会计电算化理论4-5章知识概要.doc

第四章 账务与报表处理系统（30%-35%） （此章内容是实操考试的重点，理论部分也结合着实操过程理解、记忆）“总账系统”“账务系统”“账务处理系统”“计算机账务处理系统”“计算机账务系统”其实都是指同一个系统。一、账务处理系统的基本功能与操作流程1、账务处理系统相关概述账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统，其数据是历史的、能以货币计量的数据。 账务处理系统的基本任务：力求实现会计循环的自动化；实现会计信息的多元分类；实现数据的高度共享主要特点（请查看教材），其中注意以下几个地方：（1）在整个会计循环中，账务处理系统对会计人员的技术要求，只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。（2）记账凭证是数据处理的起点（3）部分凭证可以有机器自动生成（即实现自动转账）：账务系统内部对于待摊、预提、摊销、期间损益和汇兑损益结转等每月固定的转账凭证都可由机器自动生成。应收、应付、工资、固定资产、成本、存货等业务核算系统都可以自动生成记账凭证并传递给账务处理系统。由电子商务产生的电子凭证也可以自动转换成记账凭证，并传递给账务处理系统。（4）手工会计规定的划线更正法在计算机上难以做到，记账一般只能按一种固定的程序进行处理。2、账务处理系统的基本功能（建议结合实操大概记住）：（1）系统设置：建立账套、设计会计科目、设置辅助核算项目、设置凭证类别、录入余额、建立常用摘要、设置货币、人员管理；（2）凭证处理：凭证录入、凭证查询、凭证修改、凭证删除、凭证汇总、凭证审核、凭证记账；（3）出纳管理：支票管理、现金日报表、日记账、银行对账（4）辅助核算：往来管理、部门管理、项目管理（5）期末处理：转账、结账（6）账表管理：总分类账、明细分类账、日记账、科目余额表、现金流量表（7）系统维护：账套选项、操作授权、密码维护、科目维护、数据备份与恢复3、账务处理系统的操作流程（教材55页图4-2） 日常最基本的业务是凭证处理，其流程： 填制凭证凭证审核凭证记账 账务处理系统允许本期结账前输入下一期间的记账凭证，但在本期结账之前不可以审核与记账。4、账务处理系统与其他系统的关系画图表示二、账务处理系统的初始设置（也称初始化）初始设置包括：建立和设置账套、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置货币与汇率、录入初始数据、用户管理及其他设置等。1、理解账套的概念（教材55页）2、账套基本信息包括哪些？（教材55页）包括：账套代码（三位数字，唯一的）、所属行业、记账本位币、科目编码规则、会计分期注意： 每个会计账套都必须制定一种货币为记账本位币。 不同账套的科目编码规则可以不同，这就需要我们根据实际情况进行设置。 在设置科目编码时，一级科目用财政部规定的代码体系，二级以下各级科目可由企业单位根据实际需要及软件本身的限制进行设置。 科目代码结构一经设定，在账套正式启用之后即不允许修改，所以代码机构必须慎重决定。3、系统参数设置包括哪些？（教材57页，了解）4、设置会计科目 （1）会计科目的内容包括哪些？（教材58-59页8点，稍微了解）注意： 助记码用于帮助记忆会计科目，可以设置也可以不设置。 科目名称一般用汉字或英文字符表示，系统只在输出时使用。 结合基础会计的内容理解和掌握下述两个公式:借方余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额贷方余额=期初余额-本期借方发生额+本期贷方发生额 如果在账务处理系统中处理现金流量表，则现金流量科目的设置是不可缺少的。 5、设置辅助核算项目（仔细阅读59页最后一段） 注意：辅助核算一般通过核算项目（往来单位、部门、职员）来实现。 核算项目于科目是多对多的关系，而明细科目与其上级科目只能是多对一的关系。 6、设置货币与汇率 用户应选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率。 7、录入初始数据（期初余额） 看习题册P76-77页【注意】部分 期初余额录入中，用户一般只需要输入最末级明细科目的数据。 初始数据的正确性检验： 在系统正式启用之后，初始数据（如年初余额）将不允许修改。 