022年营销部市场费用管理办法2013-022.doc

营销部市场费用管理办法文件编号：Q/SHF-GCW-022-2013 版本/修订状态：A/0山东惠发食品股份有限公司 发布2013-05-01实施2013-04-30发布 营销部市场费用管理办法受控状态：发放编号：编 制：财务部审 核：批 准：Q/SHF-GCW-022-2013Q/SHF山东惠发食品股份有限公司企业标准9营销部市场费用管理办法1、目的为提高市场业务操作的灵活性，调动业务人员的积极性，提高工作效率，有效控制营销费用的使用，降低费用支出，制定本办法。2、适用范围2.1 本办法适用于营销部所有市场销售人员；2.2 本办法的费用是指：差旅费（交通费、生活补助、住宿补助）、业务招待费、通讯费、办公邮寄费、会议费（展会费）、样品费、形象建设费（门头形象、广告牌位）。3、职责3.1 品牌事业部3.1.1 立足公司利益，对部门的各项开支需求进行合理有效的控制，避免不必要的开支；3.1.2 对事业部的人员配置、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制费用；3.1.3 对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审核，确保所报各项费用符合本制度规定； 3.1.4 有权按照区域月度销售额的实际完成情况增减各大区的费用指标；3.1.5 对部门员工常驻工作地信息的合理性、真实性进行监督管理。3.2 行政中心3.2.1 负责市场业务人员职务文件的下发；3.2.2 市场业务人员考勤的记录及生活补助的审核；3.3 运营中心3.3.1 负责各区域预算内费用使用额度初审；3.3.2 负责费用票据的审核和销售费用台账的登记；3.3.3 负责对各区域费用预算执行情况的监控、分析，提示各区域时纠正偏差。3.4 事业群3.4.1 大区经理负责按月提报“月度费用授权申请表”、“区域月度工作计划表”（月度工作计划要分解到日）；3.4.2 大区经理负责按月提报“月度市场巡回表“、“月度行程及差旅费明细表”；3.4.3 各业务人员负责正确填写费用报销单据，确保费用的真实性，如实申报本人所发生的费用及相关补助，严禁私费公报；3.4.4 大区经理为本区域费用合理性、真实性的第一负责人。4、工作流程4.1 管理原则4.1.1 提高预算意识，加强预算管理，坚持按批准的费用预算控制支出，实施费用封顶包干，月度费用按实际销售额分解。不得任意扩大开支范围和提高费用开支标准； 4.1.2 加强事前控制，严格审批手续，预算外费用开支前需经事业部经理审核、总经理签批，凡不符合规定的一律不予批准，严格执行审批权限及程序。 4.1.3 厉行勤俭节约，挖掘节约费用潜力，从点滴做起，人人讲节约，本着少花钱多办事，不花钱也办事的原则，达到节流增效的目的。4.1.4 销售费用执行月度预算，季度决算的考核原则，执行以事业群为单位核销的原则。4.2 管理规定4.2.1 费用使用流程4.2.1.1 每月25日大区经理提报下月“费用授权申请表”和“出差计划表”给费用控制专员；4.2.1.2 费用控制专员根据各事业群的年度费用预算初审后，报各事业部经理审批，年度预算内的费用，事业部经理签批即可；超出预算和预算外追加的费用需事业部经理初审后报营销总监、总经理审批。审批时间2个工作日，于当月28日将审批通过的“费用授权申请表”、“出差计划表”返馈给大区经理执行，同时将签批原件整理备案。4.2.1.3 大区经理有权对审批通过的“费用授权申请表”内的费用根据市场实际情况分配使用。 4.3 费用标准4.3.1 交通费4.3.1.1 乘坐飞机报销标准（a） 票面价+机场建设税+燃油附加税火车票价+日工资+日补助，可乘坐；(b) 如本人在不满足条件（1）的情况下，愿意承担超额部分，可乘坐，机票自行购买，报销时需事业部主管在机票上签明报销数额，财务、审计以此为准进行审核；(c) 如因事业部经理以上领导临时安排紧急任务，需要在规定时间处理的，事业群需提出申请，经事业部经理审核，营销总监审批后，营销部行政中心凭签批的申请方可给其购票和报销；(d) 事假往返机票，公司不予报销。