单项招标管理工作指引（首创）.doc

单项招标管理工作指引编号：W02-PPM版号：A页码：第 8 页 共8页单项招标管理工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、工作指引概述流程目的遵循公平、公正、公开的原则，对单项工程招标采购过程实施控制，选择符合公司业务要求的合作伙伴。适用范围 适用于各一线公司组织的单项工程招标管理。定义 单项招标：依据年度开发计划、年度招标计划、季度招标计划及针对单项工程合约框架的项目总体招标计划、招标项目技术规范提供时间及已具备的招标条件等资料编制该招标项目的单项招标计划。流程要素描述支持文件无流程CP点1. 编制单项工程招标计划2. 确定入围单位名单3. 中标单位评审4. 合同交底责任部门1. 主导部门：合约采购部2. 参与部门：总部中心：招标采购、运营管理、成本管理、产品研发、财务管理一线公司：项目部、经营开发部、设计管理部、工程管理部、财务部流程KPI1. 招投及时率2. 重复招标率3. 采购责任目标成本的达成率输入条件1. 项目年度开发计划2. 年（季）度招标计划3. 项目总体招标计划4. 招标技术指标5. 合格供应商名单输出结果1. 招标方案及文件2. 中标单位3. 签订合同单项招标管理工作指引流程CP点描述CP点对流程的影响控制要点难点/风险点提示1、编制单项工程招标计划按计划采购可提高采购效率，降低采购风险，减少采购对开发进度的影响。同时，有利于合理安排资金计划，降低资金风险采购时间的预估采购范围的确定采购资金的计算采购条件的配合2、确定入围单位名单通过对投标单位的资质预审，筛选出优秀供应商，提高招标质量定样与定商的制约资质预审要点及标准资质预审的深度3、中标单位评审通过招标评审确定中标单位，有利于招标的公正、透明，可提高招标质量，保障公司合法权益评标方式的选择评审要点及标准定价与定商的制约最低价中标的合同范围综合评分的设计合理性4、合同交底通过对合同关联方进行合同要点交底，有利于划清各方责任，达成对合同条款的共识，避免产生合同纠纷合同要点的选取二、工作程序2.1 招标计划阶段1) 单项招标计划应反映该招标项目的关键时间节点，内容应包括：用于招标的图纸提供时间、经确认的技术规范文件提供时间、投标候选人审批时间、招标方案会签完成时间、招标文件及工程量清单审批时间、发标、回标、开标、评标、清标、商务谈判及定标时间等。2) 单项招标计划及该计划变更须由一线公司合约采购部编制，总部招标采购中心和成本管理中心会签，报运营管理中心备案。2.2 招标准备阶段1) 招标方案：a) 招标方案是依据项目合约框架、招标计划、评标办法及资格预审、付款方式等资料编制的，对单项招标项目过程中主要工作节点进行约定的操作细则。b) 合约采购部负责编制招标方案，方案内容应包括：招标范围及标段划分、投标候选人资审要求、推荐投标单位办法、招标方式、评标原则、评标流程、评标人员组成、商务谈判、付款方式、结算方式等内容。招标方案需经总部招标采购中心、成本管理中心和一线公司总经理联签。2) 资格预审：a) 推荐投标单位推荐原则：本着一线公司扩充招标资源的原则，由一线公司根据对市场的了解及收集到的投标候选人资料推荐投标候选人，总部相关中心也可根据需要增补。一线公司根据项目情况及招标方案中投标候选人资审要求推荐投标候选人，不在合格承包商（供应商）名录中的单位还应一并附上该单位的资质等资料，报至招标采购中心。招标采购中心根据需要补充推荐投标候选人，特殊项目招标需相关专业中心补充推荐投标候选人，招标采购中心汇总投标候选人并确定进行资格预审单位范围。