媒介工作制度说明.doc

媒介工作制度说明 媒介工作制度说明提纲第一部分媒介（报纸、电视）工作操作指引 一、统一媒介广告投放工作 二、统一媒介广告结算工作 三、统一发布广告稿的管理目的鉴于我司在广州开发的楼盘比较多，我司完全有条件整合集团的推广资源，向媒体争取最大的优惠及最好的服务。 因此，目前我司已基本完成对广州地区的主要电视、报纸媒体的直接对接工作，包括预订广告版位、时段、广告下单、媒介费结算等，都是我司统一窗口，直接与媒体发生工作关系。 要点 1、由集团营销售中心作为统一的窗口及桥梁，集中办理集团与媒体的广告业务。 2、集团营销中心须形成有效的操作机制，既能为项目公司服务，满足其投放要求，又能对其推广工作进行监督管理，统筹协调。 流程项目公司根据自己的需要安排广告推广计划，营销中心作为集团业务统一操作部门根据集团整体利益进行审核管理，使各项目的推广达到最优安排后，统一办理广告计划的集团审批及实施发布工作。 有利点 1、利用集团整体资源，争取媒体最大优惠及最好服务。 2、统一工作窗口（营销中心），统一媒体投放折扣及结算，能对媒体版位及时短统筹安排，最大限度利用最优的版位及时短，同时又能有效杜绝媒体工作的灰色地带。 3、直接对媒体操作，减少对广告代理公司的依赖，既提高公司市场能以最快的时间了解媒体最新动态，又能提高工作及决策效率。 4、有助于长期保持媒体的良好关系，综合利用媒体各部门资源。 5、让媒体更加了解公司的情况及动态，有助于日常新闻宣传配合。 6、直接对媒体操作，减少广告代理公司的工作负担，既可降低广告代理佣金标准，又可选择一些素质较好但实力较弱的广告代理公司进行合作。 7、营销中心根据各项目的广告投放计划，能轻易安排广告在报纸及电视上的集中投放，保证满足项目推广的同时，对集团品牌的宣传。 不利点 1、直接对媒体操作，直接受媒体操作规定限制，在操作上可利用第三方的资源空间不多，如媒介费就不能委托广告公司垫付，工作制约条件增多。 2、直接对媒体操作的媒体数量不能太多，否则，前期洽谈合作的时间及难度非常大，在日常操作的时候工作量大且工作业务熟悉程度要高。 因此只能限于主流广告投放媒体，否则，浪费资源及效率。 3、因各媒体的工作要求及程序不同，因此须非常熟悉各媒体的工作规定及指引，否则容易出现工作失误。 4、须增加较多的媒体操作人员数量，且保持人员的固定，否则新人难以较快接手，容易出现工作失误。 5、由于直接对媒体结算，我司结算媒介费的时间空间不多，按时付款要求高。 6、须制定有针对性的广告业务审批程序，特别是开发项目众多及机构庞大时，须有一套既能实施有效审核、又能保持较高工作效率的操作机制。 7、营销中心及项目公司的工作人员须有较高的专业性，双方保持良好的沟通及工作环节的衔接，否则容易导致工作效率降低及工作失误。 第二部分媒介技术支持 一、动态提供媒介分析资料目的在统一直接对媒体操作的基础上，加强各项目随时对媒体的了解，便于制定有效的广告排期。 要点营销中心密切留意媒体动态，保持与媒体的日常紧密联系。 流程营销中心在与媒体发生业务的时候，将了解到的最新媒体信息及时通知项目公司有利点能有效为项目公司提高有用的媒体信息，便于制定有效的广告计划。 不利点为获得最新的信息，须保持与媒体的紧密联系，对营销中心的相关工作人员工作要求较高。 二、定期对媒体广告效果进行评估目的对广州地区媒体广告效果进行全面的、深入的、直接的了解要点委托专业的、第三方的媒体监测公司或市场调查研究公司进行调查。 流程营销中心考虑项目公司的意见及需要，委托专业的媒体监测公司或市场调查研究公司，定期分别对报纸和电视媒体进行市场调查及数据分析报告，提供集团营销工作相关人员，以供日常工作参考。 