存货管理问题及对策.doc

1 33 论文题目 济南佳兰商贸有限公司 存货管理问题及对策 学 院 名 称 财经系 专 业 班级 06 会计学 学 生 姓名 秦怀伟 学 号 06011322 指 导 教 师 王旻 填表时间 2010 年 5 月 6 日 2 33 摘要摘要 在现代企业中存货占用的资金数额较大 流动性较强 而且存货不 足将影响企业的经营活动及营业收入 存货的积压将造成企业资金周转困 难 财务费用增加 要保证存货的账存和实存相符以及总成本在发出存货 的成本和库存存货的成本之间的合理分配不仅具有一定的难度 而且要求 较高的管理水平和现代化的管理手段 而企业存货管理利用情况如何 直 接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率 因此 一个企业若要保 持较高的盈利能力 应当十分重视存货的管理 只有通过实施正确的存货 管理方法 来降低企业的平均资金占用水平 提高存货的流转速度和总资 产周转率 才能最终提高企业的经济效益 文章通通过对济南佳兰商贸有 限公司存货的研究来探讨存货在商品流通企业的意义和提高存货利用的对 策 关键词关键词 存货管理 存货内部控制 ABC 管理方法 3 33 AbstractAbstract Stock in the modern enterprise occupies a relatively large amount of funds liquidity is strong and inventory shortage will affect the business activities and operating income the size of stock will result in corporate cash flow difficulties the financial costs to guarantee deposit accounts of inventory and the real line and the total cost of deposit issued stock in inventory costs and inventory costs not only between the rational allocation of some difficulty and requires a higher level of management and modern management tools The enterprise inventory management utilization is directly related to the occupation of the level of corporate funds and asset efficiency Thus a company to maintain high profitability should attach great importance to inventory management Only through the implementation of proper inventory management methods to reduce the level of enterprises the average amount of funds used to improve inventory turnover rate and total asset turnover can ultimately improve the economic efficiency of enterprises Articles by Jinan Jia Lan Tong Trade Co Ltd to discuss the inventory of stock in the significance of commodity circulation enterprises and measures to improve inventory utilization Keywords Keywords inventory management inventory internal control ABC management 4 33 目录目录 1 1 引言引言 1 1 1 1 研究目的与意义 1 1 2 国内外研究现状 2 1 2 1 国外研究现状 2 1 2 2 国内研究现状 4 1 3 本文研究思路与方法 5 2 2 存货管理相关理论存货管理相关理论 5 5 2 1 存货的定义及相关概念 5 2 2 最佳订货点理论 6 2 3 ABC 管理方法 8 2 4 JIT 管理方法 8 3 3 济南佳兰商贸有限公司简介济南佳兰商贸有限公司简介 9 9 3 1 公司基本情况 9 3 2 公司存货管理现状 10 4 4 公司存货管理的存在的问题及其表现公司存货管理的存在的问题及其表现 1111 4 1 佳兰公司存货出入库管理混乱 11 4 2 存货数量不准确 账实不符 12 4 3 职责不清晰 增加管理成本 14 5 5 存货管理不足原因分析存货管理不足原因分析 1515 5 1 管理人员对存货管理不重视 15 5 2 缺乏健全的内部存货控制制度 16 5 3 