青岛天人环境样财务经营体支付管理制度(TRⅡ069xx6).doc

青岛天人环境样财务经营体支付管理制度(TR069xx6) 青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第1页支付管理制度1总则1.1目的规范本公司财务付款流程，明确财务付款手续，提高货币资金使用效率。 1.2适用范围本制度适用于天人公司（含子公司）的因公借款业务、费用报销业务、付款申请业务。 2术语和定义2.1本制度中财务付款业务是指因公借款业务、费用报销业务、付款申请业务。 2.2借款业务是指经办人因公需要，办理需要提前申请并有一定限额控制的各类业务，而事先申请借支现金的行为。 如出差、交纳办事处房租、外购零星材料、业务招待费、会务费、集体活动支出等。 3职责分工3.1借款业务3.1.1财务经营体负责对借款业务是否超出限额进行审核，办理借款支付、入账工作。 3.1.2各业务部门负责对借款金额的合理性和真实性进行审核。 3.2费用报销业务3.2.1费用报销业务的审批流程采用权限审批原则，超出限额的报销业务采取四级审批经办人、经营体经理、项目负责人（可选）、财务审单员、总裁共四级审批。 未超出限额的报销业务采取三级审批经办人、项目负责人（可选）、财务审单员、部门经理、共三级审批。 各审核人员签字必须注明审核日期。 3.2.2财务经营体负责费用报销单据的初审或审核、报销费用的支付、入账工作；财务负责人对费用的总体支出情况和费用制度的合理性、科学性负责。 3.2.3各业务部门负责对费用的真实性、合理性负责；探亲、培训、调动工作、学生分配报到等情况的必须经服务保障经营体经理签字确认；工程项目有关的费用报销需项目经理签字确认。 3.3付款业务3.3.1财务经营体负责审核付款业务的真实、合规性，有权对不合格、不正确的申请提出修改、返工意见，有义务对付款依据进行审核，相关申请人及关联部门须积极配合。 3.3.2付款部门a)对付款申请内容的真实性、正确性、付款资料的完整性负责；负责向收款方及时索取发票、收据，按照财务经营体要求负责协调供货方对账；b)申请人的直接上级及关联审查部门对申请的真实、正确、及时性负管理责任。 3.4备用金业务3.4.1财务经营体负责对备用金申请进行审核、并定期监督检查备用金的使用情况。 3.4.2资源整合经营体、后勤服务经营体、设计研发经营体、供应经营体备用金限额5000元，部门经理有权在限额内使用备用金，并督促定期报销发生的费用。 4工作程序4.1借款业务4.1.1借款业务注意事项4.1.1.1出差业务借款，需附“出差任务书”；办事处房租借款需附“特殊事项申请”或“租房合同”；外购零星材料、用品借款需附“材料（用品）申请表”；业务招待借款需附“接待计划”；会务组织及组织集体活动借款需附“会务预算”、“活动预算”。 4.1.1.2因公借款业务提前1个工作日提交财务报批、安排资金。 青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第2页4.1.1.3借款单上必须是借款本人签字。 若遇特殊情况，借款人无法亲自办理借款手续而由他人代办时，借款单上必须明确代办人为借款责任人，出纳人员直接将借款存入代办人书面指定的个人账户；该笔借款挂账在借款责任人名下，由借款责任人负责报销冲账。 4.1.1.4未转正员工借款时，需由其直接上级或业务主管在借款单上签署“自愿为的该笔借款承担连带偿还责任”字样，并履行指导督促新员工报销冲账、还款和连带偿还责任。 4.1.2借款业务流程4.1.2.1由经办人填写“借款单”。 4.1.2.2由借款人所在部门经理对借款事由的真实性、借款金额的合理性二次审查。 4.1.2.3由费用会计对个人借款账户余额、资信情况、手续是否完备进行审核。 5000元以下部门经理审批，5000元以上（含5000元）的总裁审批。 4.1.2.4出纳员凭签批手续完备的借款单每周二和周四统一支付。 4.1.3借款的冲销借款人完成借款事由后，应及时填制“费用报销单”（具体操作参见“费用报销业务”），经部门经理核准、费用会计审核、财务经理复核、总裁审批后，由出纳与其结算现金，多退少补。 未开具发票的必须将异地证明和税金全额返还财务经营体；若未按时归还，按公司延期制度处罚并在全公司公示。 4.1.4借款的对账每月15日前，费用会计应对当月发生借款或冲账业务的借款人，编制因公借款对账单，交借款人用于核对借款情况，若借款人对清单内容有异议，应在接到对账单之日起3日内与费用会计核对，否则视为无异议。 借款超10000元的人员名单抄报各部门经理，由部门经理督促其报销或归还。 4.1.5借款的清帐4.1.5.1借款坚持“前款不清，后款不借”原则。 借款超过45日并金额超过6000元的借款仍未报账，且无正当理由的，财务不再为其办理因公借款业务。 