公司机关办公物品管理规定.doc

公司机关办公用具管理规定（暂行）第一章 总则第一条 为加强对机关办公物品的管理，严格控制行政费用开支，提高资金使用效益，逐步、有序地改善办公条件，特制定本规定。第二条 办公用具的定义。办公用具指价值较低而使用期限较长的物品，分办公家具、信息设备及耗材两类。办公家具是指：电视、照相机、摄像机、录像机、碎纸机、缝纫机、电暖器、风扇、钟表、传真机、饮水机、办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、电话机、电视卡等等。信息设备是指：计算机及其外围设备、投影设备、图像及扫描设备，打印及绘图设备、网络设备、生产自动化设备以及其它相关设备（主要包括计算机、投影仪、刻录机、打印机、复印机、绘图仪、扫描仪等等）；信息设备耗材是指：打印机、复印机、绘图机等设备所消耗的硒鼓、碳粉、墨盒等材料。第三条 本规定适用于公司机关及直属单位(以下简称部门)。第四条 公司办公室负责办公家具的计划、购置、报废、变动等方面的管理；信息管理中心负责信息设备及耗材的计划、购置、报废、变动等方面的管理；机关党委负责办公用具的登记和使用监督。第二章 购置或报废第五条 计划的制定。（一） 各部门每年11月根据本部门的实际工作情况制定下一年度办公用具计划。计划分为两种，即下年度购置计划和报废计划。公司办公室负责公司领导办公用具计划的制定。（二） 各部门每年12月15日之前填写有本部门负责人签字的“公司机关xxxx年办公家具（信息设备）购置计划表”和“公司机关xxxx年办公家具（信息设备）报废计划表”（以下简称计划表）申报本部门下年度需购置或报废的用具，对于每一项购置及报废的用具均应用文字作出详细说明。第六条 计划的审批。（一） 公司办公室、信息中心根据实际情况分别对各部门的办公家具、信息设备计划进行审核汇总。（二） 公司办公室、信息中心分别汇总各部门的计划表后填写公司年度的办公家具、信息设备采购或报废计划，连同详细的说明报公司资金预算委员会批准。（三） 如公司资金预算委员会要求压缩计划，则由公司办公室、信息中心与各有关部门协商将计划额压至领导指示的范围之内。第七条 购置计划表原则上只用作填报年度计划用，特殊情况下可用于填报半年追加计划和临时采购计划；报废计划只作年度计划。（一）如有关部门因工作需要，需额外购置时，说明充分理由后可以根据本部门实际情况追加下半年计划，每年6月1日之前填写追加计划表，由本部门负责人签字后，划交公司办公室、信息中心汇总，报公司领导批准后实行。（二）各部门可在年度计划额内调剂购买用具，计划额外需临时购置用具，如确属办公急需的，则由申请部门写出书面报告交至公司办公室或信息中心，经请示公司领导获得批准后购置或调配。第八条 购置计划获得批准后，由公司办公室、信息中心负责按照公司招标采购程序组织采购。报废计划获得批准后，由公司办公室、信息中心统一办理报废手续，按资产报废处理，并做好登记。第九条 从公司外部调入人员或公司接收新员工后，由公司办公室、信息中心负责，按规定、按标准购置办公用具。第三章 登记与管理第十条 办公用具购置后，各部门要派专人领取。领取办公家具履行登记签领手续，并到机关党委登记编号。第十一条 办公用具的编号由七个数字组成。前两位数代表年份；三四位数代表科室号，五六七位数代表办公室房间号（如无房间号则为“000”），后两位数代表办公用具号。（详见代号表）第十二条 机关党委应将各部门的办公用具按部门登记“用具明细表”（以下简称明细表）。明细表应注明办公用具的名称、编号、规格、价格、购买时间、使用人、领用时间等，由各部门负责人签名。