电网公司物资管理信息系统数据清理方案V10.doc

南方电网公司物资管理信息系统云南电网公司物资管理系统 数据清理方案数据清理方案云南电网公司2011年5月1目 录1.引言22.目标23.范围33.1南方电网公司总部33.2云南电网公司34.总体思路45.职责分工45.1公司物资一体化信息系统推进小组45.2云南电网公司推进工作小组45.3康拓普实施组56.清理策略56.1公共数据56.1.1组织机构信息56.1.2系统用户66.1.3 角色与权限66.2基础数据66.2.1 供应商66.2.2 项目信息76.2.3 仓库及仓位信息76.2.3 合同模板86.2.4 合同签订方信息86.3业务数据86.3.1 期初库存数据86.3.2在途需求及采购信息106.4注意事项116.4.1公司标准品类收集的完整性116.4.2物资账（库存余额）与财务账一致性116.4.3物资已到未办理入库126.4.4 借条等单据清理127.清理计划137.1数据清理培训计划137.2数据清理总体计划137.3数据清理详细计划147.3.1 部门信息收集、整理157.3.2 用户信息收集、整理157.3.3 用户权限收集、整理167.3.4供应商信息收集、整理177.3.5仓库、仓位及货架信息收集、整理207.3.6库存物资品类及规格收集、整理217.3.7项目信息收集、整理227.3.8合同签订方信息收集、整理247.3.9二级采购合同模板整理26 1. 引言数据清理是公司物资管理信息系统实施推广的重要基础工作，也是一项重点和难点工作。为了明确物资数据收集、转换的对象、数据收集范围、收集策略；指导数据清理工作的开展，提高数据质量，满足公司物资管理信息系统的上线要求，特制定本数据清理方案。2. 目标本次数据清理，要达到以下目标：1）物资品类、仓库、项目和供应商等主数据要确保覆盖完整性、准确性及合理性，确保不影响业务数据的转换。减轻上线初期在对物资主数据、供应商主数据、项目信息主数据及公司物资管理信息系统环境熟悉度不高的情况下，向南网总部申请新增主数据的压力。2）保证项目信息、初始库存数据的真实、准确、完整，使这些数据的在系统上线前和系统上线后之间的一致性和连贯性，不影响业务的正常运转。3）保证上线时的实际库存、财务的账面库存金额与系统内初始库存余额的一致性，保证财务帐与库存实物相符。3. 范围3.1 南方电网公司总部数据类型数据项说明公共数据组织机构信息系统用户角色与权限基础数据一级采购合同模板一级供应商统一由供应商在电子商务网站登记3.2 云南电网公司数据类型数据项说明公共数据组织机构信息系统用户角色与权限基础数据二级供应商信息建议统一由供应商在电子商务网站登记项目信息仓库信息仓位及货架信息二级采购合同模板合同签订方信息业务数据期初库存数据在途需求及采购单据4. 总体思路数据清理涉及部门和单位多，需要统筹考虑，稳步推进数据清理工作。数据清理按照以下工作思路开展工作：“统一组织” 在南网物资一体化信息系统推进小组的统一组织下，各省推进工作小组都要按照数据清理方案，开展数据清理工作。“统一方法” 数据清理涉及到的单位，都要按照统一的方案、统一的数据模板、进度要求开展数据清理工作。在工作中各单位及时沟通，保障各个单位的数据清理工作按照进度计划高质量完成。“协同并进、紧密配合”由于项目信息、期初库存等数据项需要跨部门配合，要求分省公司推进工作小组做好协调工作，高效高质的完成数据清理工作。5. 职责分工5.1 公司物资一体化信息系统推进小组负责数据清理工作的总体策划和指导，负责协调数据清理工作过程中的重大事项，并审定数据清理方案。5.2 云南电网公司推进工作小组1）负责在公司物资一体化信息系统推进小组领导下，指导业务分析组和技术支持组完成本单位的数据清理工作；2）协调解决本单位在数据清理过程中出现的组织、人员、进度等方面的问题；3）负责本单位待清理数据项的收集整理，并按照要求进行转换；4）负责系统上线前的数据核对。5.3 康拓普实施组1）负责制定数据清理方案及数据清理模板；2）负责数据清理相关培训，指导数据清理工作，数据清理过程中的问题解答；3）协助云南电网公司推进工作小组对数据清理质量、进度管理，协助解决数据清理过程中出现的问题；4）负责数据导入系统工作。6. 清理策略6.1 公共数据公共数据包括：组织机构信息、系统用户信息、角色与权限。6.1.1组织机构信息云南电网公司及所属单位下的部门结构信息清理由公司各部门和下属单位按照 “组织机构信息收集表”格式填写提交。6.1.2系统用户系统用户由南方电网公司确定用户名称命名规则，云南电网公司按照公司用户命名要求进行本单位及所属单位的系统用户收集，收集时参照“用户信息收集表”进行填写。