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管理信息系统需求分析报告管理信息系统需求分析报告1 项目概述1.1 建设思路以进度管理为核心，以流程控制基础，以项目文档为重点，以质量管理为中心，全面融合ISO质量体系，以先进的项目管理理念为支撑，把设计院打造成国际一流的知识型设计企业；结合PMBOK及PINCE2项目管理理念，注重过程管理的同时也注重结果的管理，严格贯彻ISO管理体系文档，生产管理系统中项目计划是事件驱动中心，以任务驱动流程的建设思路。：把生产大流程拆分为若干标准流程： l 以项目计划为主线，连接起整个项目；l 可以适应各种类型工程阶段的项目管理；l 做到项目计划任务包与流程弱关联；1.2 建设目标在系统应用方面，要求该系统通过建立企业管理信息平台，建立企业门户，实现单点登陆访问各应用系统，整合与提升办公自动化系统，建立企业的综合信息管理系统，整合企业资源数据库与管理知识库，以便建立工程设计集成系统，整合企业设计数据库与设计知识库，建立项目文档管理系统与文档数据库，建立综合管理项目管理系统和项目资源数据库，将企业管理中所涉及到的财务、人力资源、生产计划、客户关系、项目管理等方面的信息集成在一个资料充分共享的信息系统中，使各管理过程协同运作，确保企业良好运作。积极推进系统应用与质量体系的有机结合，特别是设计流程管理应能够和ISO9000认证体系紧密结合到一起，将贯标表单和流程结合到一起，使将来能够顺利通过电子贯标审核。项目管理抓住工程项目的过程管理，严格执行ISO管理体系，从而提高整个工程项目管理的质量和水平。在项目管理中引入流程管理、计划管理、成本管理、质量管理和知识管理概念，统一规划、统一指导生产管理系统的开发。使设计院的工程项目分解、工作流程、知识管理更能步入可量化、科学化、自动化的轨道，建成一个集内容管理、流程管理、档案管理、协同工作、数据分析、危机预警等诸功能于一体的工程项目管理功能，为各相关部门支援多专业、多层次、多目标的服务系统。流程管理方面实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。计划管理方面实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递, 对项目资源进行合理调配，能快速动态获得设计院的人力负荷情况，及对未来的人力资源预测提供依据，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。质量管理方面结合生产过程控制，全面贯彻质量保证体系，使设计过程更加标准化、规范化，从而全面提高工程设计质量。知识管理方面：一是对工程设计文件实施有效管理与控制，实现信息的共享、知识的积累，二是建立包括：规程规范、数据期刊、工程电子档案为核心的知识管理系统，为生产和技术升级提供支撑。提高文档电子化程度，实现最大程度的无纸化办公。对文档的编制、安全性、版本管理、归档进行更完善的管理。总承包部分2 系统功能概述2.1 功能关系图概述对设计企业，企业信息化主要应包括如下三个部分：一是以网络为核心的信息基础平台；二是企业信息管理系统，也就是企业的业务管理系统；三是企业CAD系统，也就是计算机辅助设计系统。生产管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，从生产组织管理的角度讲，生产管理系统应包括如下6大的方面：1) 生产流程的控制管理，其目标是：实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。2) 生产计划的管理，其目标是：实现对生产组织的科学管理，提高项目的综合管理水平，提高项目资源优化配置，提高对项目的控制、反应、调整的能力，随时掌握项目进度和质量情况，为领导决策提供依据。3) 项目质量的控制管理，其目标是：结合生产过程控制，全面贯彻质量保证体系，使设计过程更加标准化、规范化，从而全面提高工程设计质量。4) 项目文档管理，其目标是有两个方面：一是对工程设计文件实施有效管理与控制，实现信息的共享、知识的积累，二是建立包括：规程规范、数据期刊、工程电子档案为核心的知识管理系统，为生产和技术升级提供支撑。提高文档电子化程度，实现最大程度的无纸化办公。对文档的编制、安全性、版本管理、归档进行更完善的管理5) 项目资源管理，对项目资源进行合理调配，能快速动态获得设计院的人力负荷情况，及对未来的人力资源预测提供依据；6) 生产信息的统计、分析与利用，其目标是：为我院的生产、经营、管理提供决策依据；2.2 企业门户企业网站是企业通向网络世界的一扇窗口，网站建设的好坏，直接关系到能否为企业的经营管理带来实实在在的价值和利益。而企业网站建设的成功与否，又与网站的功能定位和系统设计密不可分。网站不仅代表着企业的网上品牌形象，同时也是开展网络营销的根据地，网站实现的功能对网络营销的效果有直接影响，网站功能定位不明确不准确是许多企业网站失效的主要原因。