有利点花费较少，可对媒体的覆盖率、阅读率、阅读特征等广告效果进行较公正真实的了解，便于日常制定有针对性的工作计划。 不利点须保证选择专业的公司进行调查，同时坚持全程工作的紧密跟进。 否则容易导致调查结果的偏差。 三、定期进行业务培训目的加强集团有关工作人员对广告媒介工作的了解要点组织不同的、专业的、实力强的公司来讲解，从多角度了解市场。 流程营销中心根据近期市场情况确定当期培训主题及对象，定期组织广告公司及媒介分析公司对广告运作、广告个案、媒介情况等方面进行解析，以协助我司有关工作人员提高业务素质。 有利点从多角度了解广告业务，提高业务水平；同时增加对广告公司的了解，为日后工作服务。 四、对营销费用的实行监控跟踪目的便于公司领导随时了解销售推广工作的最新实施效果，对销售推广工作实行有效的监督管理，以及使财务能更好地制定资金预算要点 1、有一套行之有效的管理机制，在尽量不增加工作量及程序的同时，能对项目的销售推广实施监督管理，并保证项目公司能充分配合工作。 2、营销中心须密切跟踪项目实施销售推广的情况，保证数据的真实性、有效性。 流程项目公司将广告业务计划报营销中心审批，营销中心登记在案，并根据实施推广业务及销售业绩的实施情况实行动态的监控跟踪及定期的公布。 有利点通过对营销费用及销售业绩完成情况的对比分析，能对项目的推广效果进行直接的了解及对其工作进行有效的管理，避免集团过多过细地介入项目推广，提供工作效率。 不利点须实施一套有效的、统一的工作制度，统一工作时间、统一工作格式、统一工作要求，不准违规操作，同时保持营销中心与项目的良好沟通。 否则，营销费用的数据不能反映最新情况，这项工作会流于形式，无法达到其真正的目的。 有关以上工作的详细内容，请留意以下具体工作规定第一部分媒介工作操作指引报纸类 一、报纸广告投放计划的审批（一）报纸广告投放计划审批流程图项目公司营销中心提交计划审核计划销售副总财务副总总经理项目公司修改或取消执行计划项目公司执行计划会知财务部备案审核计划审核计划（40万以上）审核计划（100万以上）以上各部门、公司领导的审批时间按公司标准化规定执行（二）报纸广告投放计划审批工作程说明 1、项目公司向营销中心查询广州日报的广告版位，通过广告公司查询其他媒体的广告版位。 2、项目公司与广告公司协商，根据年度广告费计划，制定月度投放计划，报送营销中心，报送时间按第3点时间要求。 3、报送月度广告计划及调整计划的具体要求见第4点。 4、项目公司同时要求广告公司按该媒介计划向媒体下单。 5、营销中心审核并办理媒介计划会签。 6、媒介计划经管线副总、财务副总、总裁会签。 7、媒介计划审批完后，营销中心通知项目公司照此计划执行或调整计划。 8、营销中心根据会签通过的媒介计划，向媒体发出广告投放确认书，以此最终确定广告版位及作为结算依据。 （三）提交报纸广告计划审批的时间要求（四）提交广告计划审批的格式及内容要求 1、月度广告计划或变更计划的审批表（附件2）需说明?上阶段广告实施总结?广告主题及广告内容?本期广告费用、目标销售额、营销比例，本年度已发生的广告费用、目标销售额、营销比例（月度、累计）?该广告宣传期的推广策略/变更计划的原因 2、广告媒介计划（附件3）需说明投放媒体、投放时间、版位、规格、广告刊例价、折扣、实付金额、合计金额。 