6.1.3 角色与权限角色与权限表由康拓普参照业务规范统一整理；公司各单位在填写系统用户信息时，需要确定该用户对应的角色。公共数据清理完成后由康拓普实施人员导入公司物资管理信息系统。6.2 基础数据6.2.1 供应商供应商待清理的数据包括：一级供应商和二级供应商。按照公司物资部要求，原则上一、二级供应商都需要在阳光电子商务平台上进行重新登记。但考虑到库存的部分产品供应商在今年没有供货，要求到阳光电子商务平台进行登记时，可能比较困难，如果不能及时登记将影响到期初库存数据清理工作，因此，供应商数据清理工作按以下步骤进行：n 参与2011年采购的供应商1）已参与网公司物资采购的一级供应商，由网公司物资部统一通知供应商到阳光电子商务平台进行登记；2）已参与云南电网公司物资采购的二级供应商，由云南电网公司物资部通知供应商到阳光电子商务平台进行登记。n 历史供应商历史供应商指在2011年之前与云南电网公司及所属单位发生交易的供应商，且在2011年未参与公司采购的供应商。该类供应商数据清理工作由康拓普制定“供应商信息收集表“，由公司及所属单位按照统一要求进行收集整理，由康拓普实施人员导入公司物资管理信息系统。备注：1）只有通过阳光电子商务平台登记，并审核通过的供应商才有参与南网采购资格。2）通过系统导入的供应商只能作为历史供应商作为期初库存的基础数据。6.2.2 项目信息云南电网公司各部门和单位按照网公司的项目编码规则、项目类型及项目相关必填信息要求下，收集未结项目信息。公司各单位必须严格按照要求进行收集，将收集到的项目信息严格按照 “项目信息收集表” 填写。项目信息收集完成后，由康拓普导入到物资管理信息系统。6.2.3 仓库及仓位信息仓库按照一级仓、二级仓、应急包进行管理，云南电网公司及所属单位按照公司仓库管理要求进行规划整理。所有一级仓、二级仓、应急包必须统一在仓库管理系统进行登记，由公司物资部统一授码。公司各单位在收集仓库信息时，需要与仓库管理系统中的仓库信息进行核对，如发生缺少，统一整理后，通过仓库管理系统进行申请。完成仓库信息清理后，公司各单位按照仓库的仓位划分和货架设置收集仓库的仓位、货架信息，参考“仓位及货架信息收集表”进行收集。6.2.3 合同模板 制定统一的合同模板，规范公司各单位的采购合同模板。一级采购合同模板由网公司提供，二级采购合同模板由公司物资部提供。6.2.4 合同签订方信息合同签订方信息包括合同需方、结算方和收货单位，信息内容包括单位名称、通信地址、邮政编码、法人代表、联系人、联系电话、传真、帐户名、开户银行、帐号、税号等。云南电网公司参考“合同签订方信息收集表”进行收集，完成信息收集后，由康拓普统一导入系统。6.3 业务数据6.3.1 期初库存数据期初库存收集工作主要是物资管理信息系统上线前，在指定的时间截止点统计各类物资的库存情况。为了保证库存清理工作的顺利进行，确保清理后数据的准确性和可用性，各单位要保证盘点的及时性和准确性。期初库存数据清理工作分两期开展：第一期 库存物资及库存类型清理期初库存清理第一期工作，实现库存现有物资品类清理以及按公司库存类型（闲置物资、在建工程物资、备品备件、报废物资）进行归类。工作步骤如下：1）公司各单位组织相关人员对现有仓库物资品类及规格进行清理，按照“库存物资品类及规格收集表”要求进行清理，目标做到收集表中物资品类、规格型号唯一，提交公司推进工作小组，由业务支持和技术支持组按照公司标准品类进行转换； 2）公司各单位组织相关人员对现有库存物资按照网公司库存类型（闲置物资、在建工程物资、备品备件、报废物资）进行归类整理。鉴于数据清理的工作量和难度，公司各单位应在6月初项目牵动前开始进行第一期清理工作。第二期 库存盘点，结清实际库存，做到账实相符在系统上线前1个月封帐盘点，盘点库存结果与财务部门进行库存余额核对并进行盘盈盘亏，做到账实相符，形成系统上线前的期初库存。盘点后的期初库存数据经物资部、财务部核实后，由康拓普实施组导入公司物资管理信息系统。在封帐期间如有出入库物资，需要做好手工单据，待系统上线后补录相关系统手续。6.3.2在途需求及采购信息在途需求及采购单据主要包括：“已申购未进入采购环节的物资”、“进入采购环节的物资”、“已签订合同未全部到货的物资”、“已完成到货未付款的合同”。对以上几种在途需求及采购信息的数据清理建议以下：1）公司在上线前设定需求计划上报截止日期，如需紧急采购的物资，请做好线外记录，等上线以后补录需求计划，并完成采购过程。2）“已申购未进入采购环节的物资”指在公司物资管理信息系统上线时未进入采购计划的需求申购物资。