物资采购制度(初稿).doc

物资采购制度(初稿) 物资采购管理制度(暂行）为公司各个职能部门包括采购部在内，所有有形物品等方面的采购做出指引，并保证所有采购决定都是基于公司的根本利益，而不受个人及其它因素的影响，特做出本管理规定。 一、集中采购原则公司所有采购均应通过采购部进行。 任何其它部门均不得越过采购部进行采购。 二、采购类型采购分计划采购、计划外采购两大类 1、计划采购每月25日止，各部门编报下月采购计划（即填写采购申请单）至采购部。 采购部汇总后编制月度采购计划，报送总经理审批，按计划采购。 2、计划外采购一般情况不受理。 紧急、特殊情况特事特办，采购申请单报总经理批准后执行。 三、报价原则 1、所有采购，采购部至少从2-3家信誉良好的供应商处获得正式的书面报价。 2、属于三家报价的豁免、属于仓库补仓物品，且物品的包装、规格、型号、性能、质量指标未变。 、长期供应商、现金采购、独家经营 四、择优选用原则采购部取得正式报价资料后，评估供应商，标准如下 1、信誉度 2、服务质量与货品质量 3、送货及时性 4、折扣、信用条款、运输成本； 5、供货能力与意愿 6、货品价格 六、后备供应商原则针对公司不同类别的物品，每一类物品，除具备1家主供应商外，需配备1-2家后备供应商，更换供应商时，须重新取得报价。 七、采购流程原则 1、申请部门按月提交申请单 2、采购部汇总编制月度计划报总经理审批 3、采购部根据批准的月度采购计划，制定具体的采购计划 4、签订合同 5、到货验收后入库 6、付款申请（或预付货款） 7、登记入账 八、供应商信息资料库由采购部建立供应商信息资料库，并负责更新。 资料库至少包括以下供应商信息。 1、供应商分三层主供应商、后备供应商、第三供应商； 2、供应商名称、地址、联系人、电话、传真、主营业务及相关资质证明； 3、供应商收款名称（若有则注明） 4、供应商开户银行、账号、税号； 九、礼品与诱惑 1、为维护与供应商进行交易的独立性，采购人员严禁向供应商所要、接受礼品、回扣、现金、酬劳以及其他类似的好处； 2、所有供应商提供的一切样品，均需填写收货记录，并在公司范围内使用，任何人员不能将样品做私人使用； 十、采购具体程序（一）工程维修及服务合同采购 1、公司相关部门需从外部获得专业服务、工程维修时（包括年度审计、设备维修保养、车辆维修保养、工程项目设计、其他专业服务），通过签订合同的形式来规范操作。 2、申请部门首先提出书面申请，报公司财务总监、总经理批准；批准后申请部门获得2-3家供应商报价后（某些专业服务，只能取得一家报价的，需填写免比价单），报财务总监、总经理审批。 3、每次维修、服务结束后，由申请部门出具相关维修报告或服务报告，将结果报送财务部。 4、由使用部门根据合同付款条件申请付款，付款程序与正常付款申请相同。 （二）一般通用性物品采购 1、所有物品采购申请单，必须写清楚品牌、规格、尺寸、包装要求、数量等（部分物品需提供样板和照片）。 申请人必须写明要求到货时间。 2、汇总编制月度采购计划，报总经理审批。 3、采购计划得到批准后，按正常的采购流程进行采购即报价、评选供应商、通知供应商送货、收货人验收并开具记录单。 未列入计划的，暂不采购。 （三）仓库补仓物品采购 1、仓库主管根据电脑自动产生的补仓清单及安全库存量做出采购申请单（清单上注明安全库存量，现存量，申请数量） 2、采购部根据补仓清单编制采购定单按正常程序报批，审批后才能通知供应商送货。 （四）计划外采购 1、计划外采购由所需部门提出申请，报总经理批准后