程序时间要求依据提交报纸广告计划审批时间要求计划会签（100万以下）3个部门7小时/部门（一般会签程序）3个部门2小时/部门（特急会签程序）4个部门7小时/部门（一般会签程序）4个部门2小时/部门（特急会签程序）刊登A1版广告计划实施前30个工作日发布其他广告为计划实施前5个工作日发布A1版广告3个工作日我司工作时间1个工作日我司工作时间计划会签（100万以上）4个工作日我司工作时间2个工作日我司工作时间计划下单30个工作日5个工作日媒体规定综合以上工作时间要求，提交广告计划及调整计划须提前32个工作日8个工作日一般会签程特急会签程序发布100万以下广告序6个工作日特急会签程序发布100万以上广告9个工作日一般会签程序7个工作日特急会签程序 二、报纸广告媒介费结算（一）月结媒体结算工作流程（针对已签定年度协议的媒体）1.根据样报审核各媒体的我司广告是否与我司计划一致。 2.每月1日统计上月各媒体媒介费，与各媒体对数。 3.根据各媒体确认（盖章）的结算表办理付款审批手续。 4.每月15日前向各媒体支付上月媒介费。 （二）其他媒体结算工作流程（针对没有签定年度协议的媒体）业务发生部门负责按公司正式付款审批手续办理。 （三）我司在各媒体的优惠折扣（略）（四）报纸媒介费结算工作说明 1、与合生签定年度合作协议的媒体，媒介费结算由营销中心负责。 2、其他媒体的媒介费结算由项目公司负责办理。 3、各项目公司所投放广告，由广告公司向项目公司提供样报，项目公司自行保管。 在结算过程中，项目公司财务部所需的样报由项目公司策划部提供。 4、营销中心的样报只提供给审核部、集团财务部审核。 5、广告公司的代理佣金结算由各项目公司负责办理。 （五）办理报纸广告佣金工作说明 1、工作流程媒介费支付完后，项目公司可根据结算表、样报办理佣金结算手续。 营销中心审核通过后付款公司其他部门审核 2、佣金结算依据?报纸稿的电子文件（光盘）。 ?样报。 ?广告效果评估报告。 ?下阶段推广计划。 ?宣传推广策划案。 ?近期广告代理工作总结。 三、对报纸广告稿的工作要求 1、我司所有报纸广告都必须统一公司版式、标识。 2、我司所有同一报纸媒体广告，都由营销中心进行合版。 3、各项目的拟发布的报纸广告稿项目公司签字通过后，须送交营销中心及分管营销副总签字通过后才能刊登。 4、各项目的报纸广告刊登后2工作天内，项目公司须将经营销中心、分管营销副总签字通过的广告设计稿复印件送交营销中心存档，作为广告费用结算的依据 四、今年预订报纸广告版位情况（略） 五、各报纸媒体广告价目表（略）电视类电视广告投放计划实施工作流程图项目公司（结合销售预算比例）提交计划审核计划营销中心审核计划及审批意见销售副总审批意见其它审核部门按公司规定的审核程序会签营销中心落实计划及下单修改或取消执行计划 一、电视广告投放计划的审批（一）项目公司工作内容1.项目公司确定电视媒体投放计划，并根据公司要求及格式于每月15日前将媒介计划上报营销中心。 2.项目公司应同营销中心保持紧密联系，随时协助媒体提供投放条件所需的相关的文件资料，例如预售征号码、样带的播出版本等。 （二）营销中心工作内容1.营销中心先行审核项目公司媒介计划的合理性，同时负责向媒体了解是否有计划中的档位时段，及时与项目公司沟通调整好。 及时办理媒介计划会签。 2.媒介计划经营销中心、审核部、财务部、管线副总、财务副总裁会签后，送回营销中心。 （一般会签须五个工作日。 ）3.营销中心负责跟进会签手续。 4.营销中心根据会签通过的计划向媒体发出广告投放确认书，并签订投放合同，跟进广告实施情况。 二、电视广告预付款的结算（一）项目公司工作内容 1、按公司规定的工作时间尽快审核付款手续。 2、播出前5天及时提交项目品牌的播出样带。 （二）营销中心工作内容 1、计划通过后，与媒体签订播出合同，以此作为结算依据。 2、即时办理预付款的请款手续，填写付款审批表附计划会签文件送行政部走付款程序。 