酒店管理财务酒店应收账款管理制度.docx

酒店管理财务 酒店应收账款管理制度酒店发生应收账款的主要原因是扩大销售，增强竞争力，因此对应收账款管理的目标就是及时回收客人所欠的消费款，求得利润最大化。应收账款是酒店的一项现金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资，而投资肯定要发生成本，这就需要在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策的成本之间做出权衡。只有当应收账款所增加的盈利超过所增加的成本时，才应当鼓励客人赊账消费；如果赊账消费有着良好的盈利前景，就应当放宽信用条件扩大赊销面。为确保应收账款的安全性和回收的及时性，建立一套行之有效的应收账款防范机制，并加强应收账款的日常管理就显得尤为重要。随着我国酒店业客源市场竞争的不断加剧，中大型高星级酒店的应收账款可谓是与日俱增。某酒店为了争取更多的潜在客源，留住老顾客，照顾客人的面子问题，近两年来该酒店签订的协议挂账单位达到了270多家，前台临时挂账的S账中挂张数也达到100多户。应收账款是酒店采用赊销方式销售客房和餐饮或提供对客服务而向客户收取的一种款项，作为酒店营运资金管理的一项重要内容，应收款项管理的好坏直接影响酒店营业资金的周转和经济效益。它是酒店一项长期的，制度化的工作。因此，这就要求我们加强对应收账款的管理，加速它的周转，使酒店在市场竞争中能更好的发挥应收账款的商业信用作用。应收账款管理作为酒店营运资金管理的重要方面已越来越引起酒店管理者的重视，甚至成为酒店管理当局必要攻破的一门“必修课”。一、 对目前酒店业应收账款的现状分析 应收款占用资金比重逐年增加，应收账款余额不断扩大据调查，我国酒店应收账款占流动资金的比重大致在以上，酒店逾期应收账款总额比率高达以上，与发达市场经济国家的水平存在较大差距。由此在很大程度上加大了酒店的经营风险，一旦坏账范围进一步扩大，将直接影响到酒店的资产质量，导致经济效益的滑坡。如某酒店七月份月应收账款累计余额563.65万元，与上月相比增加了32.39万元，提高6.09%，当月新增应收账款514.23万元，当月收回应收账款481.84万元，应收账款回收率为85%。本月应收账款周转率为1.01，上月应收账款周转率为0.86。 根据以上数据，说明债务人施欠时间长，资信度低，；同时也说明酒店催收帐款力度有待加强，防止呆帐甚至坏帐发生，以免造成流动资产不流动，这对酒店正常的经营是很不利的。 应收账款多采用账外备查的办法许多酒店在应收账款的管理上多采取账外备查的办法，酒店为了推迟交纳营业税往往采取将客人的记账消费金额暂时不入账，待实际收到款项后再作营业收入入账，在未收到消费款之前由各营业部门分管散客临时挂账的消费账单，由财务部掌管协议记账单位的消费账单，并分别负责进行催讨。这样不仅有悖权责发生制的会计核算原则，而且极易导致消费账单不慎遗失，或收回账款不及时上报甚至监守自盗的舞弊现象，造成酒店应收账款居高不下的原因可以从两个方面来归纳。（）酒店经营环境的影响一方面是扩大市场份额的需要，在激烈竞争的市场经济中，赊销成为酒店扩大销售的主要竞争手段。另一方面是部分消费者故意拖欠账款，诚信缺失。（）酒店自身的问题从主观上我国酒店管理者普遍只重销售而忽视包括应收账款管理在内的内部管理，而客观上他们对于应收账款管理无论是经验还是理论都十分缺乏。二、 应收账款对酒店的影响高额的应收款直接影响酒店的现金流入，直接引发财务危机酒店通过赊销不断扩大销售，而赊销的背后就是不断上升的应收账款，很多酒店在具有良好的盈利状况下，因应收账款管理不善而面临财务危机。我国许多酒店包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无现金，账面状况不错却资金匮乏的状况。应收账款的坏账风险对酒店盈利状况的影响逾期应收账款对酒店的危害直接体现在坏账风险上，据统计逾期应收账款在一年以上的，其追账成功率在 以下，应收账款逾期时间越长，成功回收的概率就越低，逾期时间超过三年的，回收账款的概率几乎为零。在我国众多大型酒店中，实际已成坏账但未作坏账处理的情况普遍存在。1） 大量的应收账款会影响企业流动资金的周转。应收账款是资金流通的缓冲形式，但是，大量应收账款的存在导致企业大量流动资金被不合理占用，也会影响商品流通的顺利实现，从而影响企业再生产过程的实现。