行政采购制度范文.doc

行政采购制度范文 行政采购制度1.总则1.1目的为规范优化公司本部及各项目行政物资采购流程，特制定本规章。 1.2适用范围商管公司本部及各项目管理处1.4意义采购的意义首先在于保障物资供应，维护运营秩序；其次在于控制成本，节省的成本相当于为公司直接增加了利润。 1.5原则采购实行5R管理，即合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量，执行成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。 2.采购的职责和分类采购分为两大职能，即“开发采购”(sourcing)和“日常采购”(buyer),具体角色和职能为:2.1由人力行政部承担“开发采购”的职能，负责制定并优化采购的制度、标准，完善采购流程，建立合格供应商名录，进行供应商开发、维护、监督、评估、资源整合，以及督导公司行政采购行为的合规性。 具体如下2.1.1进行市场调研，做好新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；2.1.2对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，保证供应商的优良性；2.1.3与供应商的比价、议价谈判工作，确保报价的真实性；2.1.4采购合同的谈判，对交货、付款、质保、合同终止等条件的认定，如发现供应商以次充好等，可解除合同等；2.1.5建立合格供应商名录,并不断对供应商名录进行筛查更新；2.1.6对现有供应商名录中的价格、产能、品质、交货期的审核工作，以确定原供应商的产品品质及供货能力；2.1.7审核请购单，及时掌握公司采购需求，跟踪掌握市场行情变化及品质情况，以期提升产品品质、降低采购成本；2.1.8不定期进行供应商供货的抽查和项目仓库的抽查，进行采购流程的合规性管理，检验采购合同的执行情况，为公司采购5R提供强有力的保障；2.1.9在与原有供应商合作的同时，积极储备新供应商体系，并综合考虑替代用品的可行性，在保证质量的前提下，以更好的降低采购成本，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。 2.2各项目承担项目“日常采购”职能，负责各自日常采购的执行，并根据项目成本预算指标对项目行政采购予以成本管控。 由各项目行政专员担任本项目的“日常采购”，根据业务实际需求，合理安排请购，从现有合格供应商名录中向相应供应商发出采购订单，并安排和跟踪整个物流过程，确保物资按时到达，验收入库，处理到货物资的异常，收货后合理安排付款。 及时联系供应商或厂商，对日常使用过程中物资予以维修保养。 2.3由人力行政部承担管理本部日常采购，及项目部分未在合格供应商供货明细中的相关采购。 2.4项目日常采购注意事项2.4.1做好物资采购计划，根据项目业务需要及合理采购周期，提前申购；2.4.2提升对大型活动物资需求的敏感性。 项目各条线得知有新客户入驻、举行大型活动或外判交接等事宜，应及时通告项目其他条线，便于各条线根据需求提前制定采购计划，尽量避免紧急采购。 同时，项目各条线也需要提升对已知信息的工作敏感度，及时考虑上述活动对自己条线运转的物资需求，及时申购。 3.标准采购流程-SOP(standard operationprocess)3.1各部门/项目于每月20日前提出申购需求，人力行政部“开发采购”及负责人审核申购部门采购请求，一万元以下的日常采购由分管领导审批，之前各项目要有全年的日常采购计划及预算。 申购金额在一万元以上的需最终报公司总经理审批后执行；3.2项目“日常采购”接收采购需求；3.3项目“日常采购”从现有合格供应商名录中选择对应供应商发出采购单；3.4项目“日常采购”跟催并验收相关物资，验货入库环节由项目请购部门经办人、行政专员共同在送货验收单上签字确认。 如为项目行政部门申购的物资，则由项目人事或项目负责人指定的专人与行政专员共同在送货验收单上签字确认；3.5项目“日常采购”验收无误安排付款，用款申请单必须同时附上a.请购单b.请购人、项目行政专员两人同时签字的送货单c.入库单，方可请款；3.6项目“日常采购”联系供应商解决日常使用中的维修保养问题；3.7未在合格供应商供货名录中的产品，由“开发采购”询价；新产品或设备无合格供应商的，由“开发采购”导入新的供应商；3.8人力行政部对项目“日常采购”中的供应商供货进行监督抽查和项目仓库的抽查，进行采购流程的合规性管理，检验采购合同的执行情况；3.9人力行政部牵头对现有供应商的评估，不定期进行供应商供货的抽查，清理投诉多、表现差的供应商，并导入新的合格供应商。 4.紧急采购管理本部各部门及项目管理处紧急物资采购需使用紧急采购申请单，申购金额500元以下，经部门（项目）经理、人力行政部审批同意后可先行购买，再补办手续；500元以上2000元以下的应急物资应事先征得人力行政部、分管领导同意后方可购买，并补办手续；2000元以上的应急物资应事先征得公司总经理同意后方可购买，并补办手续。 紧急采购仅限紧急抢修、临时增补而无备品备件的物资，采购到货后必须按规定办理出入库手续。 紧急采购应首先选择公司现有合格供应商名录中的相应供应商，超出公司合格供应商名录的，应选择大型超市作为供应商。 如大型超市亦无此类产品的，“日常采购”应报送人力行政部，由人力行政部应择优选择供应商。 5.供应商体系管理5.1由人力行政部负责保安耗材类、保洁耗材类、行政办公类（含办公家具、办公用品、办公设施、办公耗材、名片/表单文印、员工制服、绿化租摆及采买等）供应商的考核管理，各品类每半年至一年评估一次，每种品类择优挑选23家进入合格供应商库，签订相应的采购合同。 5.2由人力行政部完善合格供应商名录，明确供货明细，避免名录产品与送货产品的偏差。 具体地，人力行政部将在供货明细中明确产品品牌、型号、图片、索样。 对可以进行留样的物资，由人力行政部统一将样品配送至项目，对因客观原因无法留样的物资，在供货明细中标明图片、品牌型号规格等。 5.3供方产品/服务出现质量问题，相关部门以“报告”形式向人力行政部报告，人力行政部核定后发出整改要求，若第二次发生而质量未改进的可取消合格供方资格，情况严重的应立即停止采购，取消合