b) 发出投标意向函 招标采购中心针对确定的资格预审单位，统一发出投标意向函（投标意向函包括投标意向邀请书及投标承诺函，应明确招标项目名称、项目概况、招标范围、标段划分、投标资格、投标保证金或投标保函、预付款保函、履约保函等需要投标单位先期承诺的信息），若出现少于三家投标候选人（含三家）确认投标意向时，由招标采购中心调整投标意向函内容后，再次征询投标候选人，最终由招标采购中心汇总做出书面承诺的投标候选人名单。c) 书面资审 招标采购中心汇总做出书面承诺的投标候选人，填写投标候选人报名登记备案表，并将名单提交一线公司。由一线公司统一向名单上不在合格承包商（供应商）名录中的各单位发放书面资格预审文件，要求投标候选人回复资格预审文件，合约采购部进行书面资审，确定书面资审合格单位。（六大标及监理招标项目必须具备书面资审报告，总包招标还须提交财务评估报告）d) 考察及资审报告一线公司组织及通知招标采购中心对未列入合格承包商（供应商）名录中的书面资审合格单位进行考察，工程类招标项目需重点考察拟派项目经理及其施工项目，材料设备类招标项目需考察生产厂家的生产设备、生产能力等。六大标（总包、机电、精装、幕墙、钢结构、电梯）及监理招标项目由一线公司汇总参加实地考察各部门意见编制书面考察报告；除上述六大标及监理招标项目外的其他招标项目，一线公司可根据招标项目特点选择书面考察报告或填写资格审查考察评分表及资格审查考察报告的方式。进入首创置业合格承包商（供应商）名录中的单位参加异地项目投标时需进行当地项目考察；进入首创置业合格承包商（供应商）名录中的单位可不进行资格审查，但一线公司亦可根据需要安排进行项目经理及其在施项目的考察。一线公司的资格预审报告须由公司主管副总经理（或以上）正式签认后，上报至招标采购中心。e) 投标候选人审批 招标采购中心根据资格预审情况编制资格审查汇总报告，填写投标候选人审批表，组织一线公司签认，并在招标采购中心、运营管理中心和主管副总裁审核签认完成后，形成最终的投标候选人名单。f) 合格承包商（供应商）名录管理 招标采购中心将签认完成的投标候选人审批表抄送运营管理中心，运营管理中心将投标候选人审批表中未在合格承包商（供应商）名录中的单位补充录入合格承包商（供应商）名录中，对承包商（供应商）进行评价管理。该合格承包商（供应商）名录将定期发布与更新。3) 招标文件：a) 招标文件是由合约采购部招标主控部门或顾问公司负责编制的发给投标人说明招标范围、合同条款、付款方式及招标过程中需遵守的注意事项等具体内容的书面文件。b) 由合约采购部招标主控部门负责编制或审核顾问公司编制的招标文件，文件主要包括招标文件条款和工程量清单两大部分。 文件条款：投标须知、投标书、合同书、通用合同条款、专用合同条款、付款方式、履约保函样本、技术规范、投标书附件、图纸疑问清单及回复、图纸目录、图纸等。 工程量清单：基本措施费用、分部分项工程费用、照管费、暂定款及指定分包工程暂定造价、清单总结等。c) 招标文件由总部需招标采购相关中心和一线公司联签会签，由主管副总裁或一线公司总经理审批。d) 若出现因付款方式导致投标单位不足的情况，可由合约采购部申请单独变更付款方式，经总部招标采购中心和成本管理中心审核后，由合约采购部重新修订投标文件。2.3 招标实施阶段1) 发标：a) 发标是指在完成入围单位名单审批及招标文件会签后，招标方向通过资审的承包商或供应商发出正式招标文件的行为，是招标实施阶段的第一个环节。b) 财务部门收取“投标保证金”，收取金额按标的估价总额的2计取，材料设备类项目最多不超过20万，工程类项目最多不超过50万元，投标保证金需在发标前收取。定标后，由财务部门退还未中标单位投标保证金，中标单位投标保证金在合同签署完成并提交履约保函后退还。c) 投标人在收到招标方通知后，到约定地点领取招标文件，并填写发标记录表。