管理沟通案例-紧急会议

案例7 紧急会议翔达公司一家汽车零部件企业，其主要客户是A公司、B公司和其它一些汽车总装厂，如C公司、D公司等。2005年上半年期间，翔达公司在轿车外饰件产品供货的质量和供货的及时性方面受到了来自A公司和B公司的巨大压力，A公司和B公司一直对翔达公司在提高产品质量和供货能力方面所作的努力表示怀疑，总是抱怨翔达公司对外服务质量差，不重视客户意见，纠错措施不力等等，由此，公司在整个轿车制造业内声誉受了不良影响。翔达公司的执委会（总经理、三名副总经理）对当时的处境很是不安，他们清楚地知道造成目前这种局面的根本原是：一是翔达公司在轿车外饰件领域产品开发能力和生产制造能力的匮乏，对生产工艺研究不够深入，相关的技术专业人员紧缺，从而对产品质量的控制缺乏手段，产品质量不稳定，产品合格率较低：二是生产线能力的紧缺，现有的生产线只能满足产品开发初期的产量预计，然而因为市场需求的增加，A公司和B公司的需求量大大超出翔达公司当初的产量预计。两种因素的叠加造成了目前这种四面楚歌的尴尬局面。翔达公司的执委们在广泛听取下设各相关部门（如生产制造部门、产品开发部门、质量部门和市场部门等）的意见后，基于对目前客户意见的分析和对未来轿车市场以及相关的零部件市场发展趋势的总体研究，一致决定尽快筹建新外饰件生产线，扩充其生产制造能力，以解决目前在供货质量、供货能力方面所存在的问题。经过预测分析，新生产线的总投资要2000万美元，根据该公司财务规定，超过10万以上的投资必须要经过董事会批准。而翔达公司的董事会一年2次，分别在每年的4-5月和10-11月召开，而当时已到了6月份，当年的第一次董事会刚开过，第二次要到11月份才召开。可是，目前的形势是十分火急，这个决策不能再等，所有执委会申请召开紧急董事会，专题讨论新生产线投资事宜。7月中旬紧急董事会如约召开，董事会决议：一是要求执委会加大对现有生产线产品质量的监控力度，组成技术质量攻关专题小组，以提高产品质量和生产合格率；二是加强与客户的交流沟通，了解客户所需，请客户理解并相信翔达公司在产品质量提高方面所作出的努力，以及翔达公司在对客户负责方面所作的承诺。加强现场服务，采取更加行之有效的能缓解目前用户抱怨和担心的一切措施。一是组织新生产线项目组，要求各部门为项目组提供一切支持，包括人员，工作程序等方面。同时要求项目组必须在2000年8月新生产线全面投产。这是一份军令状，因为翔达公司的所有员工当时都清楚自己公司所面临的处境：根据市场预测，翔达公司的原生产线只能满足轿车总装厂2006年7月份的生产量。而2006年8月份的产量比7月份将有很大的提升，原生产线根本无法满足2006年8月份的销售需求。所以，如果一旦新生产线不能如期投运，那么将意味着因翔达公司产品质量和生产能力不足的问题，造成A公司和B公司等轿车主机厂全面停线。这对整个轿车工业来说影响非同小可，而且，更重要的是，A公司和B公司的停线，将直接影响到D市的生产和销售等经济指标，从而间接影响D市在国内的影响力。很有可能会转化为一个带有政治色彩的经济运作问题。翔达公司在董事会后，马上行动，全面出击。并在公司范围内进行宣传动员，把新生产线的筹建作为公司第一号工程来抓。新组建的项目组成员来自公司各相关部门，公司执委会任命工厂工程部经理张凌飞担任新生产线项目负责人，全面掌管整个项目的费用、项目进度、项目的技术，包括基建、公用动力、生产线设备等。张经理接受任命后，马上挑选项目组工作人员。一天后，一份项目组工作计划就到了执委们的手中，上面详细描述了项目组组织机构和各工作小组人员名单及其工作职责。经得执委会同意后，张经理就召集所有项目组成员召开动员会。