益枫投资股份公司办公设备管理制度.doc

益枫投资股份公司办公设备管理制度 第第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。 第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。 第第2章办公设备购买第3条各分公司在年初资金计划中统一将购买办公设备、固定资产等费用列入预算，经公司领导审批后由总部行政部统一购买。 对于临时需要的办公设备，要经公司总经理审批通过后，由总部行政部购买。 第4条在办公设备采购前，必须由行政部牵头，组织各分公司负责人、计划财务部相关人员共同对供应商报价进行会审，参照财务制度中的相关采购流程办理。 第第3章电脑使用管理第5条专人专管1每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意使用。 2电脑使用人员要设置开机密码，密码需向公司行政主管报备，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。 第6条操作规定1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。 2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘、移动存储介质，防止公司电脑“感染”病毒。 3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。 第7条病毒防护1尚未联网的计算机，由行政部安排安装软件。 2任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。 3所有电脑不得安装游戏软件。 4数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。 5在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。 制度名称办公设备管理制度编编号XZ-201808005执行部门公司各部门编制人员行政部审核人员行政部经理批准人员编制日期2018.08.01审核日期2018.08.08批准日期6任何人未经同意，不得使用他人的电脑。 第8条硬件保护1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。 2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。 3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。 4各公司行政人员必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。 5对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 第9条电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。 使用人在下班前应退出系统并关闭电脑，如遇节假日长时间不启用电脑，需关闭电源开关。 2定期（每月末）对电脑内的资料进行，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。 备份的磁盘由行政部指定人员保管。 3定期（每季度一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。 第第4章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理，各公司行政主管负责监督与控制使用情况。 第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。 该表每月转行政主管审阅。 第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。 第13条禁止因私事拨打长途电话。 第第5章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机属于公司固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。 第15条打印、复印文件资料要遵循节约原则，不得任意浪费耗材和纸张。 公司内部使用文件，一般用可在利用的纸张反面打印、复印；对外发文或者报送的文件，要求使用干净、整洁的纸张打印、复印。 第16条凡是加盖公章后作废的文件，不得作为废纸使用，须将文件用专门工具搅碎销毁。 第第6章传真机使用管理第17条传真机属于公司固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。 第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。 第19条行政类传真文件需进行传真登记、签收制度，并立档备案。 第20条业务类传真文件一般采取自动接收状态，由业务人员自行与收发传真方进行确认。 第第7章其他办公设备使用管理第21条各公司所有办公设备都要指定专人管理，财务部门对于各公司电脑及周边耗材、固定资产都要进行登记建档，每季度对实物进行盘点。 行政部应建立办公设备及固定资产档案，包括购置发票，保修卡，产品说明书，驱动软件等。 各部门的闲置办公设备应及时呈报行政部，由行政部做合理调配。 第22条办公设备采购时须提供保修服务及维护服务，以便设备定期维护和保养。 第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。 第第8章办公设备使用监管第24条各公司行政部负责对办