该借款限额仅限于员工个人差旅费借款，但不包括项目借款、税金借款、投标保证金借款和接待计划借款。 项目借款凭借项目变更单或异地采购申请邮件办理，税金借款凭借开发票申请办理，投标保证金借款，凭借投标书办理，接待借款凭接待计划办理，项目借款、税金借款、接待借款在借款后1个月内完成报销，否则不再办理后续借款。 4.1.5.2挂账的借款2个月未冲账的，则由财务经营体将挂账金额通知服务保障经营体，从员工工资中扣减。 当月不足扣抵的，次月继续扣抵。 4.1.5.3财务经营体每月15日由费用会计进行个人借款排查，并编制个人借款排查表。 如果确有特殊原因则重新签批借款还旧款。 4.1.5.4税金借款到帐后第二天及时去当地税务局开发票，并于7个工作日内将发票及相关开票资料交财务经营体，7个工作日后未交财务经营体的，按公司的延期制度给予处罚。 如有特殊情况，可以在7个工作日内提出延期申请，注明延期时间。 （经营体团长审查，财务经营体团长审批）A）开工日期在xx年5月1日之前，且经税务局认定为简易征收的工程项目，需项目经理准备以下资料增值税一般纳税人简易征收备案表；项目建筑施工许可证（查验原件后留存复印件），未取得建筑施工许可证的，提供建筑工程承包合同；建筑工程承包合同（查验原件后留存复印件）；出纳根据项目经理准备以上资料去税务局办理外管证，项目经理取得外管证后去项目当地缴纳3%税金，当地税务局开具发票。 B）其他工程项目，需项目经理准备以下资料青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第3页营业执照副本原件及复印件；承包合同原件及复印件；外出经营活动情况说明。 出纳根据项目经理提供的以上资料，去税务局办理外管证，项目经理取得外管证后，在项目当地预交2%税款，公司开具发票。 4.1.5.5费用会计每月15日编制跟踪表，明确税金报销时间，如不按规定及时办理的，对项目经理按违规处罚（此罚金不计入激励基金），同时将不再予以借款。 4.1.5.6投标保证金原则上不允许借给个人，全部按照签订的合同办理，打款给相应公司。 如特殊原因需要打款给员工个人的，需经总裁签批后由财务经营体在投标前1个工作日内办理借款；投标结束后开标公布后7个工作日内完成投标保证金退回。 若未交财务经营体的，按公司的延期制度给予处罚。 如有特殊情况，可以在7个工作日内提出延期申请，注明延期时间。 （部门经理审查，财务经营体经理审核，总裁审批）4.1.5.7财务每月15日编制跟踪表，明确保证金退回时间，如不按规定及时办理的，对项目经理按违规给予处罚（此罚金不计入激励基金）。 确有特殊原因的应在规定还款时间前3天打延期回款申请。 4.1.5.8每月15日由费用会计负责借款超10000元的人员名单抄报各部门经理。 4.1.5.9费用会计、各部门经理有责任催促员工及时报销冲账和归还借款，个人非常规借款超过人均1万（总金额/企业在编人员）时，按违规给予处罚。 4.1.5.10对于报销信誉良好的大项目经理可提高借款限额3000元。 信誉良好的标准为连续3个月报销单准确无误且本部门的员工报销单连续3个月准确无误。 4.2费用报销目的本着对员工的充分信任和尊重，对费用报销流程进行创新和调整，达成提升工作效率，实现员工和经理人真正自主经营的目标。 4.2.1报销流程权限设置4.2.1.1差旅费流程a)出差任务书流程员工提交OA流程，预计发生费用5000元以下的，项目负责人（可选）审核，部门经理审批，生效执行；预计发生费用5000元以上的，项目负责人（可选）审查，部门经理审核，总裁审批，生效执行，流程到发起人。 经理人出差任务书，总裁审批，生效执行，流程到发起人。 b)员工报销实际发生费用5000元以下的，项目负责人确认项目费用真实、合理性，部门经理确认行程、额度、行为的真实、合理性；流程结束，到达报销人和财务经营体审单员；c)员工报销实际发生费用5000元以上的，项目负责人确认项目费用真实、合理性，部门经理确认行程、额度、行为的真实、合理性；总裁最终把关确认。 流程结束，到达报销人和财务经营体审单员；d)经理人报销差旅费，总裁确认行程、额度、行为的真实、合理性，流程结束，到达报销人和财务经营体审单员；e)纸质报销单（写明OA报销流程编号），报销单后附打印审批后的OA报销流程和差旅费明细表后，直接提交财务经营体，出纳依据报销制度和信用体系审核完毕后，入账。 b)-e)条款适用于通过OA流程实现报销的情况。 