在会上张经理首先向大家简单分析了翔达公司目前的所处的危机，以及解除危机的措施。然后他把整个项目的规模、时间进度等要求向与会者作了详细说明。最后宣布了项目组人员名单，以及各工作组分组情况。 工作组下设四个专业小组：规划组由规划科科长王剀高工担任，主要负责项目审批工作；生产设备组由外饰件生产厂工艺主管刘先生担任，主要负责设备的技术参数要求的制定，该小组成员来自工业工程科(车间平面布置)、设备技术科和设备维修股(提供设备机械和电气方面的支持)和现场工艺股提供的生产工艺方面的支持；基建环保组由工程部基建环保科李开为工程师担任组长，主要负责新生产线所需厂房的建设和项目环境保护方案的制定和落实；第四组公用动力组，组长由动力科科长蔡担任，主要负责为新生产线的准时投运提供公用动力保证。同时，张经理还预先考虑了另外一个小组，即生产启动小组，因时机还没到，张经理在会上没有公布。张经理向大家介绍完后，向在座各位成员征询意见。规划组组长王剀高工是一位老者，白发苍苍，很有学者风度，面对张经理这样一位年轻气盛的领导很有些想法。他首先发言：今天是7月15日，该项目是2000万美元的投资，其审批权是在北京，而不是上海。从以前的经验来看，可行性文本编写至少需要2周，组织上级主管部门内审至少1周，文本修改后再送D市主管部门(外资委、计委、经贸委、规划局、环保局、消防局、劳动局、供电局用水办等)审查需要2周，再到北京国家外经贸委、经委、 环保总局等等审批至少2个月，然后进行再进行设计文本编写需要1个月，组织上级主管部门内审1 周，送D市相关部门外审2周，再送到北京相关部门审批又2周，总共需化时至少要4个月(从过去的经验来看，这确实是最快的速度了)。再加上开工前的前期工作，如基建开工手续：办理执照、招投标、报检等至少1个月，即该项目至少要到12月中下旬才能正式启动，你现在要求9月17日厂房开始打桩，这是不可能的。张经理沉着地对张剀说, 张工，能否把基建项目单独立项，使其列入D市审批范围？而且针对此事，上级主管部门和市经委、规划局等都表示全力支持，审批工作可以从简操作。张工，你们组的工作进度是我们项目进度的首道关卡，相信你能够在这件事上通力与政府部门合作，尽快办妥项目立项审批工作。你在这方面有足够的阅历，相信你会出色完成任务。此时基建组李开为工程师插话了，他是一位老资格人士，老练有余。他说：即使是由D市来审批厂房这个单项，最快也要1个半月，即要到9月的上中旬完成审批，等批文下达到办理开工前期手续也要一个月，也就是要到10月的中旬才能开工，9月中旬开工是不可能的，而且即使是9月17 日开工，但要求在2006年2月底开始安装设备是绝对不可能，简直是天方夜谭，你们要知道这是将近2万平方米的钢结构厂房。他的话很坚决，不容质疑。李开为工程师是张经理的手下，因为时间匆忙，这个进度计划还没来得及与李开为工程师沟通。张经理想了想说：是的，大家都觉得时间很紧，都认为这个计划是不现实的。是的，我承认这个计划有点脱离“目前”的现实，但“目前”的现实我们是否可以去改造它？我们大家一定要建立一种特事特办的工作思维方式，和制度赛跑，和时间赛跑。我们可以在文本送批的同时，施工设计同步进行，然后征得相关政府部门的支持，简便操作手续，如减少审批等待时间，政府各部门同时审批，而不是象以往一个一个相互传递的审批方式，这样至少可以节省2周时间。当然有些必要的过程决不能省，尤其不能违规操作。我相信我们的目标是能够实现的。至于2006年2月底设备进场安装一事，我想只要我组织好厂房现场施工管理，和设备安装管理人员加强交流沟通，协调好厂房施工和设备安装进度，统筹管理，我想这个时间节点我还是有信心的。 