存货管理手段落后 16 6 6 解决佳兰公司存货管理问题的对策解决佳兰公司存货管理问题的对策 1717 5 33 6 1 提高管理人员对存货管理的重视程度 17 6 2 完善公司存货的内部控制制度 18 6 3 采用 ABC 管理方法 提高存货管理水平 21 7 7 结论结论 2222 参考文献参考文献 2323 致谢致谢 2424 附录附录 1 33 1 1 引言引言 1 11 1 研究目的与意义研究目的与意义 在市场经济的大潮中 在每天都会有一大批企业如雨后春笋般出现 而随之而来的也会有一批批的企业销声匿迹 究其原因 其中不乏因为企 业存货管理不善而导致企业资金流断裂从而造成企业破产或倒闭的现象 如浙江绍兴最大的印染企业江龙控股 就是因为缺乏正确的存货管理机制 及控制现金流的能力 而通常企业的存货占公司总资产的 20 到 30 左右 而正确的存货管理机制直接影响公司存货在公司总资产中的比重 而存货 占用资金太大将直接或间接导致企业资金流不足 造成企业经营周转困难 据调查在我们企业中 任何企业都有一定的存货 如宝钢 武钢 鞍钢等 大型国有企业也是数额巨大的存货 截止 2008 年 9 月底 武钢库存约为 100 万吨 宝钢也约为 100 万吨 宝钢库存金额达 521 4 亿元 其库存数 额之大 影响之大可见一斑 胡琼 2009 上述现象在以商品流通为主的中小企业中表现的尤为突出 因为在商 品流通企业品流通企业中中其最大的资产就是存货 存货占公司总资产的 90 以上 甚至能到 95 以上 在这类企业中 存货占用的资金数额较大 流动性较强 而且存货不足将直接影响企业的经营活动及营业收入 存货 的积压将造成企业资金周转困难 财务费用增加 而由于存货的品种较多 进出频繁 每批的价格波动大 要保证存货的账存和实存相符以及总成本 在发出存货的成本和库存存货的成本之间的合理分配不仅具有一定的难度 而且要求较高的管理水平和现代化的管理手段 对存货的管理 既有实物 管理 又有价值管理 财会部门必须与产供销和实物管理部门协调一致才 能加强对存货的价值管理 而这一现状在商品流通企业中表现的尤为明显 2 33 而企业存货管理利用情况如何 直接关系到企业的资金占用水平以及资产 运作效率 因此 一个企业若要保持较高的盈利能力 应当十分重视存货 的管理 在不同的存货管理水平下 企业的平均资金占用水平差别是很大 的 因此 只有通过实施正确的存货管理方法 来降低企业的平均资金占 用水平 提高存货的流转速度和总资产周转率 才能最终提高企业的经济 效益 在济南佳兰商贸有限公司的仓库管理中 大部分的存货为化妆品 占 公司总资产的 95 收发频率高 而且由于化妆品的种类众多 分类繁多 管理较为复杂 存货的管理不周会导致一系列费用增加 因此 对于济南 佳兰商贸有限公司来说 科学合理地进行存货管理就显得十分重要 而且 据调查存货管理混乱的问题在很多中小企业甚至是大中型企业都存在 因 此研究公司存货管理 加强公司存货控制有着非常重要的意义 而通过对 济南佳兰商贸有限公司的存货管理的研究 在满足顾客需求的前提下 控 制企业的存货水平 力求降低存货成本 提高物流系统效率 得出一套切 实可行的解决方案以提高企业整体综合竞争能力 不仅仅是对济南佳兰商 贸有限公司而且对整个商品流通企业和一些中小企业都会有很大的帮助和 和非常好的借鉴意义 1 21 2 国内外研究现状国内外研究现状 1 2 11 2 1 国外研究现状国外研究现状 国外对于存货管理的研究起步较早 自工业化之后 西方国家不管是 在存货管理的理论方面还是实践方面 都在一直探索和追求先进的存货管 理模式 传统的存货管理理论与方法孕育于卖方市场 在物质和产品相对 匮乏 紧缺的时候 企业是不愁卖不出产品的 而在现代的存货管理理论 3 33 与方法是孕育于买方市场的 面对丰富变化的市场和科技的快速进步 消 费者的需求也发生巨大的变化 而消费者的差异化的需求也在考研着一个 企业的快速反应能力 让自己在富于变化的市场经济中 取得绝对的主动 权 从而在市场经济的浪潮中谋得一席之地 在存货研究的早期 美国人 提出及时存货管理的方法 后来传到日本由日本的丰田公司在 7O 年代后 期的成功应用而成为举世闻名的先进管理体系 它的基本思想是以顾客 市场 为中心 根据市场需求来组织生产 JIT 是一种倒拉式管理 即逆 着生产工序 由顾客需求开始 订单一产成品一组件一配件一零件和原材 料 最后到供应商 整个生产是动态的 逐个向前逼进的 上道工序提供 的正好是下道工序所需要的 且时间和数量上正好 核心是追求一种无库 存或使库存最小的生产系统 它通过成本控制 改进送货环节和提高产品 质量三个途径来实现增加盈利和提高公司在市场竞争中地位的战略目标 事实证明 JIT 存货营理模式的成功实施能够改进产品质量 提高生产力 缩短生产周期 大大降低存货水平 缩短设备调整时问 降低生产成本 提高生产率 韦波 2004 而 JIT 这种管理技术和管理理念已被诸如沃 尔玛 英特尔公司 通用汽车公司 福特 摩托罗拉 惠普等国际知名大 公司所采用 还有一种较为普遍当的 ABC 管理方法 ABC 分析法是由意大利经济学 家帕雷托首创的 1879 年 帕雷托在研究个人的分布状态时 发现少数人 的收入占全部人口收入的大部分 而多数人的由入却只占一小部分 他将 这一关系用图表示出来 就是著名的巴雷托图 该分析方法的核心思想是 