f)员工报销实际发生费用限额以下的，项目负责人签字确认项目费用真实、合理性，部门经理签字确认行程、额度、行为的真实、合理性，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，完成报销手续；g)员工报销实际发生费用限额以上的，项目负责人签字确认项目费用真实、合理性，部门经理签字确认行程、额度、行为的真实、合理性，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第4页h)经理人报销差旅费，本人签字确认行程、额度、行为的真实、合理性，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；f)-h)条款适用于纸质报销的情况。 i)差旅费只包括交通费、住宿费、补贴，其他费用报销另外走申请流程；因出差时间拉长而导致实际发生差旅费超出出差任务书预算金额的，报销人须在差旅费明细表流转到部门经理前，写明具体原因，部门经理将其真实、合理性与费用金额一并确认，否则超出部分不予报销。 4.2.1.2招待、礼品礼金流程a)赠送礼品礼金，员工提交OA申请流程，预算单笔报销金额低于1000元的，部门经理审批，生效执行；预算单笔报销金额超过1000元的，部门经理审核，总裁审批，生效执行，流程到发起人和财务经营体审单员。 b)招待费业务，员工提交OA申请流程，预算单次招待金额低于2000元的，部门经理审批，生效执行；预算单次招待金额超过2000元的，部门经理审核，总裁审批，生效执行。 生效流程到发起人和财务经营体审单员。 c)对于特殊事项临时需要发生招待费用的，须事先取得经理人的确认，须后补OA申请流程。 d)接待工作，员工提交OA接待计划流程，预算单次接待计划总花费5000元以下的，部门经理审批，生效执行；预算单次接待计划总花费5000元以上的，部门经理审核，总裁审批，生效执行。 生效流程到发起人和财务经营体审单员。 e)实际报销时，根据a)d)规定发起OA报销流程，经过审批后，抄送财务经营体和报销人。 f)纸质报销单（写明OA报销流程编号），报销单后附打印审批后的OA报销流程和差旅费明细表后，直接提交财务经营体，出纳依据报销制度和信用体系审核完毕后，入账。 a)-f)条款适用于通过OA流程实现报销的情况。 g)员工报销实际发生费用在限额以下的，经办人签字确认费用真实、合理性，部门经理确认签批，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，完成报销手续；h)员工报销实际发生费用在限额以上的，经办人签字确认费用真实、合理性，部门经理签字复核，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；i)经理人报销，本人签字确认行为的真实、合理性，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；g)-i)条款适用于纸质报销的情况。 4.2.1.3异地采购流程a)异地采购项目经理附异地采购备查簿发起OA申请流程，中小项目预算金额3000元，大项目预算金额10000元时，采购部审核，部门经理审批，生效执行；中小项目预算金额3000元，大项目预算金额10000元时，采购部、部门经理审查、质控部经理审核、总裁审批。 生效流程到发起人和财务经营体审单员。 b)实际报销时，根据 （1）规定发起OA报销流程，经过审批后，抄送财务经营体和报销人。 c)纸质报销单（写明OA报销流程编号），报销单后附打印审批后的OA报销流程和差旅费明细表后，直接提交财务经营体，出纳依据报销制度和信用体系审核完毕后，入账。 a)-c)条款适用于通过OA流程实现报销的情况。 d)员工报销实际发生费用在限额以下的，经办人签字确认费用真实、合理性，采购部审核，部门经理确认签批，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，完成报销手续；e)员工报销实际发生费用在限额以上的，经办人签字确认费用真实、合理性，部门经理签字审查，采青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第5页购部审核，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；f)经理人报销，本人签字确认行为的真实、合理性，采购部审核，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；d)-f)条款适用于纸质报销的情况。 4.2.1.4部门基金报销流程a)员工提报OA报销流程，部门经理审批，生效执行，生效流程到发起人和财务经营体审单员。 （2）纸质报销单（写明OA报销流程编号），直接提交财务经营体，审单员打印审批后的OA报销流程，并依据报销制度和信用体系审核完毕后，入账。 此条款适用通过OA流程实现报销的情况。 