对该类物资，如果是二级物资需求计划由公司各单位负责收集，并组织相关人员将收集到的数据录入到公司物资管理信息系统；如果是一级物资需求计划，由于该部分需求计划已经在系统填报，由康拓普实施组从网公司物资计划数据库迁移到云南电网公司物资管理信息系统，重走需求计划上报流程。3）“进入采购环节的物资”是指上报的需求计划已经完成采购计划编制，但未完成合同签约的需求物资。该类物资需按原有业务模式全部完成采购审批及合同审批签约流程。合同到货时，由分省公司或地市级物资部门填写“特殊入库单”或者“特殊现场到货单”进入公司物资管理信息系统。4）“已签订合同未全部到货的物资”是指已经签订合同，但未全部到货的合同。该类物资由分省公司或地市级供电局物资部门填写“特殊入库单”或者“特殊现场到货单”进入公司物资管理信息系统。5）“已完成到货未付款的合同”是指货已到，但未完成采购付款的合同。清理该类合同，在系统外完成付款工作。6.4 注意事项6.4.1公司标准品类收集的完整性因公司标准品类的分类及对物料特征值的细化，使用标准品类会有较长的适应时间，在数据清理期间，公司各单位单位系统各级使用人员需要充分熟悉网公司标准品类编制的构成思路、物料内容、使用方法。在上线前能够全面结合库存、在建工程材料清册考虑标准品类的完整性，协助公司建立较为完善的标准品类数据库，上线后尽快熟悉公司标准品类，避免在上线初期出现因网公司标准品类与现有物资无法匹配，导致影响业务流转的问题。6.4.2物资账（库存余额）与财务账一致性 为保证上线前物资账（库存余额）与财务账完全一致，要求公司各单位的财务部门必须在规定时间内处理完物资部门在封帐前提供的出、入库单据，物资部门在这段时间内也不能做任何出入库业务。如出现物资账（库存余额）与财务账不一致情况，需要在业务数据的期初库存数据清理结束时解决，达到物资账（库存余额）与财务账完全一致。6.4.3物资已到未办理入库如果存在货物已收到，但是因发票未到，未办理入库的情况，在库存盘点时要注明此情况，以免发生账实不符的情况。6.4.4 借条等单据清理在库存盘点前进行借条等单据清理工作。07. 清理计划为了实现相关公共数据、基础数据和业务数据进入公司物资一体化信息系统，保证系统上线的里程碑进度要求而制定数据清理计划。各数据项的完成情况，只能早于该结束日期但不能晚于该结束日期。7.1 数据清理培训计划序号工作任务工作人员计划开始日期计划完成日期1开展物资品类培训班康拓普实施人员2011-6-152011-6-152开展数据清理培训班2011-6-152011-6-157.2 数据清理总体计划序号工作任务工作人员计划开始日期计划完成日期1公共数据（组织机构信息、系统用户、角色与权限）收集整理、审核、导入系统。业务支持小组和技术支持小组负责；康拓普协助收集、整理，并导入系统2011-6-202011-7-222基础数据（供应商、项目信息、仓库及仓位信息、合同模板）收集整理、审核、导入系统推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责；康拓普协助收集整理，并导入系统2011-6-202011-7-223公司现有库存物资收集、转换。推进工作小组、业务支持小组、技术支持小组负责，康拓普协助收集、转换。2011-6-202011-7-264公司的业务数据（期初库存数据、在途需求及采购信息）收集整理、审核、导入系统公司及所属单位的推进工作小组负责；康拓普协助收集整理，并导入系统。2011-8-12011-8-157.3 数据清理详细计划序号工作任务工作人员计划开始日期计划完成日期1部门信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-222用户信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-223用户权限收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-224供应商信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-225仓库、仓位及货架信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-226库存物资品类及规格收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-227库存物资品类及规格转换业务支持小组、技术支持小组负责，康拓普协助2011-6-202011-7-228项目信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-229合同签订方信息收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-202011-7-2210公共数据、基础数据初始化到物资一体化信息系统康拓普2011-7-232011-8-111公共数据、基础数据初始化审核推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-8-22011-8-912期初库存收集、整理推进工作小组、业务支持小组和技术支持小组负责2011-6-272011-8-113业务数据初始化到物资一体化信息系统康拓普2011-8-12011-8-1014业务数据初始化审核公司及所属单位系统推广工作小组2011-8-112011-8-157.3.1 