因此对企业网站功能准确定位是网站建设中需要首要解决的问题。 企业网站应充分展示企业的经营理念、产品或服务特色企业网站是企业根据自身经营的需要建立起来的，因此首先应当适应企业经营的需要，为企业的经营和营销服务。企业网站应充分展示企业主营业务的特色和优势，通过文字，图案，颜色甚至声音等媒介，让用户能在最短的时间内抓住企业所要传递给目标消费者的核心思想，而不是让人陷入一个“迷茫的海洋”甚至产生错觉。 处理好商务与技术的关系技术本身不是目的，任何技术都是为商务目的来服务的，技术的价值只有通过商务的诉求才能实现，只有当它促进商务目标实现的时候才有价值。商务功能定位准确的网站并不是越美观越华丽就好，技术也并不是越新就越好。网页是静态的好还是动态的好，要不要使用数据库技术，这应当根据网站建设所处的阶段以及企业的规模与业务量的大小来确定。不能为了炫耀技术而牺牲网页下载的速度，不能不顾企业信息化水平和员工素质的现状而盲目追求高新技术，不能不顾产品不适合在网上销售的特点，以及该行业互联网觉醒度还比较低，开展网络交易相关的支付安全、信用等问题还比较突出的特点，一味追求网上销售的实现，这样只能事倍功半甚至适得其反。 网站应最大限度地满足顾客需求因为企业的商务目标需要通过满足消费者的需求，所以企业网站不仅要适合自身特点，还应最大限度地满足顾客需求。2.3 企业门户采用微软公司的MOSS为整体门户框架，这样做的优势：首先保证了系统的稳定性。MOSS经过长时间的测试和根据上一代产品用户反馈进行的改进，系统已非常稳定；其次，MOSS采用“数字仪表板技术”，整个系统所有模块的用户管理（包括权限、界面个性化定制等）由主框架模块管理，模块的添加和删除可直接在管理工具中进行，而不会影响到整个系统其它模块的运行；第三，MOSS提供了企业级的信息门户架构支持，本身就提供了多层的协作门户架构，完全适应勘测设计行业的管理模式，在现在和将来都能较好地从底层支持信息门户结构的扩展和修改。作为企业信息内容和知识管理平台，系统拥有科学的文件分类存储组织机制，让各种信息分门别类地保存起来。要满足一个大型企业级内容管理的要求，文件的分类存储必须有以下功能：文件目录树管理、文件分布式存储、现有文档知识的平滑迁移、支持各种常用文件格式、支持批量导入导出和强有力的版本控制。企业信息门户是一套面向每个用户（包括企业内部员工、管理者、决策者等），打破传统各种应用系统应用功能、使用角色、地理位置和运营平台的束缚，实现随时升级的全面企业信息化解决方案。 它通过各种商业应用系统、数据库、电子邮件、共享文件和互联网获取信息汇总各种数据，进行数据挖掘和数据分析，并通过基于角色的单一的界面提供给用户。提高用户的个人素质和办事效率，提高企业对市场的感应能力、反应能力、决策速度以及对各种事务协调和处理效率。设计院的企业信息门户是为客户、合作伙伴和员工建立个性化的进入企业信息平台的大门。在部署时，可以将门户设置成员工的默认工作平台，所有的办公用户可通过多种方式访问门户，然后再通过门户访问其他应用系统。企业门户的建设中包括了界面的整合、用户的整合、应用的整合、数据的整合，在设计院企业门户的系统建设中首先需要进行的是用户的整合和界面的整合，随着系统的逐步完善，再进行应用的整合和数据的整合。因此我们在考虑设计院当前的门户建设时，重点放在界面整合和用户整合上，在本节我们主要讨论如何考虑建立一个可扩展的信息发布和显示框架。因此信息门户框架具备以下几个基本功能： 多级门户支持：支持按照企业的组织架构，灵活地为不同层次的部门和团队建立不同层次的信息门户，为其提供个性化的服务；而且这些不同层次的门户又应该有机地连接在一起，从整体上组织成一个多级的结构。 灵活调整门户的风格和布局：能够通过图形化的工具，灵活地调整门户的层次结构、门户网站整体的风格，以及信息和服务在界面上的布局； 作为设计院企业门户总体的框架，由于所有的信息、服务和功能模块都会挂接在上面，如何有效地组织和管理这些内容就是信息门户框架需要着重考虑的问题。下面是对信息门户框架应该具备的功能特性进行详细的论述。1). 门户框架管理设计院的以项目为主的业务模式，决定了各个部门、各个项目都有自己的管理业务领域和管理权限。所以每一个的部门、项目团队、专业方向在企业门户上集成的信息和功能都有不同，需要形成一个多层次的门户框架为各个部门的信息和功能组织起来，形成一个统一的门户平台。每一级门户都有相应级别的协作、信息发布、内容管理和整合的业务系统功能，因此不同层次的部门、项目团队都能够在自己相关的门户内部展开日常办公和协作。但是每一级门户不是完全独立的，不同级别门户可以通过导航访问其他级别的门户，而且门户内部的信息可以向上级、平级和下级的门户进行发布。因此所有的门户是一个完全整合的整体，而不是一套松散的门户集合。企业门户的门户框架可以划分为以下的基本层次，同时各个层次之间提供灵活的连接导航，让用户轻松地在各级门户中移动。