b)员工进行纸质报销时，经办人签字确认费用真实、合理性，部门经理确认签批，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，完成报销手续；4.2.1.5其他费用报销流程a)其他费用包括办公费（办公用品、低值易耗品除外）、福利费、评审费、通讯费（手机费、电话费）（手机费计入工资）、培训费（关联部门人力部）、车辆费（路桥、油费，关联部门行政）、维修等、物业水电暖、法律事务费、宣传广告费、会议费、咨询费、打印费、服务费、外协费（关联部门采购部）、办公用品（关联部门采购部）、低值易耗品（关联部门采购部）等小额物资采购等。 b)需要办理出入库的报销业务有礼品，办公用品，低值易耗品，研发用材料、小五金件、其他用品等。 c)其他费用申请报销流程由经办人发起流程，预算金额低于2000元的，关联部门审查，部门经理审批，生效执行；预算金额高于2000元的，关联部门审查，部门经理审核，总裁审批，生效执行。 生效流程到发起人和财务经营体审单员。 d)实际报销时，根据 （2）规定发起OA报销流程，经过审批后，抄送财务经营体和报销人。 e)纸质报销单（写明OA报销流程编号），报销单后附打印审批后的OA报销流程和差旅费明细表后，直接提交财务经营体，出纳依据报销制度和信用体系审核完毕后，入账。 c)-e)条款适用于通过OA流程实现报销的情况。 f)员工报销实际发生费用在限额以下的，经办人签字确认费用真实、合理性，关联部门审核，部门经理确认签批，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，完成报销手续；g)员工报销实际发生费用在限额以上的，经办人签字确认费用真实、合理性，关联部门审查，部门经理审核，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；h)经理人报销，本人签字确认行为的真实、合理性，关联部门审核，提交财务经营体。 财务经营体审单员根据报销制度进行复核确认和信用评价后，提交总裁签批，完成报销手续；f)-h)条款适用于纸质报销的情况。 4.2.2严肃声明a)报销前，报销人诵读“严肃声明”，报销人确认单据后进行报销。 b)严肃声明我以个人的诚信担保我报销单据是真实的，符合公司报销制度，否则，将成为我欺诈、违规甚至违法的证据，甘愿受到公司严厉处罚并付出代价，这个污点将伴随我一生。 我再次对我的报销单据进行确认，开始报销。 4.2.3信用体系a)评价标准根据以往反复出现的问题，归纳9条不规范条款，设置到评级体系中，作为评价标准。 （ （1）资料不齐全 （2）费用划分不清 （3）不符合报销标准 （4）报销单延期 （5）金额不准确 （6）发青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第6页票不规范 （7）贴票不规范 （8）上级把关不严 （9）报销流程错误。 b)信用评价办法 （1）审单员审核过程中发现错误，与评价标准比对，留下评价记录的，视为一次非故意原因造成的错误，系统自动给予报销人员进行OA警示，出现错误对应的金额在报销单中扣除； （2）当非故意原因造成的错误6个月内累计出现三次时，视为一次故意原因造成的错误。 系统自动给予报销人员进行OA公示黄牌警告，自次月起给予报销人报销标准下调一级处罚（即经理人执行员工补贴报销标准，员工按补贴标准按80%进行报销），三个月之内不得恢复。 三个月期间再没有出现错误的，次月恢复原报销标准。 （3）本年度内故意原因错误累计达到两次的，等同恶意原因错误一次，系统自动给予报销人员进行OA公示红牌警告。 （4）对于恶意报销造成的损失，对报销人处以10倍罚款，公司可以视情节严重程度，由服务保障经营体给予处罚。 c)公开机制所有OA审批流程，可以在OA系统中显示，按照公开级别，接受高管或经理人监督。 采用纸质报销流程时，信用评价情况每月在OA系统中公示。 d)监督机制-督查小组 （1）公司不定期从服务保障经营体、质量控制部、财务经营体、项目部、营销部等抽调专人组成督查小组，对报销单据进行抽查，重点检查金额准确性、标准合规性、0A申请完备性、票据合法性、业务的真实性、费用发生合理性。 （2）检查中发现问题，按照“费用报销业务流程”中各责任人的职责范围进行责任界定，提交服务保障经营体按照公司制度给予处罚。 （3）员工虚报费用一经查实，给予当事人虚假费用金额10倍罚款，给予直接上级审核人500元罚款，同时进行OA公示，由服务保障经营体给予当事人处罚。 弄虚作假定义对予未实际发生和没有给公司创造价值的费用，进行虚假报销。 e)报销人和各级审批人系统用户账号和密码不得借予他人使用，否则引起的纠纷和损失，由当事人全部负责。 4.2.4费用报销业务流程4.2.4.1经办人填制“费用报销单”，并对报销单的真实性、准确性、合理、合规性负责。 