部门信息收集、整理 系统中用户必须属于某一个部门，要求在初始化用户信息时，必须有相应部门信息。收集部门信息应注意如果是县区级局单位，必须在备注中说明是否下属子公司，是否使用独立的财务帐套，收集时按如下表格所示填写。责任部门/单位：物资部、信息部配合部门/单位：康拓普时间要求：开始日期：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日。云南电网公司XXX供电局部门信息收集表序号单位名称部门名称处室/科室/班组备注1XX供电局XX部XX分部/XX班样例234填写说明： l 标题栏中“XX省XX供电局部门信息收集表”，请根据实际情况填写，例如“云南电网公司昆明供电局部门信息收集表”； l 对于县区级局单位，必须在备注中说明是否下属子公司，是否使用独立的财务帐套。7.3.2 用户信息收集、整理用户是指需要在物资系统中操作的系统用户，用户信息需要初始化到系统中后才可以正常登录系统进行操作。收集时按如下表格所示填写。责任部门/单位：物资部、信息部配合部门/单位：康拓普时间要求：开始日期：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局用户信息收集表序号用户姓名所属部门名称所属部门名称全称传真固定电话移动电话电子邮箱职位1XXX物流中心XX电网公司/XX供电局/物流中心xxxx-xxxxxxxxxxxxxxx填写OA邮箱计划专责样例234填写说明： （1） 标题栏中“云南电网公司XX供电局用户信息收集表”，请根据实际情况填写，例如“云南电网公司昆明供电局人员信息收集表”；7.3.3 用户权限收集、整理用户登录系统后，每个用户需要操作的功能及需要涉及到的业务流程不一样，需要对不同的用户分配不同的权限，因此需要对用户的权限进行收集，收集时按如下表格所示填写。责任部门/单位：物资部、信息部配合部门/单位：康拓普时间要求：开始日期：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局人员权限收集表序号流程角色操作权限备注人员1需求预测流程(每个人员必须标明其所属部门)需求部门材料员详情见角色与权限对照表新建单据黄畅滨（工程部）； 请将其他材料员信息按照样例格式填写在该列。需求部门部门领导详情见角色与权限对照表审核单据需求管理部门经办人详情见角色与权限对照表审核单据需求管理部门领导详情见角色与权限对照表审核单据物资部门计划员详情见角色与权限对照表审批单据2需求申报流程(每个人员必须标明其所属部门)需求部门材料员详情见角色与权限对照表新建单据需求部门部门领导详情见角色与权限对照表审核单据需求管理部门经办人详情见角色与权限对照表审核单据需求管理部门领导详情见角色与权限对照表审核单据物资部门利库人员详情见角色与权限对照表审核单据、平衡库存物资部门计划员详情见角色与权限对照表审批单据填写说明： （1）标题栏中“云南电网公司=XX供电局人员权限收集表”，请根据实际情况填写，例如“云南电网公司昆明供电局人员权限收集表”； （2）请在“人员”列表栏中，将各流程中对应的各角色的人员，按照“姓名(部门名称)”的格式填写好。例如“黄畅滨（工程部）”；（3）填写过程中，如果对流程中的角色有疑问，请参照南网业务规范文档。7.3.4供应商信息收集、整理物资进行采购时，必需要有供应商，所以需要收集供应商信息，才能进行物资的采购，收集时按如下表格所示填写责任部门/单位：物资部配合部门/单位：康拓普时间要求：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局供应商收集表序号供应商名称 *简称 *组织机构代码 *法人代表 *区域名称 *地址 *联系人 *联系电话 *传真邮政编号注册资金（万元） *开户银行 *账户名账号 *税号1XX公司XX61201276-6方秦厦门市XXX陈华05926030505转8435410506500XX银行XXX6230019970033502066120127662345填写说明： （1）标题栏中“云南电网公司XX供电局供应商收集表”，请根据实际情况填写，例如“云南电网公司昆明供电局供应商收集表”； （2）供应商信息用于物资在采购和签约时选择供应商，库存的物资也需要有供应商信息；（3）请完整填写以上有 * 号的信息，否则，该供应商将无法添加到系统；（4）物资系统中已有的部分供应商资料，当核实系统没有的供应商才需要添加；（5）组织机构代码是唯一的，填写时务必注意； （6）在“账号”、“税号”列表栏中，将单元格格式设置为“文本”格式。