当然也可以根据企业本身发展的需要，灵活地加以调整： 企业级门户企业级门户即整个设计院一级的门户框架，为整个设计院一级提供信息显示的平台和功能入口。提供的企业级门户可以根据院的建设要求建立对内对外不同的门户站点。同时利用系统内置的流程处理机制实现内外部的内容同步或分别发布。 部门及科室门户 项目团队门户这一级的门户为项目团队提供一个小的门户平台，让其内部的协作更为畅顺。由于项目团队的组建和运作有一定的时效性和阶段性，因此我们可以称这种随着项目团队的生命周期存在的小门户为“临时门户”。 个人网站个人门户的作用有两个：个人业务集中和个人信息发布。个人业务集中就是指通过面向员工个人的门户，把针对员工个人的任务、信息和功能集中在里面，方便员工利用信息协同平台的功能和内容，从而提高其工作效率。个人信息发布是指为公司内关键的员工（如中高层领导）和热心于参与门户信息建设的员工提供个人信息发布的系统平台，让其更容易参与公司知识内容和企业文化的建设。2). 系统导航管理在门户系统中，系统导航管理的主要功能是为各个应用系统提供导航功能，通过链接或者其他方式让用户通过门户就可以访问各类管理系统。3). 个性化管理在规划统一的界面风格的同时，企业门户为用户提供定制个性化界面的工具，信息门户的数据和应用应可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个性化的应用门户，以提高员工的工作效率，增强对访问者的亲和力和吸引力。不同级别的用户都可以根据个人业务需要或个人的爱好，定制界面的内容和布局（如可定制包括主页的显示结构、显示内容、栏目数量及内容、个人感兴趣的网址链接等），这样在用户获取信息时，能按个人的要求只展示他们感兴趣的内容，而过滤掉其它无关信息，将合适的信息传递给需要的用户。 4). 内容管理和信息发布企业内有大量复杂的信息源难以组织和使用，随着信息源（例如 Web 站点、电子邮件服务器和数据库）的不断增多，困难会越来越大。因此，门户系统提供了多种方法来按照有意义的方式（如按区域或主题）组织内容，从而更便于用户查找和有效的管理，提供对内容发布更大的控制能力，例如：可以提供指向特定访问者的内容。用户可以根据自己的信息管理要求灵活建立不同的信息分类，如知公告、公司新闻、行业动态、公文发布、招聘信息、商业信息，天气预报，交通信息等能够很快捷地向用户进行发布，并且得到有效的管理。信息发布具有以下功能： 信息上传 用户可以可以使用Office、HTML、普通文本等形式向服务器提交文件，作为信息发布的内容。 信息逐级审批信息在正式发布前需要通过审批，审批过程中可以对信息的内容进行校正和修改。 发布对象和密级控制信息的发布人可以控制信息的密级、接收信息的用户群落和有效时间等规则，使信息按照权限控制的原则，向合适的用户发布。 信息发布方式选择除了一般的Web界面信息发布，发布人还可以选择电子邮件或者电子邮件提示与Web信息发布结合的方式向用户发布信息。 版本控制在信息发布前或者信息发布后的更改，都有历史版本控制的功能，用于审计发布的信息。5). 索引和检索企业内的信息检索，包括搜索信息和人员两部分内容。利用最优技术提供良好的查询体验是门户需要提供的最重要特征。强大的索引和检索功能是员工获取知识最重要的手段。因此，本系统要求一套适合于企业内联网Intranet上使用的强有力的搜索工具，以满足用户迅速获取信息资源搜索常用的企业知识库和文件类型以及普通人员和专家的要求。 系统的搜索引擎采用行业领先的算法和智能断词功能，提高系统的搜索效率和准确性。 使用业务数据目录功能来索引、搜索和显示行业应用程序、关系数据库和其他结构化内容中的信息。 利用“人员搜索”功能，不仅可以按部门或职务来查找人员，而且可以按专业经验、共同兴趣来查找人员。智能检索引擎除了能够检索系统内部的信息以外，还支持检索文件服务器、数据库、Exchange服务器的公共文件夹、Notes数据库、内部Web网站以及Internet上信息，使用户能够有丰富的信息来源，以获得更多的准确信息。可进行全文检索，并能考虑单词的出现频率，优化排序结果的布局，提供最佳的结果集。智能检索引擎能够非常迅速的根据用户输入的多个关键字和条件类型，在不同机器、不同类型的文件中定位信息的位置，而且支持从文件的正文、附件和附加属性中进行检索定位，使用户即时得到需要的信息内容。全文检索支持多种文件格式如Microsoft Office 文档、HTML 文件、AutoCAD文件、Adobe PDF文件、文本文件和TIFF等文件格式的文档全文检索。并可以根据第三方提供的插件进行扩展和通过开发接口实现更个性化的全文搜索要求。可检索结果保存到用户的个性化环境中，以重复利用。可创建编辑管理搜索计划。索引引擎应能够辨识信息更新频繁的区域，从而实现更加高效的索引编制。6). 单点登陆(SSO)和统一认证系统通过统一的用户管理机制-基于Windows Server 2003(2008)的活动目录和SSO的功能支持，能够同时兼顾以下的两种系统的单点登陆要求和统一身份的验证。