在决定一个事物的众多因素中分清主次 识别出少数的但对事物起决定作 用的关键因素和多数的但对事物起作用较小的次要因素 1951 年管理学家 戴克将其应用于库存管理 ABC 管理法 就是把品种繁多的存货 按其重要 程度 消耗数量 价值大小 资金占用等情况 进行分类排队 然后采用不 4 33 同的管理方法 做到抓住重点 照顾一般 邹波 2008 1 2 21 2 2 国内研究现状国内研究现状 国内会计学者研究成果是比较传统的存货管理观点 没有形成一个系 统的理论 对于我国存货管理现状 林萍 2007 明确提出 他认为存 货管理的现状在于企业无法正确确定其成本和其价值 使之浪费 宋建波 2004 则提出存货管理不当在于企业内部控制不严 企业管理者的不作 为和管理不当使得存货的价值贬低 还有仓库管理人员素质的低下 无法 用正确恰当的方法来管理存货 汤雪静 2008 还指出大多数中小企业没 有设置内部审计机构 即使设有内部机构的企业 其职能也严重弱化 内 审人员的主要职能仍然是记账 算账 报账 不能正确评价企业财务信息 和管理部门的绩效 导致各级管理部门更加有恃无恐 趁机钻了内部控制 的空子 存货实物控制存在严重缺陷 大多数中小企业既无规范的存货管 理规则 也没有相应的存货盘点制度 岗位职责分工不明 只注重存货的 购买环节控制 而忽视存货的仓储与保管 领用与报废环节控制 造成大 量的浪费 很多企业在采购材料环节 往往由一个人完成 物资采购很大 部分业主是自由经商的个体业主 售价变化频繁 采购入库价格 一般只 能以采购员口说为凭 使采购工作无章可依 会提供暗箱操作的温床 增 加了营私舞弊的可能性 耿华 2008 论述到 要解决企业存货问题首先 要确立明确的存货管理制度 提高管理者对于存货管理的重视度 关键在 于仓管人员的素质和正确的存货管理制度 这样提高我国企业存货的利用 率和使得存货发挥其功能 杨鑫慧 2007 曾提出提高企业存货管理水平 的途径有以下几点 严格执行财务制度规定 使帐 物 卡三者相符 加 强存货内部控制 加强存货采购管理 合理运作采购资金 控制采购成本 等一系列方式方法 王景伟也在其相关论文中有提出一些加强企业存货管 5 33 理的对策 比如可以建立适合企业自身发展需要的计算机存货管理系统 或在生产规划 销售规划的基础上 合理制定库存水平 减少库存积压 加强库存存货实物 质量的管理等建议 1 31 3 本文研究思路与方法本文研究思路与方法 本文通过对济南佳兰商贸有限公司的存货管理现状 指出存货内部控 制制度及管理人员素质是致使企业存货管理出现为提的关键所在 分析了 存货管理混乱的现状主要是由企业自身的规模不大 管理水平有限 公司 财务制度不健全等原因 以及仓库管理人员素质较低 很难运用正确的存 货管理办法 而且无恰当的存货管理模型 给该类商品流通企业带来存货 问题的原因所在 根据上述原因 指出解决存货管理问题的对策建立健全 内部控制制度 注重企业管理人员的培养 提高其综合素质 加强存量信 息追踪分析 严格存货控制管理等一系列方法来提高存货的管理 本文在研究佳兰公司存货管理现状的同时 用文献搜索法找到当前存 货管理的先进方法 利用比较法对比中外企业存货的管理现状 通过举例 归纳来分析济南佳兰商贸有限公司存货管理的现状问题和解决对策 2 2 存货管理相关理论存货管理相关理论 2 12 1 存货的定义及相关概念存货的定义及相关概念 存货是指企业在正常的生产经营过程中除固定资产为销售或耗用而储 备的资产 包括库存中的 加工中的和在途的各种原材料 燃料 包装物 产成品以及发出商品等 企业为保证生产经营过程的连续 必需有计划地 购入 耗用 和销售存货 存货包括库存商品 产成品 在产品 及自 6 33 制半成品 原材料 辅助材料 包装物 低值易耗品等 存货在同时满足 以下两个条件时 才能加以确认 1 该存货包含的经济利益很可能流 入企业 2 该存货的成本能够可靠地计量 企业会计准则中第 01 号就是关于对存货的规定 明确界定了会计准 则中存货的确认 计量 披露 共分为四章 总则 确认 计量 披露 为了规范存货的确认 计量和相关信息的披露 根据 企业会计准则 基本准则 制定本准则 各项适用于其他相关会计准则 1 消耗性生 物资产适用 企业会计准则第 5 号 生物资产 2 通过建造合同归 集的存货成本适用 企业会计准则第 15 号 建造合同 存货应当按照 成本进行初始计量 存货成本包括采购成本 加工成本和其他成本 存货 的采购成本 包括购买价款 相关税费 运输费 装卸费 保险费以及其 他可归属于存货采购成本的费用 存货的加工成本 包括直接人工以及按 照一定方法分配的制造费用 制造费用 是指企业为生产产品和提供劳务 而发生的各项间接费用 企业应当根据制造费用的性质 合理地选择制造 费用分配方法 在同一生产过程中 同时生产两种或两种以上的产品 并 且每种产品的加工成本不能直接区分的 其加工成本应当按照合理的方法 在各种产品之间进行分配 存货的其他成本 是指除采购成本 加工成 本以外的 使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出 财务成本管理 2008 本文所指存货是指佳兰公司所购进的产品 物料等 2 22 2 最佳订货点理论最佳订货点理论 存货的决策涉及四项内容 决定进货项目 选择供应单位 决定进货 