企业在赊销产品时，发出存货，货款却不能同时收回，而企业对逾期不还款的客户不能采取相应措施，致使企业流动资金被大量占用，长此以往必将影响企业流动资金的周转，使企业货币资金短缺，从而影响企业的正常开支和正常生产经营。如果应收账款被长期拖欠，既会影响企业资金周转与有效利用还会增加企业的利息支出和为催收欠款而发生的各种费用。如果应收账款最终成为坏账，企业将遭受更大的损失。2） 应收账款夸大了企业经营成果，使企业存在亏损。目前，我国企业确认收入时遵循权责发生制原则，发生赊销的账务处理为，借记“应收账款”科目，贷记“营业收入”科目，将赊销收入全部记入当期收入，因此，企业本期利润的增加并不能表示本期实现的现金流入。根据谨慎原则，企业可根据实际情况对应收账款自行计提坏账准备，但在实务中，为了便于纳税，有关法规中明确规定，计提比例一般为35。如果企业应收账款大量存在，坏账的可能性也会随之增加，即实际发生的坏账损失可能远远超过提取的坏账准备。这样等于夸大了企业的经营成果，对可能发生的损失不能充分估计。3） 应收账款增加了企业现金流出的损失 从赊销的账务处理可以看出赊销虽然使企业产生了较多的收入，增加了利润，但没使企业的现金流入增加，反而使企业不得不垫付资金来缴纳各种税金和费用，加大了企业的现金流出。4） 应收账款增加了企业资金的机会成本 企业应收账款所占用的资金，客观上要求在经营中加速周转，得到回报，但由于应收账款，特别是逾期应收账款的比例在不断上升，致使大量资金被沉淀，借款时间被延长，增加了利息费用。被占用的资金丧失了其时间价值也就是赢利机会,大大降低了企业资金的有效利用率，从而增加了资金的机会成本。三、 加强应收账款管理的对策（一） 建立一套行之有效的应收账款防范机制应收账款管理首先应从源头控制，防患于未然，因而酒店管理当局应当用心研究，及时建立起一三、加强应收账款管理的对策套符合酒店实际的应收账款防范机制。1） 结合情况，确定适用的信用政策，谨慎选择客户酒店应该量体裁衣，选择和确定适合自己的信用政策。政策里必须明确赊销客户的范围、赊销客户的信用标准、赊销客户的资深调查、信用等级、信用担保范围、赊销额度、审批程序以及酒店内部担保人和责任人的风险防范措施等等。通过制定可操作性的信用政策，方能确保酒店信用政策合理、合法和规范的运作。由需挂账消费的单位提出申请，酒店销售人员及财务有关人员需对该单位进行信用评估和审核，酒店可以利用信用评估机构、银行、财税部门等以及其单位在舟山本地的影响力，知名度和美誉度等资料作为依据。以及该单位在本酒店消费结算情况和舟山其他酒店消费结算情况综合分析后获得客户的信用资料。在此基础上，根据对客户信用资料的分析，确定出信用比较好的单位批准同意其在酒店挂账消费，对同意挂账消费的客户，酒店会与单位签订一份公司协议，明确允许挂账的的最高限额和每月的结算期限、有效签单人的亲笔签字笔迹、违约的责任，并由双方负责人签字盖单位公章，履行了以上手续后，挂账消费方可实施。 2） 建立健全适合酒店应收账款管理办法为了进一步规范酒店应收账款管理，保证资金周转顺畅，避免呆账、死账的出现。并结合舟山本地的实际情况，特制定本办法：（1）收银员拿到客人签字账单后，必须马上核对挂账协议，是否就是协议单位及有效签单人，字迹是否属实、清楚，金额是否正确。若签字账单存在上述问题，款项有该收银员负责收回，无法收回的，负赔偿责任。（2）如果是协议单位，但不是有效签单人，应该向此单位的有效签单人联系，询问是否有此人，能否签单。（3）个人一律不能签字挂账，原则上不允许签字挂账，有特殊情况，关系单位或关系人需要挂账的，遇有这种情况，必须要餐厅经理或者销售经理以上担保，才能签单。挂账金额不得超过5000元，并由担保人负责负责，其他人无权担保挂账。（4）吧台之间账单传递：当班收银员必须做好账单的传递，不得延误。若出现因传递不及时造成遗失等现象，由该收银员全部赔偿并作违纪处理。（5）酒店审计人员审核后退回吧台的账单，因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款，由该经办收银员补办手续，若出现呆账、死账，由该收银员全部赔偿。3） 建立客户动态资源管理系统专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理，其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户，了解客户的资信情况，给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理这就是客户的动态资源管理。