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财务处 结合内控建设谈合同管理 目录 合同管理的意义和要求 一 二 三 合同签订前常见问题与对策 四 合同签订过程常见问题与对策 合同履行常见问题与对策 第一部分 合同管理的意义和要求 第一部分 合同管理的意义和要求 加强合同管理有助于防范公司法律风险 维护合法权益 加强合同管理有助于降低企业运营风险 提高经营管理水平 加强合同管理有助于控制企业财务风险 提升资金使用效率 为什么要加强合同管理 第一部分 合同管理的意义和要求 合同管理贯穿于企业各项经营 投资和筹资活动的全过程 做好合同管理 实际上在很大程度上就是做好企业采购销售管理 工程资产管理等多项业务管理 加强合同管理对于企业防范和降低合同风险 促进长期可持续发展具有重要意义 加强合同管理的意义 第一部分 合同管理的意义和要求 建立分级授权管理制度实行统一归口管理明确职责分工健全考核与责任追究制度 内控对合同管理的总体要求 第二部分 合同签订前常见问题与对策 第二部分 合同签订前常见问题与对策 第二部分 合同签订前管理 计划管理 使用单位 供应处 保全处初审 公司评审小组评定 公司领导审定 自下而上 物资采购计划管理 内控指引 第二部分 合同签订前常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第3条 采购计划安排不合理 市场变化趋势预测不准确 造成库存短缺或积压 可能导致企业生产停滞或资源浪费 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第6条 企业应当建立采购申请制度 明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序 对需求部门提出的采购需求进行审核 并进行归类汇总 统筹安排企业的采购计划 计划管理常见问题 计划申报不准确 第二部分 合同签订前常见问题与对策 上虞海螺物资采购计划编制不准确 造成资金占用 3月21日编制4月份钢材采购计划10吨 4月30日又申报23吨钢球急件采购计划 6月份计划采购20吨 8月份计划采购78吨 年度合计采购钢球147吨 消耗121吨 造成钢球库存增加26吨 计划管理常见问题 超计划采购 第二部分 合同签订前常见问题与对策 重庆海螺部分备件超计划和合同采购后未及时使用 增加了库存 如 与重庆日迅机电有限公司签订备件CQBJ11058合同中 型号为3V310 10常开220V电磁阀 合同及采购计划审批数量为30个 4月份到货验收实际入库数50个 当月也仅出库30个 剩余20个截止到检查日未补办计划 计划管理常见问题 急件计划较多 第二部分 合同签订前常见问题与对策 弋阳海螺急件采购计划频繁 物资采购管理的控制难度较大 据统计 10年6 12月 各部门累计申报急件计划81次 涉及采购项数471项 占公司总采购项数的13 9 由于急件计划申报较多 造成公司物资采购管理难度较大 不能及时比质比价 先采购后补签合同现象严重 扰乱了正常的程序化工作流程 工作量波动较大 不利于物资采购行为的规范化 计划管理常见问题 计划未报批 第二部分 合同签订前常见问题与对策 中国厂10年10月份维修矿山分厂5000T破碎机及孔山破碎机 从如皋市苏北建机实业有限公司采购备件一批 金额26万元 其中部分备件金额超过2万元 根据装备部下发的 一区 厂 一策 分级采购管理要求 子公司采购单价在2万元以上的备品配件需经装备部批准 但中国厂未履行书面报批手续 另外 ZGBJ10083号合同购买型号DCY400 40 3N减速机一台 金额49500元 台 也未履行报批手续 计划管理常见问题 对策 第二部分 合同签订前常见问题与对策 公司各业务部门应根据实际需求准确及时编制采购计划 公司应加强采购计划的评审力度 严格按照内控手册要求做好计划会签审批工作 供应 保全等部门加强计划执行和监督管理 避免急件计划过多 超计划采购 计划执行滞后等不合理现象 第二部分 合同签订前常见问题与对策 供应商的调查 1 市场调研2 资信调查 第二部分 合同签订前常见问题与对策 市场信息了解 市场走访调研 调研报告撰写 供应商调查的步骤 第二部分 合同签订前常见问题与对策 供应商调查的风险点 忽视被调查对象的主体资格审查 合同签订前错误的判断被调查对象的信用状况 对被调查对象的履约能力给出不当评价 供应商调查常见问题 未进行市场调研 第二部分 合同签订前常见问题与对策 临湘海螺脚手架外部租赁业务未进行市场调研 如与乔新钢个人签订的LXZH11042生产 维修性脚手架搭建协议 直接签订了租赁协议 未开展市场调研 供应商调查常见问题 调研滞后 第二部分 合同签订前常见问题与对策 怀宁海螺存在先签合同后调研的现象 如HNZH11062合同 签订日期为2011年5月9日 