使用目录服务的业务系统即使用AD目录服务器用于身份验证和权限控制的业务系统；自己有权限管理机制的业务系统即在以往开发的，有自己的用户权限数据库或者目录服务，自行管理维护权限信息的业务系统。7). 协同工作系统可方便灵活地创建基于 Web 的交互式工作组网站。目前的办公形式越来越需要几个人共同协作去完成一个任务。所有的人员需要更多的交流沟通，才能更好的完成任务。 因此，门户在提供内容的同时，也为组织和成员提供一个协作的空间及途径。用户可以通过门户系统查找人员、工作组、网站、知识等，并与人员和工作组完成协作。2.4 综合办公2.4.1 综合办公关键流程序号流程名称1内部调用（借用）流程2劳动保护用品管理流程3教育培训管理流程4因公（私）出国流程5因私出国流程6通用流程7收文流程8发文流程9政审流程10会议审批流程11接待费用申请流程12签报管理流程13工作联系单管理流程14设备维修申请流程15“两优一先”评比管理流程16民主评议党员管理流程17用车申请流程18物资领用流程19厂务公开管理流程20差旅费用报销流程21费用报销流程22设备借用管理流程23信息中心网络管理流程24物资采购管理流程2.4.2 个人门户1). 功能概述个人门户是最终用户进入系统的第一个功能界面，我们在以前版本的基础上进行扩充改造。对于不同角色的用户，他们关注的信息是不同的。每种角色默认对应一种样式，用户初次登录的时候，根据用户的角色显示相应的样式。系统支持用户对自己的首页作个性化的定制。用户可以设置在首页上显示哪些功能块，以及不显示哪些功能块。2). 待办事务和待办任务待办分为两种：事项、任务。事项：工作流中的待办事项。任务：项目计划中的任务项。一个任务可包含若干事项；一个事项只能对应一个任务。为了使最终用户在第一时间得到自己关心的内容，将待办任务和待办事项整合在一个页面，但是在查询已办任务和已办事项却分不同页面进行处理。待办事项待办事项、任务列出当前处理人的待办工作，主要是为了方便用户快速获知当前有哪些需要处理的工作，使工作事项集中，易于操作。 支持保存用户最近一次使用的筛选规则和排序规则。 支持完成待办事项后自动标示该事项的状态为已完成。系统自动把待办事项从待办列表放入已办列表中。待办任务(该功能在生产管理模块描述)3). 已办事项展现当前用户已办结、完成的事项。查询条件 查询字段：流程名称、创建部门、创建、创建时间和接收时间。 可对已办结事项中的附件内容进行全文检索，检索的规则是：首先是通过全文检索对流程附件和流程正文的文档库进行检索，并得到含有文档URL的检索结果，然后查找属于当前用户参与过的流程的附件和正文，并得到含有文档URL的检索结果，最后匹配两个检索结果中的URL，如果匹配，则放入查询结果中，否则放弃。查询结果视图列表字段：状态、名称、创建人、创建部门、创建时间、接收时间。4). 已结任务(该功能在生产管理模块描述)5). 员工自助通过此模块启动系统中的流程，流程需要分类显示，分类有：公文类，申请类，业务公用类，业务专用类，生产类。6). 委托授权用户可委托其他用户处理自己的事务，管理员也可以帮助某个用户授权给其他用户；功能描述 可委托具体某段时间内，某个项目、某种类型的事务给某人进行处理。 对于被委托人处理委托人事项的情况，能在委托人的已办事项中进行浏览。 超过委托时间，委托自动失效。 委托人能够随时收回委托权。 管理员可以强制将某个用户的事务授权给其他用户，当然也能够随时收回委托权；7). 定制提醒 对于项目提醒、项目警告能够分别进行定制。 能够定制大于某种级别的警告，进行发送，默认“重要”级别。 能够定制提醒的频度：按月、日；按次数；每项警告提醒几次。8). 我的在办流程 由登陆用户自身发起的并且未结束的流程。 列表、操作字段同“待办事项、任务”。9). 我的历史流程 由登陆用户自身发起并且已经结束的流程。 列表、操作字段同“待办事项、任务”。10). 我的邮件 登陆用户邮箱。 在个人门户获取并显示当前用户的新邮件数量。11). 我的垃圾箱 对于从已办事项中删除的条目进行列表显示，以便用户需要时进行查找。 列表、操作字段同“待办事项、任务”。2.4.3 公文管理公文管理模块包括公文的拟稿、审阅、修订、备案、转发以及来文接收、传阅；包括发文处理、收文处理、公文传输、公文催办、公文回执、公文归档等功能；同时提供电子签名、电子签章功能。1). 撰写新公文/新业务表单各级用户可根据实际需要撰写新公文/新业务表单（如进行工作单、公文、通知等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是系统里的公文作为新公文的附件。新公文可以发送进入流程的下一个步骤。2.4.4 借阅管理针对设计行业的特殊性，档案借阅功能尤为重要，结合档案管理模块，借阅管理实现针对成品、原档、地形图、底图和图书的借阅管理功能。2.4.4.1 借阅管理通过成品档案、原始档案、地形图、底图档案和图书等台帐管理库存数量、借出数量和可借数量。