4.2.4.2部门经理对真实性、准确性、合理合规性、费用分割正确性负有复核责任，划归项目核算的费用，需要项目负责人审查其分割真实性、正确性。 （部门经理审核时未对费用发生的真实性、准确性、合理合规性、费用分割正确性未把住关的，视为上级把关不严）4.2.4.3财务经营体对报销金额的准确性、报销标准是否符合规定、0A申请流程是否完备、票据是否合法、评价标准等予以审核盖章。 4.2.4.4出纳凭审批后的单据报销或冲账。 4.2.5费用报销业务分类各职能部门因公发生的费用分类如下差旅费（含交通费）、招待费、异地采购材料费、办公费、福利费、评审费、通讯费（手机费、电话费）、培训费、车辆费（路桥、油费、维修等）、外协费、物业水电暖、法律事务费、宣传广告费、会议费、咨询费、打印费、服务费等。 4.2.6“费用报销单”(或差旅费报销单)的填写标准4.2.6.1费用报销单必填项报销部门、报销时间、报销人、费用类别、费用所属项目、特殊事项要青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第7页附特殊事项说明。 （费用报销单必填项报销部门、报销时间、报销人、费用类别、费用所属项目、特殊事项应附特殊事项说明，有漏项的，视为资料不齐全）4.2.6.2费用报销单不允许用涂改液修改，若书写错误必须修改，应采用“划线更正”的办法，并由更正人在更正处签字确认。 更正后的金额应小于更正前的金额，若更正后的金额大于更正前的金额，则更正人之后的各审核、审批人应对更正后的金额予以书面确认。 （报销单有涂改的、未按标准更正差错的，视为贴票不规范）4.2.6.3应该由多个部门共同承担的费用，并且不能够单独开具发票的，经办人员应填制“费用分割单”，各部门分担的费用金额由该部门负责人签字确认后，方可报销。 对于分属不同合同主体（母公司与子公司）的费用，不能用同一张费用报销单报销。 （应由多个部门共同承担的费用，未按规定分割费用的，视为费用划分不清）4.2.6.4费用报销单的业务必须是跟公司生产经营相关的，不相关的业务不得报销。 报销单的内容也必须符合国家法律法规的规定，不得出现“礼品”“请*（姓名）”等字眼。 （报销单内容书写不规范、有敏感字眼的，视为贴票不规范）4.2.7“费用报销单”粘贴标准4.2.7.1费用报销业务需填写“费用报销单”（属于差旅费的应填写“差旅费报销单”）。 报销票据整齐地粘贴在“票据粘贴单”上，附于“费用报销单”（或“差旅费报销单”）后进行报销。 （报销单黏贴不规范的，视为贴票不规范）4.2.7.2营销部和项目部的差旅费报销单必须按“月份”进行粘贴报销，不同月份的差旅费报销单不能粘贴在一起，同一出差的报销单可以分两次（也最多分两次）粘贴报销。 （报销单未按月份分开黏贴，视为贴票不规范）4.2.7.3单据从“粘贴单”的左上方，自上往下、自左往右逐个分开粘贴，不得集中粘贴在同一个地方，保证费用报销凭证平摊、整齐；凭证过长、参差不齐的应修整整齐。 （报销单黏贴不规范的，视为贴票不规范）4.2.7.4一般报销业务的发票要按照费用类别分类顺序粘贴，同类型的费用按日期先后粘贴。 （报销单黏贴不规范的）贴票不规范4.2.7.5差旅费报销单分次粘贴报销，以从公司所在城市往返的车船票作为每次出差开始和结束的标志，往返票不全的必须做说明。 （差旅费报销单分次粘贴报销，往返不连贯，未做说明的，视为贴票不规范）4.2.7.6对于临时性异地采购业务，必须附有”异地采购备查簿”报销。 异地采购货物报销需要项目经理在异地采购单上确认质量合格，分管部门经理对业务真实性、合理性及质量负责，供应经营体对价格合理性负责。 （异地采购报销未附有备查簿或未对质量、价格进行确认的，视为资料不齐全、金额不准确）4.2.7.7办公用品、微机耗材、礼品等采购业务必须到后勤服务经营体办理入库手续；后勤服务经营体对实物的真实性进行审核并验收。 （办公用品、微机耗材、礼品等资产类采购业务，未办理出入库手续的）资料不齐全）4.2.8报销票据的要求4.2.8.1费用报销发票必须真实、合法，报销人对取得的票据的真实、合法、有效性负责。 4.2.8.2发票填写须符合以下规范（报销发票没有按以下要求规范填写的，视为发票不规范）a)发票套写，相关项目名称、单位、金额等填写齐全正确清晰，发票联不准涂改；b)发票和清单上的发票专用章必须一致；c)“收款收据”不作为报销依据，只有带“行政事业性收费票据专用章”的行政事业性收款收据方可青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第8页作为报销凭证；d)特殊情况下不能取得有效票据的，需提前与财务经营体门进行沟通，提供可以证明该报销事由真实性的资料，在财务指导下报销；e)手写超万元大额发票无效，不予报销；国家地税总局自xx年12月31日起已停止使用手写发票，极个别地区对小规模企业仍实行通用手工发票，但发票面额仅限千元版和百元版两种版本。 