采购管理制度.doc

公司采购管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一、 采购形式：1) 成品采购 2) 外协采购二、 采购流程：（一）成品采购1、由采购提出单位（需求部门）提出购买的物品，同时提出购买物品的规格、型号、参数、数量、到货日期、数量、用途、标准等：1）如在产品研发初期，研发单位对所需物品的型号、参数、规格等需求不确定，则由商务部人员负责寻找至少三家此类产品供应商与研发单位一起研究产品参数等，直至最终明确所需物品参数、规格等；2）如进行成熟产品采购，提出单位应为商务部门推荐一家供应商，包括供应商名称、地址、联系方式、价格等。2、商务部按照提出单位的采购需求并通过询价、比价、议价，寻找至少两家合格的供应商并报财务部审核：1）商务部按照提出部门采购需求制作采购请购单，通过提出单位负责人、物资管理员签字后上报总经理审批，如审批通过则开始走下一个程序，如打回则重新制作；2）商务部依照审批后的采购请购单开始寻找供应商并通过询价、比价、议价寻找至少两家合格的供应商；3）按照价格、联系人、联系电话、联系地址以及自我倾向对供应商（提出单位推荐以及商务部选择）进行排序制单，制成表单后，商务相关人员签字并上报财务部审核。3、财务部在收到商务部的排序表单后进行复核，复核通过后则上报总经理，不合格则打回重商务部重新选择供应商：1）财务部通过对表单上面的信息进行电话复核，必要时可以去表单上面的联系地址进行考察；2）财务部在收到表单后，按照所需采购物品单独寻找一家供应商进行询比议价，如查询结果与商务制成表单无误后则上报总经理审批，如有差距则打回商务部。4、采购物品到到达后，则由采购提出单位、物资管理员共同进行验收：1）如物品合格则进行正常入库；2）如物品不合格则打回并由商务部采购人员限期进行退换货。5、商务部采购信息等资料进行保密，勿外泄，但向财务部、生产部以及提出单位进行供应商信息备档，以便相关人员在使用中及时联系供应商。（二）外协采购1、外协生产均已模块化、标准件进行生产，严禁整机由外协厂家进行生产。2、成本核定：1）技术部、商务部、生产部、财务部对我司的外协加工品进行成本核算：技术部、商务部、财务部进行原材料、运输费用等成本核算；商务部、生产部则对加工工艺、设计改造等费用进行成本核算；2）相关部门人员签字确认并初步确定我司加工品的成本价格。3、商务部负责寻找外协厂家：1）依照我司的生产需求进行多渠道外协厂家开发，同类产品至少寻找3家外协加工厂；2）由商务部人员对外协厂家综合实力进行初步核实，即生产资质、生产条件、生产能力、工人素质、加工工艺、生产工艺、生产厂房、管理模式、经理魄力、经理认同度、经理可控度、工期安排等进行考核与汇总并出具考察报告；3）初步合格厂家则由商务部、生产部进行二次考核，合格后则现场拟定初步合作、价格、工期意向，回司后则各出具相关考察报告；4、确定合作厂家后的后续流程与上相同。5、审批合格后及时签约并后续跟踪：1）审批完成后则走采购合同签约流程；2）合同签完后则下发生产图纸，进行生产订单下派，严禁签约未完成已经下发生产订单并进行初步生产；3）商务部人员协作生产部对生产进度进行及时把控并分阶段对生产进度进行验收与记录，严格按照合同进行并催促早期完成；6、生产部、技术部则对产品进行质量、功能验收并填写验收单，出具验收报告：1）产品合格则进行后续流程（与上相同）；2）产品不合格则由商务部进行退货并限期改正，必要时按照合同追究其相关经济以及法律责任。7、商务部人员负责及时付款以及相关票据索要。三、特殊规定1、采购两次以上的供应商，在第二次采购完成后由商务部经理在一周内出具供应商评价报告，并由提出单位、财务部（物资管理员、财务经理）、生产单位签字确认；2、采购人员严禁出现吃回扣、收礼等现象并签署采购承诺书，一经举报或查实，无论金额大小，均处以10万罚款，严重者追究其法律责任；3、供应商如出现送礼、送回扣现象则直接罚款10万元，严重者解除供货关系以及追究其法律责任；4、一次性采购价格在十万以上则进行招标，走招标程序，按照我司招标程序进行，十万以内则按照以上程序进行。1）公开招标基本程序：(1)招标公告；(2)资格预审；(3)发放招标文件；(4)投标预备会；(5)编制、递送投标文件；(6