常用公文写作举例

公文写作与处理规范 主要内容 概述从介绍公文的性质 特点 作用入手 介绍公文的分类 草拟 行文等规范 重点要求掌握公文的格式规范 常用公文写作规范详细介绍请示 报告 会议纪要 总结 计划 安排 要点 会议方案 讲话稿等常用公文的写作规范及要点 办公室公文处理规范从公文的发文办理 收文办理 立卷归档 日常管理四个方面详细介绍公文的处理规范 概述 公文写作规范概述 一 公文的性质 特点 作用 一 性质公文 就是公务文书 是一切公务活动中所形成和使用的文字材料 是方针 政策 法规 政令和信息 情况的表现者 运载者 是各级各类机关 企事业单位 社会团体实施组织 管理 指挥的基本手段和重要工具 二 特点公文具有法定作者 法定权威 法定时效和法定体式等特点 公文写作规范概述 一 公文的性质 特点 作用 三 在机关工作运行中 公文发挥着上令下达 下情上报 信息沟通等其他手段不可替代的重要作用 一是法规准绳作用 二是领导指导作用 三是宣传教育作用 四是公务联系作用 五是凭证依据作用 六是信息交流作用 公文写作规范概述 二 公文写作规范的依据 一般了解 一 国家行政机关公文处理办法 二 国家行政机关公文格式 三 中华人民共和国国家通用语言文字法 四 标点符号用法 五 各级行政机关根据新 办法 制定的公文处理实施细则和有关规定 公文写作与处理规范概述 三 公文分类规范 一 概述按照机关的种类划分 党务机关公文 行政机关公文 司法机关公文 军事机关公文 企事业单位公文 社会团体公文等 按照公文和行文方向划分 上行公文 平行公文 下行公文 按照公文的保密程度划分 绝密公文 机密公文 秘密公文 内部材料 普通公文 按照公文的紧急程度划分 特提公文 特急公文 加急公文 平急公文 普通公文 按照使用范围划分 通用公文和专用公文两类 公文写作与处理规范概述 二 常用公文种类介绍1 法定类公文命令 决议 决定 公告 通告 通知 指示 意见 请示 通报 批复 报告 议案 函 会议纪要 公报 条例 规定 2 事务类公文总结 调查报告 计划 规划 安排 布告 简报 大事记 工作要点 调查题纲 经验介绍 可行性研究报告 3 规章类公文条例 办法 规定 规则 细则 制度 章程 规程 公约 简章 守则 另外 还有会议类公文 活动类公文 公文写作规范概述 四 公文草拟规范 一 公文主题规范 公文主题的提炼标准 就是集中单一 鲜明显露 要求一文一事 一个文题 主题鲜明突出 对立题 观点的解释必须是唯一的 不能有多种理解 多种解释 二 使用材料规范 真实典型 新鲜有力 具有说服性 三 文章结构规范 三层式结构 开头 根据 原由 主题 具体事项 结尾 要求 号召或结束语 要求简单平直 直奔主题 四 文章表述规范 以概述为主 根据事实说理 达到观点和材料的高度统一 采用四段阐述法 观点 阐述 举例 归结 公文写作规范概述 五 语言文字规范 必须依照 中华人民共和国国家通用语言文字法 以普通话和汉字为用语用字 六 标点符号规范 按照国家技术监督局发布的 标点符号用法 规定的16种标点符号及其用法 准确使用 七 数目字使用规范 公文中用来表示数量长度 高度 面积 体积 重量的数字和发文字号 统计表 计划表 百分比 份号 印数及专用术语 均使用阿拉伯数字 词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中的词数需用数字表示时 用汉字小写数字 并应注意前后使用一致 公文写作规范概述 五 公文行文规范 一 遵守行文规则1 行文应当确有必要 注重实效 2 严格控制行文数量 不重复行文 不多头报送 3 一般不越级行文 除非确有必要 4 上下级机关要按照隶属关系行文 5 分清主送和抄送机关 公文写作规范概述 二 严格行文制度1 按程序行文 有关人员拟稿 部门领导审阅 有关部门会签 综合部门核稿 机关领导签发 发文部门编号 组织印制及发行 2 按规定签发文稿 根据具体情况而定 机关发文由机关领导签发 部门发文由部门领导签发 3 严格核稿把关 秘书部门或综合部门认真校核 把关 应先核稿把关后再送领导审签 发挥秘书的助手作用 公文写作规范概述 三 把握行文关系指机关之间 同一系统有上下级之间的领导与被领导的关系 业务指导关系和平行部门关系 非统一系统机关之间则没有领导 指导和隶属关系 行文关系就是根据机关之间这些关系及各级各类机关职权范围确定的 要按照 国家行政机关公文处理办法 规定把握好行文关系 公文写作规范概述 六 公文格式规范公文格式规范是对机关公文的用纸幅面 版面设计 印刷版记 公文图文区尺寸 公文项目区域划分 各要素排列顺序和表示的规范化要求 一 用纸幅面及版面尺寸要求公文用纸采用A4型纸 其幅面尺寸为210mm 297mm 公文用纸田头 上白边 为37mm 误差不超过1mm 订口 左白边 为28mm 误差不超过1mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 公文写作规范概述 二 排版规格与印制装订要求公文正文用3号仿宋字 每排22行 每行28个字 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 左侧装订 三 公文中各要素标识要求1 公文份数序号 如需标识 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 2 秘密等级和紧急程度 如需标识 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级顶格标识再版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 公文写作规范概述 3 发文机关标识由发文机关全程或规范化简称后加 文件 组成 使用小标宋体字用红色标识 字号一般不小于22mm 15mm 