但市场调研日期为2011年6月6日 供应商调查常见问题 未形成调研报告或调研报告未进行报批 第二部分 合同签订前常见问题与对策 英德海螺与韶关市松尧环保建材有限公司签订的YHCYR11018煤渣采购合同采购前无书面市场调研报告 供应商调查常见问题 供应商资质未进行审查 第二部分 合同签订前常见问题与对策 石门海螺部分备件合同供应商资质未评审 如与湖南伟晴工贸科技有限公司签订SMBJA11027D电气备件 未对供应商资质评审 供应商调查常见问题 供应商资质审查不严 第二部分 合同签订前常见问题与对策 广元海螺合同评审时对供应商资质审查不严 如 配件采购合同 GYC11011 中供应商营业执照仅在2009年进行年审 后期均未年审 供应商调查常见问题 对策 第二部分 合同签订前常见问题与对策 根据 供应商管理制度 规定 采购员对供应商进行综合性的调查 分析 论证 必要时与专业技术人员一起进行联合调研与资信审查 形成书面调研报告 报公司领导审批 并建立调研台帐和调研报告 形成供应商信息库 第二部分 合同签订前常见问题与对策 发放标书 制作标书 议标及定标 开标评标 签订合同 招标流程 第二部分 合同签订前常见问题与对策 发放报价单 编制报价单 汇总比价表 回收报价单 签订合同 议价及定价 比价流程 招标比价 比价单要素 第二部分 合同签订前常见问题与对策 报价单需统一格式 比价单要素 询比价管理 内控指引 第二部分 合同签订前常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第8条 企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式 一般物资的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议 招标管理常见问题 大额钢材采购未进行招标 第二部分 合同签订前常见问题与对策 达州海螺金属钢材采购合同未按供应部下发 关于规范钢材采购的通知 要求进行招投标方式采购 而采取比值比价形式进行 如 8月份与成都筑力物资贸易有限公司签订10 04万元金属合同 DZC11140 采用询比价方式进行采购 招标管理常见问题 未制定标书 第二部分 合同签订前常见问题与对策 台州海螺年度招标采购合同未严格按照 招议标管理办法 执行 如年度辅材招标未制定标书 投标单位未缴纳投标保证金 招标管理常见问题 未按照招标结果签订合同 第二部分 合同签订前常见问题与对策 枞阳海螺公司因生产检修需要 于10年4月27日进行了吊车租用业务密封招标 共有三家单位参与投标 并进行了现场电话二次议价 最终铜陵市鑫隆吊装有限责任公司报价最低成为签约单位 比价表会签栏备注中详细记录了各类吨位吊车台班费用下调的幅度 其中35吨吊车台班费用同意下调500元 而该单位第一轮原始报价表上35吨吊车台班费是2400元 但最终合同条款35吨吊车台班费为2100元 只下调了300元 没有按照议标结果1900元 台班执行 经统计2010年枞阳海螺公司共租用35吨吊车17 4个台班 因合同签订错误导致多支付费用3400元 询比价管理常见问题 比价不规范 第二部分 合同签订前常见问题与对策 贵阳海螺部分合同比质比价和签订不规范 不利于合同执行与管理 查如11年11月与贵阳市南明区刘华家具经营部签订GYZH11045 合同 三家比质比价表中仅一家单位盖章报价 其他两家单位未盖章报价 询比价管理常见问题 未进行比价 第二部分 合同签订前常见问题与对策 贵阳海螺部分合同比质比价和签订不规范 不利于合同执行与管理 查如11年11月与贵阳市南明区刘华家具经营部签订GYZH11045 合同 三家比质比价表中仅一家单位盖章报价 其他两家单位未盖章报价 第二部分 合同签订前常见问题与对策 南昌海螺部分合同签订时未履行相应的比质比价手续 如 江西华达气体邮箱公司氧气乙炔合同 NCCL1137 尹继林杂品合同 NCCL1121 均以长期合作单位进行商务谈判后直接签订合 与南昌百合实业发展公司签订的劳务合同 NCZH11008 无谈判议标记录 NCCL1139 NCCL1138仅有一张报价单 无比质比价的其他材料 未进行必要的市场调研或比质比价手续 询比价管理常见问题 未进行比价 第二部分 合同签订前常见问题与对策 六安海螺2011年5月与六安绿宇果树花卉研究中心签订的绿化合同 3份比价单 原件 均来自绿宇公司 涉及金额5 03万元 目前已支付4 03万元 余1万元质保金尚未支付 询比价管理常见问题 比价单来自同一个单位 询比价管理风险 未拆分采购购 第二部分 合同签订前常见问题与对策 节约2020元 第二部分 合同签订前常见问题与对策 建阳海螺物资采购合同比价不规范 比价单格式不统一 未注明价格是否含税 部分未形成比质比价汇总表 履行评审会签手续 个别合同比价单未盖章 不能作为比价依据 