2.4.4.2 借阅申请通过通用借阅功能查询可借阅档案以及档案的库存数量、借出数量以及可借数量。档案借阅查询可以通过类别、年份、关键字、密级、工程代号、卷册编号等信息组合查询。对于选定的档案，点击“借阅”按钮提交借阅请求，借阅请求根据档案的密级、专业和借阅申请人所属的专业，系统自动选择工作流流向。借阅申请根据需要通过审批后自动流转至档案借阅管理员处理，档案借阅管理员处理流程，系统同时更新借出数量和可借数量。借阅归还档案时，档案借阅管理员在档案借阅管理界面选定对应借出记录，标记档案归还，并更新档案借出数量和可借数量。申请借阅、审批借阅、借出、归还等操作，系统都详细的记录了时间和操作人，以便跟踪查询。2.4.5 客户信息客户信息为平高协同办公平台的基础数据信息，客户信息主要用于查询和各功能系统的数据统一引用。2.4.5.1 客户信息管理客户信息以单位客户信息为主，一个客户包括多个联系人。客户分类：客户、供应商、分包商等，可以根据需要添加分类。2.4.5.2 客户信息查询查询客户及联系人信息，根据关键字、名称、区域、类型、电话等条件单独或组合查询。2.4.6 培训教育制定年度培训计划，登记人员的培训信息并提供查询。提供公司员工培训申请审批流程。编制生成公司和部门年度员工培训计划。记录员工培训信息。检查公司和部门员工培训计划执行状况。统计员工年度培训成果。2.4.7 设备和物资管理设备物资管理包括设备管理和物资管理，物资管理侧重于耗材，重点功能包括： 建立设备台帐和物资台帐 反映设备的运行及库存情况 设备折旧、报废统计 设备出入库管理 物资入库及分发领用清单 根据需要可建立独立的设备库和物资库2.4.8 车辆管理车辆管理主要是为了合理安排各处室用车要求的一个功能，对单位车辆进行统一管理。由车辆管理员建立车辆库，然后根据单位员工的需要进行合理的调配、安排。普通用户可以通过浏览器进行车辆的查询，包括查询车辆资料和具体使用安排。能够满足用户提出用车申请、审批，相关领导审批、车队安排等一系列流程处理及功能操作。除了满足车辆管理特有的业务需求外，还应完成相应的流转功能，主要流转的部门及完成的主要业务操作如下： 用车申请各部门提出用车申请，需列出用途、日期等情况。如果是处室领导提出申请，则直接流给相关领导审批，否则，一般科员必须经过本处室领导的审批才能交给相关领导审批。 相关领导审批根据各处室提出的申请，给出意见，并转给车队执行。领导应能看到车队车辆资源的现有情况。 车队安排根据相关领导提供的意见和标准，给出相应的用车安排，并反馈给提出申请的部门。车队应能看到车辆资源的现有情况，系统应能进行车辆安排冲突检查。2.4.9 会议管理会议管理提供一组以会议为中心的资源管理。包括会议室管理、会议请示、会议室预定、会议通知、议题管理、会议纪要、会议查询。会议管理功能模块结构见下图：2.4.9.1 会议资源管理包括对单位内部的各种会议场所和设备的基本资料的登记，以及各会议室使用情况的发布，以及会议室资源的使用申请。会议室的基本资料包括：名称、位置、大小（座位数量）以及附加设施（如投影仪、网络线路和电话等）会议室的使用情况以二维表的形式进行发布，类似日程任务的表格。会议室资料的登记与发布的管理者可以由用户指定，一般是单位的行政部门或后勤部门的相关人员。2.4.9.2 议题（提案）管理各类会议的会议提案收集、整理及审批。普通提案都要经过相应流程审批。会议提案经相应领导审核确定生效，经会议主持领导批准会议提案可与会议通知一并转发。 由会议管理员建立的特殊提案不需要经过审批便可备会议组织者采用用。 2.4.9.3 会议管理（组织会议）包括会议组织申请、议题预览、人员通知、会议查询、会议纪要等综合功能。其中，会议组织者可以建立多份相关的会议材料，材料支持常用的办公文件，如：Word,Excel,PowerPoint和普通文本文件。会议纪要由会议组织者在会后整理并以附件形式保存，附件统一用word文件。2.4.9.4 会议通知会议通知与会议安排结合，一旦会议安排经审批确认，会议通知将按照统一的格式自动生成，经会议组织人确认后发送给所有与会者及相关人员（可以由会议组织人选择）同时会议通知与个人事务提醒结合，提前提醒需要参加的用户会议的安排情况。2.4.10 差旅报销差旅报销流程根据各院情况进行报销审批流转。差旅报销台帐根据相关条件查询统计差旅报销台帐，查询结果可以导出。2.4.11 费用报销 费用报销流程根据设计院规定，指定报销流程，采用计算机流程约束费用报销，避免规定由于人为因素得不到贯彻执行。 费用报销台帐由费用报销流程积累的数据，可以根据部门科室、费用类型等信息进行查询统计和导出。2.4.12 党工团管理 党员管理党员管理党组织管理 团委管理团员管理团组织管理 工会管理工会组织管理工会成员管理2.5 经营管理经营管理模块，主要包括设计院经营管理过程中所涉及的业务关键功能和流程，本模块依赖综合办公模块的支持，并为生产管理模块提供基础业务数据。