联合行文时 主办机关名称在前 文件 二字置于行文机关名称右侧 上下居中排布 4 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 在发文机关标识下空2行 用3号仿宋字居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角号 括入 序号不编虚位 即1不编001 不加 第 字 发文字号之下的4mm处印一条与版心等宽的红色反线 公文写作规范概述 5 签发人上报的公文 需标识签发人姓名 平行排列与发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人 用3号仿宋体 后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 6 公文标题红色反线下空2行 用2号小标宋字体 可分一行或多行居中排布 会行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 7 主送机关标题下空一行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 公文写作规范概述 8 公文正文主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份 标点符号不能回行 9 附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号 使用阿拉伯数码 如 附件 1 标识 附件名称后不加标点符号 附件与正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 由序号时标识序号 公文写作规范概述 10 成文日期和鉴印用汉字将年 月 日标全 零 写为 单一机关制发的公文 再落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中 下压成文时间 印章用红色 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 11 附注公文如有附注 用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识再成文时间下一行 12 主题词 主题词 用3号黑体字居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 公文写作规范概述 13 抄送在主题词下一行 左空2字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关一个系统的单位用顿号隔开 系统与系统之间用顿号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 再最后一个抄送机关后标句号 14 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心边缘下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 第一讲常用规范性公文写作 常用规范性公文写作 第一部份法定类公文写作举例具体介绍 请示 决定 公告 通知 通报 报告 会议纪要等公文的写作要点 常用规范性公文写作 一 请示 一 概念请示是本级机关 单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题 不属于本机关 单位权限审批范围的事项 需要上级机关审批 决定的重大事项 以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级机关请求指示 批准时使用的文种 二 请示的分类一是请示审批事项的请示二是请示解决问题的请示三是请示批转文件的请示四是请求指示 答复的请示 常用规范性公文写作 请示 三 格式公文标题 主送机关 正文 结束语 成文时间 四 请示的写法1 标题 发文机关 请示事由 文种 注意 请示不能用报告代替 也不能把请示和报告写在一起 2 主送机关 写出收文单位的名称 只能有一个主送机关 并写规范的简称或统称 3 正文 一要定开头语 要用简明扼要的文字交代清楚为什么写此请示 尔后用 现将有关问题请示如下 一句话来结束开头语 同时启动请示内容的写作 二要写好请示的问题 要摆事实 讲道理 把请示的问题讲清楚 这样才能引起上级机关的重视 并给予关心支持 三要提出的方法要合理可行 不能只提出问题 还应该结合实际提出解决问题的具体方法 供上级机关办理答复时参考 常用规范性公文 请示 4 结束语的写法 正文写完后要写一句结束语 以表示正文截止 一般为 特此请示 请审示 妥否 请批示 或 以上请示当否 请指示 5 附件 为使领导机关掌握了解情况 有些请示需要在正文后边附相关材料 一并上报领导机关 6 落款 写法与正常公文一样 7 请示件应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话 例文 常用规范性公文 请示 关于 会计人员职权条例 中 总会计师 是行政职务或是技术职称的请示财政部 国务院1987年国发 1987 号通知颁发的 会计人员职权条例 规定 会计人员技术职称分为总会计师 会计师 助理会计师 会计员四种 其中 总会计师 既是行政职务 又是技术职称 在执行中 工厂总会计师按 条例 规定 负责全厂的财务会计事宜 可是每个工厂 尤其大工厂 授予总会计职称的有四五人 究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜 执行总会计师的职责与权限呢 权责不明确给厂务工作带来很大的不便 鉴于此 我们认为是否可将行政职务与技术职称分开 即总会计师为行政职务 