调查的渠道一般包括：公关营销部门业务员掌握的客户资料、管理人员的实地考察、客户的其他供应商调查的情况、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容主要有：客户的品质、能力、资本、抵押和条件（“”系统），客户与酒店往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。（二）建立应收账款的监控体系1）财务部门对应收账款的分析管理财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析，而不能将所有责任都交给信用小组及公关营销部和前台营业部门，这是内控制度的重要环节能。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料报给酒店高层管理者。2）发挥内部审计的监督作用内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面，一是不断完善监控体系，改善内控制度，二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况，确保应收账款的回收。3）信用部门和营业部门应进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付所欠消费款，最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，可以发现酒店产品和服务的质量和账款结算上存在的问题和纠纷，以便做出相应的对策，维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的合理压力，客户一般不会轻易推迟付款，极大地提高应收账款的回收率。通过应收账款跟踪管理服务，可以快速识别应收账款的逾期风险，以便选择有效的催讨手段。在工作中，信用部门和营业部门要互相配合，分清各自在跟踪服务中的职责，达到相互监督相互促进，提高应收账款回收率和赊销的实际效果。（三）规范应收账款的日常管理，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制（）建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录（）事前控制： 签约到提供酒店产品或服务）从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。（）事中控制（提供酒店产品或服务到收款）消费账单查询，账款跟踪。每次消费记账时，收银员必须与客户消费协议保持核对，确认签字有效人，以免事后不必要的账务纠纷与投诉；酒店对客户提供产品或服务后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在账款形成的早期进行适度催收，同时注意保持跟客户良好的合作关系（由收账员或公关营销人员或客户经理进行全程跟踪）收账策略如下：类客户，按协议约定的时间收款类客户，最好预付一部分消费款类客户，必须预付一部分消费款类客户，散客必须以现金或信用卡即时结算回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。有些情况会给应收账款的管理带来一定的困难，如客人损坏酒店设施的赔款账单未经协议记账单位有效签字人的认可、个别客人冒名签单等，应定期与协议记账单位对账，以避免双方因应收应付款上的较大差异而造成死账现象，同时对账之后应在相关的账单上由有效签单人签名，杜绝可能出现的法律纠纷。酒店内部要建立起财务部和信用小组及各营业部门的二级管理模式，协议记账单位的所有记账消费账单由信用部统一记账，部门临时挂账的账单实行二级管理，即由部门收账员负责具体账单的保管和流水登记，每日将新增挂账账单金额及当日回收账单金额上报财务部，财务部对各营业部门的临时挂账情况逐笔进行明细记录，财务部应至少每月一次与各营业部门的临时挂账进行核对。财务部务必建立严密的内部控制制度，坚持收账员只管账单不记账，记账员只记账不管账单的相互牵制制度。