内部控制实施细则——合同管理.doc

内部控制实施细则合同管理一、适用范围本实施细则所称合同管理，是指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，适用于公司所有对外合同管理业务，但不适用于公司与职工签订的劳动合同业务。公司合同管理内部控制的内容涵盖：合同调查管理、合同谈判管理、合同文本拟定、合同审批与签订、合同履行管理、合同补充、变更、解除管理、合同纠纷管理、合同结算管理、合同登记管理、合同管理后评估。二、控制目标1、确保合同对方具有履约能力。2、与合同对方公平磋商合同条款，保障公司合法权益。3、恰当选择合同形式，合同文本内容经有效审核，符合公司利益。4、合同经有效审批，保障公司利益。5、按照合同约定履行合同，及时发现并纠正合同对方的违约行为。6、合同的补充、变更、解除按规定权限和程序办理。 7、合同纠纷处理及时、适当，保障公司合法权益。8、合同结算及时、准确，避免法律风险，维护公司利益。9、避免合同的丢失、泄密、不恰当使用。10、及时发现并改进合同管理中的薄弱环节。三、控制职责3.1 合同经办部门1、负责调查合同对方资信情况。2、负责在权限内与合同对方谈判，填制合同评审表。3、负责执行合同约定事项，监督合同履行情况，出现异常及时汇报与处理。4、参与合同管理后评估工作。3.2 行政部1、负责制定或修订公司合同管理制度。2、参与重大合同的合同对方资信情况调查。3、监督与检查合同履行情况及效果。4、协助各职能部门做好合同管理工作。5、负责保管和合规使用合同专用章，登记印章使用情况。6、负责合同的登记、保管、存档。7、负责组织合同管理后评估工作。3.3 财务部1、负责审核合同财务相关内容及条款。2、负责按合同条款规定办理结算。 四、合同管理控制流程及关键控制矩阵五、关键控制矩阵合同管理控制编号控制点名称控制目标关键控制描述责任部门控制方法控制频率实施证据K1合同调查管理确保合同对方具有履约能力。1、合同经办人员调查对方资质：审查对方当事人的主体资格和经营资格，包括企业法人营业执照中登记事项和有关资质、许可证照等；调查对方当事人的履约能力和资金、原材料、设备、技术（包括专利和非专利）、产品质量、商业渠道等对合同保证的程度；了解对方当事人履行的外部条件和恪守合同的信誉状况；检查签约法定代表人或委托代理人有无合法身份证明和法人授权委托书。具体经办部门根据需要现场调查对方生产经营情况。2、合同经办部门负责人审核对方证明文件、现场调查情况报告，评价对方履约能力。3、重大合同由行政部与合同经办部门共同参与调查。4、合同经办部门建立供应商/客户资信档案，并动态维护。经办部门、行政部手工业务 发生时相关审查材料K2合同谈判管理与合同对方公平磋商合同条款，保障公司合法权益。1、谈判前，经办人员收集谈判对手资料及其他信息，拟定谈判策略，经办部门负责人审核、确认谈判策略。2、经办人员根据授权与合同对方谈判；谈判中，合同核心内容、条款和关键细节超出预设底线，经办人员上报部门负责人批准或报至公司领导批准后，经办人员据此谈判。3、对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，公司领导组织法律、销售、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可咨询外部专家。4、对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存。经办部门手工业务发生时谈判记录、保密协议K3合同文本拟定恰当选择合同形式，合同文本内容经有效审核，符合公司利益。1、公司对外发生经济行为，除小额交易且即时结清方式外，应当订立书面合同。2、合同经办部门拟定合同文本，法律顾问审核，主要审核合同文本内容和条款的合法性、严密性，具体包括审核合同文本内容条款是否符合法律规定、文字表述是否确切无误等，并负责督查合同经办部门是否按照审核意见完善合同文本。重大合同或法律关系复杂的特殊合同，法务部参与起草。3、对于合同对方提供的合同文本，经办人员、经办部门负责人、法务部须审核合同文本内容和条款的合法性、严密性。如发现有不公平条款或限制性条款，及时与对方协商，予以修改或重新拟定。经办部门、行政部手工业务发生时合同K4合同审批与签订合同经有效审批，保障公司利益。1、 公司法定代表人授予相关人员合同谈判、签订的权限，发放授权委托书，明确规定被授权人员拥有的权限。2、明确相关业务部门的审批职责和权限；合同经办人员根据合同文本与谈判情况，填写合同评审表，法律顾问、经办部门负责人、相关业务部门负责人、分管领导、总经理根据权限审批合同，在合同评审表上签字确认。3、合同经有效审批后，被授权人员根据授权签订合同，并加盖合同专用章。涉及公司机密的合同，在合同中约定保密条款或根据需要签订保密协议。4、合同专用章由专人保管，使用人员在合同专用章使用登记表上签字。合同各页码之间加盖骑缝章或使用防伪印记。经办部门、行政部手工业务发生时合同、合同评审表、合同专用章使用登记表、授权委托书K5合同履行管理按照合同约定履行合同，及时发现并纠正合同对方的违约行为。1、合同经办部门负责人组织本部门人员，并协调相关业务部门人员严格按照合同约定履行义务。2、经办人员督促合同对方履行合同；一旦发现对方违约或可能违约，应立即通知经办部门负责人与法律顾问，相关人员商定应对措施。3、合同经办人员对合同的履行情况进行全过程跟踪监控管理并登记合同履行情况台帐。4、行政部联合审计部定期抽查和评价合同经办部门的合同履行情况。经办部门、行政部手工业务发生时合同履行情况台帐K6合同补充变更解除管理合同的补充、变更、解除按规定权限和程序办理。1、需要对合同进行补充、变更时，经办人员提出书面申请，重新按照审批权限和程序办理有关手续。2、因一方或双方违约导致合同解除，经办人员及时通知部门负责人及法务部人员，执行合同纠纷管理流程。经办部门、行政部手工业务发生时合同补充、变更申请K7合同纠纷管理合同纠纷处理及时、适当，保障公司合法权益。1、合同履行过程中，合同经办人员留意并收集、记录纠纷发生情况，编制合同纠纷书面报告，并及时将合同纠纷书面报告报至部门负责人，部门负责人依据纠纷实际情况，报公司相关领导签署处理意见。对于重大合同纠纷，还须报至总经理、董事长签署处理意见。2、法务部对经协商仍不能解决的合同纠纷，经公司领导同意，可提请主管机关或司法机关依法处理。3、合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议。经办部门、行政部手工业务发生时合同纠纷书面报告、协议书K8合同结算管理合同结算及时、准确，避免法律风险，维护公司利益。1、财务部会计人员审核合同条款后办理结算业务，按照合同条款规定付款，提醒合同经办部门催收到期款项。2、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部人员有权拒绝付款，并及时向公司有关领导报告。财务部手工业务发生时收付款凭证、应收/应付账款明细表K9合同登记管理避免合同的丢失、泄密、不恰当使用。1、行政部文秘科收集、登记各类合同，并分类编号，于次年初移交档案室归档保管；公司各部门所有已签订合同原件均须送交公司行政部分类、归档、统一保管。2、明确合同的流转、借阅、归还的职责权限与审批程序，并严格执行。3、合同经办部门登记并及时更新合同的订立、履行、变更、终结等情况。经办部门、行政部手工业务发生时合同登记表K10合同管理后评估及时发现并改进合同管理中的薄