谷今法中小企业会计电算化内部控制制度的思考---以xx企业为例.doc

赵子彤：中小企业会计电算化内部控制制度的思考-以 KY公司采购与付款内部会计控制案例分析【摘要】随着社会的发展，会计电算化在企业中成熟的的应用和普及，更多方面的提高了企业的财务管理工作的效率，省略更多操作的复杂化，更加人性化、快捷化，随着新的工作方式的引进和代入，更多的企业内部的控制也发生了翻天覆地的变化，本文根据这些事例分析了这些变化，并从其中总结了电算化模式下内部控制的特点，从而思考了内部控制制度存在的问题，反思电算化模式下内部控制制度的不足，最后针对问题提出了解决问题的想法和可行的思路，相信只要我们认真对待，认真仔细分析，坚持会计电算化内部控制目标不动摇，保证不断优化电算化运行方式，对会计电算化内部控制的实施提供了有效保障。关键字：电算化内部控制制度，产生的问题，解决方法，应用领域的发展和影响。引言:会计电算化也分为广义和狭义两种概念，广义的就是指实现会计工作电算化有关的所有的工作，所谓的所有工作包括会计电算化软件的开发和应用、会计等等，而狭义的方面是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计工作中，是计算机技术和现代会计相结合，代替人工记账、算账、报账以及代替部分由大脑完成的对会计信息处理、分析和判断的过程1954年美国通用电器公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。会计电算化已经发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学四位一体的新型科学和实用科学，它主要是应用电子计算机；随着会计电算化实现后，会计电算化的处理技术发生了质的飞跃，这种变化不仅仅影响到会计实务，更多的方面也对某些传统的会计理论产生了极大影响。随着会计电算化事业的蓬勃发展和时代的变革，其内在的含义也得到了进一步的延伸，涉及会计信息系统包括会计核算、会计管理、会计决策在内的理论与实务研究的更多领域，而且还企业内部控制产生着深远的影响，我们将从这里展开讨论。一、实行会计电算化的重要意义 1.1、会计电算化的适用性 我们都知道，在我国原来的会计工作基本处于手工和半手工繁琐状态，很多的会计人员绝大部分时间与精力被束缚在会计核算等事务性工作上影响的效率，浪费了更多的时间，而财务管理方面工作则无人问津，初期的会计只能提供事后简单粗糙核算资料，管理水平不完善，不能适应现代市场经济的需求。面对着操作的繁琐和繁重的核算工作的双重压力，积极采用并且推行会计电算化从根本上提高了会计工作成绩和效率，也减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计核算的速度和准确性，使得更多的会计人员用剩余的时间去关心财务管理，关心企业的内部控制等问题。 1.2、会计电算化的准确性 我们已经提到初期的会计工作繁琐，数据多且处理不方便，传统的会计下的工作人员难免因为各种因素导致各种数据疏忽遗漏的不准确性，而且所产生的错误后不容易被人员及时发觉和处理，往往等到已经造成了后果再去弥补已经难于上青天了。而会计的计算人员在电算化模式下，对计算机数据进行处理，得到的结果是计算精准。只要按着程序正确输入我们想要输入的数据，理论上是不会出现计算上的错误的，但因为初期的会计计算都是工算和半工算，因为太多因素也会导致不小心输入错误的数据，我们也可以通过计算机所得出的结果进行复查和修正，以便找到错误的源头和修改，大大提到工作的效率，因为可以确保会计核算的准确性，提高了会计数据处理的正确性和规范性。 1.3、会计电算化的职能 会计的基本职能是对经济活动的反映职能和监督职能。在会计电算化模式下，数据是以及其密集的方式存储会计信息，使反映过去和保持记忆的这种记录功能显著提高；而会计电算化的功能有很多，其中的的分析模块还可以帮助会计人员从传统的管理活动中解放出来，全面发挥会计在经济管理中的作用，提高了会计数据处理的正确性和规范性，缩短了会计数据处理的周期。 