3.公司视频会议管理办法.doc

蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统管理暂行办法第一章 总则第一条为规范蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统（以下简称：系统）的管理，确保会议系统的正常有效运行，充分发挥其作用，特制定本办法。第二条系统可以为公司总部和蒙陕、晋豫、湖北、湘赣四个指挥部以及其他相关参建单位召开远程多方视频会议、远程培训、临时工作会议、远程调度指挥等提供支持。第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，公司总部和指挥部应积极利用系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。公司所属单位要充分将系统纳入蒙华铁路公司管理体系，要充分利用好会议系统提升公司管理质量。第二章 职责分工第四条公司总部职责（一）公司综合部负责系统使用的宏观管理调控，是系统使用的审批、安排和协调部门。（二）公司综合部负责系统的技术支持，定期进行设备有效使用的日常巡查，做好记录。（三）公司综合部负责系统的软硬件升级工作。（四）公司综合部制订视频会议系统应用的应急处理办法并负责组织落实。第五条指挥部职责（一）负责指挥部系统设备的管理和日常维护。（二）负责指挥部系统的操作。（三）配合公司总部会议做好系统联调工作，做好会议保障工作。第六条其他参建单位职责（一）负责本单位系统设备的管理和日常维护。（二）负责本单位系统的操作。（三）配合公司总部或指挥部做好系统联调工作，做好会议保障工作。第三章 会议管理第七条会议审批。（一）公司总部各部门召开视频会议，需经公司综合部审批后方可召开。（二）指挥部召开视频会议，需报公司综合部信息办，由公司综合部信息办确认后方可召开。审批流程，按以下程序办理：会议发起部门或指挥部通过内部协同办公网的“会议管理”提前2个以上工作日预订视频会议，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。得到确认后，会议发起部门或指挥部应提前1个以上工作日将会议通知告知公司综合部信息办。第八条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“公司会议管理平台”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。切实做好各会场的会议系统保障工作，并要求各分会场须与主会场保持网络畅通，视频画面、声音效果清晰稳定。（二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。（三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。第九条会议期间注意事项：（一）各参会单位主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；（二）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息；（五）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；（六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正；（七）麦克风与发言者的距离约为20厘米以内；（八）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态；（九）会场内禁止吸烟。第十条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。第十一条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作作业指导书（详见附件一）关闭视频设备。第四章 设备管理第十二条系统的设备是指搭建系统所购置的所有设备，包括支持会议系统运行的辅助设备、网络环境等。各使用单位不得未经公司审批同意私接其他设备。第十三条系统设备须由专人管理，建立设备台账，负责日常使用及维护。公司综合部负责会议系统的相关技术支持，包括会议系统网络服务器、主控设备的管理与维护以及数据存储、归档等。第十四条各单位应定期对其系统进行自检。公司将组织对系统的整体例行检测，各单位应积极配合参加。第十五条 会场设置专用电话，不得用于其他用途，保证公司与指挥部联系畅通。第五章 人员管理第十六条指挥部要安排专人负责系统的日常操作及管理，管理员要严格按照蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统操作规程（详见附件二）操作，要定期保养、检查设备，发现问题及时上报到公司综合部。第十七条指挥部的系统负责人和管理员信息报公司综合部备案，若有变动及时通知公司综合部。第十八条参建单位的系统负责人和管理员信息报公司综合部备案，若有变动及时通知公司综合部。第十九条使用蒙华公司视频会议系统应做好相关保密工作，未经会议主办部门批准，不得对外公布有关信息。第六章 系统接入管理第二十条参建单位如需接入本系统，填写蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统接入申请表（详见附件三），报公司综合部，经公司领导批准后方可接入。第七章 附则第二十一条本办法由蒙西华中铁路股份有限公司负责解释，各单位可根据本办法制定实施细则。第二十二条本办法自发布之日起施行。附件一：蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统作业指导书附件二：蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统操作规程附件三：蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统接入申请表 附件三蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统