试算平衡的两个公式：（理解） 资产=负债+所有者权益 总账科目的借方余额与发生额=下属明细科目的借方余额与发生额 总账科目的贷方余额与发生额=下属明细科目的贷方余额与发生额 8、用户管理 （1）用户管理的功能包括：设置操作员、为操作员分配权限和设置于更改密码等 （2）设置操作员必须而且只能由担任系统管理员的电算主管进行，一般操作员无权也无法进行更改。 （3）电算主管在设置操作员一般没有为其设置密码，而且其后也无权设置活力更改操作员的密码。（此处理论是实际操作不同，请注意。） 9、其他设置除上述设置外，一般还需设置编码方案、结算方式、账簿格式、凭证类型、常用摘要等。凭证类别，即俗称“凭证字”（收，付，转）三、账务系统的日常处理 账务处理是以证账表为核心对企业财务信息进行加工的一个系统，它的日常处理主要是凭证处理。 凭证处理的功能包括：填制凭证、查询凭证、修改凭证、审核凭证、打印凭证、汇总凭证、导入导出、凭证记账等。（熟悉） 主要流程：输入审核记账（三环节，环环相扣） 凭证未经审核其信息不能进入正式账簿文件（即未审核不能记账），而记账后即不允许修改，有错误只能采取补充凭证或红字冲销凭证进行更正。（重点） 1、记账凭证的形成方式（来源）：（1） 手工填制的记账凭证（2） 由原始凭证自动生成的记账凭证（3） 内部转账凭证（用户对这些转账凭证可以进行审核和记账处理，但无权修改和删除）（4） 外部系统生成的凭证（指账务系统以外的应收、应付、固定资产管理等系统，用户对这些转账凭证凭证可以进行审核和记账处理，但无权修改和删除） 2、凭证的输入（填制凭证）： 注意：每行的摘要可以相同，也可不相同，但不能为空。 借贷金额必须手工直接输入，且金额不能为零，红字金额以负数输入。 当凭证中有现金流量科目时，操作员必须确定相应的现金流量项目与金额。 为了确保输入数据的正确性，会计软件一般对输入数据进行自动检验。 3、凭证的查询4、凭证的审核 （1）凭证一般是逐一审核，也可以成批审核。（2）对审核的控制：（注意） 拒绝录入人员审核自己录入的凭证； 不允许审核人员修改凭证的内容； 凭证一经审核就不能再修改或删除，若要修改或删除必须先取消审核签名才能进行；（即已经审核的凭证不能直接修改） 取消审核签名只能由审核人自己进行； 作废的凭证不能被审核。5、凭证的记账 凭证的记账又称为登账或过账，主要是将已审核凭证的信息更新各种总账文件。注意：考虑到企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。6、凭证的其他处理： 凭证处理除上述基本功能外，还包括：凭证冲销、引入（主要指账套之间的引入）、引出（将凭证数据转换为其他软件系统的文件格式，以实现数据共享）等（了解）四、账务系统的其他处理1、出纳处理 计算机出纳管理主要包括哪些？（基本知道有哪些就行）凭证签字、支票管理、银行对账、输出日记账和资金日报表等。 注意：（1）支票管理是通过支票登记簿进行的。两种情况会进行：一时领用支票时，二是填制涉及支票报销的记账凭证。（2）银行对账的功能包括：银行对账初始化、输入银行对账单（企业每月必须将银行传来的对账单输入对账单文件）、自动对账、手工对账以及编制银行存款余额调节表。 其中，手工对账是自动对账的补充，只有自动对账和手工对账结合执行才能保证对账的彻底。2、辅助核算 辅助核算的步骤包括：初始化、日常处理和输出（查询输出和打印输出）三个阶段。（了解） 其中，初始设置一般在系统正式启用之后则不能再使用。 辅助核算信息的记账处理都是自动过程，无需任何人工处理。五、账务系统的期末处理会计期末一般要进行期末结转和结账处理。1、 期末结转（会计核算的一项必不可少的业务）：自动转账的实现方式：（1）“向导”式转账；（2）由用户自定义转账2、期末结账 软件系统必须提供在会计期末进行结账的功能，以使会计资料完整、正确。 结账流程：（开始核对报告执行结账）（1）开始结账（2）核对账簿：核对总账与明细账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与部门账、总账与项目账之间是否一致。（3）月度工作报告（4）执行结账 注意：结账要在本期所有会计业务全部处理完毕之后才能进行。 结账一般由会计主管和操作人员共同确认和执行。 结账后才能输出已结账期间的正式会计报表、总账和明细账。六账务系统的账簿管理（主要是账簿输出） 账簿输出的方式：屏幕显示、打印、生成磁盘文件，其中，显示和打印输出均以查询为基础。 