财务经营体自xx年1月1日起，不再接收任何手写超万元版本普通发票，对报销单后仍附手写超万元版本普通发票的均视为无效发票。 f)定额发票为假票或旧版发票的无效，不予报销；定额发票可登录发票所在地地方税务局发票查询处查询（若不知如何查询可打当地的12366咨询），经核实为假发票或旧版发票的，一律视为无效发票，不予报销。 g)机打发票公司名称必须机打，手写无效，不予报销；凡发票上需写明付款单位的必须在开票当时要求机打公司名称青岛天人环境股份有限公司（发票上注明公司名称可手写除外），公司名称不得漏写或多写，否则视为无效发票。 h)发票加盖合规的“发票专用章”才能有效，否则不予报销；国家税务总局在xx年初对所有发票上所盖印签进行了统一规范，旧章使用截止日期为xx年12月31日。 自xx年1月1日起，任何单位任何发票上所加盖的印鉴必须为*单位发票专用章。 即自xx年1月1日后，所收发票上若盖章为财务专用章、业务章或其他章均为无效发票。 样版章为中间“0”为纳税登记号，打“”部分为公司名称。 若形状格式与上图（椭圆型）不符，均为无效章，对应发票均视为无效发票。 i)发票业务事项和公司印鉴必须相符，否则无效，不予报销；发票上所开具业务内容与发票上所盖印鉴必须相符。 如购材料，发票上写明的材料内容，但却盖了*体育用品公司的发票专用章，此票均为无效发票，不予报销。 j)发票遗失业务的处理；凡需报销的票据，请妥善保管。 若实际发生费用，因个人原因导致发票丢失，此项目费用不再予以报销。 k)发票内容上写“一批”字样的，发票后必须附清单，否则不予报销；办公用品、食品发票必须后附明细，明细上必须有与发票上相同的发票专用章，明细上合计金额与发票合计金额一致，否则不予报销。 xx年5月1日以后供应商汇总开具专用发票的（如开具“材料一批”、汇总运输发票、办公用品和劳动保护用品的发票等），需要同时提供使用防伪税控系统开具销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖财务专用章或者发票专用章。 否则不可以抵扣进项税金；l)住宿发票的报销要求:xx年5月1日以后住宿费优先选择增值税专用发票，因项目地点偏远，没有增值税专用发票，报销时做特殊事项说明，由直接上级确认后报销，定额发票只有国税出具有效。 m)快递发票的报销要求:青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第9页报销快递费必须后附快递底联，底联必须清晰，不附底联或不清晰的不予报销；N）餐饮发票xx年5月1日后，必须国税出具有效。 4.2.9报销期限要求（未按以下期限要求报销完毕的，视为报销延期）4.2.9.1取得票据的时间即为发票打印时间或填票时间，特殊情况界定如下a)出差人员的取得票据的时间为出差归来后第一个工作日；b)如连续出差超过一个月的，应按月将票据寄回所属部门代为处理，取得票据时间为邮寄到达公司日；c)节假日、出差人员返回后24小时内又出差的，按照节假日或再次出差时间顺延；d)日常费用、市内交通费用、部门基金等累计超200元或一个月报一次；e)车补等以月度为计费单位的，次月报销完毕，延期交单不予报销。 f)出差期间发生的费用报销，应在当次出差任务书审批结束之日起30日（不含节假日）内获得财务经营体对票据审核无误的确认签收；超过30日未获得财务经营体签收的；扣除报销金额的10%作为罚款；超过60日扣除报销金额的20%作为罚款；超过三个月以上（含三个月）扣除报销金额的50%作为罚款；扣除部分造成的损失，报销人承担。 g)其他费用报销，开具发票之日起30日（不含节假日）内获得财务经营体对票据审核无误的确认签收；未获得确认的，执行上述延期条款。 4.2.9.2报销之前，报销人可以事先与审单人沟通报销注意事项，完善后提交报销单，一旦承诺提交，仍然不符合要求的报销单据，财务经营体直接扣除不合规金额，不再退回整改。 4.2.9.3营销部和项目部安排有专人（项目管理部商务专员）与财务对接，及时收集报销单据，定期到财务经营体报销冲账，加快报销流程，避免单据挤压，造成遗留问题。 说明手机费计入工资发放，不再走报销流程。 4.2.10业务招待费报销规定4.2.10.1招待费标准参照附件4执行。 4.2.10.2同一个接待计划下发生的费用应填写同一报销单，一次性报销，不能分开填写或分次报销；报销时附带签批接待结果的接待计划一起报销。 （未附上接待计划或同一接待计划分次报销的，视为资料不齐全）4.2.10.3报销人按规定填写报销单,并说明该招待费用的性质。 若该费用是由于员工未解决好以前工作中的问题导致遗留隐患而发生的，或因工作失职请客弥补的，公司不予报销。 