某公司物资超市流程ERP操作细则

发耳煤业公司超市全流程操作细则为加强超市管理，理顺操作流程，提高工作效益，增强超市人员的管理意识，解决ERP寄售上线以来存在的计划、补货、订单、结算过程中存在的不及时、不准确等问题，参照ERP系统关于寄售的要求及操作手册，特制定本操作细则。一、 编制寄售物资补货计划：1、区队上报计划：（1）上报原始计划要分开业务科室审批范围（机电科、通防科、计划科、综采办等），属于日常消耗的归工区材料费考核的需业务科室（供销科）审批，然后交由分管副总工程师及公司领导审批；（2）区队上报原始计划需逐个查看其计划明细，看其编码、物资是否一致，有需注明生产厂家的要让区队将其填齐。2、汇总编制采购计划：（1）将区队所报计划中编码不正确的改正过来，换成正确编码。（2）有型号不详细、厂家不明确的需要落实区队将数据填写详细，并在计划落实本中记录。（3）采购计划要依据超市库存、常用物资安全库存指标、区队计划，并参照ERP系统寄售库存（MB54），出采购计划，月度计划每月1日前出，应急计划每月15日前出；（4）区队上报计划中物资必须属于我公司超市物资明细中所列，在超市物资明细中无列支的，不得进入超市，如某种物资确实在实际使用过程中发生频率较高或者新物资在累积3个月使用频率较高，需经供销科主管领导认可方可进入超市物资。 二、制作超市补货订单：1、制作手工超市补货单：根据超市补货计划，按照超市物资比价结果以及各供应商超市协议，制作手工超市补货单，无特殊应急之外每月进行2次补货，补货单中需将单价、生产厂家以及质量要求注明。2、编码以及寄售信息的申请：（1）超市补货单中物资无编码的，需将无编码物资汇总上报能化公司申请；（2）参照ERP系统寄售信息（ME1M），查找手工超市补货单中物资有无寄售信息，对于无寄售信息的供应商物资以及价格需更改的物资要将其汇总上报能化公司申请，上报次数为一月两次，寄售信息申请完毕后，需一一比对查询（ME1M），避免出现价格或供应商误差。三、物资的入库验收：1、物资到货验收时，采购人员应汇同保管员进行验收，必须按照超市协议规定厂家及补货单中数量验收，具体验收参照物资验收规程以及煤矿物资手册中关于物资验收的要求。2、对于不合格产品：厂家直接送货到矿的要求直接做退回处理，提货人员由水城带货回矿的以及厂家委托货运部门送货到矿的，不合格物资存放待验区域，7日之内由采购人员填制不合格物资处置单一并返与供应商。3、采购人员根据实际到货数量填制物资交接清单，清单上需将单价以及有无资料填齐，交接完毕后，需将物资交接单第四联及时返与供应商。4、提货人员对于水城带货回矿的物资需在电脑中将本次提货记录填好，注明货运部名称、提货物资名称、数量、交接人、交接日期，以备查。5、工作交接完毕后，需在电脑中将到货日期以及到货明细在超市库存中填好。6、到货物资（如防爆接线盒、按钮、水泵等）需业务科室验收的，在物资到货3日内验收完毕并填制物资验收单。7、对于新产品入矿的，需在新产品试用记录登记中将供货单位、产品生产厂家、供货日期、出厂编号、数量填齐。 四、制作ERP系统寄售订单：现由于系统寄售订单中寄售信息有无以及单价更改问题，不可能及时制作，现要求如下：1、根据采购人员填制的物资交接清单进行制作，每供应商每批次的制作一个寄售采购订单，无寄售信息的参照第二项2（2）中关于寄售信息的申请。2、系统寄售订单每月不得低于3次，不得出现超过3个月未做系统订单的物资。3、系统寄售订单制作方法：（1）点击创建系统订单（ME21N），在订单种类中选定“寄售采购订单”；（2）在供应商一栏中输入所要做的供应商编码；（3）在项目I中输入“K”，此处为特别注意；（4）在物料中输入物资编码、采购订单数量中输入到货数量、申请者中输入制作采购订单人员。4、系统寄售订单为一级审批（部门负责人），订单批准后收货（MIGO），计划员（采购订单收货103）、保管员（采购订单收货105）。五、根据保管员发货做预留：现由于区队编制计划以及领料时编码书写有误，与系统不一致，预留不能及时制作，现要求如下：1、根据保管员提供料单（编码需和系统寄售供应商一致），定期集中制作预留，每星期制作一次。