工程设备材料招标制度.doc

工程设备材料招标制度 钦州市新时代房地产开发有限公司工程设备、材料招投标采购管理规定（xx年4月1日）-1-目录章节内容页码第一章总则2第二章招标采购形式3第三章招标采购工程流程4第四章招投标操作流程6第五章招投标工作纪律11第六章附则12-2-钦州市新时代房地产开发有限公司工程设备、材料招投标采购管理规定（xx年4月1日）第一章总则第一条根据国家相关法规及公司工程招投标管理制度的相关规定，为了提高公司经济效益，降低工程设备采购成本，规范采购行为，特制定本规定。 第二条公司工程招投标领导小组（以下简称“招投标领导小组”）下设办公室。 第三条招投标采购范围 1、招投标采购的工程建设中的设备及材料主要包括如下范围 （1）电气类电梯、变压器、高低压配电柜、柴油发电机设备、配电箱、电缆、电缆桥架、封闭母线、小区泛光照明设备、室内灯具、开关插座等。 （2）给排水类大型阀门、水泵、小区水景设备等。 （3）通风、空调类空调设备、冷却塔、通风设备、大型阀门类。 （4）消防类消防主机、排烟风机、消防水泵、大型阀门类。 （5）弱电类主机、视频对讲设备、停车场设备等。 （6）招标采购具体项目由招标小组审批。 2、以上设备，一次性采购金额单项合同估算在50万元以上（含50万元）的实行招标采购，一次性采购金额单项合同估算在50万元以下，实行市场询价、比价采购。 -3- 3、招标采购必须按法定的招标办法和程序统一组织进行。 任何人都不得绕开设备、材料招投标小组私自进行设备采购，更不得将采购项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，否则将追究经办人的责任。 特殊情况由招标领导小组审批。 第二章招标采购形式第四条针对具体的招标采购项目，可以选择“邀请招标”、“公开招标”、“议标”等不同的招标形式进行招标采购。 第五条符合下列情形之一的，可以采用“邀请招标”采购 1、设备、材料技术复杂或有特殊要求，只有有限范围的潜在投标人可供选择采购的； 2、采用公开招标的费用占采购招标项目总价值的比例过大的； 3、对工程进度、质量、安全和技术有特殊要求的采购项目； 4、项目采购金额相对较低的零星项目、紧急项目等； 5、其他经公司招标采购小组根据实际确定的采购项目等。 第六条有下列情形之一的，经公司招标领导小组批准后，可采取“议标”（竞争性谈判或询价采购）的方式 1、招标后没有投标人投标或者重新招标未能成立的； 2、项目所需设备、材料技术复杂或需要与现有设备、设施一致或匹配，造成符合条件的潜在投标人不足三家的； 3、项目对工期要求特别紧急，采用招标所需时间不能满足工程建设需要的； 4、因设计更改或施工需要，需增加原项目招标设备、材料数量的，且增加资金总额不超过原合同金额百分之十的； 5、因设计更改或施工需要，需对原招标设备、材料的部分参数、配置、外购件进行调整的；-4- 6、同一招标批次招标设备、材料数量达不到规模要求，且工期要求紧急的； 7、采用特定专利、专用技术，事故抢修用设备、材料等特殊原因不适宜招标的； 8、发生了其他不可预见的紧急情况不适宜招标的。 第三章招标采购工作流程（附件10）第七条采购申请流程 1、工程进度所需要设备、材料，属于招标采购范围的，由安装专业工程师向工程部申报，确定采购数量、型号、规格、质量要求、到货日期等，并填写工程设备、材料采购申请表（以下简称采购申请表），由工程部负责人、财务总监、公司分管领导及总经理审批，超过100万元（含100万元）由董事长审批。 第八条采购流程 一、组织询价 1、单笔采购金额50万元以下的工程设备、材料，由招标领导小组组织三家以上（不低于三家）供货商进行询价及考察对比，询价及考察至少由一名招标领导小组成员参加。 2、工程部进行性价比分析后，汇总，拟定采购价格、入围供货商报财务总监、公司分管领导及总经理审批。 二、组织招、投标 1、单笔采购金额50万元以上的工程设备、材料，由工程部组织三家以上（不低于三家，特殊情况由招标领导小组另定）供应商招标。 2、招标流程执行本规定第四章。 三、签订合同 1、工程部负责起草合同书及合同条款谈判（合同谈判人员至少两人，对于技术含量高的工程设备、材料，在技术质量、功能要求等方面，应有专业工程师参加）。 -5- 2、合同由财务总监、公司分管领导及总经理审批，合同额度超过100万元（含100万元）由董事长审批。 四、供货过程监管工程部应安排专人全程跟踪供货，根据合同条款规定主要针对产品质量、供货周期、包装要求、运输条件、到货场地等做到了如指掌。 