属于积极为公司解决问题的准予报销。 4.2.10.4外出人员对于特殊事项临时需要发生招待费用的，须事先取得主管经理人的确认，持后补接待计划报销，报批标准与公司招待费标准一致。 4.2.10.5出差期间，招待费与差旅费分开贴票报销，标准按公司招待费标准执行。 4.2.10.6赠送礼品礼金报销单笔超过1000元需总裁批准后可报销。 4.2.11电话费报销规定4.2.11.1固定电话费用报销规定参照行政管理制度执行，后勤服务经营体按标准统一报销或付款。 a)后勤服务经营体负责固定办公电话费用的支付，部门话费超支的由各部门自行负担超支部分；b)后勤服务经营体年底根据上年平均数设定下一年度各部门电话上限；c)各部门xx年固定电话上限查看后勤服务经营体标准。 4.2.12手机话费报销规定4.2.12.1非经常出差人员手机费按标准计入工资中统一发放。 4.2.12.2后勤服务经营体负责年底根据上年公司费用成本情况和服务保障经营体岗位调整情况设定下一年度各岗位手机话费上限。 青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第10页4.2.12.3正式员工a)非经常出差人员（营销部、项目部以外的部门），出差期间可按10元/天的补助报销，每月报销手机费最高不超过200元（包括计入工资的手机补贴和出差期间手机补贴两部分）。 与差旅费一并报销。 4.2.12.4试用期员工b)手机话费暂不予发放补助；c)因当月有出差任务的，可按10元/天的补助报销，报销时提供话费清单以确认出差时间发生费用数额，但报销总额不超过所在岗位话费上限。 4.2.12.5xx年各岗位手机话费上限（报销标准）参照行政管理制度执行，见附件2.4.2.13异地采购报销规定4.2.13.1异地采购报销附异地采购备查簿和异地采购申请表，说明采购原因，明确采购内容和价格明细。 4.2.13.2对中小项目3000元，大项目10000元时，由供应经营体审查，项目部经理签字后报销。 4.2.13.3对中小项目3000元，大项目10000元时，应经供应经营体、项目部经理审查、审计部成本控制主管审核、总裁审批后报销。 4.2.13.4除能提供正规票据的异地采购业务外，其他异地采购业务要有现场项目经理及采购人员两人签字确认，或者提供供货方姓名、身份证号、联系方式。 （未提供供货方姓名、身份证号、联系方式的，视为资料不齐全）4.2.13.5为确保项目成本的准确性，异地采购发票必须是材料发票和工程施工发票，注明项目，计入项目成本。 （异地采购发票提供类型不合规的，或者属于发票不规范的类别内的，视为发票不规范）4.2.14管理基金管理规定4.2.14.1管理基金由服务保障经营体于每月5日前向财务经营体提供上月各部门、副总裁基金清单，由财务经营体计提挂账；可以累计使用。 4.2.14.2实际发生费用时，由费用发生部门提供票据，管理基金使用权限人签字，经费用会计审核后支付。 4.2.14.3管理基金使用范围详见薪酬福利管理制度。 4.2.15差旅费报销细则（若出现不符合以下报销标准标准的问题，视为不符合报销标准）4.2.15.1差旅费包括出差期间长途费、短途费、打车费、食宿补助、试用期人员电话补助、零星办公费、过路过桥费，其他费用类别的费用需单独粘贴报销。 4.2.15.2出差过程中发生的一些不能取得合格发票的费用，要取得真实的单据（例如收据收条等，包含大小写金额、对方签字、联系电话、姓名、身份证号码等）作为附件，用符合报销制度的发票予以报销。 （出差过程中发生的一些不能取得合格发票的费用，又未取得真实的单据作为附件；未提供符合报销制度的发票的，视为发票不规范、资料不齐全）4.2.15.3非经常出差人员差旅费报销标准一览表（见附表1）a)非经常出差人员餐补采用算头不算尾的（即出差当天有餐补，则返青当天无餐补补贴），出差一天，减半报销餐补；b)非经常出差人员出差可乘坐动车、高铁二等座，火车硬铺、轮船二等舱、其它交通工具，费用实报实销。 员工出差路线若有动车或高铁二等座，则不允许乘坐高铁商务舱及以上或软卧，若乘坐则按照乘坐硬卧或高铁二等座的票价报销，超出部分不予报销。 若出差目的地仅通高铁无动车，员工应在乘坐高铁二等座与乘坐飞机之间选其费用较低的交通方式;若遇紧急情况需乘坐飞机，不影响工作的青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第11页前提下，尽可能选择早班晚班打折机票，若机票价格低于火车硬卧或动车、高铁二等座价格实报实销，否则，须经总裁同意方可报销；c)非经常出差人员外出打车费不得超过长短途的20%。 如无特殊情况，机场之间的往返须先乘坐机场大巴到达市区在打车。 