（）事后控制（欠款到追收）欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到人。原则上采取部门经理负责制，再由部门经理落实到具体的收账员身上。信用小组的各收账员遇到催讨比较困难的消费单位或客户时，可及时与公关营销部或前厅及餐饮的客户经理进行沟通，取得公关营销部及前台客户经理的配合，因为通常情况下公关营销部及前台客户经理与客人比较熟悉，沟通障碍比较小，由公关营销部及前台客户经理出面调和，一般收账就会比较顺利些。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的客人，应采取订立还款计划，限期清欠。总量控制，分级管理。财务部信用小组负责应收账款的计划、控制和考核。各前台营业部门是应收账款的直接责任人，酒店对前台经理考核的最终焦点是收现指标。账款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，通知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。追款三步骤：联系：电话、联系沟通、债务分析、分析拖款征兆信函：期限、实地考察、保持压力、确定追付方式公关营销人员及客户经理要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的。走访：资信调查合适的催讨方式收账员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。对已拖欠款项的处理事项：文件：检查被拖欠款项的记账协议是否齐备。收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性。C追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师函，视情况及时发出。D最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义。E要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。（）预警管理每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。任何应收款应在提供酒店产品和服务之日起，逾期一年至二年的，一律报告酒店总经理，并通知酒店法律顾问启动催讨程序。综上所诉，只有更完善对酒店应收账款的管理，从各个方面有效地利用应收账款的管理，有效地利用资金、加快酒店资金周转，增加酒店的净收益，减少酒店的坏账损失，才能使我们的酒店服务行业蒸蒸日上。应收账款管理制度为进一步规范本酒店应收帐款管理，保证资金周转顺畅，避免呆帐、死帐的出现，并结合公司实际情况，应建立系统、全面、严密的规章制度。这些规章制度应包含如下内容：一、 明确责任主体，严密责任划分。应将财务人员、营销人员、收银员纳入责任主体范畴。1. 营销经理负责顾客信息调查与掌握、合同签订与履行、顾客管理与沟通、挂账协议管理、签单管理、债务追讨、信息反馈与提供。2. 财务人员负责登记账务、管理签单、核对账务、分析账务和信息反馈与提供。3. 收银员负责结账时顾客的签单核对等。二、 严格的办事程序规定。应严密规定顾客信息调查与报告、合同谈判与签订、合同履行、登记账务、核对账务、管理签单、分析账务和信息反馈与提供、欠款催收等工作的程序。 1. 签字挂账规定。（1） 顾客若签字挂账，必须有签字协议。协议签订前，首先由营销经理负责调查单位资信情况。若可行营销经理必须填制顾客挂账申请表并上报总经理审批后；方可签订消费挂账协议。若私自挂帐造成的经济损失由该经办人全额赔偿，同时给于违纪处理。（2） 签字挂账协议必须明确签字人姓名、单位名称、单位地址、联系电话、结账方式、结账日期、违约处理等，并预留签字人的签字字样，明确各自权利义务。（3） 小型企业、新办企业原则上不允许签字；如有特殊情况，经总经理批准后，方可挂账。（4） 小型机关、行政、事业单位，资金不能保证的，原则上不允许签字，如有特殊情况，经总经理批准后，方可挂账。（5） 个人一律不允许签字挂账。原则上不允许担保签字，如有特殊情况，经总经理批准后，方可挂账。2. 应收账款的催收（1） 应收账款由营销经理负责催收，财务人员负责提供应收款数据、应收款签单等。（2） 财务人员分析账务后，督促营销人员对欠款单位或个人的欠款实施催收。