1.4、遏制了弄虚作假的信息 实行会计电算化能有效地防止在账务处理过程中的作弊造假现象的发生，符合国家规定的会计软件都具有可靠性、安全性、保密性的特点。根据工作的类型，在会计电算化操作方式的账务处理的系统，各操作员都有各自权限的设置，账户个和个之间也存在着有效地相关牵制，会计人员之间只能在自己的权限内进行操作，操作相互牵制，确保会计信息系统准确，真实可靠，从根本的方面避免在账务处理中出现造假的现象。另一方面，如果有人弄虚作假，我们可以再服务器的有关操作中找到其财务人员违规“证据”，准确而又安全性，保密而又法律性。二、实行会计电算化系统的影响 对内部控制的巨大改变 2.1奠定了新的内部控制基础 近年来，计算机的使用很多的方面扩展了企业会计核算的范围，进而影响着企业会计的各部分系统其中对于内部的控制系统有着巨大的作用。 网络日新月新的发展也为会计电算化系统打开了另一扇大门，比如电子凭证的出现，它就是产生了全新的内部控制基础。由于电子商务、无纸化交易等的推行，原先使用的每项交易必备的各种凭证（复杂的）被部分地取消了，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机并由计算机自动记录翻译编排和分版，在核算过程中相当一部分的操作系统变为由计算机自动完成了。内部控制的基础的控制的重点逐渐由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。 2.2形成了新的内部控制环境 在信息技术条件的今天，计算机的推广和使用影响着企业的内控制环境。企业通过计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了翻天覆地的变化，财务管理的人员范围也开始发生了改变，专业会计人员囊括了会计人员、计算机管理人员。现在的会计人员不仅仅是使用计算机完成简单的工作，而且利用计算机的全能行、多边形、准确性和信息的海量性，对企业的发展进行很好地判断和预测，比如销销售成绩售预测、人力资源规划等。当今的通信技术发生了巨大的改变，层穷不齐通信软件开始涌上水面，远程的通信技术越来来越完善，重大的事情也不仅仅再是通过一个人进行完成，分批下去，充筹兼顾，将复杂的事情简单化，简单的事情合理化。而且要保证企业的财产物资的安全完整、正确可靠、达到了企业制定的目标。会计电化算的使用，使得较之手工的核算更加合理化，更加广泛化，也更加复杂化。 2.3延续了新的内部控制组织形式 内部的计算机控制是企业内部制度的重要组成部分，延续了新的内部控制组织形式。在实行计算机会计电算化之后，软件程序的控制成为内部控制的一个新的重要形式。大家都知道，传统的手工会计在工作环境中各部分没有任何联系，没有牵制感，职权不相容，不同的工作人员在各自确定的工作领域内工作，各司其职，各级主管依照相应的制度进行严格的监督，有些国语单一性。但是在电算化会计环境下，内部控制的形式就不再是各施其职，各行其事情，慢慢由原来的工作控制制度转变为制度控制和程序软件的双重控制，相对于手工而言有着合理化，管理化。这也说明了加强财务软件的系统权限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、网络系统权限控制等工作应成为内部控制的又一项重要的工作，改善了企业管理，提高了经济效益。2.4囊括新的内部控制因素 新的内部控制的内容，归恨结底还涉及还是是由基本要素组成的。恰恰就是这些基础要素，决定了新的内部控制内容。每个企业都要面临着来自内部和外部的不同风险，而风险是分析和辨认实现你想要达到的目标的可能所要发生风险。你要有合理的风险评估，还要有信息与沟通的能力。企业在齐经营的过程中，需要按照特定的形式辨识、取得确切的信息，并惊醒沟通，以使员工负责的履行自己的工作。企业员工不仅仅是埋头苦干，它需要的是从下层的劳动者得到自己想要的信息，然后讲这些信息囊括，然后反省给你上级。还有持续的监控活动、个别评、包裹缺陷。三、 会计电算化模式下内部控制存在的问题 任何东西都是有利有弊的，并没有合理的唯一性。当然实施会计电算化之后给企业内部控制带来新变化的同时，这其中也不乏存在风险因素。 