出差到北京、上海、广州、深圳等交通发达的城市，在确保人身安全的情况下，尽可能乘坐地铁、公共汽车等经济型交通工具；d)员工出差期间，产生自驾车费用的，费用金额控制在从出发地到达目的地乘坐大巴车产生的费用范围内，即可全额报销，超出乘坐大巴车费用部分不予报销；e)打车费在限额之内的，单次打车费用超出50元的打车费用，请经办人在票据背面或黏贴单据上写明打车费发生的具体、合理的事由。 财务经营体审单员将重点审查，未注明具体、合理事由的打车费用，将予以退回补充，否则不予审查通过。 4.2.16.出差计划书规定4.2.16.1公司高管、经理人、员工在出差前需做祥细出差计划，出差计划书必须包含表中“出差计划部分”全部内容，其他内容可根据需求自行添加。 4.2.16.2员工在每次出差前，需做祥细出差计划，并按规定履行OA签批流程a）项目经理、高级项目经理（员工）出差计划签批流程部门经理批准；(此条款继续适用于纸质报销流程)b）部门经理、高管出差计划签批流程，总裁审批，抄报给资源整合经营体主任。 4.2.16.3出差任务书中的预算经费限额并非出差借款金额，而是对出差过程中即将发生的费用的预计。 预算经费限额与出差后实际报销金额的应大致相符。 若存在与计划不相符的情况，需在“出差任务书说明”一栏说明变更原因，项目经理、高级项目经理（员工）由部门经理审核确认、部门经理由总裁审核确认。 （出差任务书中的预算经费限额与出差后实际报销金额不符，且未做说明的，视为资料不齐全）4.2.16.4在报销差旅费时，需后附签批完成、填写完整的出差计划书，否则不予报销。 若实际出差金额、内容与计划出差金额、内容不符且未说明变更原因的，对于不符金额公司不预报销。 （报销时未附有出差计划的，视为资料不齐全）4.2.16.5员工出差时，火车票与在途期间补助合计金额大于等于机票报销上限的情况下，项目经理做出说明，部门经理确认后，可以乘坐飞机并报销，不必特别批准。 4.2.17营销部、项目部差旅费报销细则（若出现不符合以下报销标准标准的问题，视为不符合报销标准）4.2.17.1项目部长期出差人员差旅费报销标准出差北京、上海、广州、深圳地区的报销标准人员类别住宿费打车费（交通费）餐补部门经理220元/天40元/天30元/天大项目经理/项目经理180元/天30元/天30元/天出差其他地区的报销标准人员类别住宿费打车费餐补部门经理120元/天40元/天30元/天青岛天人环境股份有限公司支付管理制度TR/-069-xx-1共18页，第12页大项目经理/项目经理120元/天30元/天30元/天说明考虑到项目部部门经理经常到县级市的各个项目现场了解情况，交通费发生的较多，故交通费报销上限提升10元。 4.2.17.2营销部标准出差人员差旅费报销标准出差北京、上海、广州、深圳地区的报销标准人员类别住宿费打车费餐补部门经理执行“非经常出差人员差旅费标准”，住宿费标准220元每天，其他标准不变高级项目经理180元/天30元/天30元/天项目经理180元/天30元/天30元/天出差其他地区的报销标准人员类别住宿费打车费餐补部门经理执行“非经常出差人员差旅费标准”高级项目经理140元/天30元/天30元/天项目经理130元/天30元/天30元/天说明考虑到营销部部门经理经常到地市、省会、直辖市等开展工作，故执行非经常出差人员差旅费标准比较合理。 4.2.17.2住宿费在标准范围内实报实销，所报销住宿发票必须为出差当地发票。 若全月住宿费合计后平均每天住宿费金额未超标准，则超每天标准的住宿费金额可实报实销。 4.2.17.3打车费全月合计后以每天平均数为最终报销金额，项目经理、高级营销项目经理、大项目经理平均每天不超30元。 打车费除广西、昆明、内蒙、青海、定西、兰州、郑州及经财务核实当地确实不提供机打车票的城市可以使用定额出租车票外，其他地区必须取得机打发票方可报销。 营销项目经理陪同客户的打车费用，经过部门经理批准后，可以据实报销，不受限额限制。 4.2.17.4餐补报销，无需提供发票，即可报销。 4.2.17.5跨县市长、短途车费必须取得车站机打发票，若一份报销单中手撕长条票超过3张，需部门经理特要设别批准后可实报实销；短途交通费包含市内打车费、市内公交费、县城到项目现场费用。 说明高级项目经理、大项目经理手机费月最高限额300元，项目经理手机费月最高限额200元，除个别人员外按最高限额在工资中统一发放，不再报销。 4.2.17.6需立办事处的，应单独申请并获得总裁批准，办事处房租纳入部门费用限额，员工在办事处住宿的，不再报销住宿费。 4.2.17.7经常出差人员为提高工作效率，员工出差可选择乘坐火车硬卧、动车、高铁二等座、轮船二等舱、其它交通工具；尽可能乘坐晚班（五点半以后）的火车汽车等交通工具.若晚上乘坐火车等交通工具，不享有住宿补贴，给予员工住宿标准40%的夜间乘车补助。 出差