询比价管理常见问题 比价单要素不齐全 第二部分 合同签订前常见问题与对策 合同经办人员日常要提高工作责任心 规范比质比价程序 加强对比价材料的审核力度 确保报价单规范有效 要素齐全 以公司内控建设为抓手 建立健全公司比价机制 真正发挥公司比价采购的意义 各公司要严格执行供应部下发的 物资采购招投标管理办法 关于规范钢材采购通知 等各类比价招标制度流程 确保招议标过程公开 公平 公正 招标比价管理常见问题 对策 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同签订过程 内控指引要求 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第10条 企业应当根据确定的供应商 采购方式 采购价格等情况拟订采购合同 准确描述合同条款 明确双方权利 义务和违约责任 按照规定权限签订采购合同 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同文本拟定常见问题 合同条款拟定不严谨 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 临湘海螺合同签订不严谨 1 2011年5月份与石化集团巴陵石化分公司签订粉煤灰合同 有效期为2011年5月1日至2012年4月30日 洽谈时间为2010年3月2日 且合同中签订的总金额大写为150万元 小写总金额为15万元 2 采购消防器材同一时期签订两份合同 LXZH11011和026 有效期重叠 且同一物资价格均不一致 3 同一合同中同一物资两种价格 LXZH026 合同中5KG二氧化碳灭火器价格为1900元 瓶 实际为24kg规格 审核时未发现 合同文本拟定常见问题 对策 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同经办部门要严格根据招标比价或谈判结果拟定合同文本 重大合同或关系复杂的法律条款应当与集团法律事务室等专业部门沟通交流 确保合同条款完整严谨 合同文本评审常见问题 评审内容与合同条款不一致 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 股份公司与江西海峰重型汽车配件有限公司签订的矿车配件合同 合同评审表中为 卖方在接到买方有效订单后15天内发货至买方指定地点 而合同文本则规定 卖方在接到买方有效订单后30天内发货至买方指定地点 合同文本评审常见问题 合同评审把关不严 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 南京海螺合同审核把关不严 部分条款约定不严肃 如 NJHLGYFC11017合同约定条款相互抵触 条款第二条约定运费为19元 吨 但第四条同时又约定运输费用由卖方承担 该合同对SO3约定37 SO3 43 对低于37 SO3部分有约定扣款的条款 但对于SO3 43 的部分 未约定扣款条件 2011年9月20日与来安县金顺运输有限公司签订全椒海螺熟料运输合同 合同会签单描述为 拟选择该单位作为2012年全椒熟料运输单位 实际与该公司签订的期间为2011年9月20日至2011年12月31日 合同文本评审常见问题 对策 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同审核人员加强对法律 法规的学习 提高合同管理综合水平 重点对合同文本的合法性 经济性 可行性 严肃性进行重点审核 合同审核人员对合同审核中发现的问题加以记录 督促合同经办人员及时整改 合同经办人员应根据合同评审改进意见对合同进行修订 建立合同会审制度 对涉及品质 法律等专业条款 应组织品质 法律以及相关部门进行审核 合同签订常见问题 合同文本与报价单不一致 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 股份公司与内蒙古北方重型汽车股份有限公司 浙江方舟工程机械设备有限公司签订的工矿配件合同 两公司报价单上都明确约定 该批配件运费及相关保险费用由卖方承担 但合同文本中却都约定 配件运费及相关保险费由买方承担 合同签订常见问题 合同签订与事实不符 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 热电阻 热电偶一般实际寿命在一个月左右 但部分公司合同约定质保期为一年 与事实不相符 合同签订常见问题 合同条款约定不严谨 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 宁国厂个别合同条款签订不严谨 如11年6月与宁国市辉强矿渣有限公司签订的球状磷石膏合同 合同没有对成球率进行约定 合同签订常见问题 价格高出股份公司指导价 