时间和决定进货批量 决定进货项目和选择供应单位是销售部门 采购部 门和生产部门的职责 财务部门要做的就是决定进货时间和决定进货批量 7 33 分别用 T 和 Q 表示 按照存货管理的目的 需要通过合理的进货批量 和进货时间 使存货的总成本最低 这个批量叫做经济订货量或经济批量 而通过这个经济订货量模型就可以得出最适宜的订货时间 也就是最佳订 货点理论 与存货有关的成本包括取得成本 储存成本和缺货成本 取得成本指 为取得某种存货素发生的成本 通常用 TCa 表示 其又分为订货成本和购 置成本 订货成本 F D Q K F 为订货的固定成本 K 为每次订货的变 动成本 订货次数等于存货年需要量 D 与每次进货量 Q 之商 购置成本 D U D 为年需要量 U 为单价 因而得 TCa F D Q K D U 存储成 本为为保持存货而发生的成本 包括存货占用资金所应计的利息 仓库费 用 保险费用 存货破损和变质损失 等等 通常用 TCc 表示 储存成本 也分为固定成本和变动成本 固定成本用 F 表示 变动成本与存货的数量 有关 变动成本 Kc Q 2 TCc F Kc Q 2 缺货成本是由于存货供应中 断而造成的损失 包括材料供应中断造成的拖欠发货损失和丧失销售机会 的损失 缺货成本用 TCs 表示 总结之上即可得出以下公式 总成本 TC F D Q K D U F Kc Q 2 TCs 若使企业存货最优化 即是使得上式 TC 值最小 经济订货量模型中 需要设立的假设条件很多 其中不允许缺货即没 有缺货成本 TCs 为零 这是因为良好的存货管理本来就不应该出现缺货 成本 需求量稳定 并且能预测 即 D 为已知量 存货单价不变 即 U 为 已知量等其他假设条件 通过这些假设条件可以简化上式 即为 TC F D Q K D U F Kc Q 2 当 F K D U F Kc 为常数量时 TC 的 大小取决于 Q 将上式进行求导演算可得 Q 2KD Kc 而这个基 本模型也可演变其他基本公式 每年最佳订货次数公式 N D Q DKc 2K 与存货批量有关的存货总成本公式为 TC Q 2KDKc 8 33 而得出的最佳订货周期为 t 1 N 2K DKc 2 32 3 ABCABC 管理方法管理方法 ABC 分析法是由意大利经济学家帕雷托首创的 1879 年 帕雷托在研 究个人的分布状态时 发现少数人的收入占全部人口收入的大部分 而多 数人的由入却只占一小部分 他将这一关系用图表示出来 就是著名的巴 雷托图 该分析方法的核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次 识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物起作用较 小的次要因素 1951 年管理学家戴克将其应用于库存管理 ABC 管理法 就是把品种繁多的存货 按其重要程度 消耗数量 价值大小 资金占用等 情况 进行分类排队 然后采用不同的管理方法 做到抓住重点 照顾一 般 例如 某企业存货的品种很多 按其所占资金大小排队 可分为 ABC 三 类 A 类存货 品种占 10 资金占用 65 B 类存货 品种占 35 资金占用 25 C 类存货 品种占 55 资金占用 10 根据分类 该企业存货管理的主 要精力放在 A 类存货上 对其实行严格的控制 进行详细计算 记录和经 常检查 B 类存货 实行一般控制 一般记录 定期检查 C 类存货 实行简 单控制 一般记录 必要时检查 2 42 4 JITJIT 管理方法管理方法 在国外研究存货研究的早期 美国人提出即使存货管理的方法 后来 传到日本 由日本的丰田公司在 70 年代后期的成功应用而成为举世闻名 的先进管理体系 梅盛才 2004 它的基本思想是以顾客 市场 为中心 根据市场需求来组织生产 JIT 是一种倒拉式管理 即逆着生产工序 由 9 33 顾客需求开始 订单一产成品一组件一配件一零件和原材料 最后到供应 商 整个生产是动态的 逐个向前逼进的 上道工序提供的正好是下道工 序所需要的 且时间和数量上正好 核心是追求一种无库存或使库存最小 的生产系统 它通过成本控制 改进送货环节和提高产品质量三个途径来 实现增加盈利和提高公司在市场竞争中地位的战略目标 事实证明 JIT 存货营理模式的成功实施能够改进产品质量 提高生产力 缩短生产周期 大大降低存货水平 缩短设备调整时问 降低生产成本 提高生产率 而 JIT 这种管理技术和管理理念已被诸如沃尔玛 英特尔公司 通用汽车公 司 福特 摩托罗拉 惠普等国际知名大公司所采用 3 3 济南佳兰商贸有限公司简介济南佳兰商贸有限公司简介 3 13 1 公司基本情况公司基本情况 济南佳兰商贸有限公司 以下简称佳兰公司 佳兰公司是一个主营 化妆品业务的商品流通企业 成立于 2005 年 位于济南市槐荫区经七纬 九路 141 号 其注册资本为 25 万 佳兰公司是一家致力于时尚 美丽的 化妆品公司 佳兰公司也是山东省内一家实力雄厚 规范化管理的化妆品 公司 公司理念是员工与公司共同发展 讲究自助者天助 自从公司成立 以来 公司发展速度非常快 曾先后代理韩国瑾泉 韩国瑗熙 法国萱姿 等多家化妆品品牌 目前是韩国著名化妆品品牌瑾泉及金丽姿的山东省总 代理 负责整个山东地区的瑾泉及金丽姿业务 公司现有员工四十余人 