往返次数在公司规定范围之内的，需营销部行政中心根据考勤进行审核后再核销。4.3.1.2 乘坐火车、轮船实报标准级别火车轮船硬座硬卧动车（二等）高铁轮船大区经理不限800km以上均可500km以上需申请三、四、五等区域经理需申请四、五等业务经理四、 五等 (a)符合上述乘坐标准规定的，交通费按票面金额实报实销；高于乘坐标准的，超额部分由出差人员自行承担。因领导安排执行临时任务乘坐飞机的， 根据申请按票面金额实报实销。(b)无紧急任务，自愿乘坐动车、高铁者，按普通票报销交通费。(c)报销车、船票皆以电子票为准，无电子票区域或其它特殊情况，须说明事由并在长条票 上注明乘车里程。4.3.1.3 乘坐地铁实报标准：北京、上海、广州按照每天不高于20元的标准附正规发票进行报销；其余地区不报。4.3.1.4 交通费、出差补助报销标准如下： 级别出差补助（元/天）一级城市二级城市三级城市大区经理（负责事业群）504540区域经理（负责省区）454040业务经理404035出差补助报销办法：(a)出差补助包括出差期间伙食费、公交费，直接在“差旅费报销单”上以“生活补助”的方式给予报销，不再以发票的形式报销饭费和公交费。(b)出差补助发放依据：以出差人的考勤为准，按照审批合格的“出差行程及差旅费明细表”计算，报销时由考勤管理员初审通过签字后按差旅费报销流程审核报销。4.3.2 住宿补助报销标准 4.3.2.1 住宿补助报销标准如下：城市级别一级城市二级城市三级城市大区经理1009080区域经理807060业务经理7060504.3.2.2 住宿天数计算法：从公司出差之日算起，至回公司之日止，到公司当天不计算，期间发生的住宿列为补助报销范围，4.3.2.3 住宿费发放依据：以出差人的考勤为准，即:按照审批合格的“出差行程及差旅费明细表”上的车票或机票注明的往返日期按“算头不算尾”方式计算天数，如：某员工1月31日离开公司，2月28日返回抵达公司，则补助天数为28天.补助金额在工资表中以“住宿补助”的形式发放；不再以发票的形式报销住宿费。4.3.2.4 公司提供住宿条件的，或者有办事处租房的，不再给予住宿补助；办事处房租由办事处负责人进行核销。4.3.2.5 家是当地且负责当地市场的，无住宿补助，可报销短途车票，按照每天不高于20元的标准进行报销，报销时说明去哪、作何业务。例：家是潍坊市区，仅负责潍坊市区，无住宿补助，如有出差，按正常业务人员级别进行补助.4.3.2.6 出差奖励,在外出差满26天每月全勤奖200元，因公要求返回，在外出差未满26天，但满内勤出勤天数，全勤奖100元；4.3.2.7 出差住宿补助说明：(a)市场人员在公司期间、往返市场途中不享受住宿补助；(b)参会期间补助规定：外出参加会议和短期学习，统一安排食宿的，不予报销补助；参加公司在外地举办的各种会议，只报销往返交通费。4.3.3 招待费4.3.3.1 业务招待费支出实行“预算控制、逐笔报批”的管理原则，一线销售人员因工作需要招待客户时，必须填写业务招待费审请单，“月度费用授权申请”预算内的，大区经理批准即可，“超出费用授权申请”预算的须事业部经理批准后方可宴请。4.3.3.2 正常业务招待费开支标准：级别招待A类客户标准招待B类客户招待C类客户大区经理50元/位45元/位40元/位区域经理45元/位40元/位35元/位业务经理40元/位35元/位30元/位备注：由营销部行政中心根据客户销售额划分客户类别，划分标准见附表特别说明：大区经理严格按照预算进行接待安排及核销费用。如果饭后客户需要有消遣活动的，一律不予报销。4.3.3.3 符合标准的招待费凭正规餐饮业发票实报实销，超出标准部分不予报销，经办人自行支付。