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 太仓海螺合同定价不规范 7月份签订的上海上电9只型号BAM6 6 100 1电容器单价为2100元 高出电气自动化部的指导价1065元 12月份同型号采购17只单价2000元 高出指导价965元 采购理由是原厂产品 未与电气自动化部沟通形成报批手续 合同签订常见问题 合同内容描述不清楚 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 湛江海螺合同条款存在歧义 结算过程控制不严 如2010年12月27日与高州市畅通建材购销部签订了转炉渣买卖合同 约定水份指标 5 若水份 5 则超出部份折合成相应货物重量 从结算吨位中扣除 但在合同条款中没有明确水份指标 5 是单批次还是月度加权平均 5 当单批次水份指标超出5 时 在合同条款中没有明确结算方式 结算过程中也未从严考核或及时签订补充协议进行明确 而是按照全月加权平均进行考核结算 导致较按单批次结算多付货款 且存在供应商对部分批次货物掺水造成质量异常波动的风险 不利于公司对进厂材料的质量控制 合同签订常见问题 违约责任描述不具体 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 石门海螺合同条款不严谨 对劳务队管理约束不强 在支付劳务队装卸费时没有包装袋破损率超标的处罚 在合同中也没有要求对破损率超标的处罚措施 不利于劳务队装车的管理 合同签订常见问题 对策 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同经办部门要提高工作责任心 完善各类合同条款 提高合同签订质量 规避合同签订风险 归纳总结合同签订过程中存在的问题 杜绝类似问题多次发生 合同用印常见问题 公司名称与合同印章不一致 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同中甲方主体名称与合同印章不符 与上海三菱电梯有限公司签订的HCSB10002和HCSB10003号海创A座电梯买卖与安装合同 甲方全称 安徽海螺创业投资有限责任公司 写为 安徽海螺创业有限责任公司 与南京帆软软件有限公司签订的JZH10004号科研中心数据服务软件购置合同 甲方 安徽海螺集团有限责任公司 写为 安徽海螺水泥股份有限公司 与安徽江南化工股份有限公司签订的炸药买卖合同 甲方 安徽海螺水泥股份有限公司 写为 安徽池州海螺股份有限公司 合同用印常见问题 对方委托代理人未签字 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 礼泉海螺8 9月份陕西海智矿业和泾阳县融达公司供应的15184 86吨砂岩 由于供货商以原合同签订人没有授权委托为由 要求对该合同碱含量指标进行修改 将废品界定标准由1 3 改为1 5 至今该笔货款尚未结算 合同用印常见问题 会签审批合同与用印合同不一致 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 合同签订过程常见问题 对策 第三部分 合同签订过程常见问题与对策 严格按照合同印章管理办法审核用印 企业法定代表人或由其授权的代理人签署后方可用印 采取恰当措施 防止已签署的合同被篡改 如加盖合同骑缝章 用印前对照会签合同认真审查用印合同 确保用印合同与会签审批合同一致 第四部分 合同执行过程常见问题与对策 第四部分 合同执行过程常见问题与对策 验收管理 内控指引要求 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第11条 企业应当建立严格的采购验收制度 确定检验方式 由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种 规格 数量 质量等相关内容进行验收 出具验收证明 验收管理常见问题 未按照合同约定型号验收 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 济宁海螺物资验收没有认真核对规格型号 如10月10日入库从泗水明升泗海商贸公司购入8 8级M24 80螺栓 与合同清单中标明的型号为8 8级M24 85不符 验收管理常见问题 未按照制度约定验收 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 千阳海螺在安徽中天电缆有限公司采购的1 24万元热电偶 仅对成分进行了检测 没有按照股份公司 关于热电偶的验收标准 对重量进行检测 付款依据不充分 验收管理常见问题 对策 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 过磅 数量验收 