半数以上为公司的销售人员及美容督导 其余除了总经理 行政经理 品 牌经理外都属于公司内勤人员 主要部门有前台 财务及仓库 随着公司 发展的不断壮大 在公司年度计划中 也会有越来越多的新员工加入 佳 兰公司仓库部门共有三人 一名司机及两名仓管 仓库主要负责按照出库 10 33 会计打出的出库单配货 然后发往物流中心 济南市区的客户要为其送货 平常负责仓库存货的管理 确保不能缺货少货 佳兰公司从企业性质上来说是一个商品流通企业而且是一个私人中小 型企业 因此在公司的某些管理上 本公司的经营者的经营管理表现出基 础薄弱 起点较低的特点 其管理也仅停留在单打独斗的家族传统粗放型 的管理层次上 无健全的 完善的内部管理制度 更没有认识或重视到企 业存货控制和管理是生产经营过程中的重要环节 而管理层方面有些任人 唯亲的表现 给企业的管理带来不便 对未来发展带来了隐忧 3 23 2 公司存货管理现状公司存货管理现状 在现代企业中存货的资金数额大 流动性较强 管理混乱 而这种现 状在以商品配送为主的流通企业更显得尤为重要 对于佳兰公司来说存货 管理应该是公司非常重要的工作 但对于佳兰公司来说 其存货管理可以 称之为本公司管理的盲点 在佳兰公司的仓库中 大部分的存货为化妆品 占公司总资产的 95 收发频率高 而且由于化妆品的分类众多 品种较 多 包装品易损 管理较为复杂 对其管理不周会导致仓储费 物流成本 仓库管理员的费用等一系列费用的增加 其管理存货最传统的方法就是不 计算任何存货管理成本 其仓库由三间传统的房间组成 佳兰公司所有的 单品及物料等都掺杂在一起放在仓库里 看似摆放整齐 其实没有合理的 分配各类商品的储藏位置 也没有具体核算每月各类商品的库存成本 对 佳兰公司来说其仓管成本基本没有 每月核算的成本仅仅是公司的进货成 本及工作人员的工资及其他 其仓管成本基本不涉及 而如果计算仓库的 成本那将是本公司一笔很大的支出 而相应的其他一系列的费用也会很高 由于企业是家族式的中小型企业 因此公司人员裙带关系众多 不方便真 正投入的工作中去 总经理对工作中的所有问题拥有至高无上的权利 一 11 33 个人说了算 而其他人员包括会计在进货时只能听从经理的安排 公司内 没有具体的财务工作制度和仓库管理制度 无论是进货 发货还是盘点 都是不定期的 有时几个月都不能盘点一次 这个给公司的存货管理带来 了很大的隐患 问题就是在公司盘点时往往得到账实不符的情况 很少能 够真正对上帐的 4 4 公司存货管理的存在的问题及其表现公司存货管理的存在的问题及其表现 4 14 1 佳兰公司存货出入库管理混乱佳兰公司存货出入库管理混乱 公司在存货管理上 管理人员对存货的认识上有一定偏见 没有意识 到存货管理的重要性 导致内部控制制度不健全 使得公司内部存货出入 库混乱 佳兰公司存货内部控制没有合理性也没有具体执行 在包括存货 入账价值与在产品 产成品的成本计算 存货计价方法 成本计价方法等 计价的合理性与一致性上也没有具体的控制制度 存货的采购 验收 保 管 付款 会计记录等职责没有严格分开 在采购 验收 保管 会计记 录等这一些工作职责中都有一个人担任 增加了存货管理的危险性 存货 的入库出库没有严格的履行手续 存货的收 法 存等的相关会计记录不 能及时 准确的进行记录 对作为一商品流通为主存货占公司资产绝大部 分的佳兰公司来说 公司没有建立严格的定期盘点制度 对发生的盘盈 盘亏 毁损 报废更没有在第一时间及时按规定审批处理 在佳兰公司存货管理中 会计没有对存货进行抽查 在公司的财务制 度中也没有明确表明会计的这项工作 这样就在公司存货的实有数和财务 的电脑上账上数据出现了一个真空 这个真空没有其他的办法弥补 只能 通过定期的盘点 抽查完成 而偶尔的几次盘点虽然是在会计的监督之下 进行的 但是会计却也在盘点的过程中充当库管的角色 自己进行盘点 12 33 缺少其进行监盘控制的盘点结果往往由于仓库内存货的实有数因为毁损 遗漏等原因与会计电脑上所记载的数据差距很大 在盘点之后 由于在之 后的编制报表的时候无法进行填制 也避免在公司老总的核对出现问题 于是就在填制报表的时候从而出现了调账的现象 也就是说 把差距大的 人为进行修改 调节其中个别出入太大的产品库存 使整个报表的准确率 人为提高 把整个仓库的存货准确率提高到老板设定的最高限度 长此以 往就出现了仓库的实有数和电脑账面数量皆不准确的现象 而这种事情一 旦发生在每次发货仓库没有存货而电脑还有库存的时候 就会人为调节电 脑实有数 通过报亏等手段修改电脑账目 调整库房准确率 4 24 2 存货数量不准确 账实不符存货数量不准确 账实不符 由于公司库房内化妆品分类众多 数量繁杂 管理混乱 因此如果公 司没有制定严格的进货时间 对货物的进货时间把握不准就会出现断货的 情况 影响产品的销售 在佳兰公司所销售的化妆品中 单以瑾泉为例 在瑾泉的化妆品系列中 其中有一系列是中等价位 出货量最快 最多的 一个系列 叫蜂胶多肽系列 由于是中等价位 消费者都能接受的了 而 且质量很好 很得下面客户及消费者的青睐 但是由于库房内产品摆放混 乱 从而出现了在财务上还有其中产品的单支 但是在仓库找不到货的情 况 每次只能打电话通知财务 让他们调整销售单 而且由于长时间的不 盘点 出现财务电脑上的账面数量与库房的实存数量不一致的情况 而财 务通知订货时 没有准确查看仓库实存数量 从而导致在有时来货的时候 