保险股份有限公司印章管理和使用规定.doc

*保险股份有限公司印章管理和使用规定为加强对公司印章的管理、规范公司印章的使用，按照安全、保密、效率的原则，特制定本规定。第一章印章的管理一、印章的规格、式样和名称（一）总公司、各分公司、各子公司、各中心支公司、各部门的印章（专用印章除外）一律为圆形。（二）总公司的印章，直径四点二厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司名称，即*保险股份有限公司，自左而右环行。（三）各子公司的印章，直径四点二厘米，中央刊五角星，五角星外刊子公司名称，自左而右环行。（四）各分公司、各中心支公司的印章，直径四厘米，中央刊五角星，五角星外刊分公司名称，即*保险股份有限公司55分公司（或55中心支公司），自左而右环行。（五）各支公司、各营销服务部的印章，直径三点八厘米，中央刊五角星，五角星外刊*保险股份有限公司55支公司（或55营销服务部），自左而右环行。（六）总公司各部门的印章，直径四厘米，中央刊五角星，五角星外刊*保险股份有限公司，自左而右环行。五角星下方刊各部门名称，自左而右横行。（七）分公司各部门的印章，直径三点八厘米，中央刊五角星，五角星外刊*保险股份有限公司55分公司，自左而右环行。五角星下方刊各部门名称，自左而右横行。（八）子公司各部门的印章，直径四厘米，中央刊五角星，五角星外刊子公司名称，自左而右环行。五角星下方刊各部门名称，自左而右横行。二、印章的字体和质料（一）印章的印文，一律使用国务院规定的宋体字和国务院公布实行的简化字。（二）印章质料，由总公司、各子公司、各分公司办公室自定。三、印章的刻制公司所有印章的刻制、领取要履行严格的报批、备案手续。（一）刻制印章由总公司、各分公司和各子公司办公室负责。刻制印章必须到所在地公安局指定的刻字社刻制，并在所在地公安局备案，否则视为伪造。对伪造和使用伪造的公司各类印章者，追究其法律责任。（二）刻制总公司的各类印章，须有公司下发的红头文件或主管领导签字的相关文件方可刻制。颁发印章时有关人员需认真填写颁发印章登记表，注明颁发人、接收人、启用时间等，以存档备查。颁发人为董事长或主管相关业务的管理委员会成员，接收人为各部门负责人。（三）刻制各分公司、各子公司印章，须经总公司批准，由总公司办公室提供公司营业执照副本复印件、介绍信等文件材料，由分公司、子公司办公室有关人员在当地公安局办理有关备案手续。分公司、子公司的印章依照规定正式启用前，分公司、子公司办公室要做好备案登记手续（含印章章样），并以呈批件形式报总公司办公室备案。（四）刻制分公司、子公司各部门的印章，须向分公司、子公司总经理室提出申请，经总经理室批准后，由分公司、子公司办公室按规定办理。分公司、子公司各级部门的印章依照规定正式启用时，子公司、分公司办公室要做好备案登记手续（含印章章样）。分公司各部门印章一律上交分公司办公室，由分公司办公室统一集中管理。（五）刻制中心支公司、支公司、营销服务部印章须有总公司人力资源部下发的机构成立批复文件，向分公司总经理室提出申请，经总经理室批准后，由分公司办公室按规定办理。中心支公司、支公司、营销服务部的印章依照规定正式启用时，分公司办公室要做好备案登记手续（含印章章样）。中心支公司公章一律上交分公司办公室，由分公司办公室统一集中管理。各支公司、各营销服务部原则上不准许刻制公章。当地工商局要求必须要有公章才能办理营业执照的营销服务部，公章须由分公司办公室统一管理。（六）中心支公司各部门不准许刻制部门章，已刻制的印章交由分公司办公室作统一回收封存处理。四、印章的保管及使用各类印章视其用途设专人负责和保管，使用时应严格履行审批、登记手续。（一）公司各类印章必须专人掌管。.总公司印章、合同专用印章、办公室印章由办公室负责人掌管。.党委、工会章由党委工会负责人掌管。.各部门印章由各部门负责人掌管。.