而不再作为技术职称 同时比照国务院最近颁发的 工程技术干部技术职称暂行规定 将 条例 第五章规定的会计人员职称中的 总会计师 改为 高级会计师 以上认识是否妥当 请予指示 省财政厅 印 一九某七年 月 日 常用规范性公文 二 决定 一 决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排 并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文 适用于重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定 常用规范性公文 决定 二 决定的格式1 标题 关于 的决定 2 决定的原因和目的 如 目前 事实依据 根据 理论依据 为了 目的主旨 现决定 意图主旨 具体 如下 3 决定的内容 对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤 4 希望与要求 5 加盖公章 注明日期 常用规范性公文 决定 三 决定的写作要点决定一般由标题 正文 发文机关 发文日期等部分组成 1 标题 要求写明发文机关 事由 文种 这三部分一般不能随意省略 标题下一行 有一题注 标明通过或发布时间 2 正文 正文通常由决定原由和决定事项两部分构成 决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据 行文要求简明扼要 依据要恰当充分 令人信服 决定事项是全文的主体内容 主要包括开展工作的有关政策原则 执行的事项及有关规定要求等 涉及材料较多的 一般采用分条式或分题式表述 行文要眉目清楚 用语要确切明了 易于有关人员把握和执行 常用规范性公文 三 公告 一 公告是行政公文的主要文种之一 它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种 公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 常用规范性公文 公告 二 公告的写作格式标题和发文字号 1 公文标题的常规形式 由发文机关 主要内容 文种组成 2 省略主要内容的写法 由发文机关 文种组成 如 国家税务总局公告 3 省略发文机关 由主要内容 文种组成 如 关于1990年全国清理 三角债 成果和1992年继续清理 三角债工作的公告 这种标题形式比较少见 4 只标文种 公告 二字 5 公告一般不用公文的常规发文字号 而是在标题下文正中标示 第 号 有些公告可以没有发文字号 常用规范性公文 公告 正文 1 开头开头主要用来写发布公告的缘由 包括根据 目的 意义等 这是公文普遍采用的常规开头方式 多数公告都采用这样的开头 但也有不写公告缘由 一开头就进入公告事项的 2 主体主体用来写公告事项 因每篇公告的内容不同 主体的写法因文而异 有时用贯通式写法 有时需要分条列出 总之 这部分要求条理清楚 用语准确 简明庄重 3 结语一般用 特此公告 的格式化用语作结 不过 这不是惟一的选择 有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求 也有的公告既不写执行要求 也不用 特此公告 的结语 事完文止 常用规范性公文 公告 注意事项 1 由于公告语面广 撰写时要注意 事理周密无漏洞 条理清楚不啰嗦 语言通俗 文风严肃 做到易读易懂易知 2 公告所公布的为重要或重大事项 而且常以报刊 电视 张贴等形式公开发表 所以写作时 要直陈其事 一事一告 就实公告 语言要严肃庄重 不发议论 不加说明 更不能抒情 3 公告一般不编号 但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时 则应在标题下单独编号 例如 网点暂停营业公告 略 常用规范性公文 四 通知 一 概述通知是上级机关对下级机关 组织对成员告知有关事项的公文 通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 通知大多属下行公文 常用规范性公文 通知 二 通知的写作要点1 印发 批转 转发性通知的写法 标题由发文机关 被印发 批转 转发的公文标题和文种组成 也可省去发文机关名称 正文须把握三点 对印发 批转 转发的文件提出意见 表明态度 写明所印发 批转 转发文件的目的和意义 提出希望和要求 最后写明发文日期 2 批示性通知的写法 标题由发文机关 事由和文种组成 也可省去发文机关名称 正文由缘由 内容包括要求等部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 内容要具体明确 条理清楚 详略得当 充分体现指示性通知的政策性 权威性 原则性 要求要切实可行 便于受文单位具体操作 3 知照性通知的写法 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 4 事务性通知的写法 通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 5 任免 聘用通知的写法 一般只写决定任免 聘用的机关 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 常用规范性公文 通知 例文 关于任命XX职务的通知 也可使用 决定 关于任命XX职务的通知各单位 经董事会研究决定 任命XX为XX部长 任期从2008年1月1日至2010年12月31日止 其职权为 略 特此通知 XX公司董事会2007年12月1日 常用规范性公文 五 通报 一 通报是上级把有关的人和事告知下级的公文 通报的运用范围很广 二 分类1 从内容上划分 有表彰先进 批评错误 传达重要精神和交流情况的通报4种 