（3） 营销经理到财务领取餐费签单，并做好相应登记。（4） 营销经理收回欠款后，必须及时到财务报账并上交钱款，由往来账会计开据收据、营销经理在经办人一栏中签字、出纳员在出纳一栏中签字确认；若没有收回欠款时，营销经理要及时将餐费签单交回财务。经数次催收未能收回并预计今后无法收回的款项，必须及时上报总经理。（5） 餐费签单若有丢失，所造成的经济损失由该责任人全额赔偿，同时给予通报批评。（6） 营销经理在外出催款过程中，要做好详细的催收情况记录，并将催收记录妥善保存，作为评价顾客资信的重要依据之一。（7） 如果结算方式使用的是支票，要注意是否为空头支票、支票有效期为10天等事项。3. 餐费签单及传递的管理（1） 收银员对签字账单的合法性负责，审核内容包括：签单人是否有签字权、，是否注明签字人的单位名称、字迹是否属实、清楚、签单金额和消费金额是否相符等，若签字账单存在上述问题，款项由该收银员负责收回，无法收回的，负赔偿责任。（2） 往来帐款会计，应对账单的合法性、真实性、准确性负审核责任，若经往来账款会计审核过的账单不符合规定且出呆账、死账的，该往来账款会计负连带责任，按过失处理。（3） 往来帐款会计于每月1日把上月的应收帐款明细表报财务经理处，财务经理对上月的应收账款进行汇总、分析后，将应收账款汇总表和分析结果上报总经理。（4） 往来账会计审核后退回吧台的账单，即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款，由该经办收银员补办手续，若出现呆账、死账，由该收银员全部赔偿。4. 健全的档案资料管理规定。1. 营销部：客户信息调查与报告、挂账协议、欠款催收情况记录等。2. 财务部：应收款凭证、收据、账簿、报表、顾客签单等。 应收账款的管理制度为企业经营发展的需要，为适应企业信用消费的政策，为管理好信用消费单位的应收账款，特制定本制度，望集团各部门遵守之。签单消费单位协议的签定和管理第一条：以下单位和个人允许在我公司签单消费。1. 单位和个人通过与我公司签订签单消费协议才能取得我公司签单消费权。已签订签单消费协议的单位和个人称为协议单位，由公司营销部门负责开发和管理，账款由营销部门负责收回。2. 本公司抵款的单位经公司财务部同意才能取得我公司签单消费权。账款由财务部门负责收回。3. 其他单位和个人经公司董事长和财务总监同意才能取得我公司签单消费权。账款由营销部门负责收回。4. 其他单位和个人经公司经理级以上人员担保可以才能取得我公司签单消费权，但签单额不得超过担保人月工资额。账款由担保人负责在一个月内收回，一个月未收回，从担保人最近发放工资中扣除。第二条；协议单位必须具备以下条件。1. 有固定的生产经营场所，有持续生产经营的能力，信誉良好，资本金达到500万元以上的企业。2. 政府部门和政府事业单位。3. 商贸企业和建筑企业慎重签订协议。4. 个人慎重签订协议。第三条：签单消费协议注意事项。1. 协议单位必须提供营业执照（经过最近年度年审）、税务登记证复印件。2. 签单消费协议内容必须注明：协议号、协议单位名称（全称）、协议期限、结款方式、付款期限（最长一个月）、签单人笔迹、协议单位公章或合同专用章、协议单位代表签字、我公司营销部门负责人签名、我公司公章或合同专用章、优惠政策。3. 协议单位享有我公司优惠政策的最低标准以各分店的消费优惠政策而定。第四条：签订签单消费协议流程。1. 公司营销人员负责协议单位的签订，营销人员与协议单位洽谈一致后，由营销部门负责人审核并代表公司签名。2. 营销部门负责人签名后，交至财务部门审核、盖章，协议原件由财务往来帐会计保存，营销部门留存复印件。3. 财务部往来账会计收到合格的协议后，第一时间将协议核心内容制成协议单位通知单并签字后发放到各收银台和网络管理人员。涉及各分店的发到各分店财务部，由各分店财务部负责下发至本店各部门。4. 网络管理人员收到协议单位通知单后，第一时间将协议单位录入收银系统后台资料。5. 收银台收到通知单后，保存、使用并装订成册。6. 各分店财务部收到其他分店发来的协议通知单后，下发程序同上。7. 营销部负责人将协议单位分配至营销人员归口管理。第五条：其他事项1. 协议单位合同一式两份，本公司留存一份、协议单位留存一份。2. 协议空白文本按册顺序使用，不得缺页。空白协议文本由财务部保管发放使用。3. 签单消费协议有效章为公章或合同专用章，否则无效。4. 营销部门必须经常检查合同