餐不补助。司机因公驾车外出误餐，公司已给固定误餐补助的不执行此条。l 发生招待餐费和参与招待餐的当餐不计餐补助；l 销售人员（不固定驻地的）享受公司出差误餐补助，回公司期间在员工饭堂免费就餐不予补助。2.8 其他项目：话费补助l 无话费报销的员工外地出差，按出差天数补助话费10元/天以定额补助的形式计报。2.9出差管理29.1员工出差期间，须严格按计划安排行程并进行工作。如因客观原因改变行程或日程时，须及时与上司沟通并获得许可，返回后于出差总结报告上特别说明并由上司签字；2.9.2员工出差期间，须努力按时完成工作任务，手机日夜开通，保持与公司沟通。员工出差返回后三个工作日内，向上司提交详细的出差报告，上司须安排进行面谈交流和工作评估；确实是简单出差内容（如司机出车、到厂验货、正常收款等）的，则口头汇报即可；2.9.3差旅费报销要求出差返回一周之内，办理费用报销手续；2.9.4员工出差期间，员工出差期间绕道探亲访友，须于出差申请单中特别提出并获特别批准，绕道费用由本人自理，报销费用按出差目的地至公司直线标准报销。2.9.5出差过程中，有下列行为者，公司不予报销其全部差旅费：a.由于自身原因未完成出差工作任务或达成出差目标；b.未经上司批准，擅自改变出差行程、日程,擅自增加出差费用开支项目和预算金额；c.未经财务审批程序，利用职务之便向客户借款，或其他严重影响公司声誉的行为；d.隐瞒或虚报行程或工作内容；e.向公司虚报差旅费用；2.9.6借支差旅费，须根据行程计划预算费用，填写借支单。a.每次差旅费借支限额为部门经理级及以上3000元，其他人员2000元，由部门负责人审核出差预算、总监审批后到财务借支。b.原则上未办妥上次差旅报销清帐手续的，不得进行第二次差旅借支；但由于出差行期较长费用较大，出差中途需再借支，由部门负责人审核、总监批准后方可；若需第三次或以上借支，则在前述程序之后再由总经理批准。c.因部门负责人出差不能履行签字审核手续，由其审核同意借支后通过电话、邮件等方式通知行政人力资源中心和财务中心，由行政人力资源中心总监代签字。d.每次出差结束后三天内必须及时清理借支。2.9.7凡随同上司出差，食宿、交通与上司分不开的人员，由上司集中报销食宿、交通费的，随同人员不另报同类费用。2.9.8凡安排多人集中出差同一地如展会，由组织者按标准或审批后预算集中安排食宿并集中报销相关费用的，个人不得重复报同类费用。3、业务招待管理规定3.1各区域和外贸业务人员没有招待费用，如遇特殊情况，需进行招待用餐或其他业务应酬，须事先向上司书面申请并经营销总监同意方可进行。3.2凡业务应酬费用的报销，必须有正式发票（有税务章、印章清晰，名称与实际就餐场所名称一致）。3.3一般情况下，费用发生后三天内报销；出差期间发生的另填费用报销单与差旅费同时申报；驻外人员于次月5日前送报。报销单上须用铅笔注明接待对象、单位、人数、本公司陪同人员及应酬具体目的与结果。3.4业务招待费标准总监：限额每餐400元； 部门经理：限额每餐300元；部门主管、产品销售经理、区域经理等其他人员：限额每餐200元；费用报销时附经总监批准的书面申请。总监级以上人员产生的业务招待费和凡超过上述限额的均由总经理审批后方可报销。4、手机话费报销规定4.1手机话费报销的原则是因公话费报销而非福利，按下列标准规定由当事人于次月底前填单凭发票报销（标准内由部门总监签批），过期不报。序号外勤业务类为主人员内勤类为主人员1营销总监限额每月400元副总经理限额每月300元2销售部经理限额每月300元部门总监限额每月200元3市场部经理、外贸部经理、区域经理、产品销售经理限额每月200元司机限额每月100元4采购员、业务员、客服经理及营销中心部门主管限额每月100元凡话费报销类的人员应参加集群网并保持手机24小时开通，凡电话关机影响工作或抽查时打不通的，每次扣10元。凡员工入职时视同同意公司的约定：手机应开通并参加集群网，并且在接到公司的电话工作安排时必须即时到位。4.2凭中国移动打印的发票在限额内或话单报销，超额的因公话费据实报销，但前提是要将话费清单中因公通话标示出来计算因公话费（简称话费分析）。4.3除司机话费补助的外，其他凡无打印的发票（提供固定定额发票的视同无打印的发票），又未能提供话单，则报销的费用不能超过限额的60%；有发票或话单而未能提供话费分析，超额部分不报销。4.4 除有特别批准手续外，手机费只报销话费、短信费和公司集群网费，其他增值服务收费不计入报销范围。5、住宿等发票抬头名称规范：广州广洋富格丽环保地板有限公司。发票名称栏目内容未填写齐全或不清楚的，财务人员有权退回，损失由出差人员自行承担。伙食补助等定额补贴项目则不需发票。6、凡费用报销必须真实，不得弄虚作假。如发现虚报第一次按照虚报额的两倍罚款，第二次给予五