2、系统预留制作方法：（1）点击创建预留（MB21）；（2）工厂选择“6200”，移动类型选择：日常工区材料考核的选择“901”，基建单位领用的选择“903”，属于安全费用、大修、中小修的选择“909”；（3）进入创建页面后，属于“901”的“成本中心”及“订单”输入所做预留的领用单位，属于“903”的总帐科目输入“1221010106”，属于“909”的安全费用“成本中心” 输入所做预留的领用单位、“WBS元素”输入所属年份安全费用WBS元素，属于“909”的大修“成本中心” 输入“C620010500”、“WBS元素”输入所属年份大修费用WBS元素，属于“909”的中小修“成本中心” 输入“C620010500”、“WBS元素”输入所属年份中小修费用WBS元素、“总帐科目”输入“5801011002”，属于劳保用品的输入“901”： 生产区队和辅助区队“总帐科目”输入“5801011036”，管理费用和销售费用的科室（办公室、人资科、财务科、销售科等）的不选择总帐科目、进入材料费；（4）在项目“物料”、“数量”中输入物料编码及领用数量。 六、保管根据预留系统发货：1、点击货物移动（MIGO）。2、进入发货页面后，点击“发货”，输入预留号码，在“有关成本中心的发货”输入对应预留种类“901”、“903”或者“909”，在后面空格内输入“K”， 此处为特别注意。3、点击回车后，在下方清单详细数据中的“伙伴”一栏中输入所发货的物资供应商归属，回车后检查“何处”中移动类型、供应商是否有误。4、发货前后，需要点击寄售库存（MB54），对应发货前后所属供应商物资的库存数量，及时发现有无错误。5、超市系统发货日期为根据预留每月3日-27日。七、做系统结算单：1、点击寄售结算情况查询“ZJSJSCX”。2、进入查询界面，输入工厂“6200”、库存地点“1001”，在“供应商帐目”中输入对应供应商编码，“ 凭证中的过帐日期”中输入对应出帐开始、截止日期。3、进入详细清单界面后，点击“输出”中“本地文件”功能，将系统版结算清单转化为“电子表格”，再根据导出表格转化为“超市物资结算通知单”。4、小知识：在详细清单界面，“凭证号码”及“年度”有内容的，为该结算物资在财务已将发票校验。5、结算单的制作日期为每月1日。八、区队领料统计：现由于系统寄售中寄售信息有无以及单价更改问题，发货时不可能及时反映区队当月消耗，现要求如下：1、个别价格固定、系统订单制作及时、寄售库存可反映实时库存的供应商，点击成本中心领用情况查询“ZCBCX”，工厂输入“6200”、库存地点输入“1001”，“成本中心”中输入所查询领料区队编号，移动类型点击“901”-“910”，“凭证中过账日期”输入所查询领料区队发货开始、截止日期。2、进入详细清单界面后，点击“输出”中“本地文件”功能，将系统版区队领料清单转化为“电子表格”，再根据导出表格筛选出所属寄售发货明细，编制成区队消耗表。3、未与系统同步的供应商，保管员需在系统外制作区队消耗表，与系统导出区队消耗一并上报。4、上报时间为每10天一报。 九、其他一些注意事项：1、在发放新产品给区队领用时，需在新产品试用记录登记中将发出区队、发出日期登记好，并将区队反馈情况及时做好记录，并及时与供应商协商，并将处理结果记好。2、对于超市协议中规定供应商某些物资提供免费换货服务的，需将区队交回物资的日期、物资名称、所属供应商名称做好登记，并在与供应商做物资换货交接时，将退回日期、交接人、退回原因及承诺做好登记，在物资换回时，将换回日期、换回质量验收、交接人做好登记，物资再发放时，需将发出区队、发出日期做好记录。3、对于区队领用大中物资及可复用的材料（交旧领新），需在相应登记本中做好记录，将物资名称、规格型号、数量、领用日期、领料单号、出厂编号做好登记，并在下次再次领用时将交旧日期登记。十、常用系统事务码介绍：1、收货：预收单（ZYSD），货物移动（MIGO）。2、查询：显示物料凭证（MB03），MRP清单的单独显示（MD05），成本中心材料领用情况查询（ZCBCX）。3、订单：创建采购订单（ME21N），显示采购订单(ME23N)