4.3.3.4 非正常业务接待费开支标准因质量问题需与工商等执法部门协调处理的接待，接待费用需请示事业部经理，报销时需持客服主管签字确认、事业部经理授权的处理经过书进行费用报销。4.3.4 礼品费、客户婚丧礼金报销标准（备案，不下发）4.3.4.1 附表级别A类客户B类客户C类客户大区经理1000600300区域经理600500300备注：客户类别由营销部行政中心根据其销售额划分，见附表4.3.4.2 流程：（a）大区经理提出申请品牌经理、营销总监审核公司总经理审批方可办理；(b) 营销部行政中心备案并以公司名义与客户沟通。4.3.5 通讯费（手机费、上网费）报销标准4.3.5.1 根据业务人员的岗位制定报销标准如下： 级别电话费上网费大区经理350100区域经理26050业务经理20050实习业务员10004.3.5.2 通讯费报销应出具电信局的发票，本月话费不足报销标准的以实际发票金额报销，超额部分不予报销。报销发票必须使用第一次打印发票报销。4.3.5.3 所有业务人员通讯工具必须保持早7：30-晚10：00间开机（含节假日），否则当月话费将不予以报销。4.3.6 办公邮寄费报销标准4.3.6.1 给予各大区人员每月20元/人办公用品费（含复印打印费），在规定标准内凭发票报销，超出部分不予报销；如有签订合同等原因超支，需列明费用事项并说明原因。4.3.6.2 业务人员无特殊原因不得报销快寄费，所有快件，一律到付，由事业部进行费用核销。如有不到公司的快件，需说明原因。4.3.7 会议费报销标准4.3.7.1 会议费：召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、茶水费、餐费、住宿费等等，统一开具“会议费”发票。4.3.7.2 大区根据地区业务情况需要举办地区销售会议的，要提前10天根据会议规模出具“会议方案”及“会议费用预算”，未超出年度会议费用预算的事业部经理审批即可；超出年度预算的须报营销总监审核后再报总经理签批；并将审批后的“会议方案”及“会议费用预算”报费用控制专员备案；4.3.7.3 会议期间由大区统一安排食宿，并派专人负责会议记录，会议结束后次日将会议纪要、会议政策变动情况及现场订货情况一并提报给费用控制专员备案；以便对会议政策进行跟踪，统计分析会议成果。4.3.7.4 会议费用报销：由大区经理单独整理报销，填写“一般支出报销单”附正规的“会议费”发票和会议议程（需要注明会议时间/会议地点/参会人员/会议议程），及会议签到表；报费用控制专员初审；4.3.7.5 费用控制专员根据大区经理提报的实际会议费用金额出具会议费用预算执行情况和会议评估报告。4.3.7.6 事业部经理根据费用控制专员出具的会议费用预算执行情况和会议评估报告，对会议费用进行审核，超出预算的费用项目需要说明原因，报营销总监审核通过后予以核销。4.3.7.7 会议评估报告需提交事业部内服人员备案，内服人员根据报销情况与客户进行沟通，确定款项是否结清。4.3.8 形象建设费（含门头装饰费、广告牌位费）4.3.8.1 客户需要做形象时，由一线业务人员出具“形象建设申请表”，需要注明尺寸及费用预算。(a)单个形象建设费用金额在3000元以内，需大区经理审核-形象管理员审核，审核通过即可制作；(b)单个形象建设费用金额在3000元以上，制作前，需大区经理审核形象管理员审核事业部经理审批，审批通过后形象管理员备案，方可制作；4.3.8.2 在做大型户外广告时，涉及场地费的，制作前，需签订场地租赁协议及广告制作协议（保质期内出现牌面破损、掉落等所有质量问题均有广告制作商负责），报大区经理审核形象管理员审核事业部经理审批，审批通过后提报到形象管理员处备案，方可制作。 4.3.8.3 形象建设费核销：制作完成后，业务经理与经销商共同验收，验收合格后在“制作、安装协议”上签字，并拍照备案。