1、复杂化的内部控制 会计计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，内容的繁多，简单会导致工作人员的疏忽，重的说数据错误系统瘫痪，工作面广就容易顾此失彼，难以兼顾每一个细节，从而引发风险。比如说，会计电算化重反记账状态的功能，对会计记账薄就有一定的影响。 2.不符合要求的职业化 做什么事情，都要讲究活动中应当遵循的、体现你所在职业特征的、调整会计、职业关系的各种经济关系的职业行为准则和规范。同样的在电算化操作方式下，不仅仅考虑你的能力还要考虑考验会计人员的职业道德。会计的点算系统很强大但是也很弱小，在会计电算化内部控制中，其系统的程序、数据、文件等很容易被仿写、拷贝和删除的，而不会留任何痕迹，非常的容易被别人所利用，为了得到自己想要得到的利息，做出危害企业伤害自己的事情。利用职务之便或不按操作规程进行非法操作手段给单位造成严重损失都会造成很大风险就好比有人用炸药炸山，采石挖矿，但有的人却用它打仗，所以一旦用不好就会引发其他环节一系列的错误。 3、软件依赖的风险 用的顺手的东西会让人产生依赖感，但是依赖得控制。内部会计控制的程序化建房、会计、方便，会让懒散的人没有思考的能力，增加犯错的机会更增加了差错反复发生的可能性。电算化软件程序中包含了内部会计控制功能，由于人们的依赖性以及程序运行的重复性，不合理使用，会对些程序化的内部控制，如程序发生差错或不起作用，不重视，导致在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。由于实施会计电算化后，很多计算、记录等都得一栏计算机的运行，正式如此，长期使用，会导致长期依赖性，会危害到企业的正常运行，和秩序的稳定的发展。 4、内控风险复杂性 前几年，发生过很多关于网络安全的事情，网络环境的复杂容易使内部控制的安全受到威胁，从而滋生风险，导致系统瘫痪。网络环境具有共享性性和开放性的特点，这给会计信息系统内部控制带来了更多新的问题。我简单的举几个例子：（一），因为我们使用的是会计点算化系统，多以很多会计信息通过网络通信线路传输的，传输的过程我们无法保证会是百分之百的安全，有可能被非法拦截，窃取甚至篡改，直至会导致公司的倒闭的情况。（二），因为会计系统的信息量非常大，很多网络会计信息不可能完全不遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻击，但是这种攻击可能来自于局域网外部，也可能来自局域网内部，而一旦发生将造成巨大的损失，这是我们十分需要提醒自己的。（三），因为我们很多的信息是存在网络上的，而网络是虚拟的，我们从网络下载和传输的信息是数据，网络环境下无形资产转移难以控制，无形资产它不像是固有资产，固定资产有固定的实物体，转移实物会让人发觉会照成一定的损失，但是网络上的无形资产不一样，他就像是银行的资金别人转账了，在开放的网络中不知不觉的转移。四、 会计电算化模式下内部控制的特点 【前言】先进的工作方式运行后后，还是两个问题。一方面内部控制的目标是不会改变，另一方面，内部控制有的特点还是会发生变化，两者并不矛盾。内部控制目标是确保各项规章制度的贯彻执行、保护单位资产安全和完整、提高管理者的经营管理水平、促进会计信息方面质量的提高。随着先进技术的引进，手工的会计没有被淘汰，但是正因为计算机化的核算引进，导致了内部控制的特点也发生着变化。 1、 内部控制组织细密化 会计的工作中，引入电算化处理模式，是为了让内部控制的组织工作更为细密、准确。在传统的手工会计的组织方式下企业的会计部门安排单一性。任何一个企业的人在不同岗位的人员都各司其职、相互作用，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，这种牵制网是有好处的，能让业务与业务之间作用更明显制。因而很少出现弄虚作假的行为，而一旦出现问题，也可通过核查不同的工作者追究责任，进行奖罚。会计的电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的，我在前面也说过，所谓的会计的电算是把经济业务的记录和加工，手工会计的记账、算账、报账全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性高于工化，所谓工化就是手工之类的简单的会计工作。