2.5.1 经营管理关键流程序号流程名称1设计岗位签署权流程2技术联系单流程3设计更改申请流程4设计更改单流程5工代名单审批流程6质量管理信息流程7生产任务管理流程8合同会签流程9合同发票/收据管理流程10投标保证金申请流程11合同收费管理流程12合同款支付流程13设备计划内采购流程14设备计划外采购流程15任务单管理流程16任务单更改申请流程17成品流程管理流程18出版委托流程19出版收费流程20底图归档流程21底图调用流程（外单位利用）22底图调用流程（院内生产部门调用）23底图修改流程24底图升版管理流程25光盘刻录流程（业主）26光盘刻录流程（本院招标版、投标文件）27原始档案整编流程28成品归档整编流程29档案、资料（含地形图）、书刊借阅流程30档案、资料书刊归还流程31图书、资料、地形图采购申请32软件购买申请专业评审单33图书、资料、地形图采购申请34软件购买申请评审流程35软件购买申请流程36奖金分配管理流程2.5.2 人力资源人力资源管理，重点包括如下功能： 员工库与基本信息管理 内部调动（借用）管理 人力资源年度需求计划 设计岗位签署权管理（资质管理） 教育培训管理 薪资管理 劳保用品管理（结合物资领用管理） 劳动合同管理 外聘人员管理 离退休管理 社会保险管理2.5.3 合同管理 合同维护含合同基本信息、签订状态、收费、付费、批复状态、变更等。 合同与工程项目关系维护合同与工程项目和任务之间的业务关系维护，含建立、修改、关联等。 合同统计查询能够按照各类状态（签订状态、结算状态等等）进行分类检索查询，能够按照工程项目编号，有序字段分类项等条件查询，对于所有检索的结果能够导出excel和打印功能。 合同参数定义合同参数的定义维护：签订状态：未签订、已签订、待签订批复状态：已批复、未批复根据各单位管理要求，制定对应相关流程，主要包括： 合同会签流程 合同签订管理流程 投标保证金申请流程 合同变更流程2.5.4 收付款管理收付款管理主要是用于合同费用的收款和付款管理，同时结合合同信息以及票据管理。 合同收款管理合同收款按照费用类型和每次收款细项拆分，合同收款流程，合同收款统计等功能。 合同付款管理合同付款功能类似合同收款，付款细项拆分，类型拆分，合同付款流程和统计等功能。相关流程包括： 合同收费管理流程台帐 合同付费管理流程台帐2.5.5 票据管理 票据管理票据台帐，根据合同管理，发票和收据与合同收款和合同付款每次款项关联等功能。一张票据可以对应多次付款，经过多次收款项或多次付款项。一次收款或付款允许对应多张票据。2.5.6 生产任务管理生产任务管理在设计院行业，功能实现由市场相关部门与客户签订合约后，向企业内部项目管理或生产部门下发生产任务。市场相关部门签订工程合约后，启动本功能的流程“生产任务管理流程”，通过审核审批后下发给项目管理或生产部门，项目部门根据工程的类型和规模，将项目划分为一个或多个阶段，分成多个阶段项目下发给生产设计科室。相关流程： 生产任务管理流程2.5.7 项目管理 工程库管理根据市场相关部门流转过来的生产任务，流程结束时直接建立工程库，工程库具体信息由流程发起部门填写，信息用于工程分解为阶段项目的依据。 阶段项目管理项目管理相关部门接收到市场部门生产任务流程后，建立工程库，然后根据工程的类型和规模，将其拆分为多个阶段项目，如果需要辅助工程（如发电工程，需要电网的变电和送电工程）亦同时建立，并根据选定的工程类型阶段项目，初始化相关信息。主项目子项目关系说明通常，一个较大的发电工程或电网工程都会需要一些辅助性工程，如建立一个发电厂，与之配套的变电和送电工程会同时启动，发电工程的初可，辅助性变电和送电项目亦为初可阶段。基于此，此类工程，我们系统设计将发电工程作为主项目，辅助性工程作为子项目，项目管理部门下发的设计任务将只针对主项目下达，子项目跟随主项目下达。 工程技经信息管理工程产值根据划分的阶段项目和比重，由项目管理部门划定每个阶段的产值。具体到卷册的产值划分，在生产管理系统中可以考虑实现。 工程类型和阶段管理为每一种规模的工程建立所有阶段，作为阶段模板和阶段项目分解使用。同时亦作为生产管理系统项目模板关联使用。2.5.8 卷册管理 卷册模板管理对每种规模的阶段项目建立一套唯一的卷册模板，并允许修改和维护。 卷册初始化每次建立新阶段项目时，可选择对应卷册模板进行初始化，可以大大提高工作效率。2.5.9 设计任务管理 任务单管理设计任务单关联一个主项目，同时根据主子项目关系，包含必要的多个子项目。任务单台帐的数据来源于任务单流程完成后的数据。 任务单流程任务单流程是根据规章制度，经过流程流转采集审核和审批数据后下发给生产科室进行生产作业。2.5.10 出版委托 项目印制任务管理根据每个单位的职能划分不同，由责任部门为每个阶段项目建立项目印制任务单，并形成项目印制任务单台帐。项目印制任务单重点处理该项目的卷册数量信息，包括：每种图纸的份数，每份文本的份数，交付业主客户的份数，存档保存的份数，其他作用的份数和业主要求增印的份数。 卷册出版委托管理卷册的出版委托，根据职能划分不同，由相关责任部门启动流程发送给出版印刷部门，并填写必须要信息。