检测报告 质量验收 合同条款 其他验收 结算管理 内控指引要求 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第13条 企业应当加强采购付款的管理 完善付款流程 明确付款审核人的责任和权力 严格审核采购预算 合同 相关单据凭证 审批程序等相关内容 审核无误后按照合同规定及时办理付款 结算管理常见问题 履约保证金收取不及时 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 北流海螺合同履约保证金未缴纳 如与高州市分界镇合源建材经营部签订的脱硫石膏合同 BLCL11118 合同约定缴纳5万元的履约保证金 但至检查日仍未缴纳 结算管理常见问题 多付款 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 台州海螺石灰石结算金额错误 多付石灰石款2476 70元 如9月份结算8月份繁昌县庆程建材贸易有限公司石灰石款时 水份未按照合同标准扣除 造成2 水份未扣除 合计吨位104 37吨 结算管理常见问题 付款审批会签单填写错误 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 海门海螺合同付款审批会签单出示不严肃 如 公司付姜堰市立新液压设备厂设备款 合同金额3 6万元 会签单上合同错写万36万元 财务按实际付款 另质保金付款累计金额也有误 生技处没有和财务帐核对 结算管理常见问题 预付款清理不及时 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 太仓海螺8月份与宁波天安 集团 股份有限公司电器配件一批 合同号TCYGBHT1118 当月按合同预付95 货款36318 5元 合同约定一个月到货并开具发票 截止年终检查日尚未收取发票办理验收手续 结算管理常见问题 直接结算未签订合同 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 临湘海螺部分业务结算时未签订合同 电脑购置未签订合同 且发票货物名称与实物不一致 从岳阳市开元电脑有限公司采购的电脑 传真机 打印机未签订合同 发票货物名称开具为电脑一批 发票未附明细清单 2011年6月11日由生产处经办的发生绿化费用7950元 无比质比价 未签订合同 结算管理常见问题 结算依据不充分 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 壮乡海螺大宗材料结算未附每批次大宗材料原始化验单 原始化验报告单仅保留在供应 质控处 11月37 凭证 应扣文山州火炬燃煤贸易有限公司结算款1939 76元 但扣款函件中供应商仅签字确认 并未加盖单位公章 结算管理常见问题 未按照合同约定进行结算 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 枞阳海螺公司未对达不到合同约定期限的耐磨件进行扣款处理 如ZYBJJ1005号合同在河北坤腾公司购买四号煤磨磨盘瓦一套 金额16 47万元 合同约定使用期限不低于12418小时 通过查看枞阳海螺耐磨件更换台账 该套磨盘瓦实际仅使用6574小时 按照合同应扣河北坤腾公司7 75万元 但公司并未履行扣款手续 合同结算管理常见问题 对策 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 财务部门应当在审核合同条款后办理结算业务 判断采购款项是否确实应予支付 严格按照合同规定付款 并合理选择付款方式 财务处 供应处每季度做好供应商对账工作 加大长期暂估未结算物资的清理力度 加强预付款管理 定期进行追踪核查 物资采购部门应当严格按照合同条款及验收结果办理付款手续 票据传递管理 内控指引 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 第13条 企业在付款过程中 应当严格审查采购发票的真实性 合法性和有效性 票据传递常见问题 开票单价高于合同单价 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 票据传递常见问题 供应商开票滞后 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 庐山海螺长期预付账款未清理 如2011年9月30日支付的江苏大全长江电器股份有限公司中压柜维修费用1830元 2009年至2010年期间预付九江市庐山区城建建筑工程有限公司17 6万元技改工程预付款长期未清理 票据传递常见问题 进口增值税发票未抵扣 第四部分 合同履行过程常见问题与对策 千阳海螺 礼泉海螺两公司自09年12月份 10年6月份取得的所有进口增值税专