李开为工程师你在这方面有着足够的经验，2月底对你来说不是不可能。张经理尽管这样讲，但他清楚，这个目标只有在最理想的施工条件下也许才有可能，但在2005年9月到2006年2月这段时间要经历一个寒冬和初春，冰冻天是无法进行混凝土浇筑的，而且冬天的施工进度明显要慢于春夏秋季节，更何况还有一个春节假期。张经理之所以这样说，无非是要建立大家的信心。紧接着，设备组组长刘工也表达了自己的担心：从主机厂A公司和B公司的生产线筹建的整个过程来看，他们从项目组开始运作到设备投运都费时将近3年。我们的第一条生产线建设，从项目组成立，出国考察、技术交流、方案确认、设计、施工、安装调试，历时18个月。长春H公司的轿车外饰件生产线规模要比我们的小，厂房、设备、工艺都要比我们的简单，他们也用时15个月，沈阳的H公司的外饰件生产线，其厂房、设备的规模和先进程度根本无法和我们本项目相提并论，可他们历时16个月。这些公司完成这些项目的时间都是指施工和安装周期，还不包括项目前期技术准备，如与设备供应商的技术交流和谈判等。而我们的施工安装期却只有10个月，整个项目周期也只有12个月。我们还有一个困难就是设备负重与厂房的设计问题，这是我们亟待解决的问题，因为我们首先要进行技术交流，制定方案。然后进行商务谈判，确定签订合同，然后进行技术交底，提供设计参数，进行厂房设计。可我们厂房设计能等这么长时间吗？再者公司要求在10月份签订供货合同，时间不够。一搬从技术交流到方案确定，再到签订合同至少6个月以上。刘工是一位年轻有为的年轻干部，技术出色，工作认真，只是不善于和下属进行有效交流，下属对其评价不高。他刚才提出的问题也是张经理所袒心的。因为，他知道这么大的投入，选择一个有信誉的，有雄厚技术支撑的，价格合适的设备供应商是项目成败的关键。而技术方案的制定又是最关键的。可要在23月时间里完成，谈何容易，更难的是要在没有确定供应商的前提下，要把设备的布局、设备的各种参数进行风险确认，因为厂房设计等着这些信息。张经理点点头说：刘工的担心是正确的，可我们现在是在制定战略，我们的战略目标要一致，具体的战术，会后我们单独再谈。但我还是相信，只要战术得当，我们战略目标还是育实现的。张经理已经有了一套完整而有效的谈判思路，这在以后的技术和商务谈判过程中得到了验证。动力科科长蔡先生随后发言，大致意思都相同：时间还是时间！计划要求6月份提供动能供给，可锅炉房、冷冻房要到五月完工。锅炉、冷冻设备安装调试的时间不够，另外厂变电间要到四月份才交付设备安装，时间实在太紧了。蔡先生是张经理的部下，张经理对他的个性了如指掌，蔡先生的脾气比较暴躁，说话响亮，但办事很尽责。张经理对他的话不置可否，因为他相信蔡先生会尽力做好每一件工作。只是张经理提醒蔡先生一句, 6月份是夏天了，你现有的锅炉能力在夏天是有大量富余的。我想冷冻设备和电力供给是你的重要任务。张经理见大家不再说话，就问：大家还有什么问题？设备组组长刘工说：我们组是比较特殊的，成员来自各部门，我们需要集中办公，希望能解决场所和办公设施。张经理说，你的问题，公司领导都已经想到了，你们设备组的临时工作办公室设在质保部楼的办公区域内，你们的办公用品需要移动的，请与李开为工程师协调解决，他会提供搬运帮助。稍停片刻，张经理说道, 以后我们项目组每周召开一次协调会，由各组通汇报一周来的工作进展情况和下一步工作计划以及需要支持的内容等等。会议通知会在每周广播上公布. 各工作组之间如有什么问题，请各组长及时协调解决。张经理继续说：希望各小组成员振作精神，团结一致，为公司规避日临近危机献策献力。你们是我们公司的栋梁和精英，相信你们