BT-GL-003-2011档案管理制度.doc

江苏百通机械有限公司管理制度 第A版 BT/GL-003-2011档案管理制度1 目的为对公司进行的各项生产经营活动的过程提供原始证明依据，保证产品质量。2 范围适用于公司所有技术、质量、体系运行、设备、基建、销售等方面的资料管理。3 职责3.1 所有档案资料均由公司综合部档案室统一管理。3.2 技术部负责产品设计和工艺、标准等方面资料的整理和归档。3.3 质检部负责产品的各种检验、试验报告及相关记录和计量的整理和归档。3.4 公司综合部负责质量体系运行方面资料的整理和归档。3.5 生产部负责生产、设备、基建等方面资料的整理和归档。3.6 销售部负责产品销售合同方面资料的整理和归档。4 档案归档内容4.1 技术档案的归档内容4.1.1 产品设计任务书、计算书、设计方案，各种设计数据，产品图、施工图和各种说明书、照片等技术资料。4.1.2 产品试制、试验、鉴定的技术文件和资料。4.1.3 设计更改通知单、材料代用单、临时处理的联系单。4.1.4 材料消耗定额及工时定额等技术文件材料。4.1.5 工艺规范、工艺路线、工艺更改通知、工艺图册等技术文件资料。4.1.6 标准修改贯彻情况、标准化活动等有关技术资料。4.1.7 产品的安装 、改造、维修的技术资料。4.2 质量体系运行档案的归档内容4.2.1 质量手册、程序文件、三级文件及文件的更改方面的资料。4.2.2 质量体系审核、管理评审、质量分析和改进、人员培训等方面的资料。4.3 设备和检验与试验装置档案的归档内容4.3.1 外购和自制设备的随机全套技术文件、图样及使用维修记录等材料。4.3.2 装箱单、说明书、开箱验收单、合格证、精度验收单、安装总结、调试总结移交单、验收单。4.3.3 设备的外购件图、备件图、产品图。4.3.4 设备的外调、调进及报废手续处理意见。4.3.5 设备安装基础、电气接线图、地下管道。4.3.6 设备的事故报告处理结果、操作规程和使用方法、运行记录，历次中、大修记录、二级保养记录、验收记录，设备的润滑卡片。4.3.7 属于法定检验的设备和检验与试验装置，按照相关规定由具有相应资格的检验机构进行检验的检验报告。4.3.8 上级机关审批、检定文件。4.4 基建档案的归档内容4.4.1 公司规划图、平面布置图、位置图及公司水、电、管道布置图。4.4.2 工程报告、设计任务书、设计方案。4.4.3 征地文件、上级批复、施工合同、建筑执照、施工图。4.4.4 地质勘探及水利资料、验收单，材料验收证明单、更改通知单。4.4.5 各种技术计算书、施工记录、竣工及验收文件，修建、扩建措施、维修等有关技术文件。4.5 质量档案归档内容4.5.1 施工升降机一机一档质量目录证明单、用户来信来函、来电、来访及走访处理情况。4.5.2 施工升降机质量检查报告、行业质量检查总结、质量升级规划和制造、安装安全质量监督检验证书。4.5.3 原材料机械性能试验、化学分析报告，材料质保书、检验入库登记及材料处理决定。4.5.4 超声波探伤、X射线检查报告，焊缝、焊剂工艺性能试验报告。4.5.5 焊接试验记录，焊缝质量记录、及所有的质量检验记录。4.5.6 施工升降机铭牌影印件。4.6 销售合同、采购合同、分包协议档案归档内容4.6.1 产品销售合同、采购合同、分包协议及合同评审等资料。4.6.2 产品销售与库存的资料。4.7 人事档案归档内容4.7.1 员工登记表。4.7.2 资质证书复印件。4.7.3 员工奖惩记录。5 档案归档要求5.1 应该归档的资料必须收集齐全、完整、正确、系统。5.2 各有关部门应将要归档的资料经初步整理后，送交档案室。5.3 凡归档的资料，线条、字迹要清楚，签字、时间、编号、文号等内容齐全。5.4 档案归时，应填写档案资料移交接收单，双方当面点清，在移交接收单上签字。技术资料的归档按SS/GL-004-2009技术文件管理制度的相关规定执行。5.5 档案室在接到各部门送来的档案室后，应及时做好整理、分类、登记、建帐工作。5.6 档案的编号，应做到分类合理，编号统一。帐、卡、物符合规定要求，存放安全、保密。档案分类代号见附表2：附表1 档案分类代号档案名称代号档案名称代号技术档案DJ质量体系运行档案DZ设备档案DS基础档案DC施工升降机产品质量档案DQ销售档案DX合同（协议）档案DH计量档案DL人事档案DR其他档案DQ5.7 档案编号方法：XX XX XXX 档案编号 技术档案 存档年度号 例：07DJ001，07年技术档案第1号5.8 做好档案的鉴定工作，定期对所有存放的各类档案进行检查审核，达到正确完整。对破损或变质的档案要及时修补和复制。5.9 档案必须有专用库房，库房内应保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防潮、防霉、防蛀、防尘等安全措施，做到整洁通风，干燥、安全。6 档案归档时间6.1 一般分为随时归档，定期归档。6.1.1 产品档案：产品图样及技术文件应在产品定型后归档，工艺文件应在产品投产后归档，其它技术文件可陆续归档。6.1.2 基建档案：施工图、竣工图及其它各种所有技术文件及各种计算数据、表式应在工程竣工验收后整理归档。6.1.3 设备档案：设备的随机图样，开箱后立即归档，设备技术文件在设备安装试车后归档。其它维修记录陆续归档。6.1.4 其它的档案资料为每年年终归档。7 档案资料的借（调）阅7.1 凡本公司员工须借（调）阅档案资料，须经部门领导同意，借用机密、绝密等重要档案，经总经理批准。外单位人员查阅档案资料，须持有关单位介绍信并经过总经理批准。7.2 绝密、珍贵资料概不借出。技术资料的查调阅或复制按技术文件管理制度的相关规定执行。调阅其他档案资料，原则上限在档案室阅看，确需借出阅读或复制的，填写档案资料查阅和复制申请经领导批准后方可借阅和复制。确定借阅时间（一般不超过三天），经办人要按期追回。7.3 使用者必须十分爱护档案资料。查阅时不许吸烟、喝水，不得拆卷，撕页、污损或在文件上勾划、涂改。借阅的档案资料应妥善保管，不得转借，更不得遗失。如若丢失，要实行赔偿。赔偿标准：一般资料按原价，重要资料按资料的两至三倍进行赔偿。如有意外传或泄密给其他单位，要追究责任，直至处分。7.4 本公司人员因工作需要而长期借阅各种技术资料，每月办理一次续借手续。如遇特殊情况，档案室管理员有权统一调整或收回。7.5 借阅的档案资料都要经本室工作人员履行登记手续，归还时档案室工作人员要详细检查，及时注销。8 档案的销毁8.1 档案管理员在日常工作中熟悉自己保管的档案，并根据相关要求对档案的存毁提出意见。8.2 档案保存期已到或需销毁的档案由档案管理员编制档案资料销