委托流程根据委托的文本或图纸，流转给不同的责任人，流程流转完毕即出版完成，进入后续的投递管理环节。2.5.11 出版费用管理出版印刷部门的成本核算，以及每月向生产科室和财务部门的报表，按照要求出版部门结算，出版委托时需要选定生产部门，根据印制出版的工作内容，标准量化处理后形成台帐。出版费用台帐可以根据多种条件组合查询，形成特定的报表。2.5.12 投递管理 投递管理成品出版完毕，根据项目客户信息要求，选择通过送货、自取货或投递方式将成品交付业主。过程中形成投递台帐，需要投递单管理，交付客户回执管理。 投递单管理投递单管理主要功能为投递单建立，打印和查询跟踪。投递单管理可以将一批成品分成多个ems包，分别打印ems封面投递。 投递回执管理无论通过何种方式将成品交付业主，均需业主签署接收货物的回执，作为凭据保存备查。2.5.13 套用图管理 套用图标准库管理根据档案管理内容，挑选存档的成品文档和底图档案，建立院级的标准图库，以备日后项目设计过程中调用。 底图调用管理套用活图图的生产应用很大提高了设计行业的项目进度和工作效率。底图调用流程就是基于实际业务需求而归纳出的标准工作方式，在生产设计时标记出哪些卷册是通过套用图出版的，委托出版时，出版印制单位根据标识，直接启动 底图调用流程。2.5.14 创优评优 创优管理每年第一季度，建立年度创优计划，通过Moss平台管理。项目立项时建立创优目标，创优标识等信息。生产设计过程中，根据需要采集创优质量信息。 评优管理针对生产设计过程中采集的用于创优的信息，结合评优标准生成评优结果。2.5.15 技术联系单管理技术联系单管理重点是技术联系单流程以及形成的台帐，其核心是由流程驱动的严谨操作模式。流程具体流转步骤，根据每个院职能划分不同定制。2.5.16 设计更改单管理与技术联系单管理相同，设计更改单管理也是生产设计过程中，质量管理需要采集的重要数据，亦通过流程驱动业务的流转。2.5.17 网络应用管理网络应用管理是针对整个单位的网络功能管理系统，员工通过网络应用申请流程，申请所需的网络功能，如VPN、IP、功能模块使用权限等。2.5.18 原档管理项目的专业类原档，在项目结束时，分别由各专业主设人整理，并提出归档申请，档案管理部门验证后归档。项目的综合类原档，在项目结束时，由项目设总整理，并提出归档申请，档案管理部门验证归档。原档归档需要注明每个原档的归档类型，可以为电子文档和实物文档。同一个原档，允许电子版和实物一并归档。项目结束后，归档的原档原则上不允许直接下载查看，需要通过档案借阅流程，批准后方可借阅查询。2.5.19 成品档案成品档案归档由出版印刷部门出版完毕，将印制任务单中记录的套数归档指档案部门，成品档案的借阅同样需要走借阅流程。2.5.20 底图档案底图出版亦有出版印刷部门完成，成品出版完毕，随项目结束，由出版印刷部门将底图移交归档至档案管理部门。底图的重复使用，需要走相关流程方可借出，对于内部单位和外部单位借阅调用，流程不尽相同，具体需要根据各单位具体规章制度定制。2.5.21 地形图管理地形图台帐管理，地形图的的信息录入直接由台帐完成，地形图借阅需要根据地形图密级和各单位具体规章制度决定是否需要审批，以及审批的流程。借阅走通用借阅功能实现。2.6 生产管理项目管理是对设计生成过程的管理，同时以后可扩展至工程建设项目管理。该部分主要包括项目信息管理、项目策划、设计过程管理、质量管理等项目过程中涉及的内容。设计目标：着重提高生产管理水平；EPM解决方案是由管理走向生产，关注于提高生产管理水平；系统设计原则：以任务驱动，以项目为核心；以任务为驱动，任务自动下发，并且可以有各种提醒（比如手机短信，及时消息等），系统将用户的当前一周的任务提取出来作为当前任务展现在个人门户上面，这些任务的文档资源，流程资源自动附载到任务上，提高了工作效率；下一周（时间长短可以定制）的计划任务也自动提取出来，以便操作人员安排后面的工作，提高了工作效率。以项目为核心管理，所有的资源都围绕项目组织，操作人员的关注点就是自己参与项目，这样使得每个人的精力相对集中，提高了工作效率；对于每个项目，建立项目的树状结构模板，对项目各类信息进行分类管理和维护。要根据企业项目管理的模式和不同项目的结构特点建立项目模板，把设计项目按项目树结构分解方法进行工作任务分解，形成不同类型的标准项目任务结构模板。项目模板信息主要包括：工作分解结构WBS、组织分解结构OBS、工日定额、工作节点工日比例、任务关系、里程碑等。结合ISO或者企业标准化质量体系对项目进行全面管理，对项目的立项项目分解人力资源配置任务下达，卷册计划设计输入，资料互提成品验证自动归档出图送图全过程进行管理，过程信息自动传入相应项目、阶段、专业等所匹配ISO或者企业标准化表单进行收集管理。从系统实现功能角度而言，设计项目管理主要包括：项目信息管理、项目立项管理、项目计划管理、设计过程、项目监控、项目变更、项目成本管理、项目资源管理、项目质量管理、设计成品管理、项目文档管理、设计回访、顾客满意度调查、顾客投诉等等。