质量体系文件-采购流程规范NEW.doc

彩虹鱼通讯技术有限公司主 题 Subject文件编号Document No.质量体系文件 Quality System Document采购流程规范QS-CHY-PM-P-006Page6 of 6Rev.A 目 录 Table章 节 Section内 容Contents 页 次 Pages目 录Table1修 订 履 历Revision History21目 的32适 用 范 围33参 考 文 件34定 义35职 责36内 容4-57附件/附表6批准Approved审核Checked制定Prepared签名By日期Date 修 订 履 历 Revision History 版次Rev.体系文件变更SDCN No.修 订 内 容Modified Contents发行日期Issue Date初版发行1.目的为规范原料，辅料的采购流程，确保采购的物料品质合格，价格合理，满足需求生产要求，使操作规范化、标准化。2.适用范围本程序适用于彩虹鱼的所有原料辅料。3.参考文件无4.定义采购周期：从采购接到申购单开始到物料到港的时间。小样：供应商的第一次送样。采购部：养生堂总部采购中心。 5.职责5.1.技术部：负责新供应商小样、现有供应商新物料小样性能的确认；协助工厂品保科对所有供应商的首批原物料进行确认；负责制订原料辅料质量标准、新供应商的资质标准、其使用的原料标准和生产工艺及控制标准，并进行审核和确认；5.2.采购部：负责合格供应商的开发，建立供应商档案；确定采购价格、采购周期、帐期，最小批量等采购信息提供使用部门操作并在系统中维护；负责供应商的评估考核，原料月度采购份额分配，质量反馈处理；配合新品新项目试验；ERP系统采购信息维护；5.3.品保科：负责监督原料辅料质量标准要求的执行；原料使用质量信息反馈；根据技术部制订的供应商原料标准、生产工艺及控制标准和成品标准进行供应商辅导及现场检查；负责对供应商进行分级管理；负责原料的进厂检验；5.4.生管部：5.4.1.物控：负责核准工厂报上来的采购需求；5.4.2采购：根据生产计划和原辅料的采购周期下单、跟催、组织到货、请款；5.4.3仓管：负责收货并根据品保或者研发的结论进行入库6.内容6.1. 供应商开发建立6.1.1.供应商资格确认采购部负责收集供应商营业执照复印件、税务登记证复印件、质量体系证书复印件等，确认后建立供应商档案。供应商档案由采购部负责更新，并与合格供应商名录对应；6.1.2.小样确认 供应商根据要求提供原料小样，由采购部原料部提供给技术部，技术部进行小样的确认；技术部根据小样的确认情况进行决定是否进行小批量试产，如果是原来合格供应商增加的新的品种，技术部可以直接决定是否进行小批量试产，如果是新的供应商，则必须由采购部、品保科共同进行供应商现场考核；6.1.3.供应商现场确认 针对小样已经通过的供应商，并根据其提供资料的情况，由采购部、品保科指定相关人员共同组成现场考察小组，到供应商生产所在地进行设备硬件、技术力量、质量控制体系、原料标准、生产工艺及控制标准和成品标准进行实地确认，并填写供应商开发评估表，设备硬件、原料标准、生产工艺及控制标准和成品标准必须作为其附件。 6.1.4.合格供应商确认根据供应商资格文件，以及供应商开发评估表和相关附件，符合公司要求的由部门经理在供应商开发评估表签署意见。对于新的供应商，现场考核合格后，由技术部协调安排测试，测试合格后经采购部总监核准后正式成为合格供应商。如需工厂协助测试，由技术部发送联络单给协助部门。试验物料到达工厂时采购部须告知工厂是否为免费样品。 6.1.5.备用供应商确认 具备供应商基本资格，但现场评估未能完全到达公司要求，出于公司需要或特殊考虑，需要引入公司供应商圈，则需由采购部总监特批后成为准合格供应商，可享受合格供应商同等待遇，但对不符合项需要限期改善。到达规定期限后，进行复审，复审最多两次，无法通过则取消供应商资格。6.2.采购价格等采购信息确认6.2.1.招投标采购部负责成立招标小组，制订投标书，在合格供应商中定期进行招投标，标书由相关部门共同开标，确认开标资料，由采购部汇总。6.2.2.议标由采购部组织对开标结果进行评议，最终确定各品项各合格供应商供应价格、采供周期、最小批量、帐期等采购信息，填写原料招投标议标汇总表；6.2.3.招标结果执行议标结果由采购部总监在原料招投标议标汇总表上签字批准后生效，发送给生管部执行。采购部负责在ERP系统中进行采购信息维护。6.2.4.采购信息日常维护因原材料涨跌或其他因素导致采购信息发生变化，采购部业务负责人填写采购信息调整表，经部门经理审核，采购部总监核准后生效，采购部专人负责根据核准后的采购信息调整表在ERP系统中进行采购信息维护。 6.3.采购合同签订6.3.1.采购部负责根据招标结果签订框架购销合同，并附质量协议书，质量协议书 必须明确供应商设备硬件要求、原料标准、生产工艺及控制标准和成品标准。6.3.2.采购合同签订后除部门备案，需交总部财务部、生管部备案执行。6.4.采购流程 6.4.1.生管根据生产的计划情况以及每种原料以及辅料的采购周期，提出采购申请，采购申请包括采购的数量以及要求到货的时间；6.4.2.生管核准工厂提出的采购需求，控制采购数量；6.4.3.采购部在生管对工厂采购数量以及种类确认后，根据采购合同和要求的到货时间联系供应商供货，并将分配情况及到货周期明确告知工厂。一种原料有两个及以上供应商时，同月尽量不要同时供货。6.4.4.采购员根据采购部分配的供应商进行下单，跟单；下单前必须经采购部进行价格确认；6.4.5.等品保科验收合格后，仓管收货入库；如出现不合格情况，工厂品保必须书面反馈到采购部，由采购部反馈给供应商，等供应商确认后进行退货或者下次送货补上。6.4.6.发票直接寄到工厂，由采购员进行请款，根据合同的结算周期进行付款。 6.5.质量反馈 6.5.1.品保科在进料或者在生产过程中发现有质量异常的，以质量反馈单的书面形式反馈给生管以及采购部原料部；6.5.2.经过确认确实是由供应商造成的异常，并在保质期内的，由采购部以书面的形式通知供应商，并根据品保、生管要求进行退货或者赔偿，并要求供应商书面改进措施；6.5.3.其他如交货延期等服务不到位的，经确认也由采购部反馈供应商。 6.6.供应商考核6.6.1.供应商月度考核：根据工厂提供的每月工厂原材料到货考核表，以及日常进料品质异常联络单的处理结果，根据原物料供应商考核规范，汇总制定原物料供应商考核统计表； 6.6.2.对于月度考核达不到公司要求的，书面通知供应商，由供应商提出书面改进措施，必要时进行现场考核。对于承诺整改后仍出现不合格的供应商，取消合格供应商资格。7.附表附件：合格供应商名录供应商开发评估表进料品质异常联络单原物料供应商考核规范原物料供应商考核统计表原物料采购周期一览表该文件版权属本公司所有,不得私自复印、损坏、遗弃、扩散等不当使