第十三条 对于因报废和调配办公用具而造成流水号空缺的，可在下次购置或调来该类用具时，将空缺的流水号补上。第十四条 机关党委统一印刷“办公用具标签”（以下简称标签），上面应有使用部门、编号、使用场地、登记日期等栏目，贴于该办公用具之上。每一办公用具贴1枚标签。一般情况下，标签贴于物品的侧面隐蔽处，尽量不影响外观。机关党委应定期检查标签是否完好，发现脱落或损坏，应及时补做。第十五条 办公家具的日常管理和使用遵循“谁使用、谁保管、谁维护、谁负责”的原则。各部门对本部门办公家具的损耗、更新等变动情况要及时到党委办公室登记。第十六条 未经公司办公室、信息中心许可并按本规定办理手续，任何部门之间不得擅自调换办公用具。第十七条 各部门若有人调离公司或退（离）休时，要将其使用办公用具如数上交，否则不予办理相关手续。在公司内部调动时个人所用办公用具不得带离原单位或部门。第四章 调剂与使用第十八条 各部门用具变动后，该部门负责人应在机关党委明细表上签字确认。第十九条 各部门如要进行办公地点搬迁，对办公用具应妥善保管。搬迁后的办公用具应与机关党委留底的明细表上种类、数量一致。机关党委应在搬迁后，对该部门的办公用具进行一次核对。第二十条 当办公用具发生变动时，机关党委应变动登记表后，及时更换标签。第五章 维修第二十一条 办公用具维修应履行报批程序。报修单位填写维修申请表，报公司办公室、信息中心核准后，凡办公用具在“三包”期以内的，交由生产厂家或销售商维修；“三包”期以外，由公司办公室、信息中心组织专业人员维修，并做好维修记录。如因个人原因造成办公用具遗失、损坏，个人照价赔偿。第二十二条 专业维修人员应现场对报修办公用具进行检查，在维修申请表中填写损坏（故障）诊断内容，损坏（故障）诊断内容需经使用部门负责人签字认可。第二十三条 维修结束后，使用部门应现场检查维修质量，发现问题及时在现场处理。第六章 报废处理第二十四条 各部门因工作需要，在计划内报废办公用具时，应填写申请表，注明名称、型号等，由本部门负责人签字后交公司办公室、信息中心。第二十五条 公司办公室、信息中心视办公用具现状提出处理意见。如已达报废年限，但仍可继续使用且不影响公司形象的，可经公司办公室、信息中心确认后须继续使用；无法使用的，由公司办公室、信息中心负责处理。如未达报废年限，但因客观原因损坏而须报废的，由公司办公室、信息中心报公司领导批准后实施。第二十六条 报废处理完毕后，使用部门应到机关党委登记备案。第七章 检查和处罚第二十七条 每年末由公司办公室、信息中心对全年的计划与实施情况作小结，实施情况在计划额的+10%之内的视为正常，非正常的情况无论是超支或是少购置，均应说明原因。各部门应认真作计划，增加年度计划的严肃性和准确性。因公司其他计划的改变而影响年度计划施行的，不作为非正常情况。第二十八条 各部门应做好办公用具的管理和核对工作。公司办公室、信息中心会同机关党委应在每年的4月和10月对各部门的办公用具管理情况进行两次了解，核对是否账物相符，发现问题，应及时纠正，需要该部门改进的，发给书面通知，问题较大的，请示公司领导处理。第二十九条 对于违反本规定或丢失、损坏用具的，由有关人员负责赔偿损失。非正常损坏的，按修复费用赔偿，损毁或丢失的，按使用年限折旧后的净值赔偿，最低赔偿额不低于该办公用具的一年折旧额。第八章 附则第三十条 支持性文件1.公司机关部门名称代号、办公用具代号一览表2.公司机关办公用具申请表3.公司机关办公用具明细表4.公司机关xxxx年办公家具（信息设备）购置计划表5.公司机关xxxx年办公家具（信息设备）报废计划表6.公司机关办公用具标签样式第三十一条 本办