从启动项目开始，根据项目自身特点可以选择多种应用模式，并且能够提供多种不同的应用模版，针对大中小多种项目进行不同的流程控制，过程中体现标准化的思想， 流程贯穿应用模式：对于重要项目（如：大中型项目，重点项目），能够采用严格的网络环境下的流程管理，做到严格的过程控制，每个环节都必须以规范的流程方式来推动，以保证质量控制要求；过程中自动按照标准化的质量表单收集信息，从而自动达到了质量管理的要求。简化流程应用模式：对于简单项目（如：规模小，内容单一，涉及专业或人员较少的项目），可以采用简化的流程应用模式，即根据需要跑分支流程，不必在系统中走项目主流程，只需要在网上流转一些关键性环节，如事前指导、设计大纲、互提条件、校对审核等。以达到简化流程，减少多余环节，提高效率；自动产生关键环节质量表单。无流程应用模式：要求以记录信息为主，对于一些周期比较短，进度非常紧张，或者历史项目，采用这种补充的应用模式，以简化流程，但同时记录下项目信息及质量记录，以满足项目查询分析的需要。2.6.1 项目中心项目中心（Project Center）集中展现所有项目的总体情况，并且为单项目门户的提供入口。单项目网站是项目组成员交流沟通的一个平台，项目组成员可以方便在项目网站上查看到该项目的进度情况、互提资料情况、收集情况等，它为我们提供了项目协同的平台。2.6.1.1 项目中心功能框图2.6.1.2 项目中心功能介绍2.6.1.2.1 新闻发布项目管理活动过程中的一些有价值的新闻发布版块，采用动态新闻更新，操作简单方便，从而大大加快了信息的传播速度，时时保持网站的活动力和影响力。2.6.1.2.2 规章制度企业的规章制度和操作指引的审批、修订（改版）、发布（推送）灵活方便；可以实现对案例、工作总结、培训、考试的集中管理；可以灵活定制和管理新闻公告、内部论坛、网上调查、电子期刊、企业文化活动等，有专业的社区，共同营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而激发工作热情，形成一个共同的工作价值观。2.6.1.2.3 标准化库项目网站标准化库区提供了一个我们设计院可以展示我们工作标准化工作成果的地方，也是推广我院标准化的地方，更为我们的广大设计人员使用我们的标准化进行设计的地方；2.6.1.2.4 经典项目区在历年的项目中整理出比较典型的项目，具有很强的方向性和可复制性的放在经典项目区，形成相关的比较典型的模板，供其作项目组借监，在项目运作过程提供参考；2.6.1.2.5 项目信息门户在门户架构上，设计院的项目信息门户（Project Information Portal, PIP），对项目实施过程中项目参与各方产生的信息和知识进行集中式存储和管理，为项目参与者提供一个项目信息共享、信息交流和协同工作的平台。项目所有的文档资料都会进入项目门户，当这些资料进入项目门户时，会自动通知项目组成员提醒他们进行察看，以免遗漏了重要资料；项目在立项后系统将会自动根据模板创建该项目门户网站。系统提供一个树状的项目目录树，当选定某一项目后即进入该项目的门户网站，根据权限可查阅与该项目有关的所有项目信息。主要包括（但不限于）：l 项目基本信息：可以创建、录入和维护项目简要信息，如项目名称、编号、类型、规模、计划开始日期、计划完成日期等。l 重要的项目新闻、公告、图片等。项目团队内部的通讯录、日程安排、工作审批和项目进度管理等功能；l 管理项目事件、项目问题、项目通知、项目会议、项目资料、项目总体进度等。l 进行项目、任务和相关主题的在线讨论。l 项目资料库和其它与项目有密切关系的在线资源。l 项目和专业文档库l 提供项目联系人的在线名单，使项目参与者能及时便捷沟通。l 可根据快速检索项目相关的信息。l 项目信息的输入、发布需按规定流程进行审核。2.6.1.2.5.1 通知公告通过通知公告模块，发布项目最新的通知公告。以往项目运作过程中通知公告没有一个统一的发布平台，往往发布一个项目级或跨项目级的通知公告需要相关部门将通知公告逐级下发各二级单位以及工作组，然后转发到员工，造成效率的低下。通过统一的门户，就可以将这类信息直接发布到门户上，用户只要登陆系统查看通知公告就可以了解最新的通知公告而不会造成错漏的事情。2.6.1.2.5.2 项目警告对于项目中的质量问题、互提资料任务延迟、关键里程碑超期等问题系统可自动进行项目警告。警告的次数、方式、级别等设置通过“定制提醒”进行设置。2.6.1.2.5.3 项目提醒对于项目的活动（如会议）、互提资料的更新、外部资料的更新、专业间的互提资料、自已制定的项目活动、可复用类似项目的经验等活动系统平台可以自动进行项目提醒。提醒的次数、方式、级别可以能过“定制提醒”进行设置。2.6.1.2.5.4 项目人员区在项目信息门户上显示该项目组的成员，包括个人的简历及个人照片、资质、项目经历等方便项目组认识，还可以查看项目组的变动情况，如热机专业主设人共换过2次，前面的参与人是谁，方便后跟进人