2 从写作方法上划分 有直述式通报和转述式通报 直述式通报是发文单位直接叙述被通报的事件 又分为综合性通报 专题性通报 综合性通报 是把各地各部门同类的有关问题 情况及经验教训综合整理后一并通报 专题性通报 是把某一件事件的经过 产生的原因 处理的情况 应吸取的经验教训等专门行文的通报 转述式通报又叫转发性通报 是发文单位转发下级机关通报的事件 也可分为正式通报和参阅性通报 正式通报 是指比较重要的 用有特定版头的文件转发下级机关通报的通报 在本级通报标题之下 下级通报标题之前加按语 参阅性通报 是指通报的事件 内容不很重要 但也须向下级机关通报 使之引起注意 对工作有借鉴作用的通报 这种通报 一般不用特定版头的文件下发 而是用内参 简报的形式 在下级机关的通报或报告或调查报告前面加按语 指出通报的目的 应吸取的教训 对下级机关的要求等 通报的范围 视情况和工作需要确定 3 从行文的主体上划分 有独立行文的通报和联合行文的通报 常用规范性公文 通报 二 通报的写作要点 表彰和批评通报 表彰通报1 标题 如 丽水市国土资源局关于对施国平同志予以表彰的通报 2 正文 A 介绍先进事迹 这一部分用来介绍先进人物或集体的行动及其效果 要写清时间 地点 人物 基本事件过程 表达时使用概括叙述的方式 只要将事实讲清楚即可 不能展开绘声绘色的描绘 篇幅也不可过长 B 先进事迹的性质和意义 这部分主要采用议论的写法 但并不要求有严谨的推理 而是在概念清晰的前提下 以判断为主 也要注意文字的精炼 C 表彰决定 这部分写什么会议或什么机构决定 给予表彰对象以什么项目的表彰和奖励 如果表彰的是若干个人 或者有具体的奖励项目 可分别列出 D 希望号召 这是表彰通报必须要有的结尾部分 用来提出希望 发出号召 希望号召部分表述的是发文的目的 也是全文的思想落脚点 要写得完整 得体 富有逻辑性 常用规范性公文 通报 批评通报 批评通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报 有针砭 纠正 惩戒的作用 1 标题 批评通报的标题不一定要出现 批评 两个字2 正文 A 错误事实或现象 如果是对个人的错误进行处理的通报 这部分要写明犯错误人的基本情况 然后是对错误事实的叙述 要写得简明扼要 完整清晰 如果是对部门单位的不良现象进行通报 这部分将要占较大的篇幅 如果是针对普遍存在的某一问题进行通报 这部分要从不同地方 不同单位的许多同类事实中 选择出一些有代表性的进行综合叙述 B 错误性质或违害性的分析 处理单一错误事实的通报 这部分要对错误的性质 违害进行分析 一般都写得比较简短 对综合性的不良现象或问题进行通报 这部分的分析性文字可能要复杂一些 C 惩罚决定或治理措施 对个人单一错误事实进行处理 要写明根据什么规定 经什么会议讨论决定 给予什么处分等 对普遍存在的错误现象或问题 在这部分中要提出治理 纠正的方法措施 内容复杂时 这部分可以分条列项 D 提出希望要求 在结尾部分 发文机关要对受文单位提出希望要求 以便受文单位能够高度重视 认清性质 汲取教训 采取措施 往往是一些原则性的指导意见和警告 需概括地提出 篇幅不宜过长 也不宜过于笼统 常用规范性公文 通报 二 通报的写作要点 情况通报 情况通报 用来传达重要精神 沟通重要情况的通报是情况通报 为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解 上级机关应该适时发布这样的通报 情况通报正文由三个部分构成 A 缘由与目的 情况通报的开头要首先叙述基本事实 阐明发布通报的根据 目的 原因等 如 作为开头 文字不宜过长 要综合归纳 要言不繁 B 情况与信息 主体部分主要用来叙述有关情况 传达某些信息 通常内容较多 篇幅较长 要注意梳理归类 合理安排结构 C 希望与要求在明确情况的基础上 对受文单位提出一些希望和要求 这部分是全文思想的归结之处 写法因文而异 总的原则是抓住要点 切实可行 简练明白 常用规范性公文写作 六 报告 一 解释 典型的上行文 是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见和建议 答复咨询 上报备案等 二 报告的分类 一是工作报告 二是情况报告 三是回复报告 四是备案报告 三 格式 公文标题 主送机关 正文 结尾 成文时间 四 报告的写法1 标题 发文机关 发文事由 文种 报告 2 主送机关 视需要而定 原则上只报一个直接上级机关 也可报两个以上 但不得越级报送 常用规范性公文 报告 常用规范性公文写作 七 会议纪要 一 概述会议纪要是根据会议的主导思想和会议记录 对会议的重要内容 决定事项进行整理综合 摘要 提高而形成的一种具有记实性 指导性的公文 会议纪要适用于一些大中型的 比较重要的会议 这种会议往往具有方向性 专题性 专业性的特点 是为了解决当前工作中的某项实际问题 其写作目的有二 一是向上级汇报会议情况 以获得上级及时的指导 二是向下级传达 以便贯彻执行 因此 研究一般性问题的会议 尤其是一些规范较小的事务性会议 一般不写会议纪要 常用规范性公文 会议纪要 会议纪要与会议记录的区别 会议纪要是一种法定的公务文书 其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴 必须遵循应用写作的一般规律 严格按照公文制发处理程序办事 会议记录则只是办公部门的一项业务工作 属于管理服务的范畴 它只需忠实地记载会议实况 保证记录的原始性 完整性和准确性 其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事 另外 二者在载体样式 称谓用语 适用对象 分类方法 内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别 