附录1 规章制度编写规则(公司行政用表).doc

SZ-ZD01 附录1规章制度编写规则一、规章制度的结构 【内容划分】 管理制度一般由名称、目的、适用范围、定义、职责、管理内容和方法、其它、参考文件、附件（报告和记录）、附录、终结线、文件编号、生效日期、页码、版本号等部分组成。 【层次的描述与编号】l 章 章是管理制度内容划分的基本单元。在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从1.0开始对章编号。编号应从“目的”一章开始一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后条文分行。l 条 条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1）。 同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第3章的条文中，如果没有3.2条，就不应设3.1条。 在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：5.1有标题，则5.2也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后条文分行。第二层次的条可同样处理。l 段 段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。 “悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。l 列项 列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。 列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上大写英文字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后半带半圆括号的阿拉伯数字序号。二、管理制度的起草 【名称】 名称的必备要素，它应置于管理制度的正文首页。 名称的结构为“管理主题+管理制度”。例如：劳动合同管理制度。制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，例如：合同评审程序、文件控制管理办法、财务管理制度等。 名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。 【目的】 目的为必备要素，主要描述编写文件的目的或意图。它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了，特制定本制度（或本办法、本规定、）”。 【适用范围】 适用范围为必备要素。它应置于“目的”之后。适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。 【定义】 定义为可选要素。定义，即关键词语解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。 【职责】 职责为可选要素，主要简述执行制度的职责和权限分工。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。 【内容】 主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。 【其它】 其它为必备要素。它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项： 制度自本制度实施之日起即行废止。 现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。 现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。 【参考文件】 参考文件为可选要素。如在编写管理制度时，在内容中有引用其他制度中的内容（如流程、表单等附件或附录），需在此章内分条列明被引用制度的文件编号与文件名称。【附件】 附件为可选要素。附件即为制度内容中所包含的记录、表单（空白模版），须为公司其它管理制度文件中所未包含的。 制度内容中首次出现第一个附件时，需在该附件名称后作“（见附件1）”标注，首次出现第二个附件时则作“（见附件2）”的标注，依此类推。 【附录】 附录为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度内容，以便正确贯彻执行。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成： 范例； 管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍； 对管理制度中内容的说明性资料或指导操作性资料。 【终结线】在管理制度最后一个条款之后应有终结线。 三、编排格式 【幅面与页边距】 幅面采用A4幅面（210mm297mm），页面方向为纵向。页边距的设置：上边距4.12cm、下边距1.65cm，左边距2.22cm、右边距1.32cm。 【名称】 管理制度名称用16号黑体加粗水平居中排，置于每页页眉中部。 【章、条、段】l 章的编号顶格排，条的编号的第一个数字与章的第二个数字对齐。所有编号与文字之间空一个字的间隙。l 段的起始与回行文字与章或条的第一个字对齐。l 章的编号与标题用小四（11）号黑体加粗排；章、条、段的内容用小四（11）号宋体排。章、条、段的段落格式：行距为单倍行距，段后设为0.3行。 【图、表】l 管理制度中每个图、表均应有图题或表题，并从图1或表1开始编号。即使只有一个图、表时也应编号。l 表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用10号黑体加粗排。表内文字内容用10宋体排。l 图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用10号黑体加粗排。图内文字可用10或9号宋体排。 【参考文件】 编写格式：“”+文件编号+文件名称。用11号宋体字排，每个参考文件单列一行。【附件】l 附件内容使用表格形式排，表格整体处于整个页面的居中位置，表头用10号黑体字排，内容中汉字用10号宋体字排，按附件在制度中出现的次序排序，编排样式如下：序 号编 号版本名 称保存部门保存期限附件1SZ-A/0表行政部2个日历年附件2SZ-A/0表财务部2个日历年l 保存部门是指该附件表单在经使用后的最终保存单位，保存期限依据国家法律法规或公司内部稽查追溯要求而定。l 在每个附件的首页右上角（整个版面的第一行文字）标明附件序号，用10号宋体字排，如：“附件1”；在右下角（整个版面的最末端或最后一行文字）标明该附件的编号与版本，格式为：附件编号+“/”+附件版本号，用宋体10号字排。【附录】l 在制度中只列出附录的编号与标题。每项各占一行；编号与标题之间空1个字符。编号格式为“附录”+阿拉伯数字序号。附录内容用11号宋体字排。l 在附录文本的右上角（整个版面的第一行文字）标明附录序号，用10号宋体字排，如：“附录1”。l 不同附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。l 管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。