2) 答疑：a) 踏勘答疑是在发标后及回标前，由一线公司招标主控部门组织各投标单位参与的对各投标方在投标过程中不确定内容解释、澄清并确认的行为。b) 踏勘答疑需在招标文件规定时间内进行，答疑一律采用书面形式，相关技术部门配合完成技术答疑文件后，统一由合约采购部招标主控部门负责技术、商务答疑文件的发出、存档。3) 回标：a) 回标是指投标人按照招标文件的要求，递交投标文件的环节。b) 回标地点除最后一次回标在总部外，其余均设在一线公司；回标时递交的文件，应按照招标文件的要求密封、盖章，按照规定份数，按时回复至约定地点，不符上述要求应作为废标处理。c) 投标人填写回标记录表。4) 开标：a) 开标是招标实施阶段的重要环节，即在指定地点不只有一个部门人员的情况下，打开投标人递交的投标文件。b) 开标包括技术标开标和商务标开标。c) 合约采购部招标主控部门组织开标，经办人员和成本部门、技术部门的有关人员参加开标。d) 技术标开标： 综合评分法：开标须填写技术标开标记录表，并由开标人员记录并签认，开标顺序为先开启技术暗标标书，并由开标人员做好技术标暗标编号表，并由记录及见证人员签认。在技术标暗标评标结束后，再开启技术标明标。 最低价中标：开标须填写技术标开标记录表，并由开标人员记录并签认，开标时直接开启技术标全部标书，不再分暗标及明标。e) 商务标开标：开标须填写商务标开标记录表，并由开标人员记录并签认，在技术标开标同时开启商务标。5) 评标：a) 评标是对投标文件内的内容是否符合招标文件的要求及其内容在技术、商务的优劣进行评审的环节。b) 评标包括技术标准备、技术标评标、技术标清标及答疑、商务标清标及答疑等环节。 技术标准备：技术部门须在开标前向合约采购部招标主控部门提供技术标综合评分表，技术标评分表应区分暗标和明标两部分，其中暗标分为必要条件和附加条件两部分。 技术标评标：综合评分法由技术部门或外聘专家对投标人技术标部分打分，先评暗标，再评明标，得分不及格者即为废标，并编制技术评标报告；最低价中标由技术部门或外聘专家编制技术评标报告，并明确结论性意见。 技术标清标及答疑：综合评分评标方式的清标工作应于技术标评分完成后进行，清标过程的技术回复文件不影响先前完成的技术标的评定分值，唯出现技术评分达及格线的投标人数量过少（通常指不足3家）时，须进行技术标复议，技术标复议中可根据投标人技术标中出现的问题，以技术清标问卷的形式要求投标人澄清、补充配备、重新选型以便有机会修正投标人的技术文件，并以此作为技术标复议的基础，由原技术标评标组的成员对技术评分表进行评分修正，以最大限度的保证技术评标的合理性；最低价中标评标方式的清标工作与符合性评审同时进行，符合性评审的结论性报告出具前，须完成全部的技术清标的工作，清标过程也是技术符合性评审的手段和必要全过程。 商务标清标及答疑：商务标清标工作由招标主控部门或顾问公司完成，清标工作完成后编制商务标清标报告，过程中商务答疑文件统一由合约采购部招标主控部门发出、存档。6) 谈判：a) 合约采购部招标主控部门在技术标评标结果确认和商务标无偏离的情况下，组织商务谈判，商务谈判原则只进行一次。b) 商务谈判由合约采购部主控部门组织，相关成本部门、技术部门和、财务部门人员共同参加。c) 对总体造价及设计变更影响较大的费率和单价，在最后一次商务谈判中确定。d) 最终商务谈判的回复报价为已符合该项目技术及商务条件要求下的最终报价。e) 商务标的评议依据为各投标人经最后一次商务谈判后回复的最终报价，商务标的评议由合约采购部招标主控部门组织相关部门的专业人员参加。7) 定标：a) 综合评分法：根据投标人的最终报价和商务标综合评分表进行商务标分数的测评，并结合技术标综合评分表填写技术商务综合评定表，原则上综合评分最高者中标。b) 最低价中标：根据最终商务标回复结果，技术标评审通过，商务