第一 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 第二 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 常用规范性公文 会议纪要 二 会议纪要的写作要点一 标题有两种格式 一是 会议名称加纪要 也就是在 纪要 两个字前写上会议名称 如 全国财贸工会工作会议纪要 会议名称可以写简称 也可以用开会地点做为会议名称 如 京 津 沪 穗 汉五大城市治安座谈会纪要 郑州会议纪要 二是 把会议的主要内容在标题里揭示出来 类似文件标题式的 如 关于加强纪检工作座谈会纪要 常用规范性公文 会议纪要 二 开头部分 简要介绍会议概况 其中包括 1 会议召开的形势和背景 2 会议的指导思想和目的要求 3 会议的名称 时间 地点 与会人员 主持者 4 会议的主要议题或解决什么问题 5 对会议的评价 三 文号 制文时间文号写在标题的正下方 由年份 序号组成 用阿拉伯数字全称标出 并用 括入 如 2004 67号 办公会议纪要对文号一般不做必须的要求 但是在办公例会中一般要有文号 如 第XX期 第XX次 写在标题的正下方 会议纪要的时间可以写在标题的下方 也可以写在正文的右下方 主办单位的下面 要用汉字写明年 月 日 如 二 一二年八月十六日 常用规范性公文 会议纪要 四 正文部分 它是纪要的主体部分 是对会议的主要内容 主要精神 主要原则以及基本结论和今后任务等进行综合阐述 1 要从会议的客观实际出发 从会议的具体内容出发 抓中心 抓要点 抓中心就是抓住会议中心思想 中心问题 中心工作 所谓要点 就是会议主要内容 要对此进行条理化的纪要 2 会议纪要是以整个会议的名义表述的 因此 必须概括会议的共同决定 反映会议的全貌 凡没有形成一致意见的问题 则需要分别论述并写明分歧之所在 3 为了叙述方便 眉目清楚 常用 会议认为 会议指出 会议强调 与会人员一致表示 等词语 做为段落的开头语 也有用在段中的 仍起强调的作用 4 属于介绍性文字 笔者可以灵活自由叙述 但属于引用性文字 必须忠实于发言原意 不能篡改 也不可强加于人 常用规范性公文 会议纪要 5 小型会议 侧重于综合会议发言和讨论情况 并要列出决议的事项 大型会议内容较多 正文可以分几部分来写 常见的有三种 一是概括叙述式 二是分列标题式 三是发言记录式 五 结尾部分一般写法是提出号召和希望 但要根据会议的内容和纪要的要求 有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召 要求广大干部认真贯彻执行会议精神 夺取新的胜利 有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题 指出核心问题 有的是对会议做出简要评价 结合提出希望要求 例文 关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要 C DocumentsandSettings Administrator MyDocuments 范文 关于协调解决沙面大街56号首层房屋 doc 常用规范性公文写作 第二部份事务类公文写作举例具体介绍总结和计划的写作要点 计划又包括工作计划 工作安排 工作方案 工作要点等 常用规范性公文 一 总结 一 总结是对前一阶段工作或学习进行回顾 检查和分析研究 从中找出经验和教训 获得规律性的认识 以便指导今后实践的一种事务文书 是应用写作实践中的一种常用文体 常用规范性公文 总结 二 总结的写作要点总结写作分为标题 正文 落款 标题又分公文式的 一般由单位名称 时限 内容 文种组成 文章标题式的 双标题 正文由前言 主体 结尾组成 结尾又分自然收尾和总结全文 落款由单位名称和时间组成 写作要求 突出重点 突出个性 实事求是 一 总结的标题总结的标题有多种形式 最常见的是由单位名称 时间 主要内容 文种组成 如 市邮政局2011年工作总结 有的总结标题中不出现单位名称 如 创先争优活动总结 有的总结标题只是内容的概括 并不标明 总结 字样 但一看内容就知道是总结 还有的总结采用双标题 正标题点明文章的主旨或重心 副标题具体说明文章的内容和文种 如 构建农民进入市场的新机制 运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结 加强医德修养树立医疗新风 南方医院惠侨科精神文明建设的经验 二 总结的正文和其他应用文体一样 也分为开头 主体 结尾三部分 各部分均有其特定的内容 1 开头总结的开头主要用来概述基本情况 包括单位名称 工作性质 主要任务 时代背景 指导思想 以及总结目的 主要内容提示等 作为开头部分 要注意简明扼要 文字不可过多 2 主体这是总结的主要部分 内容包括成绩和做法 经验和教训 今后打算等方面 这部分篇幅大 内容多 要特别注意层次分明 条理清楚 常用规范性公文 总结 主体部分常见的结构形态有三种 第一 纵式结构 就是按照事物或实践活动的过程安排内容 写作时 把总结所包括的时间划分为几个阶段 按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩 做法 经验 体会 这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白 第二 横式结构 按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容 使各层之间呈现相互并列的态势 这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中 第三 纵横式结构 安排内容时 即考虑到时间的先后顺序 体现事物的发展过程 又注意内容的逻辑联系 从几个方面总结出经验教训 