三、电视广告投放计划调整的审批（一）项目公司工作内容特殊情况下，需要调整广告计划时一般都须经过书面提交调整说明、并附有项目公司调整审批计划尽快以传真或送营销中心。 （二）营销中心工作指引 1、营销中心收到调整计划的要求后，同时向媒体了解计划调整的可行性，以电视台同意的最快调整时间为准，及时通知项目公司最后认可。 2、营销中心根据最后的、实际可调整的计划，按常规投放计划（经营销中心、财务部、管线副总、财务副总裁）进行会签审定 3、调整计划手续完成后，营销中心按最后审批意见正式确认最后的媒体投放计划（撤单必须按电视台的规定，凭我司公章的撤单证明才生效）。 4、如涉及媒介费用增加，根据费用调整情况，办理新的付款手续。 四、电视广告费尾期款的结算（一）项目公司工作内容核对播证，根据公司规定的工作时间尽快签署付款审批意见。 （二）营销中心工作内容1.电视投放计划完成后，敦促电视台提供播证。 2.收到播出证明后4天内，核实播出情况是否与计划相符后，根据合同规定按实办理结算手续。 3.发票销账手续由付款审批经办人办理4.电视媒介费尾期款结算工作图例 五、目前电视台的广告工作规定1.当客户要求取消或更改广告排期，应提前三天以上以书面形式提出，如取消原计划者，客户需支付相应金额30%的罚金，凡更改合约者，客户需支付相应的相应金额20%的违约金。 2.广告带需要提前三天以上交到台里面，或必须提前三五天交营销中心，以实际投放为标准。 3.签定广告播出合同距播出时间少于三个工作日的属于加急合同。 对加急播出的部分，须酌情收取加急费用。 客户要求当天签约加急费用为原价的30%；有多条广告加急播出是，加急费用按所有加急播出的广告次数累加收取。 4.省台规定，受节目长度或版面的调整限制，凡播出时间与合同规定时段头尾相差10分钟以内的广告，属正常播出的广告。 5.广州电视台规定误差一般为5分钟左右属允许范围内，FS（最贵价指定某一组别）误差允许10分钟。 6.样带制作必须经台里审播才予播出。 六、目前我司主要投放频道的投放折扣（略）营销中心审核播证并核对后，按实填尾数付款审批表项目公司审核播证并审核付款审批表营销中心审批尾数付款审批表按公司规定的尾数付款审批程序在其它部门会签项目公司执行尾数付款营销中心执行尾数付款直接结算之媒介费第二部分媒介技术支持 一、动态提供媒介分析资料为加强各项目对媒体宣传效果的了解，便于制定有效的广告排期，拟定期提供媒体的有关数据资料给项目公司i.报纸报纸媒介的最新发行情况、重要优惠措施等信息。 ii.电视争取每周提供上周的节目收视情况及节目预测等时效性强的媒体信息。 二、定期对媒体广告效果进行评估为对广州地区媒体广告效果进行全面的了解，营销中心将定期分别对报纸和电视媒体进行市场调查及数据分析报告，提供项目公司以供项目公司日常参考。 1、报纸保持每季度对报纸媒体的读者分布特征、阅读特征、媒体发展趋势、工商广告或房地产广告的现状分析等多方面对房地产广告在报纸媒体上的广告效果进行分析与评估。 拟于每季第一个月将分析报告提供给各项目公司。 2、电视保持每月对电视频道的收视率、收视成本、平均频次、触达率等方面对各电视频道的广告效果进行分析总结。 拟于每月15日前将分析报告提供给各项目公司。 三、定期进行业务培训 1、时间拟保持每月一次的培训。 2、讲评人媒介调查、分析公司的专业人员；广告公司的客户或创作总监 3、讲评方式通过邀请不同广告公司的专业人士，从不同角度对广告个案进行解析，便于公司同事通过培训既提高广告业务素质，又可了解不同广告公司的特点。 四、对营销费用的实行监控跟踪 1、营销费用的监控跟踪部门项目公司、营销中心、财务部均应对集团及各项目的营销费用进行跟踪登记。 2、营销费用的监控跟踪形式因此营销中心将以项目公司每次提交审定的广