技术文件管理办法.doc

技术文件管理办法编 制： 章林 审 核： 刘平 股份有限公司2014年01月17日1. 总则 产品技术文件是公司的核心机密，是公司进行研发、生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。为了加强文档管理并规范公司内部文档的使用，特制定本制度。2. 适用范围适用于深圳市泰昂能源科技股份有限公司所涉及到的所有技术文件。3. 技术文件的定义 产品技术文件是指公司的各个产品设计图纸、工艺文件，操作规范、BOM清单、各种产品技术标准、及产品规格书等。4. 职责总工程师负责对归档清档及企业标准的批准；事业部（产品部）负责产品的设计开发相关技术文件的设计或编制，对编制的技术文件校对、审核以达到设计任务书的要求，并应执行各级现行的标准；研究院文档中心是技术文件的归口管理部门，负责技术中心文件的归档管理以及晒制、复印、发放、回收工作，同时负责技术管理类文件的编制和文件的标准化及编号规范性审查。技术文件各使用部门制定部门内技术文件使用、管理办法，部门文件负责人负责各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性，有效性。5. 技术文件的管理5.1 技术文件编号和签署栏的管理 编号管理是有效控制和使用技术文件的保证；签署栏是技术文件实际执行的记录，也是划分执行人各自职责的明证，应统一技术文件的编号和签署栏格式。具体编号参考本公司TARD02产品部文件归档管理规定。未经授权，任何人不得在技术文件、图纸、图样等资料的编号上作任何标记、涂改。 技术文件、内部技术标准及图纸资料的应严格执行设计（编制）、校对、审核、标审、批准等各级把关制度；明确各级的责、权、利。技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件视为待审文件。5.2 技术文件的使用、保存管理5.2.1利用公司资源所做的一切工作成果属于公司，公司内员工经正常审批后均可使用。任何人不得以任何理由推诿、拒绝其他同事正当的使用相关资料的要求。工作若发生变动，应尽快将以前所做资料、文件移交，不得故意破坏技术文件。5.2.3受控的技术文件各级部门均应保管好，如有丢失应填写文件丢失报告单由部门经理审核签字后交总工程师批准后方可补发。应回收的文件如有丢失应填写文件丢失报告单由部门经理审核签字后交文档中心。5.3 技术文件的存档5.3.1编制技术文件的技术人员应在编制的技术文件审批生效后对技术资料进行整理，电子档与纸质文件同时交文件管理员存档、发放、备份等。5.3.2文件管理员接到审批生效后的文件后，应立即进行分类登记、存档，按文件发放要求进行装订和发放。5.4 技术文件的发放与保管5.4.1技术文件的发放流程 技术中心各部门把批准后的文件整理分类后交给文件管理员，对于成套发出的图纸还应附有图纸目录，在图纸目录上注明需要发放的部门及份数和发放时需要注意的事项。文件管理员按照文件上的要求，将其刻录成光盘并填写文件发放登记表，注明发放文件的名称和编号以及发放日期，领用人在发放登记表上签名。公司员工需用保密文件时需提供TAAD0202-01技术文件申请与发放流程审批表注明申请理由并给相关部门审核后，给到文档室，由文件管理员发放。领用人对相关技术文件有疑问或异议时，由技术文件编制部门予以解释， 5.4.2技术文件的回收和销毁 因工艺变更、产品技术标准化等原因，导致技术文件失效不再使用的，相关部门书面通知文档室，由文件管理员下达文件作废、失效声明及时回收。 收回的技术文件，由文件管理员统一归档，并决定文件的处置，完全没有保存价值的技术文件，由研究院院长校对核实后，填写文件销毁申请表（注明文件名称、编号和销毁理由），并经研究院院长批准，即可销毁，销毁申请单位应妥善保管，有据可查。因光盘损坏不能再使用或丢失，需要重新更换光盘的，更换时凭部门负责人批准的受控文件领用申请表，同时附上原有损坏的光盘到文件管理员处领用，原分发号不变，旧有的技术文件不必登记即时销毁。6. 技术文件的变更技术文件变更前，文件原编制部门需提供TAAD0201-01设计文件归档流程审批表.doc并注明变更理由及具体内容，由部门项目经理及产品部总监审批后，附上更新后的文件给到文件管理员，由文件管理员修改相关技术文件并对其版本进行升级后在状态栏签字，最后将更新后的资料重新进行整理、存档备案并刻录成光盘按5.4.1要求分发到使用部门7. 技术文件的保密7.1 受控的技术文件的电子文档资料存放在公司技术文件专用存放电脑，并做好备份（纸质或光盘或其他介质），备份文件由文件管理员分类编号备份到硬盘收存到财务室保管，纸质文档存到资料柜，资料柜钥匙和电脑密码由文件管理员负责保管。7.2 未经文件管理员授权，任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等进行备份。7.3 日常工作使用中，文件使用部门要保管好自己的文件，不得私自向外人转让和借出技术资料，不能带离公司范围。7.4 公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开，硬盘不准任何人私自带离公司。若计算机出现故障，需部门负责人通知开发管理科报公司后勤送修，并保证公司技术文件不会泄露。8. 违规处理 公司任何员工如有不遵守本规定，不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。附：文件发放记登记表；受