7.3.5仓库、仓位及货架信息收集、整理物资在入库时必需有存放位置，库存物资也必需有存放位置，因此需要收集仓库、仓位及货架的信息，在进行“货架信息”收集时，需要确保“仓库信息”收集完毕，收集时按如下表格所示填写：责任部门/单位：物资部时间要求：开始日期：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局仓库收集表序号仓库名称库区仓库负责人仓库编码仓库地址库区名称库位库区管理员1XX仓库A库区A01刘明刘宏岩XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX样例1A02A03B库区B01刘国斌B02B032填写说明： （1）标题栏中“云南电网公司XX供电局仓库收集表”，请根据实际情况填写； （2）按照仓库、库区、库位的层级关系，填写仓库的信息。进行“货架信息”收集时，需要确保“仓库信息”收集完毕。因为货架信息收集时，需参照“仓库信息”的层级关系；（3）在收集仓库信息时，需要与仓库管理系统中的仓库信息进行核对，如发生缺少，统一整理后，通过仓库管理系统进行申请；（4）仓库信息必须填写实际物理仓库，不能填写按财务帐划分的“仓库”。（5）库区名称可以扩展多层，各局可以根据实际情况对库区名称列进行扩展。7.3.6库存物资品类及规格收集、整理库存物资品类及规格收集是将各局现有库存物资进行分类汇总收集，收集目的是根据各局库存物资制作生成物资编码对照表，为后续的库存物资转换提供便利工具，在收集时，要求做到收集表中物资名称、规格型号是唯一物资不重复，收集时按如下表格所示填写：责任部门/单位：物资部配合部门/单位：信息部、康拓普时间要求：开始日期：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局库存库存物资品类及规格收集表序号 物资名称规格型号计量单位1真空断路器ZN28-12/4000/10样例23填写说明： （1）标题栏中“云南电网公司XX供电局库存库存物资品类及规格收集表”，请根据实际情况填写； （2）做到收集表中物资名称、规格型号是唯一物资不重复；公司推进工作小组组织相关人员进行分类汇总整理，保证物资的唯一条目，并按照公司标准品类进行转换，形成公司物资对照表。需先完成物资对照表，然后再去完成“期初库存收集表”。7.3.7项目信息收集、整理物资系统的物资需求都是根据项目来编制并上报的，项目信息贯穿整个物资管理过程，因此必须对项目信息进行收集，要求项目信息一定要准确无误。收集的项目信息是未结算项目信息，非正式立项的项目，可设为虚拟项目，收集时按如下表格所示填写。责任部门/单位：物资部、信息部配合部门/单位：康拓普时间要求：2011-6-20，截止日期：2011-7-6日，共13个工作日云南电网公司XXX供电局项目收集表序号项目名称*项目编号*项目类型*项目属性*电压等级*建设单位*项目管理部门*实施部门*负责人投产日期*物资账*110kV马望线南站段抗风加固工程G09SDS00316国家县城电网10 千伏及以下配电网项目10kVXX供电局XX局物资帐210kV八宝线抗风加固工程G09SDS00312国家县城电网10 千伏及以下配电网项目10kVXX供电局XX局物资帐3单项项目信息序号项目编号*项目名称*单项项目名称*类型*1234填写说明： （1）标题栏中“云南电网公司XX供电局项目收集表”，请根据实际情况填写，例如“云南电网公司昆明供电局项目收集表”； （2）请完整填写以上有 * 号的信息，否则，该项目将无法添加到系统；（3）项目编号：项目管理部门为该项目分配的项目编号；实施单位：指该项目归属部门，如：计划建设部；非正式立项的项目，可设为虚拟项目；（4）收集的项目信息是未结算项目信息，收集时建议从旧系统收集到未投产、正在采购物资的项目信息和有库存的项目信息。（5）表格中“物资帐”与项目结算单位对应。（6）当主网基建工程存在单项项目时，必须填写单项项目信息。7.3.8合同签订方信息收集、整理签订合同时，需要有签订方的信息，因此需要对签订方的信息进行收集，收集时按