会计档案归档制度.doc

会计档案归档制度 会计档案归档制度会计档案是反映本单位经济业务的重要史料和证据。 根据会计档案管理办法的规定，结合本企业的实际状况及中华人民共和国会计法的监督下，特制定出以下会计档案归档制度 一、归档范围归档范围包括会计凭证、会计帐薄和会计报表以及其它会计核算专业材料。 会计档案归档立卷由财会人员具体负责，档案人员协助完成。 对接收保管的会计档案，原则上保持原卷册的封装。 查阅会计档案严格按规定由财会人员协助查阅。 1、会计凭证会计凭证是经济活动、资金运转的合法证明，会计凭证又分为原始凭证和记账凭证。 记账凭证包括收、付、转账凭证或综合记账凭证以及各种原始凭证。 2、会计账簿会计账簿是会计凭证的系统分类核算记录，包括总帐，各种明细帐，现金日记帐，固定资产明细卡等。 3、会计报表会计报表是会计账簿记录的更概括、更全面、更系统的定期综合指标反映，包括日报、旬报、月份、季度、年度报表。 4、其他会计资料包括银行对帐单，会计移交清册，会计档案保管清册和销毁清册，财会人员情况表，以及会计制度中规定与会计核算有关的合同书、经济协议等均属归档范围。 二、归档要求 1、应清楚地掌握历任会计的任职情况，必要时，逐人逐年地收集会计文件；如果发现会计文件丢失或损毁的问题要出具说明材料，并报领导审核后才能归档。 （各职责审核见附录11） 2、归档的会计档案从装订、卷皮、帐簿封面格式及内目录、卷皮、帐簿封面的填写均需符合会计档案质量标准的要求。 （会计档案的包装材料的一般制作要求用250g的牛皮纸印制、折叠而成，要坚固耐用、存取方便、整齐美观、利于搬动） 3、会计档案的排列会计档案排放要做到整齐一致；如果有规格不一的会计档案，应适当分类，尽可能排放整齐。 （1）将全部会计档案按凭证、账簿、报表、其他四大类分别排列，在四大类内再按会计年度排列；建立会计档案的保管登记制度，按照档案入库的顺序，由管理人员进行登记。 （2）在同一保管期限内，按照本事务所的内部组织的顺序进行排列，同一内部组织的会计文件则先排报表，后排账簿与凭证；按会计年度顺序编制流水号。 （对账簿的具体处理方法见附录22） 4、归档的会计材料应真实、齐全完整，做到不缺年、不缺月、不缺件。 （1）原始凭证应真实可靠、填制及时、内容完整、填写清楚。 （2）原始凭证作为记账凭证的原始依据，记账凭证必须经审核无误后才能作为登记账簿的依据。 （3）登记账簿时，出现错误，应灵活运用错帐更正法进行错帐更正划线更正法、红字冲销法、补充登记法；对账时应符合“账证核对、账账核对、账实核对”。 5、归档的会计档案书写材料应用碳素墨水笔填写，不得用红色墨水、圈珠笔、铅笔、蓝色复写纸。 6、归档时要填写会计档案目录一式二份，财务部门保存一份，另一份随会计档案移交档案室。 7、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于事务所的保管和利用。 8、案内文件经过系统和编目 9、案卷封面填写清楚，案卷标题准确，案卷排列合理，编号无误。 10、编制了完整的案卷目录和相关的文件。 11、对已破损的文件应予修整，对字迹模糊或文件载体存在质量隐患的文件应予复制。 12、案卷检查合格后，填写案卷移交清单，双方履行签字手续 三、归档时间会计人员应将每年归档的档案于次年四月份以前向档案室移交完毕，并办好移交手续。 四、附录 1、会计档案归档职责会计核算会计凭证出纳、主管会计账簿总账主管会计现金账出纳会计员银行帐银行会计员各种明细分类账会计员会计报表主管会计或科长电算会计电算会计软件文件电算会计软盘文件程序设计员其他会计档案鉴定大纲、会计档案销毁清册、会计档案保管期限表会计档案员 2、账簿具体处理方法 （1）固定式账页，为了保持原貌，不需拆除空白页；填写账簿启用表，并在账皮上贴账簿案卷封面。 （2）活页式账页，填写账簿启用表，拆除空白页，编号页码，加账簿案卷封面和备考表后，进行装订。 注意对于凭证、账簿、报表封面上原有项目没有填写完整或清楚的，要由会计部门的经办人补填；对于破损、缺页、装订不牢固的案卷，应由财会部门负责修补和装订，对不符合要求的会计档案，档案部门不予接收。 3、会计档案保管期限表种类保存期限卷号会计凭证一般情况下15年12涉及外事和对私改造的永久34会计账簿银行存款日记帐、现25年56金出纳帐总帐、明细帐15年78会计报表月份、季度报表35年（在无年度