这种写法 多数是先采用纵式结构 写事物发展的各个阶段的情况或问题 然后用横式结构总结经验或教训 主体部分的外部形式 有贯通式 小标题式 序数式三种情况 贯通式适用于篇幅短小 内容单纯的总结 它像一篇短文 全文之中不用外部标志来显示层次 小标题式将主体部分分为若干层次 每层加一个概括核心内容的小标题 重心突出 条理清楚 序数式也将主体分为若干层次 各层用 一 二 三 的序号排列 层次一目了然 3 结尾结尾是正文的收束 应在总结经验教训的基础上 提出今后的方向 任务和措施 表明决心 展望前景 这段内容要与开头相照应 篇幅不应过长 有些总结在主体部分已将这些内容表达过了 就不必再写结尾 常用规范性公文 总结 三 总结的写作要点1 首先要有实事求是的态度 工作总结中 常常出现两种倾向 一种是好大喜功 搞浮夸 只讲成绩 不谈问题 另一种是将总结写成了 检讨书 把工作说成一无是处 这两种都不是实事求是的态度 总结要在如实地 一分为二地分析 评价自己的工作上 对成绩 不要夸大 对问题 不要轻描淡写 2 总结要写得有理论价值 一方面 要抓主要矛盾 无论谈成绩或谈存在问题 都不要面面俱到 另一方面 对主要矛盾要进行深入细致的分析 谈成绩要写清怎么做的 为什么这样做 效果如何 经验是什么 谈存在问题 要写清是什么问题 为什么会出现这种问题 其性质是什么 教训是什么 这样的总结 才能对前一段的工作有所反思 并由感性认识上升到理性认识 3 总结要用第一人称 即要从本单位 本部门的角度来撰写 表达方式以叙述 议论为主 说明为辅 可以夹叙夹议 4 总结要注意总结的受众 即总结的阅览者或使用者 总结的第一受众是总结的写作者本人 这将首先帮助作者本人认识所总结的经验与教训 成绩与过失 但总结还应照顾到总结的其他受众 比如技术员工的总结 如果其主要受众是不懂技术的市场人员或其他领导 那么其在总结的过程中 应尽量使用阅览者能够看得懂的语言 而非纯技术性的术语 再如 同是一篇部门经理的部门工作总结 其使用的语言既要考虑到本部门员工的知情范围 如公司财务机密等 又要考虑到上级经理的知情范围 甚至要分开来写 5 要注意共性 把握个性 总结很容易写得千篇一律 缺乏个性 当然 总结不是文学作品 无需刻意追求个性特色 但千部一腔的文章是不会有独到价值的 因而也是不受人欢迎的 要写出个性 总结就要有独到的发现 独到的体会 新鲜的角度 新颖的材料 6 要详略得当 突出重点 有人写总结总想把一切成绩都写进去 不肯舍弃所有的正面材料 结果文章写得臃肿拖沓 没有重点 不能给人留下深刻印象 总结的选材不能求全贪多 主次不分 要根据实际情况和总结的目的 把那些既能显示本单位 本地区特点 又有一定普遍性的材料作为重点选用 写得详细 具体 而一般性的材料则要略写或舍弃 常用规范性公文 总结 四 如何写好总结首先是格式问题 总结一般格式为标题 前言 主体 结尾四部分 标题即总结名称 有时可以将主应内容 性质作标题 如不能表达出完整意思时 在正标题下可以再拟副标题 如 我思想总结 学赖宁体会 这里便是两个标题了 前言 前言写法多种多样 有概述变化情况及主应成绩 有介绍基本情况 有概述总结目 方法等等 主体是总结核心部分 这部分一般应叙述总结事件过程 做法 体会 经验 教训 并且应作理论概括 总结出规律性东西 总结优劣 这是决定性部分 结尾或提出今后努力方向 或指出存在问题 或表示自己态度 其次 总结应实事求是 这就是从实际出发 有一说一 有二说二 老老实实 认真负责 写总结应防止几种情况 一种是因领导让写 不得不写 写几行敷衍过去 这不是严肃态度 二是把马总结当作吹嘘自己 捞取好处机会 在总结里将小事说成大事 甚至捏造事实 弄虚作假 三是出于所谓 谦虚 该写不写 或是写了怕人讽刺就不写 这些都不是实事求是态度 常用规范性公文 总结 总结常见结构形式有四种 一为条目式 就是把材料概括为应点 按一定次序分为一 二 三等条 一项项地写下去 这容易条理清楚 但常常欠紧凑 二为三段式 即从认识事物习惯来安排顺序 先对总结内容作概括性交代 表明基本观点 接着叙述事情经过 同时配合议论 进行初步分析 最后总结出几点体会 经验和存在问题 这种结构单纯 易学 三为分项式 即不按事件发展顺序 而是把做事情分几个项目 也就是几类 一类一项地写下去 每类问题又按先介绍基本情况 再叙述事情经过 再归纳出经验 问题三个顺序写下来 这种方式较复杂 只有总结涉及面广 内容复杂事情才采用 四为漫谈式 如向别人介绍自己学习经验 就可用漫谈式 把自己实践 认识 体会慢慢叙述出来 这种方式多用于对自己亲身经历事物总结 各种方式都有利弊 应从自己实际出发去选用 也可创造其它形式 例如 xx局xx年上半年工作总结与下半年工作计划 略 常用规范性公文 二 计划 一 概述 计划的分类按时间的可分为 长期工作计划 中期工作计划和短期工作计划 年工作计划 季度工作计划 月工作计划和周工作计划 按紧急程度可分为 正常的 紧急的 非常紧急的工作计划 按制定计划的主体可以分为 自己制定的和上司下达的工作计划 以及同等职位请求协助完成的工作计划 按任务的类型可分为 日常的 计划的和临时的工作计划 常用规范性公文 计划 二 各类计划写作要点1 工作计划 计划是管理的一项重要职能 任何组织中的各项管理活动都离不开计划 计划通过将组织在一定时期内的活动任务分解给组织的每一个部门 环节和个人 从而不仅为这些部门 环节和个人在该时期的工作提供了具体的依据 而且为解决组织目标的实现提供了保证 狭义的计划是应用写作广义工作计划中最适中的一种 这个特点表现在 时间一般在一年 半年左右 范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作 内容和写法要比规划具体 深入 要比设想正规 细致 要比方案简明 集中 要比安排阔展 概要 计划的具体写法 计划由于大多以一个单位的工作内容范围 