出现该来的不来 不该来的却给发过货来的现象 一旦出现这种情况 整 个山东市场就会出现某种产品断货的恶果 在当今社会激烈的化妆品竞争 中 一旦出现断货 将导致其他化妆品趁虚而入 个别客户会因为这种原 因撤柜 接另一个牌子的化妆品 从而影响瑾泉品牌占有率 这种现象一 13 33 旦发生就会直接影响公司的营运能力 甚至给客户留下一个负面影响 影 响到公司以后的信誉度 存货损失是在任何一个企业中都是不可避免的 在佳兰公司中也不例 外 而且显得格外突出 因为化妆品中凡是涉及到某某水的都是玻璃瓶包 装的 属易碎物品 从一开始厂家发货到物流再到佳兰公司接受货物 在 库房卸货 配货的过程中 发生碰撞时难免的 而这一类破损产品厂家是 不负责退货的 也就是说一旦出现这种问题 损失只能有佳兰公司自行承 担 在公司对这类损坏物品的处理也只是把他们堆积在库房的角落里 没 有具体统计到底损坏多少去上报财务 而是等到存货盘点时一共上报财务 而来货时财务是按照厂家传真的发货单入库 在日常核算时也没有将这些 存货损失计算在内 也没有按照发货数量多少计提多少碎瓶损失 虽然刚 开始不会出现什么问题 但是一旦在公司盘点需要计算存货损失时 往往 出现因为时间太久 有些碎瓶在清理仓库时 不经意倍当做垃圾扔掉的现 象 这样一来 在每次的盘点时 往往得不到正确的结果 导致存货损失 不准确 进一步导致存货数量不准确 由于佳兰公司是以小型个人商品流通企业 公司员工后勤方面人手 不够 库房仅三个人 其中还包括发货司机 所以在年后的这一段时间里 由于正处于化妆品行业的一个旺季 库房每天发货几十件货 而且中间四 月份穿插了一个佳兰公司瑾泉春季订货会 订货会期间签合同相当大 其 中的政策 物料配送 宣传资料每天不间断的往省内各个地市发货 订货 会之后更是忙不过来 按规定每月一次的盘点也是一拖再拖 出现四五个 月份没有盘点的情况 而且没有按时盘点 加之库房存放产品混乱 在配 货时时常找不到销售单上标明的产品的现象 而电脑上的账面数量成了一 个摆设 出现了以库房为准 随时调整电脑账上数量的滑稽现象 按常识 存货盘点是任何企业月末中必须做的一项工作 在佳兰公司中也不例外 14 33 公司规定在每月的 26 27 号盘点 但是 在实际操作中 却没有这么贯 彻下来 有时几个月不盘点 从年后到现在只是在 4 月 26 号盘点过一次 算下来也就是接近四个多月没盘点 有而结果也是意料之中 清理之中的 有些产品实际少二十多只 有些产品还比电脑账面数量多好几支 结果相 符的也仅仅几种单品 这样混乱的存货盘点制度进一步导致了公司库房存 货数量的不准确 使得账实不符 4 34 3 职责不清晰 增加管理成本职责不清晰 增加管理成本 佳兰公司内部对各个岗位的职责不明确 缺乏具体的岗位负责制 没 有制定具体的规章制度 在这种情况下 不出现问题则已 一旦出现问题 没法具体到个人 其造成的损失也没法具体统计 对佳兰公司仓库来说 其负责人只有一人 但是在实际的操作中 他的工作受到很多部门的限制 包括财务 包括前台 其中的琐事多 很多具体的事情没法处理 很多工 作也会因为这样那样的原因没法开展 虽然仓库对佳兰公司来说是以很重 要的部门 但是实际上仓库在公司各个部门中的重要性为倒数 没有具体 的规章制度 没有适当的绩效考核制度 没有清晰地岗位负责制度和奖惩 制度 使得仓库的工作如一盘散沙 出现问题互相推诿的现象 对佳兰公司总经理来说 公司是他一手创办的 仓库管理的好坏直接 影响自己公司的盈利能力 应该得到自己足够的重视 在实际的工作中 对仓库的指导很少 只是偶尔去仓库看一下 没有具体的合理的仓库管理 意见 在其潜在意识里 没有把仓库的重要性放在首位 虽然作为一家化 妆品商品流通企业 占领市场 发展客户固然重要 它能增加你的营业额 和公司代理产品的知名度 以便更好的销售瑾泉产品 但是公司仓库也是 非常重要的的 只有仓库管理正规化 严格化才能让公司的知名度 美誉 度提升一个台阶 而公司代理的产品也能得到广大客户的认可 否则在给 15 33 仓库发货的时候 经常出错 虽然在配货过程中出错时在所难免的 但是 一旦出错的频率超出了客户的接受程度 那么公司再费多大的财力 物力 人力去开拓市场也是收效甚微 因为客户在潜意识中会觉得佳兰公司的办 事效率 办事准确率上不高 甚至会有种对客户不负责的看法 这样长此 以往严重影响公司的信誉和公司的营运能力 在这种缺乏具体规章制度来约束员工和鼓励员工的情况下 员工的工 作态度和工作的责任心就会有一些降低 而且会因为公司本身对员工各负 的责任没有规定 使得公司员工职责不清晰 在一定程度上增加了公司的 管理成本 5 5 存货管理不足原因分析存货管理不足原因分析 5 15 1 管理人员对存货管理不重视管理人员对存货管理不重视 公司内部没有制定严格的管理制度 使得在存货管理上出现大杂烩的 现象 各个部门互相推脱责任 没有对存货问题进行具体的落实 公司没 有缺乏健全的存货内部控制制度 在出现问题时 没有具体的负责制度 在仓库 财务 前台各个部门员工与员工的相互制约制度没有落实 只是 各负其责 没有严格的对方限制 使得个别人员钻了内部控制漏洞的漏洞 而存货实物控制的缺陷在佳兰公司表现为无规范化的存货管理制度也没有 存货盘点制度 岗位责任分工不明 忽视存货的仓储和保管 领用和报废 等环节 这种现象为个别人员会提供暗箱操作的温床 增加了营私舞弊的 