五、验收、移交工程设备、材料到达工地现场，必须经工程部和施工单位专业人员共同验收。 根据订货合同，取得齐备的实体、配件及技术资料，进行必要的性能测试，如达不到质量技术标准，由预算部相关人员与有关供货商交涉，数量质量核实无误后，向施工单位相关人员办理移交手续。 同时将甲方工程部设备负责人和施工单位负责人共同签字的收货单，一式三份中的其中一份交给预算部作为结算依据，如因收货单移交不及时，或未移交，并且经预算部多次催要，仍不移交的，后果由工程部负责。 第九条结算、付款及售后服务流程 一、核对工作。 1、对照合同及验收单，认真复核规格、型号、数量、单价及合价，核对各种手续是否完备，做出详细的书面结算书。 2、是否有预付款或暂借款，是否需要扣款。 二、索取发票 1、一次性付款应在入账前取得合格的发票。 2、分期付款的，分期取得相应收据，支付最后一笔（或除质保金之外的最后一笔）款项时应取得合格的发票。 3、发票抬头是否正确，发票金额与合同单价是否相同。 4、核实无误后，完成各项付款审批手续，交付财务。 -6- 三、工程设备、材料购置应尽量杜绝用现金支付。 四、配合财务核算工程部、预算部应配合财务部门核算，满足财务部门的付款要求，便于据实入账并填写工程设备、材料明细账。 五、配合工程进度做好售后服务 1、工程部须主动收集已到货工程设备、材料说明书等技术资料，上交公司资料室，便于正确使用、维护及维修工程设备、材料，以延长工程设备、材料的使用寿命。 2、对照合同配合、协调供货商完善最后一笔付款前的设备维护工作。 第四章招、投标操作流程第十条招标工作计划及入围供货商的确定 1、根据采购申请，由设备、材料招投标小组负责编写招标工作计划书。 招标计划书的内容包括招标方式选择建议、招标及评标组织人员、入围供货商建议名单；招标时间及工作安排等。 2、招标方式包含公开招标和邀请招标（议标）两种形式。 （1）经公司批准采取公开招标的设备、材料招投标小组应根据招标采购计划进行深入的市场调查，了解资源，广收信息，并向社会公开发布招标公告。 在此基础上由招投标领导小组选择符合要求的合格供应商，由预算部向其发放招标邀请通知书。 （2）选择邀请招标（议标）采购的初次采购，进行深入的市场询价工作，入围供货商要求建立本公司合格供方名册；-7-二次以上采购，原则上直接在公司合格供方名册中选取。 如特殊情况下，如临时增加名册外厂商的，必须严格事先经过资格预审；重要物资一般还应进行实地考察。 两种形式招标，参与招标入围厂商数量一般均不得少于3个。 3、招标工作计划书由预算部部长审核，报公司分管领导批准。 第十一条招标文件的编制及审批 1、工程部专业工程师负责招标文件技术规范部分的编制，同时提交工程部部长审查签字预算部预算人员负责招标文件商务部分的编制，同时提交预算部部部长审查签字； 2、预算部预算人员根据审核意见对文件进行必要修改，并负责招标文件的合成。 并提交公司分管领导审查签字。 根据审核意见对文件进行必要修改。 招标文件审批表格式见附件3。 3、确定招标书的会议在提交总经理审批之前，预算部召集招标书审定会议，由招标小组成员参加，讨论招标书具体细节，会议纪要作为最后修改定稿的依据。 4、招标文件由总经理批准。 第十二条发布招标公告或发出招标邀请通知书。 1、公开招标的项目，由设备、材料招投标工作组在指定的采购信息发布媒体（如报纸、网站等）上发布招标公告。 2、邀请招标的项目，工程部向入围供货商发出投标邀请通知书，并做好跟踪、确认工作。 当潜在投标厂商不足3家时应及时调整采购方式。 -8-邀请通知书的内容应包括招标人的名称和地址；招标人的资格；招标采购物资的名称数量；获取招标文件的办法和时间；投标的实施时间和地点；其它应说明的事项。 第十三条发售招标文件根据招标公告或邀请招标通知书的要求，预算部在收到入围供货商的投标确认函后，向其发出招标文件，并按规定标准收取标书编制成本费，开具收据。 发售招标文件所收费用必须专款专用，进入公司财务管理，作为编制标书、打印复印相关文件、评委专家酬劳等专项开支。 第十四条投标单位制做标书 1、投标单位应按招标文件的要求，以书面形式编制投标文件（报价），投标文件必须加盖公章并有法人代表或代理人的签字，在规定的时间内根据规定的形式（如传真报价、密封报价等）送达（或邮递寄达）规定的投标地点。 2、投标单位对招标文件供货清单中每一种规格物资的报价，应是工地现场交货单价和总价的报价，并且包含包装费、运输费、保险费等费用进行明细分列。 