各分（中心支）公司印章、分公司各部门印章由各分公司总经理或主管相关业务的总经理室成员掌管。（二）公司各类印章的掌管人，应指定专人办理该印章的用印事宜。1.各分支机构可指定两位工作认真、责任心强的正式员工作为第一、第二印章保管人，负责印章的日常管理工作。2.在第一保管人外出或休假时，必须将印章移交给第二保管人保管，第二保管人不得与第一保管人同时外出。印章不得交给两位保管人以外的任何人保管。3. 如印章保管人工作调动或离职，必须上交所保管的全部印章，并由印章掌管人指定新的保管人员，原保管人和新保管人必须办理交接登记手续。4. 如印章掌管人工作调动或离职，由上级领导指定新的管理负责人，原掌管人和新负责人必须办理交接登记手续，并由掌管该印章的部门报办公室备案。5. 印章保管人要严格执行用印规定。各类印章，每日下班后须锁入保险柜中。任何人不得违反规定用印，否则将追究其行政或法律责任。（三）印章的使用.总公司印章使用流程：须经办人填写OA事务申请印章审批流程。一级分类办公室；二级分类印章；三级分类根据实际需要，选择相应使用流程。. 对于公司公章的用印，须经申请部门分管总审批签字。公司印章的使用范围限于以总公司名义向主管部门呈报的文件、对内对外的各种发文、委托授权书、协议书、各种财、税务报告（表）、精算报告（表）、险种备案表等。3对于公司合同章的用印，除了申请部门分管总、法律部审核签字外，还须有董事长审批签字，或董事长签署的授权文件、呈批件、谈判纪录等相关备案文件。在合同原件上，需要部门负责人以上领导签字，方可用印。公司合同章的使用范围仅限于以公司名义签定的各种正式合同。4对于公司法人章的用印，须经申请部门分管总及董事长审批签字，方可用印。5.使用办公室印章须经办公室负责人批准，使用范围限于办理公司各种行政事务。6.使用各部门印章须经各部门负责人审批签字，各部门应认真履行登记手续。使用范围限于本部门一般性业务往来、洽谈、通信联络等事宜。7.使用党委印章需经党委书记或党委办公室负责人批准。8.使用工会印章需经工会主席或党委办公室负责人批准。9.领导手签章视为领导私章管理，使用须由各位领导本人同意方可用印。10.使用子公司、分公司、中心支公司印章须经分公司总经理或总经理室成员批准，并认真履行登记手续。使用范围限于以子公司、分公司、中心支公司名义向上级单位呈报的文件，对内对外的各种发文、协议书、财务报告（表）、统计报告（表）等。11.使用分公司各部门的印章，须经分公司总经理室主管领导或部门负责人批准，并认真履行登记手续，使用范围限于本部门一般性业务往来、洽谈、通信联络等事宜。12.中心支公司、支公司、营销服务部申请使用印章时，须经分公司办公室相关人员办理相关用印手续，经分公司总经理室主管领导签字确认后，方可办理。13.各类印章原则上仅限在公司内部使用，确实需要外出用印时，应由申请部门负责人及印章掌管人审批后，由申请部门委派员工陪同印章保管人携带印章外出用印。14.对非法使用印章的，视情节给予行政处分直至追究法律责任。15. 在OA系统中使用的公司“图形扫描印章”，仅限于公司内部发文，不能用于合同等其它类文件。 “图形扫描印章”的管理等同于实物印章管理，应由专人负责保管并严格执行用印规定。任何人不得违反规定用印，否则将追究其相关责任人的行政或法律责任。五、印章的封存及遗失管理1.各级部门的印章，如因机构变动或名称变化停止使用时，应当及时将原印章交回所在公司办公室封存管理。2. 新筹子公司、分公司中心支公司开业后，筹备期的各类用章即停止使用。由子公司、分公司办公室集中封存管理。3.如印章发生遗失，印章保管人员必须立即报告上级主管部门及领导，并及时向公安机关报告、登报声明作废。4.印章损坏或遗失须申请补刻，流程同新章刻制流程。第二章附则一、本规定适用于总公司、各分公司、各子公司、各中心支公司，各支公司、各营销服务部以及各下设部门。各分公司、各子公司须按照总公司印章管理规定，制定本公司的印