1、日记账：按时间先后顺序逐笔登记全部经济业务的账簿 2、明细分类账： 明细账的四种格式：普通三栏式、多栏式、复币式和数量金额式；多栏式明细账必须由用户根据需要自行设置，其他三种的格式是完全固定的。七、账务系统的系统维护账务系统维护主要包括：账套选项的维护、会计科目的维护、账套备份与恢复1、账套选项即账务系统参数，其中部分选项在系统正式启用之后是可以更改的，除了账套号和会计年度。2、会计科目的维护：增加、修改、删除科目 只能为非末级明细科目增加新的明细科目，不能为末级明细科目增加明细科目。由于科目的修改所造成的影响不只限于科目本身，所以，修改必须受到限制，如科目代码是不能修改的，所定义辅助核算一般也不应该改变。会计软件提供了删除无用会计科目的功能。但是，删除要受到控制，如年内有发生额或余额不为零的科目不能删除，上级科目不能删除等。3、账套备份与恢复 用户应定期对账套进行备份，账务系统一般在结账时提供进行备份，在年结时强制进行备份。备份文件应一式两份，妥善保管，其中一份应存放在移动磁盘上，以防机器损坏或硬盘备份数据受破坏时使用。恢复（数据受到破坏时）是一种倒退，恢复后的账套就如备份前的账套一样，可以进行日常处理。八、报表编制与报表系统（基本了解）1、报表的三个基本部分：表头、表体、表尾2、单元是报表表体的基本元素，每一个单元有自己的地址，内容和格式（报表单元具有唯一性） 单元内容可以是数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式。 在报表系统中，不同单元，其格式可以是多种多样的。3、报表的编制方式：（1）预置报表（固定报表格式和数据）：科目余额表、科目汇总表、试算平衡表、资金日报表，以及一些辅助核算输出的一些业务报表或分析表。（2）自定义报表（用户定义生成）：资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表等对外报表。4、报表系统的主要功能：文件管理、报表定义、数据处理、合并报表及报表输出等。5、报表处理的操作流程：（了解） 设计报表定义框架定义数据修饰单元设置打印参数保存报表6、报表的两种状态（分清哪种状态进行哪些处理） （1）格式状态：定义计算公式、修改报表定义等（看到公式和格式、看不到变动单元的具体数据） （2）数据状态：追加表页、报表重算（看不到单元公式、不能修改报表的定义，但可以看到一整完整的报表，包括框架和数据）7、报表数据8、报表的查询与输出：报表输出主要包括：报表的显示打印、打印预览、页面设置等 第五章 会计软件的其他核算系统（5%）1、 应收款管理系统（一）应收款系统的基本功能和操作流程 1.应收款管理系统的基本功能应收款系统的主要处理对象是销售发票、应收单和收款单。应收款管理系统的基本功能包括初始设置、单据处理、转账处理、坏账处理、凭证处理、统计分析和账表输出。2. 应收款管理系统的操作流程：（1） 发生销售业务时，填写相应单据，录入基本信息（2） 收回销售货款时，填写相应应收款单（3） 如需财务凭证，可通过凭证处理功能生成相应凭证（2） 应收款系统的参数设置1. 设置系统参数：企业基本信息、账套参数以及规则选项2. 基础设置：（1）设置会计科目；（2）设置结算方式；（3）设置凭证模板；（4）设置账龄区间；（5）折扣条件；（6）坏账计提比例；（7）单据模板设置；（8）分类体系设置3. 档案设置：客户档案、商品档案、职员档案等4. 初始数据输入期初数据包括：应收款、应收票据、期初坏账等账户的期初余额输入（3） 应收款系统的日常处理1. 销售发票与应收单的输入与处理2. 结算处理：企业收到对方单位的款项要开出收款单，而多收或退货则要开退款单。2、 应付款管理系统应付款管理系统处理的主要票据：采购发票、应付单、付款单、退款单和应付票据（1） 应付款系统的目标1. 正确选择结算方式与结算时间，跟踪应付账款的到期期限，争取合理折扣2. 及时核算企业应付账款与预付账款，反映和监督采购资金支出与应付情况3. 及时提供债务总额和现金需要量，为采购管理提供决策支持（2） 应付款系统的基本功能初始设置、单据处理、转账处理、凭证处理、期末处理、统计分析和账表输出（3） 应付款系统的操作流程：1. 日常输入各单据，以及审核记账处理2. 对单据进行转账、核销、制单以及其他业务处理3. 期末执行结账处理4. 需要查询、打印输出的各报表3、 工资管理系统（1） 基本功能与操作流程1. 工资核算及管理的内容：工资的计算、工资的发放以及工资的分配2. 工资系统的基本功能