可能性 公司管理人员一味持续家族式企业的经营模式 把工作中心放在产品 市场开拓和营业利润上 缺乏对仓库本身的重视程度 没有从一个专业的 角度认识到仓库对佳兰公司的重要性 欠缺对仓库的某些管理科学 16 33 5 25 2 缺乏健全的内部存货控制制度缺乏健全的内部存货控制制度 佳兰公司存货管理问题在很大程度是缺乏健全的存货内部控制制度 上部分介绍佳兰公司管理人员对存货的重要性认识不强 更没有制定严格 的存货内部控制制度 也对存货的盘点不加重视 使得佳兰公司应在每月 26 号 27 号进行的盘点往往因为仓库工作繁忙而推迟甚至不进行盘点 而且在对存货盘点时 不加重视 会计不负责监督盘点 而是帮忙盘点 违反了会计准则规定中的仓库盘点需要有会计监督的原则 这样在盘点时 缺乏会计人员有效地监督就会出现一些漏洞 出现问题更是会计与库管一 块调账 使得仓库的实有数和电脑账上数量混乱 在公司存货的盘点过程 中 公司也没有把公司仓库的产品 物料盘点一遍 涉及数量众多的单一 产品没有盘点 公司的物料包括试用装 小样 中样 帐篷 展架也没有 盘点 这样的盘点方式显然是非常不可取的 由于缺乏健全的存货内部控制制度 财务人员在公司选用存货的计价 方法时 没有认真选用存货计价方法 计价方法混论 财务应该根据公司 的是以经营性质 主营化妆品业务的商品流通企业 存货的现状 存货 数量较多 单位价值比较小 出入库比较频繁 计价目的 简便易行 工作量小 等几个条件合理选取适合佳兰公司适用的计价方法 一旦采用 不可更改 更不能对性质相同的存货采用不同的计价方法 5 35 3 存货管理手段落后存货管理手段落后 佳兰公司是一个小型家族企业 因此无论是从哪个角度看待公司的制 度 佳兰公司都或多或少的有一些问题 这是佳兰公司的先天性造成的 佳兰公司是总经理在他的业务生涯中一步步发展壮大自己 随后开的公司 在这样的一种先天条件下 公司的管理会存在一定的问题 因为总经理欠 17 33 缺一定的公司管理知识和管理理念 其管理公司是从自己的角度考虑的 完全是一个家族式企业的模式 公司的重要部门几乎都是由总经理的亲戚 任职 这样以来 在佳兰公司工作的其他人员就会或多或少的有些忌讳 从而出现事难办 话难说 意见不敢提的现象 究其根源就是因为总经理 是一种家族式粗放的经营模式 没有一定的管理理念来提高自己 也没有 设定一些具体的规章制度在规范自己的员工 这是一个不小的缺陷 6 6 解决佳兰公司存货管理问题的对策解决佳兰公司存货管理问题的对策 6 16 1 提高管理人员对存货管理的重视程度提高管理人员对存货管理的重视程度 在完善佳兰公司存货管理缺陷 首要的是提高公司管理人员对存货管 理的重视程度 转变管理人员的工作中心 使之从开拓市场向加强存货的 管理这一方面 建立正规的 合理的公司管理规定及仓库管理制度 让财 务 会计 仓管各司其职 让员工和佳兰公司共同发展 存货在佳兰公司收发频繁 仓库人员应该具备一定的专业知识 在出 库 入库及仓储过程中 应认真负责的记录收发实数 防止出现误差 仓 库部门应该自己设立自己的存货登记册 根据发货出货记录按时准确登记 存货实数 便于以后盘点和核查 公司在以后的招聘过程之中 公司应该 选拔高素质 有专业技能 工作经营丰富的人担任仓库 公司也应该定期 对仓库人员精心专业培训 可以让公司的会计 财务等人员进行一定的培 训 这样既方便公司内部人员的交流 增进公司之间人与人的感情 也在 互相帮助的情况下 提升仓库管理人员的素质 而对会计人员来说 也能 通过定期对仓库人员的培训 提高自己的专业素质 和对公司仓库整体的 把握程度 公司管理人员应该在管理重点方向上转变 认识到存货管理在整个佳 18 33 兰公司的重要性 将重点放到库房上来 改变原来的管理理念 学习国内 外先进的管理手段 使自己从传统的粗放式管理向现代会企业转变 建立 一系列的公司制度 建立健全公司财务制度 完善公司组织结构 落实岗 位责任制 做到 事事有人管 人人有专责 办事有标准 工作有检查 对中国会计准则规定的不相容职务 要进行分离 防止出现错误和舞弊现 象 例如 仓库保管员不能同时担任存货明细账的职务 支付货款与出纳 不能由一个人担任 在具体的会计工作中 总账 明细账 日记账分离 银行存款余额调节表的编制一般不能由经受银行存款记账的人员编制等 佳兰公司总负责人应该认真了解这一点 便于在以后的工作安排上合理 有效地进行工作布置 而不是随心所欲 随意安排 在具体的存货管理上 也应负责专人监督 防止出现漏洞 在公司的具体经营上也可聘用专业的 管理人员进行管理 自己负责一些监督 抽查等方面的工作 使自己的公 司一步步项现代化 正规化大公司迈进 6 26 2 完善公司存货的内部控制制度完善公司存货的内部控制制度 在改善佳兰公司存货管理的现状时 另一个重要方面就是完善佳兰公 司存货的内部控制制度 存货的内部控制制度包括实物流转控制程序和价 值流转记录控制程序两大部分 二者是相辅相成 缺一不可的 存货的实物流转控制程序包括采购 存储 生产 销售等环节的业务 控制程序 要求各个环节的工作应由不相容的部门或人员独立完成 对于 佳兰公司来说 公司本身是以商品的购销为主的商品流通企业 公司本身 没有具体的生产能力 因此 对佳兰公司来说 其只需要将以上环节中的 采购 仓储 销售环节落实到位 基本就没什么问题 其主要内容是 采购业务的控制程序 