公司内部行文标准格式规定.doc

*饮料有限公司 *饮料有限公司公司内部行文标准格式规定 文件编号：*/GD/XZ2/02A 目 录1.目的2.适用范围3.文件审批流程4.文件格式5.页眉、页脚6.文本的规范7.表单格式8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式9.附件：1.目的为进一步规范公司对内、对外发布的各类文书，使各类文书格式统一、内容规范，现对公司各类文件行文的具体要求定此规定。2.适用范围本规定适用于*饮料有限公司所有部门起草的所有体系文件及相关记录。3.文件审批流程所有部门文件需提交质量部评审，评审完毕由各部门负责人签字确认，然后上交总经理签字审批，审批后的文件下发给各部门，由各部门负责人组织员工进行学习。4.文件格式4.1文件必须包含：目的、适用范围、工作内容、附件（需要时：支撑该文件内容的规则、方法、模版）、相关文件（需要时：该文件中需引用的文件，不要编号）、相关记录（需要时：该文件产生的记录名称，不要编号）、适用岗位、制定依据（需要时：该文件制定的依据）4.2版面规格行文时，要首先进行页面设置，页边距上下均为2.54cm，左右均为3.18cm，4.3封面格式4.3.1公司名称格式为宋体二号字，距离页眉位置小四字号三格回车键；4.3.2文件标题格式为黑体小初用加粗字体，距离公司名称位置小四字号八格回车键；4.3.3文件编号格式为宋体小三，距离文件标题小四字号一格回车键，文件编号构成：文件类型第几版文件年度文件编号部门公司名缩写*/XZ/GD/12015-14.3.4编制格式为宋体小四，首行缩进6字符，2倍行距，字间两格空格键，距离文件编号小四字号六格回车键4.4正文正文内容宋体小四，首行缩进2字符，1.5倍行距5.页眉、页脚5.1页眉字号为宋体小五，距离顶端距离1.8cm5.2页脚距离底端距离1.8cm,页码居中宋体13号字6.文本的规范6.1文件中序列号的使用第1/2/3后面应该用实心圆点“.”，用顿号或逗号都是不规范的；6.2年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如二一五年，中间的零应该用圆，在电脑“插入”栏里特殊符号或几何图形里选择。7.表单格式8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式8.1行文时，首先要进行便签填写，属于什么公文就在此公文前打“”；8.2按照便签格式填写所发文件部门、发出文件部门及日期；8.3正文按照便签格式填写，简明扼要的写出所写文件的内容；8.4文号采用宋体四号，标题采用宋体二号，正文采用宋体三号，首行缩进2字符，1.5倍行距；8.5内部业务便签正文采用宋体小四号字体。9.附件：9.1附件1：文件及部门编号说明9.2附件2：红头文件模板9.3附件3：红头会议纪要模板9.4附件4：内部业务便签9.5附件5：制度、规定等内部文件模板附件1：部门名称部门代码文件类型代码说明总 经 办XZZD-制度GD-规定ZDS-指导书GC-规程JL-记录生产运营部SC质 量 部ZL财 务 部CW供应物流部GY新增部门以总经办通知增加为准。附件2：红头文件模板 *饮料有限公司文件*字 2015 XXX 号 关于XXXXXXXX的报告各部门：特此报告。 二O一五年 月 日附件3：会议纪要模板*饮料有限公司文件*字 2015 XXX 号关于XXXXXXXXX会议纪要参会人员：会议地点：召开时间：会议主持：会议内容： 二O一五年 月 日附件4：内部业务便签*饮料有限公司内部业务便签指示、通报、批复 请示、报告、接洽 给（TO）:XX部 (黑体 五号)日期：（DATE） 2015年 月 日由（FROM）： XX部发出请回复（REPLY）请存档（FILE）标题（SUBJECT）：关于 的通报（通知） 内容（MESSAGE） 内部业务便签正文采用宋体小四号字体，首行缩进2字符，1.5倍行距； 起 草 审 核 审 批 抄报：/单位： XX部2015年 月 日抄送：/ 附件5 ：内部文件模板*饮料有限公司X