投标方可以在上述报价的基础上再予以特别优惠报价。 中标后，除业主提出的设计变更外，中标单位报出的价不作任何调整，为闭口价。 3、属于公开招标的，投标文件应对企业概况以及企业业绩进行简要的、真实的描述，并对招标物资的技术性能、质量标准、售后服务等情况进行承诺。 招标单位收到投标文件后签收保存，不得开启。 第十五条标前会议 1、招投标领导小组负责人认为如有必要的，在投标截止日前，应组织相关部门及人员召开标前会。 标前会讨论并确定以下内容评-9-标工作日程；开标方式及程序；评标的细则和办法；会务指南（招标工作组成员用）及会务须知（投标人用）；其它有关事项。 2、标前会纪要应报送公司分管领导。 合同估价超过100万元的招标项目，必要时应邀请公司招标领导小组成员参加标前会。 第十六条开标 1、开标原则上，在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间，公开或内部公开进行，开标地点为招标文件中预先确定的地点。 2、开标一般由公司分管负责人主持，预算部负责通知公司相关部门人员并邀请所有投标人（不邀请投保人）参加。 3、开标应按标前会确定的程序进行，做好记录，并由参加开标的全体成员签字。 4、根据招标文件要求，需要投标人提供投标保函（或投标保证金）的，保证金金额为合同估价的1-2%。 公司财务部负责对投标保函（或投标保证金）的有效性予以审核，并登记、保管、退款。 第十七条评标 1、招投标领导小组成员根据专业分工（技术组、商务组），分别阅读投标文件的技术部分和商务部分，提出澄清问题、汇总成技术、商务澄清函并由负责人（组长）签字后，由预算部统一提交给投标人。 2、预算部通知投标人按招标日程确定的时间及顺序参加技术、商务澄清答疑。 澄清答疑分别由技术组和商务组组长主持。 3、以澄清答疑过程中确认的技术参数为基础，允许投标人提交调整报价。 调整报价随正式的技术、商务澄清报价一起，经投标授权代表签字后，在规定的时间内提交到会务组。 调整报价必须密封。 -10- 4、调整报价的开启必须符合标前会确定的原则。 若公开开启价格标，则按照规定的程序进行。 当决定采取内部公开方式开启价格标时，则由商务组组长组织，商务组成员参加，内部开启价格标。 5、商务组组长组织商务组对投标人的资信、资质、报价等商务要素进行评审，并按附件5格式填报商务评审意见。 6、技术组组长组织技术组对投标人的技术能力、产品技术性能进行评审，小组各成员独立进行技术评分。 评分表交由技术组组长、组员汇总，并由其填写技术评审意见（格式见附件4）。 第十八条定标 1、评标结束后3天内，招投标领导小组综合技术、商务评审意见，审查决定中标人，并签署定标意见（格式见附件6）。 第十九条否决全部投标发生以下情况时，可以否决全部投标 1、投标截止时，实际投标少于3家； 2、经评审，确认所有的投标都不符合要求。 这包括但不限于以下几种情况所有投标均不满足技术规范要求；所有投标报价均偏离正常的市场价格水平；所有投标均未对招标文件作出实质性的响应。 3、有串通投标的行为； 4、明显缺乏竞争。 否决全部投标时，工程部应向公司（或项目）招标领导小组提交书面报告，说明理由，分析原因。 第二十条合同谈判和签订 1、工程部根据定标意见，向投标人发出预中标通知书（见附件8），并通知谈判的具体时间、地点。 对未中标的单位发落标通知书，不退标书购买款，但可接受查询，退投标保证金的办理手续要求。 -11- 2、按照分工，技术组负责组织与预中标人的技术谈判，并签署技术协议书；商务组负责组织与预中标人进行商务谈判。 3、完成技术协议的草签和商务谈判后，预算部负责合成合同文本，并按公司合同评审程序将合同送审，最后由公司总经理授权人签署合同。 4、若未能与预中标人达成协议，应及时向招标领导小组汇报。 第二十一条资料归档合同签定后，工程设备、材料招标小组应按公司档案管理规定将以下资料归档备查； 1、招标文件及审查记录； 2、投标文件（正本）及书面技术、商务澄清文件（包括调整报价）； 3、招标、评标过程文件，如招标申请、厂商资格审查意见、招标工作计划书、开标记录、商务/技术评审意见、领导小组定标意见等； 4、合同文件及审查记录。 第五章招投标工作纪律第二十二条违反本规定，应集中统一招标采购而不集中统一招标采购的，或将必须集中统一招标的采购项目化整为零或者以其它方式规避集中统一招标采购的，责令限期改正，造成损失的，将对直接负责的主管领导和其他责任人员按有关党纪政纪规定追究相应的纪律责任。 第二十三条保密-12-对招标过程中形成的