采购业务应由独立于存储 会计以外的部门负 责 其控制程序是 采购部门根据仓库的请购单编制采购计划并报经批准 19 33 根据批准的采购计划签订购货合同 将会计部门转来的结算凭证和采购单 据与供货合同核对 决定是否承付或拒付货款 会计部门审核无误后付款 存储业务的控制程序 主要内容是 购货入库时 须先点验和检查 然后签收 并将实际数量通知采购 会计部门 根据批准的发货凭证发出 货物 会计存储部门应定期对仓储部门进行实地盘点 根据批准对存货的 盘盈盘亏进行会计处理 使账实一致 存储部门要定期与会计核对 会计 业要定期核对明细账和总账 销售业务的控制程序 在佳兰公司中 销售业务是一比较重要的一个 工作环节 在具体的销售发运货物时 发运部门及仓库应根据财务核准的 销售单配货装货 并编制多联出库单 分送至采购 财务等部门 存货价值流转记录控制程序 即会计部门应对存货从采购到完工运等 进行全过程控制 对佳兰公司来说 因为公司缺少生产完工环节 因此这 一部分的控制程序可有采购 销售 发运等环节 其主要内容有 成本会 计控制 佳兰公司会计部门应设置相应的会计账户 记录货物的收 发 存的数量和金额 提供各类存货的内容 价值及存在状况 永续盘存制 对各类存货都设置数量金额式明细账 并及时登记随时反映各种存货的收 发 存的数量和金额 为使永续盘存制有效地发挥控制作用 佳兰公司应 该做到 永续盘存记录必须由会计部门负责 所有存货都应登记在明细账 上 并将明细账置于总账的控制之下 经常核对总账与明细账 会计部门 与仓库部门经常核对 保证账实一致 期末计价控制 佳兰公司会计部门 应在期末尤其是年末 对仓库存货的期末价值进行测算 根据期末各项存 货的成本与可变现净值孰低原则报告存货的价值 耿建新 2007 在财务方面 会计要设立 待处理财产损益 待处理流动资产损益 存货跌价准备 等科目 在盘点或不定期的清查时 根据仓库管理员 20 33 在验收发现溢余时填制的 溢余货物单 或根据发现存货毁损短缺时填 制的 毁损短缺货物处理单 及时登记入账 当出现货物溢余时 即说 明公司内部存货盘盈 此时应先借记 库存商品 周转材料 等存货科 目 贷记 待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 科目 待查明后 经批准处理可冲减当期管理费用 而当货物出现毁损短缺时 就以为着公 司存货出现盘亏 会计应当将其账面成本及时转销 借记 待处理财产损 溢 待处理流动资产损溢 科目 贷记 库存商品 周转材料 等存 货科目 盘亏存货涉及增值税的 还应做相应处理 待原因查明时 会计 应计入 管理费用 营业外支出 等其他会计科目 作为会计的另一个 工作就是设立 存货跌价准备 资产减值损失 科目 如果由于货物损 毁 全部或部分陈旧过时或销售价格低于陈本等原因 使存货可变现净值 低于陈本 应按可变现净值低于成本的部分 计提存货跌价准备 在盘点 时 会计也要严格执行每月月底在仓库监盘 及时核对仓库实际存货与电 脑账上差异 并尽快处理 财务另一个的工作应该是做一个存货破损明细表 在每次来货前后对 比以上来货明细 对参加搬运的人员说明那一些是易碎物品 要格外小心 而且在每次来货后及时统计 计提存货减值 或设定一定比例的存货损失 率 只要的损失在此比例之内即为正常损耗 而一旦超过这个比例就应做 相应记录追究相关责任人的责任 或者可以和厂家协商 给广东厂家发送 破损货物传真 让厂家给补货减少公司损失 仓管应做好自己的本职工作 看管好公司的产品 物料 尽心尽责 熟悉公司仓库货物的摆放位置 空闲之余检查存货的损坏情况和数量 一 旦出现数量缺失 产品破损 及时编制货物缺失表或破损产品明细表上报 财务 让会计人员及时处理并登记入账 财务应该根据公司的是以经营性质 主营化妆品业务的商品流通企业 21 33 存货的现状 存货数量较多 单位价值比较小 出入库比较频繁 计 价目的 简便易行 工作量小 等几个条件合理选取适合佳兰公司适用的 计价方法 一旦采用不可更改 更不能对性质相同的存货采用不同的计价 方法 6 36 3 采用采用 ABCABC 管理方法 提高存货管理水平管理方法 提高存货管理水平 财务人员也可适当考虑一下国际用途很广的 ABC 管理方法 来提高存 货管理水平 因为存货虽然是以变现能力很强的流动资产 但是存货的积 压会相应的造成公司流动资金的减少 一旦公司遇到财务危机 而存货不 能立即变现将影响公司的前途 财务可考虑的 ABC 理论就是 把公司内部 品种繁多的存货 按照公司存货的其重要程度 消耗数量 价值大小 资 金占用等情况 进行分类排队 然后采用不同的管理方法 做到抓住重点 照顾一般 根据以上理论 考虑公司实际情况可以做以下分配 在佳兰公司中 存货数量多 按其所占资金大小排队 可分为 ABC 三类 A 类存货即韩方套 盒系列及新生乳清系列 品种占 15 资金占用 65 B 类存货即水活动力 系列及金纯系列 品种占 30 资金占用 25 C 类存货即蜂胶多肽系列及 蜜研系列 品种占 55 资金占用 10 根据分类 该企业存货管理的主 要精力放在 A 类存货上即韩方套盒系列及新生乳清系列 对其实行严格的 控制 进行详细计算 记录和经常检查 B 类存货即水活动力系列及金纯系 列 实行一般控制 一般记录 定期检查 C 类存货即蜂胶多肽系列及蜜研 系列 实行简单控制 一般记录 必要时检查