文件控制管理标准.doc

管理程序文件控制程序文件编号：HD/GL002-2016济宁华德环保科技有限公司第 9 页 共9页文件控制程序1目的为了对管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本标准。2 适用范围适用于公司对管理体系所需文件的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件回收、销毁的控制，包括外来文件及与质量有关文件的控制。3 职责3.1企管部负责本程序的制定、修订及归口管理。3.2 企管部负责组织管理标准、工作标准、记录样本的编制、发放、更改的控制与管理。3.3 技术质量部负责技术文件的编制、发放、更改的控制与管理。3.4 各部门负责本职能范围内相关文件的编制、使用、发放和保管。4 管理内容4.1 公司质量管理体系所需的文件4.1.1 质量管理体系文件是质量管理体系运行、持续改进及员工培训的依据，其中包括：4.1.1.1 支持性文件，包括：各项管理标准、技术文件、质量计划、报告、表格等；4.1.1.2 记录；记录属于特殊文件，按记录控制程序的规定予以控制；4.1.1.3 外来文件，包括：适用的法律法规、国家或行业主管部门颁布的标准、规范，顾客提供的技术标准、产品图纸、技术通知单等文件。4.1.2 质量管理体系文件的载体可以是文字、图片、胶片、U盘、磁盘、封样实物等。4.2 文件的编制、审核、批准4.2.1 各项管理标准及文件，由各部门编制，部门负责人审核，总经理批准。4.2.2 技术文件由技术质量部编制，由技术质量部部长审核批准。4.3 文件的标识4.3.1 企管部统一管理文件标识，文件标识包括：文件编号标识、文件发放编号标识、受控状态标识、版本及修订状态标识和失效状态标识。4.3.2 文件编号标识4.3.2.1 公司编制的质量管理体系文件中，技术文件的编号标识执行技术文件管理标准，公司级管理性文件编号HD/GL*-#，其中HD/GL代表华德/管理，*为文件顺序号，从001开始，有行政部编号，#为编写年代号，例如：2016.部门文件沟通性文件编号为：部门简称拼音首字母三位顺序号-年代号，例如企管部文件编号为QG001-2016。4.3.2.2 公司编制的产品企业标准按国家的有关规定进行编号标识；4.3.2.3 国家颁布的法律、法规或国家、行业主管部门颁布的标准、规范，用原文件编号进行标识。4.3.3 文件发放编号标识发放编号采用两位阿拉伯数字的印章予以标识，并记录在文件发放记录中。4.3.4 受控状态标识4.3.4.1 受控状态标识采用加盖“受控”印章的方法，不加盖“受控”印章的文件不受控；4.3.4.2 各职能部门使用的质量管理体系文件及交付认证机构的文件加盖“受控”印章；4.3.4.3 交付给顾客、中介机构或用于信息交流的非技术质量管理体系文件不受控。4.3.4.3 交付给供方的技术文件加盖“受控”印章4.3.5 版本及修订状态标识4.3.5.1 版本状态用字母A、B、C、D.标识；4.3.5.2 修订状态用数字0、1、2、3.标识，例：A/0表示第一版，未经修订。4.4 文件的发放、使用4.4.1 企管部发放管理手册、程序、管理标准文件；技术质量部发放技术文件。4.4.2 文件发放范围： 4.4.2.1 公司制定的各项程序文件、管理标准的发放范围，由企管部编制文件发放记录，经总经理批准后实施；4.4.2.2 技术文件，如：产品图纸、工艺文件、工艺设计书、检验文件等由技术质量部长确定发放范围。 4.4.3 公司各职能部门及时获得适用的有效版本文件。4.4.4 文件的发放应予以记录、保存，并由领用人签字，具体填写文件发放记录、文件接收记录。受控文件不允许电子途径发放给。4.4.5 各部门应建立本部门受控文件清单，企管部汇总编制公司管理性文件受控文件清单，技术质量部编制技术文件受控文件清单，受控文件清单应适时进行补充修订。4.5 外来文件的识别、发放4.5.1 外来文件包括：4.5.1.1 国家、行业主管部门颁布的适用的法律法规、标准、规范等；4.5.1.2 顾客提供的产品技术标准、图纸、技术通知单等；4.5.1.3 政府主管部门下发的与质量有关的文件。4.5.2 国家颁布的适用的法律法规、与质量有关的文件由企管部加盖“受控”和发放编号印章并呈报总经理确定其使用的范围及贯彻实施的方法。4.5.3 国家、行业主管部门颁布的适用的标准、规范，顾客提供的技术标准、产品图纸、技术通知单由技术质量部部加盖“受控”和发放编号印章并由部长确定其使用的范围及贯彻实施的方法。4.5.4 外来管理性文件的收文、复制、发放应由企管部予以记录、并保存；外来技术性文件的收文、复制、发放应由技术质量部予以记录并保存。4.6 文件的保管、借阅、复制4.6.1 所有使用文件的单位或个人应按文件类别、整齐摆放、易于检索，要妥善保管，防止丢失、损坏、拆页、涂改等现象的发生。4.6.2 文件的借阅、复制应予以登记并保存。管理标准、产品图纸的对外借阅、复制，必须经总经理批准。4.7 文件的评审、更改4.7.1 质量管理体系文件编制、使用或换版过程中应适时评审，评价文件的充分性、适宜性、符合性及可操作性。4.7.2 如需对文件进行更改时，应由原编制部门实施，填写文件更改通知单并按本标准的4.2条款的规定履行审批手续，按本标准4.4条款的规定履行发放手续。4.7.3 文件更改的方式可采取换页或划改，划改应确保文件清晰，文件经多次修改后应考虑换版。4.7.4 文件修改内容应通过文件更改通知单及时传递到所有使用受控文件的处所，并在文件更改页上予以记录、保存。4.7.5 技术文件的更改，由技术质量部执行技术文件更改通知单，予以记录、保存。4.7.6 修改或换版后的文件应重新进行版本和修改状态的标识。4.8 失效文件的识别及处置4.8.1 对失效文件应及时予以识别并回收，以防止非预期使用。管理标准、工作标准等管理性文件的失效文件由企管部加盖“失效文件”印章并收回；技术文件失效时由技术质量部加盖：“失效文件”印章并收回。 4.8.2 回收的失效文件应及时予以处理，失效文件销毁处理时，报总经理批准后，方可实施。4.8.3 失效文件若作为资料保存时，应加盖“失效保留”印章予以标识。4.8.4 企管部组织对各部门文件管理的情况进行监督检查。5 引用标准记录控制程序技术文件管理标准6 相关记录文件发放记录文件接收记录受控文件清单文件更改通知单7 附加说明编制/更改日期实施日期更改标记编制/更改审 核批 准济宁华德环保能源科技有限公司文件发放记录 记录编号：管表001文件名称文件编号发文单位发文时间发放人发文时间序号领用单位签收人交回人回收日期受控编号12345678910111213编制： 批准： 年 月 济宁华德环保能源科技有限公司文件接受记录 记录编号：管表002序号文件名称文件编号发放单位接收日期接收人12345678910111213141516济