报销审批流程如下：(a)单个形象建设费用金额在3000元以内，报销时需持大区经理审核的形象建设申请表（电子版+纸质版）、制作商开具正规发票、形象实景照片（电子版）和制作协议复印件到营销形象管理员处审核，审核通过后，财务审核、审计审批，核销；(b)单个形象建设费用金额在3000元以上，报销时需持大区经理、品牌经理审核的形象建设申请表（电子版+纸质版）、制作商开具正规发票、形象实景照片（电子版）和制作协议复印件到营销形象管理员处审核，审核通过后，财务审核、审计审批，核销；(c)费用支付，制作费用总价在5000元以上的制作商须提供工行或农行账号，由公司直接转账付给制作商，5000元以下的可以由业务经理代付现金；4.3.9 样品费4.3.9.1 区域内经销商因新产品推广或活动需要试吃样品时，由一线业务经理填写样品申请单，报大区经理审核，样品费金额未超出大区预算的，大区经理签批即可；费用金额超出预算的需报事业部经理审批，领导同意后试吃品由客户垫付。4.3.9.2 样品费核销时凭大区经理或事业部经理签批的“样品申请单”和试吃照片，以补货的形式在下次发货时补给经销商。 4.3.10 展会费4.3.10.1 因业务需要参加产品展示会的，参会主要经办人要根据举办方邀请函和参展目标提前5天提报参展申请和费用预算，经事业部经理初审，报营销总监、总经理审批后方可执行，并将领导签批的费用预算提报费用控制专员备案；4.3.10.2 参会主要经办人要按费用预算项目持续记录各项开支，并取得相关正规发票，无发票的要取得费用收取方的相关证明，如赠送的嘉宾礼品费要做好礼品赠送统计表，要求嘉宾在统计表上登记联系方式并签字（以便展会后对意向客户的追踪）；4.3.10.3 展会结束后3日内，参会主要经办人要出具“展会参展情况报告”，说明展会取得的成果和费用发生情况，报事业部经理审核；4.3.10.4 展会费用核销时，由参展主要经办人集中统一整理，分项填写相关费用报销单据，附事业部经理审核后的“展会参展情况报告”。4.3.10.5 费用控制专员根据参展经办人提报的实际参展费用金额出具展会费用预算执行情况报告。4.3.10.6 事业部经理根据费用控制专员出具的展会费用预算执行情况报告，对展会费用进行审核，超出预算的费用项目需要说明原因，报营销总监审核通过后予以核销。4.3.10.7 “展会参展情况报告”和“展会费用预算执行情况报告”需提交事业部内服人员备案，内服人员根据报告内容对监督参展人员对意向客户的追踪情况。4.4费用核销流程4.4.1 流程简图：报销人员填写报销单 大区经理初审并填制“费用授权申请表”各销售会计主管审核 费用控制专员审核是否超出预算 品牌经理审核 营销总监审核（超预算） 主管会计审核 审计部经理审批 财务出纳付款 费用控制专员统计分析 4.4.2 流程说明：4.4.2.1 报销人员填写相关的报销凭证（差旅费报销单/一般支出报销单/出差行程及差旅费明细表等），费用所属品牌、区域要填写准确，出差地点、时间需标注清楚，-所需时间：每月10号前由大区经理审核汇总后寄给各销售会计主管；4.4.2.2 销售会计主管审核后无问题交给费用控制专员，费用控制专员统计费用金额并填写费用授权申请表，审核是否超出预算金额；-所需时间：每月15号前审核完毕4.4.2.3 品牌经理依据管理办法规定进行审核，审核无误后在“费用授权申请表”上签字并交主管会计复核。-所需时间：每月18日前审核完毕4.4.2.4 主管会计复核无异议后呈审计部经理审批；审批通过后交由财务部出纳付款或核销前欠款。-付款时间：每月20号前4.4.2.5 费用控制专员将上月各大区费用预算实际执行情况统计分析后报品牌经理、营销总监。并将执行结果反馈给大区经理。-所需时间:每月25日前4.4.3 报销注意事项：4.4.3.1 当月销售费用必须次月10日前快寄回公司报销，否则后期不再报销，如有特殊情况不能按时寄回的，需事先说明并的得到品牌经理认可；4.4.3.2