只在单位内要求执行 所以一般不以文件形式下发 因而除标题和正文外 往往还要在题下或文后标明 年 月 日制定 字样 以示郑重 计划的标题也是 四要素 写法 其中哪一个要素都不应省略 正文写法 由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求 所以写作是要比规划和设想都要具体 详细得多 一般包括以下几方面内容 1 开头 或阐述依据 或概述情况 或直述目的 要写得简明扼要 2 主体 即计划的核心内容 阐述 做什么 目标 任务 做到什么程度 要求 和 怎样做 措施办法 三项内容 既要写得全面周到 又要写得有条不紊 具体明白 全面工作计划一般采取 并列式结构 任务 措施分说 3 结尾 或突出重点 或强调有关事项 或提出简短号召 当然也可不写结尾 常用规范性公文 要点 二 各类计划写作要点2 工作要点所谓要点 实际就是计划的摘要 即经过整理 把主要内容摘出来的计划 一般以文件下发的计划都采用 要点 的形式 要点的具体写法 要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要 一般都要以文件形式下发 因而多用某个通知作 文件头 所以只要有标题和正文两部分内容就可以了 不必再落款 再写成文时间 但也有些要点 由于涉及的工作重大 为郑重起见 往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间 要点的标题可写 四要素 也可写 三要素 但 三要素 的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称 正文写法 由于要点的内容是摘录计划的主要之点 所以其正文都写得比较概要 既不要兼顾到各个方面 也不必讲具体做法 更不用讲道理 没有过渡段 段落也不长 在结构方式上 大都是并列式 可分若干项目一贯到底 也可分几大项 大项下分若干小项 其中的小项可在每一大项下单独排列 也可全文排列 常用规范性公文 方案 二 各类计划写作要点3 工作方案 方案是计划中内容最为复杂的一种 由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂 不作全面部署不足以说明问题 因而公文内容构成势必要繁琐一些 一般有指导思想 主要目标 工作重点 实施步骤 政策措施 具体要求等项目 方案的具体写法 方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作 一般都用带 文件头 形式下发 所以不用落款 只有标题 成文时间和正文三部分内容 方案的标题有两种写法 一个是 三要素 写法 即由发文机关 计划内容和文种三部分组成 如 东北师范大学五年发展规划总体方案 一个是 两要素 写法 即省略发文机关 但这个发文机关必须在领头的 批示性通知 文件头 的标题中体现出来 如 治理采掘工业危机 实现良性循环方案 成文时间 为郑重起见 方案的成文时间一般不省略 而且要注在标题下 方案的正文一般有两种写法 一是常规写法 即按 指导方针 主要目标 重点 实施步骤 政策措施 及 要求 几个部分来写 这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作 二是变项写法 即根据实际需要加项或减项的写法 适合于特殊性的单项工作 但不管哪种写法 主要目标 实施步骤 政策措施 这三项必不可少的 实际写作时的称呼可以不同 如把 主要目标 称为 目标和任务 或 目标和对策 等 把 政策措施 称为 实施办法 或 组织措施 等 在 主要目标 一项中 一般还要分总体目标和具体目标 实施步骤 一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤 关键步骤里还有重点工作项目 政策措施 的内容里一般还要分 政策保证 组织保证 和 具体措施 等 常用规范性公文 安排 二 各类计划写作要点4 工作安排 安排是计划中最为具体的一种格式 由于其工作比较确切 单一 不作具体安排就不能达到目的 所以其内容要写得详细一些 这样容易使人把握 安排的具体写法 安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作 所以一般有两种发文形式 一种是上级对下级安排工作 尽管涉及面较小 也要用 文件头 形式下发 安排 的格式是 标题 和 正文 两部分 另一种 如果是单位内部的工作安排 也可直接下发文件 格式就由 标题 正文 落款及时间 三部分组成 但不管哪种形式 作为 安排 本身都不该有受文单位 如果必须有 则或者以 文件头 形式下发 或者以 关于 安排的通知 名义下发 安排的标题可是 三要素 写法 也可是 两要素 写法 省略机关名称 安排的正文一般由 开头 主体 和 结尾 三部分组成 也有的省略 结尾 主体 结束 正文即随之结束 开头 同计划的开头差不多 或阐述依据 或概述简明扼要 主体 是正文的核心 一般包括任务 要求 步骤 措施四方面内容 在结构上可按这四方面内容分项来写 也可把任务和要求合在一起 把步骤和措施合在一起来写 还可以先写总任务 然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务 每一项有每一项的要求及措施 要依据工作性质及具体内容来定 但不管怎样结构 其任务都要具体 其要求都要明确 其措施都要得当 常用规范性公文 安排 方案和安排的区别 方案和安排有共同之处 即写作题材都是单项的工作 即只对一项工作作出部署和安排 这也正是方案 安排与规划 设想 计划 要点的根本不同 但二者在内容范围上也有个大小之分 方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作 