流程管理培训

流程分析和流程图绘制培训 培训内容 流程建立的基础流程基本要素流程结构层次流程分析流程图绘制流程规范和改善 流程建立的基础 清理出所有活动找出所有活动内在关系初步确定所有活动的分类对象与其生命周期初步确定流程框架 流程的基本要素 目的输入输出活动及其关系信息流资源组织和职责 流程的结构层次 一套流程 整体运作流程 一套流程 如何做 做什么 作业指导 流程分析 活动顺序分析 流程开始是什么 中间经历哪些环节 流程的活动顺序如何 相互之间如何接口 流程如何结束 流程分析 资源分析 需要哪些资源支持 人力资源设施设备系统财务等对资源的数量和质量有何要求 如何对资源进行控制 流程分析 信息分析 流程需要哪些文件支持 产生哪些记录和表单 信息如何沟通和传递 记录的保管要求是什么 流程分析 职责和权限分析 涉及哪些部门和岗位 主办协办执行在流程中的职责是什么 权限是什么 不相容职责是什么 流程分析 风险和控制分析 流程的风险是什么 产生于哪些环节 控制环节有哪些什么 谁来监控 流程的关键控制环节有哪些 受哪些法律法规或监管要求约束 流程增值与完整性分析 PDCA循环 过程管理中 过程的描述和确定等活动 可采用国际标准ISO9000推荐的PDCA方法予以解决 流程增值与完整性分析 PDCA循环 流程增值与完整性分析 PDCA循环 流程图绘制 绘制流程图目的 通过绘制流程图 描述流程的关联性 了解流程现状 梳理可能存在的问题 为业务流程优化与设计找切入点 并为进行风险排查打下基础 通过绘制流程图 便于找出流程过程中的全部环节 涉及单位 岗位 各单位 岗位职能职责 提供简要直观的活动过程描述 流程图绘制规范 流程方向 决策 判断 风险点 预先定义流程 文档 操作环节 开始 结束 接 转XX流程 流程活动的逻辑关系 顺序 活动A 选择 循环 决策 判断 活动 活动B 决策 判断 线性流程图 信贷业务 Y N 配置流程图 信贷业务 流程图绘制中遇到的常见问题 哪些情况下需要绘制流程图 答 凡是某项活动 且活动路径相对清晰的都应绘制流程图 如各种业务活动和管理活动 只有对于一些纯规范以及规定性的要求 才可以不绘制流程图 凡名称为程序 作业指导书 即操作规程 和预案的文件均需绘制流程图 目前我行小部分体系文件因流程较简单 单线流程 可无需绘制流程图 流程图需要绘制到何种详略程度 答 流程图绘制的详略程度应满足以下两个要求 一是所绘制流程图要能描述并覆盖本项活动操作和管理要求的所有环节 可根据文件清理的结果确定 即确保有效性 二是根据现有人员所掌握的技能 能够根据所绘制流程图实施操作 控制或管理即可 即确保可操作性 在满足以上两个要求的前提下 尽可能简化 做到 简单有效 效率为先 如何处理总流程图和分流程图的关系 答 在绘制流程图时 有时在程序文件层次需要对活动的全过程进行描述 形成总流程图 同时 对其中一些重要的环节 又需要单独形成操作规程 在作业指导书中需要对重要环节展开形成更细的分流程图 在有总流程和分流程的情况下 要注意处理好总流程与分流程的关系 一般而言 如果分流程图有详细的描述 那么在总流程图中就应当简化 只需要留一个接口即可 可以描述为 转XX流程 否则会形成流程图重复 如何保证流程的规范性 答 为保证流程的规范性 应做到 绘制流程图工具统一 统一用VISIO软件绘制流程符号统一 大小统一 统一要求绘制配置流程图 把流程的阶段明确标识出来 如授信业务流程的受理 调查 审批 发放等阶段 流程线路要保持清晰 如果活动线路较乱 说明流程不够清晰 流程活动和文档如何区分 答 在流程图中注意不要把活动和文档搞混 文档是活动的结果之一 针对流程一个环节中产生文挡 要用无箭头线段标识在流程环节的旁边 文挡不能作为流程的一个环节 如何确定配置流程的相关方 答 1 应把流程涉及的相关方尽可能都列出来 包括外部的 如客户 监管方 以及内部的 包括层次 总行 分行 经办行等 部门 岗位 行领导等 尽量不要遗漏相关方 2 活动在相关方的配置要清晰 尽量减少跨部门的活动配置 3 不要过多描述外部相关方的动作 4 业务流程的起始端统一以客户开始 内部管理流程起始一般从经办机构开始 如何确定配置相关方的详细程度 答 确定配置相关方的原则是 在不影响流程图阅读的情况下 配置相关方越细越好 对于跨层级的流程图 至少应配置到层级 如经办行 分行 总行等 尽可能配置到各层级的相关部门对于不跨层级的流程图 至少应配置到部门 尽可能配置到岗位 部门内的流程或一般作业流程 一般要求配置到岗位 复杂活动的流程配置可以适当粗略一些 简单活动的流程配置可以适当详细一些 配置相关方数量一般应保持在3 6个之间 不宜超过8个 配置相关方名称应如何规范 答 由于目前各分支机构的组织结构没有完全统一 在配置流程图中难以准确地以部门名称配置 可以以 XX部门 表示 如 公司业务部门 机构业务部门 等 由于考虑未来我行管理层次上的差别 总行 分行 支行 网点 或者总行 分行 支行 为了便于绘制流程图 一般以最长管理层次的作为标准流程 在流程描述中做出差异性的说明即可 由于难以统一业务的发起层次 一般以 经办行 经办单位 统称 流程图中文字表述的要求有哪些 答 流程主要是通过符号以及简洁的文字把活动描述出来 因此 流程图中的文字尽可能简练 准确 一般用2 5个字描述 尽可能不超过10个字 需要详细描述的内容可在文件中的文字描述 如何确定流程的关键控制环节 答 关键控制环节一定是流程中的控制环节 即两边加竖线的方框 一是对流程中主要风险因素的进行控制的环节属于关键控制环节 二是对流程中几个几个风险因素进行控制的环节属于关键控制环节 由于我行体系文件搭建过程中没有专门针对风险点进行彻底的识别评估 因此在我行体系文件流程图中没有体现 关键风