数据处理会让传统的组织控制功能减弱。这就要求细化组织工作，完美组织控制。 2. 内部控制运行管理复杂化会计的工作中，引入电算化处理模式，会导致会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围逐渐扩大，当然也从另一个方面增加了内部控制工作的难度，使得内部控制的手段变得合理性。 3、工作技术含量更高 首先我们在这里指侧重于计算机技术，当然是会计的基本操作系统。在会计中，财务核算、财务管理技术十分重要，但是我们知道传统的手工到计算机核算的转变中，我们所学到的计算机技术显得十分重要，因为计算机技术，更加的简单，更加方便。在电算化会计系统下，内部控制系统的形式也随即发生变化，当然在电算化会计系统中，我们做的就是复杂变得简单，将眼前的问题结局，就是原有的纸质档案和所需要的资料都变成了我们电脑里的数据。变成电脑里面数据，我们要做的就是把这些数据从虚拟化变得实际化，如果去管理你所需要东西，更好的利用它。还记得我们前面，提到的电子财务档案能保存，如果保存不善往往容易引发管理事故，往往发生这种事情是工作者的失误。回想这几年，很多不法分子还利用计算机进行犯罪活动，将携带的病毒储存在计算机磁性等媒介上的数据，发给别人，通过网络传输进而达到利益的诱惑，进行犯罪，有时甚至不留任何痕迹，更危险的就是给他人和社会造成巨大的困难，给让人和企业造成无法挽留的损失。尽管我不喜欢这种行为，但是我不得不说，他们都是IT行业的能力者，但是却走上了犯罪的道路，真的很可悲。当然，作为会计学的我们，不得不要求自己有不让他人犯罪的机会的能力，不光是为了别人而且也是为了社会，不让自己有所损失，也不让他人有损失，更不让他人犯罪。是的，这就给内部控制增加了计算机的艰难的技术难度，那我们平时要加强技术学习和改进，因为工作技术含量很高，我们不应该有任何的懈怠。 五、 解决问题的对策分析 1、从心底重视起来。 运行系统，那就要必须充分认识什么是会计电算化系统，会计电算化系统模式下内部控制的重要意义，时刻的关注电算化带来的效益，从心里上提高认识，防止错误的发生，思想上积极重视非常重要。通过具体的事例能足够的说明，我们所使用的计算机本身运行的系统的时候出错概率很低，而绝大部分的错误是人为因素造成的。可想而知，如果当你手上的数据发生了错误，你会怎么办？众所周知，数据的还原是非常困难的，这会给自己和企业造成巨大的困难的，而且造成的损失谁来赔偿。再者，由于会计电算化工作的特有环境和生活环境处容易受到非法操作的干扰，这就更要求内部控制人员包括财务人员在内必须时刻保持警惕，防止内部控制受到干扰和破坏，时刻保护自己。 2、明确目标，各部门协调 我们在岗位上工作，要明确自己工作岗位的设置，知道各岗位的权利与责任，懂得各岗位之间的牵制与勾稽关系。最高管理权限电是算化程序管理员授予的，它主要负责计算机操作系统的很多东西；系统操作员一些具的体操作；数据录人员只负责一些该有的记账等。通过设立一种相互制约、相互监督机制，来保障会计信息数据的真实性、可靠性，减少发生错误的可能性。这样的话，岗位与岗位之间有良好的衔接，既提高了工作的效率，又有效地限制和及时和遏制错误的产生。 3、记录且控制操作 综合我在上文提到的包括会计人员因为各种因素疏忽导致数据的丢失，篡改和遗漏，都会导致造成严重的后果，可以简历操作系统日志来解决这一个问题。我们会计系统里面，建立会计电算化工作日志制度是为了有效地防止非法操作，如果发生了非法操作，也有有痕迹可以查到的，能挽回企业的损失。4、系统优化，简单快捷 很多通用的会计计算都是通过财务管理的软件进行操作的，如果可以正确的运用起来准确的操作，是保持系统稳定，准确性。坚持内部控制目标不动摇,坚持不断优化电算化工作方式，保证系统的稳定性，会计的电算化系统，系统优化合理，简单会计。能保证不让数据丢失。 5、控制且妥善保管 对于数据的安全性，就要加强会计档案管理。