安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作 如 市关于计划生育的工作安排 方案和安排还有一种较为概要一点的写法 以便于下级具体实施时灵活掌握 叫做 意见 方案大多称 实施意见 如 市 七五 期间社会主义精神文明建设的实施意见 安排往往称 安排意见 如 系统关于开展增收节支活动的安排意见 在此需要说明的是 有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为 方案 这是不合适的 因为这些工作都比较切近 具体 也并不复杂 只要用 安排 就足够了 如果较为原则 则可称为 安排意见 常用规范性公文 计划 三 写作 计划 需要坚持的原则第一 对上负责的原则 要坚决贯彻执行党和国家的有关方针 政策和上级的指示精神 反对本位主义 第二 切实可行的原则 要从实际情况出发定目标 定任务 定标准 既不要因循守旧 也不要盲目冒进 即使是做规划和设想 也应当保证可行 能基本做到 其目标要明确 其措施要可行 其要求也是可以达到的 第三 集思广益的原则 要深入调查研究 广泛听取群众意见 博采众长 反对主观主义 第四 突出重点的原则 要分清轻重缓急 突出重点 以点带面 不能眉毛胡子一把抓 第五 防患未然的原则 要预先想到实行中可能发行的偏差 可能出现的故障 有必要的防范措施或补充办法 常用规范性公文写作 第三部份会议类公文写作举例具体介绍会议方案 会议记录 发言稿 工作报告等的写作 常用规范性公文 一 会议方案 一 什么是方案方案是一种计划性公文 主要用于对比较复杂的工作作出便面的部署 因而也可以说是较为繁复的计划之一 方案根据其内容和性质 可以分为不同种类 如用于工作的 工作方案 用于会议的 会议方案 带有综合性的 总体方案 和专就某项工作而订的 单项方案 不论属哪种方案 结构和写法基本是相同的 常用规范性公文 会议类 二 会议方案概述会议方案是一种为大型的或重要的会议所做的预设方案 会议方案要在会议召开前 对会议预期效果 整个日程做出安排 使会议能顺利进行 取得完满的结果 会议方案有时还需要送达上级机关请示核准 带有某种请示或请示附件的性质 常用规范性公文 会议类 三 会议方案写作要点全文方案通常由包括标题 正文 签署三个部分组成 1 标题规范的写法应由召开单位 事由 会议名称 和文种类别 方案 三要素 组成 个别情况有省略会议召开机关 发文机关 的 2 正文通常由开头 主体和结尾三部分构成 在开关之前 有的要写明方案的送达机关 属于要送上级机关批示的 就写送达上级机关名称 属于要下级知晓的 发给与会机关或个人的 则写下级机关名称 开头部分应写明制文 开会 的原由 单位 会议名称 会议时间 地点 会期等 大致相当于一般专题方案中 指导方针 总体设想 部分 会议方案的主体部分 要写出会议的宗旨 规模 议程 做法和准备情况 相当一般方案中 主要目标 实施步骤 和 政策措施 三项 结尾语部分的写作 要根据会议方案的性质而定 属下级机关请示上级机关的 可写上类似请示报告结尾的用语 如 以上方案 当否 请批示 3 签署发文机关 日期属上级机关的 指导性 方案 多将日期标示在标题下 发文机关在标题中标明 不另外落款 例文 机械厂关于召开职工教育工作会议的方案 C DocumentsandSettings Administrator MyDocuments 范文 机械厂关于召开职工教育工作会议的方案 doc 常用规范性公文 二 会议记录 一 概述会议记录是一种配合会议的召开而使用的文书 是记录会议的组织情况 议程 内容等基本情况而形成的书面材料 会议记录是反映会务活动的重要材料 是传达 贯彻 执行会议精神的依据 会议所形成的会议纪要等文件 一般都要依会议记录为蓝本 会议记录一般可分为摘要式记录和详细记录两种 但这种分法只具有相对的意义 常用规范性公文 会议类 二 写作要点会议记录通常采用专用记录稿纸记录 一般包括两部分 1 会议的基本情况记录的第一部分一般要包括会议名称 时间 地点 出席人数 人数较少时可直接记下出席人的姓名 缺席人 列席人 主持人及启示人 2 会议内容包括会议的议题 讨论过程 会议发言或讲话的内容 传达的问题或作用的决议等 会议记录结束时 一般无特殊规定 习惯上另起一行写 散会 完 结束 字样 以为标示 会议记录的基本要求是真实 准确 会后及时整理 3 例文 会议名称 中共 市委常委会议时间 年 月 日地点 市委主楼 会议室出席 缺席 因病 去省开会 列席 主管教育工作的副市长 教育党工委书记 市教委副主任 市财政局长 主持人 记录 议题 传达省教育工作会议精神 研究我市如何加强 改进教育工作 发言内容 决定事项 略 常用规范性公文 三 发言稿 一 概述发言稿是各级党政机关 人民团体 企事业单位广泛使用的一种会议文体 通俗地讲 就是会议上发言的稿子 它是发表人代表本单位 组织或本人发表的与会议有关的意见 看法或经验与情况 发言稿与讲话搞是同样性质的公文 但有的地方也有些区别 习惯上称本机关或上级机关领导人会上发表的言词为 讲话 而一般与会人员发表的书面或口头言词为 发言 发言稿可以是谈心得体会 介绍经验教训 也可以是汇报情况 陈述建议等 常用规范性公文 会议类 二 发言稿写作要点发言稿的格式一般包括标题 正文和落款三部分 1 标题应由发言者 发言会议名称 发言内容和文种类别 发言 四要素 组成 也有时仅标明发言者 会议名称和文种类别 不在标题中标出具体内容 还有的用括号注明发言时间 2 正文发言稿的正文写作可分为三大部分 第一部分 相当于 前言 或 序 俗称 开场白 一般写发言的缘由 引入正题 也有的开头有 各位领导 各位代表 之类的称呼 或者在 序 中以东道主身份对来宾表示欢迎 这要看具体情况而定 第二部分是发言稿的主体部分 写发言的具体内容 第三部分是结尾 可适当概括 申述一下自己的主要观点 也可写一些要求或者省略