我们嘴里所说的会计档案其实就是，我们利用计算机等打印等得到的的各种数据表等，会计电算化系统会对自己数据有相当的保护作用，对会计电算化应用系统程序、数据存储介质的存档有合理且完善的保护作用，当然我们采用磁性介质保存是需要合理的选择的，不能根据自己喜好随便选择，如果保存到存储器里，也应该放在干净且合适的地方。那么我在阐述一点，就是保存的数据不要一直留在存在存储器里面，要不然那信息和数据就会丢失，作为工作人员就不要如此粗心大意。 6、安全的净化环境 什么是安全的净化环境，净化环境就是安全的运行系统。如果负责的说，就是电算化内部控制运行的网络环境的安全性。那么可以从很多的方面谈这个问题比如：数据加密技术、访问控制技术、认证技术等。网络传输介质、接人口的安全性也是应引起注意的问题，运用电脑的时候尽量使用光纤传输，光线传送速度更快，不会因为很多的因素而导致数据丢失，接人口的地方应该合理保护。对于安全的电算化运行环境，从原则上是，不接入互联网，但是更好的方法就是，加强安全教育执行防范病毒管理制度，不让恶性的病毒渗入，防止随意拷贝软盘，不使用未经检测的U盘，安装杀毒软件和反病毒软件，定期进行检测。那么我就以KY公司采购与付款内部会计控制案例分析：案例简介：我们都知道KY公司是一所医药制品公司，药品制药公司的生产主要是药品制定，药品的制定当然所需的就是原材料的选定，对于生产的原材料的一、选定还是需要精心的，比如说选定的价格方面，当然最重要的还是质量的方面。那么我们就以KY公司生产所需的原材料采购为标准，在原材料市场价格有较大变动或购买新的原材料品种，采购部门需重新确定供应商时，是通过招投标方式进行的。那么我们换个角度想把，我们从采购部门建立的供应商那里确定参加招投标会议的供应商，然后我们通过比较产品性价来比确定几家供应商，由该公司的检验部门对供应商的原材料样本进行检验，除执行国家医药行业的质量标准外，也制定了本公司的质量标准，经检验后，采购部门从中确定质优价廉的供应商。采购部分首先要制定计划，需要什么样的中年更累，怎么去实行，还有要和签合同然后去采摘，要优先质量合格的物品，然后按计划行事，然后入库，进行合理的保存。而KY公司每月首先召开财务分析会议，分析当月的财政收入，其中我们要仔细分析得与失的原因，考虑好各种成功喝失败额因素，若是因为原料的价格质差价高造成的，通过会议惊醒分析和整合，结果并与采购部门的经济利益挂钩。案例分析：以上案例分析得知“内部会计控制规范”中相关规定很多相似之处：1.采购采购过程很多规定的程序办理采购与付款业务；2.采购与验收环节的管理制度；3.供应商档案，可以准确和了解供应商的等有关情况；4.对各钟有效发票的，严格审核；5.通过对职能部门的问责制度对采购与付款的内部控制进行监督检查。6. 货物验收控制采购发票价格，运输费，税收等必需凭证齐全，并与合同复核无误，才可以办理结算，支付货款等等。简要分析：该公司在很多的地方也有很多缺点的地方：KY公司建立了采购与付款业务的岗位责任制职责、权限，但在该业务中没有太过详细，“询价与确定供应商”是两个不相容岗位但都由采购部门承担，一个部门督促很多的部门，谁都保证合理性，这就存在着弄虚作假的可能性。虽然每个公司都有一定的制度，但是是事后的责任追究，而不是事前的提前预防，没有风险防范与控制，迟早会队企业造成危险的。因为很多地方的不足吧，内部控制制度在制定时就存在严重的失控点，两不相容岗位相互分离、制约和监督上存在先天不足，我们现有的制度在该业务执行过程中个与个岗位没有相互制约，相互帮助的的作用。因此，在运行的过程中我们建议建议修改内控制度，制度的不完整，使不相容职务分离，并且在采购原材料确定价格环节上，增加更多的内控程序，即购买原材料的价格应经价格委员会讨论。结束语:随着现代企业引入会计电算化工作模式，内部控制的程序，受到了一定的影响。如果发生什么错误，我们应及时修改，不能给企业造成危害，和不足的影响。只要我们认真对待，认真仔细分析每一个问题，坚持不断优化电算化工作方式，会计电算化内部控制一定能够得到有效保障，要学习更多地程序保护方法，要学以致用，用在系统上，你要时刻记住你是为企业而工作，把激情放在企业里面。【致谢】匆匆的时间，不知不觉忙马上既要毕业了，开始毕