行政费用报销制度.doc

行政管理文件行政费用报销制度1.0 目的明确报销程序及要求，确保准确、及时、合法付款。2.0 范围适用于集团所有行政费用报销。3.0 定义(无)4.0 职责集团财务部 负责按要求审核所报销的费用，确保合法报销； 有权提出一切疑问，查实实际情况，拒绝不符合本制度要求的报销。审核科负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求。5.0内容报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其 它 要 求发票其它及说明差旅费发票可能包括：车票/船票/机票机场建设费人身保险费住宿费发票或(特别通行人员除外) 1 若差旅费用超出规定标准，部门经理批核后需总经理/或董事总经理/董事长加签。经理及以上级别人员（包括董事、总经理）不得报销早餐费用。注明起止地和实际发生票款；多人一起出差：- 面单须由所有出差者签名确认；- 只需报销者之所属经理於面单上签批，但应由各出差者所属经理签批；- 不同部门(责任中心)人员的费用承担要按实际数注明。- 特殊情况之的士费报销由当事人报销，部门经理审核，总经理批准。应酬费“应酬费”仅指招待客户所产生的费用和送礼费用报销单据为1 | |11/ 原则上经理级以下人员无应酬费产生，如有下级代经理应酬，需由其经理报销。. 其中送礼费用申请只能是总经理级,且需董事长或董事总经理批准,不需用请购单或直提单。 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管；7集团财务总监；8后勤服务部经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一； 用“&”表示同时； 用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其 它 要 求发票其它及说明外请车辆费(包括货车和客车)外请车辆证明货车：客车：约车单模具：约车单和外运合同设备移位: 客车：接待员外请国内货车：PMC主管国内货车PMC外请香港或境外货车：高级船务员应注明货物重量或体积；外请车辆的费用标准事前须有总经理确认。车辆交通费(公司客车和货车)发票包括：过桥过路费停车费 加油站增值税发票、电脑加油小票其它费用证明交通事故无赔偿部分养路费 营运费年审及年检费罚款出车登记表（或）国内货车国内货车：PMC主管司机香港或境外货车：高级船务员客车：客车司机 交通事故需附由董事总经理或董事长批准的书面报告(注明责任方和赔偿金额)；汽车要到公司指定加油站加油。特殊情况下，由后勤服务部经理批准，可到非指定加油站加油；年检要附年检证复印件；审核里程数、路桥费是否符合标准；汽车加油须增值税发票；电脑小票。 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管； 7集团财务总监；8后勤服务部经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一； 用“&”表示同时； 用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求发票其它及说明维修保养(包括机器、车辆等)车辆维修保养：更换零件清单原因分析和采取措施之报告(保养可免)维修单上需注明是内修或外修1 “”表示维修部门负责人；“2”指申请人部门主管；维修保养过程若需购置材料，则所购材料之报销则按采购管理制度执行。邮费发票包括邮局收据对于速递，则需：邮政大宗包裹单1 对于工程技术资料和样板，“3”指工程部经理审核邮费标准。 收件不需送货单。电话费电信局电话清单电信局发票1 当月话费由次月15日前报销。电信局发票银行自动扣款单通过公司帐户银行自动扣款：1 审核科核准财务部如私人话费均采用包干形式，於每月工资中补贴，具体金额由各厂依据实际情况而定，此费用不得再报销。 水费抄表通知单通过公司帐户银行自动扣款：5 审核水费单价及水表上一次读数电费电费通知单审核电费单价及电表上一次读数村镇管理费交款通知单（含排污费）单据由财务部主管审批后直接付款。财务部应将固定收费标准分别提供给审核科、总务科各一份。审核收费标准有无变化、更新；报警器连网费审查发票与合同正本上所签金额、期限是否一致；分期付款时, 每次用同一合同，需有过往记录。土地使用费楼宇租金合同（包括商住楼、招待所） 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管； 7集团财务总监；8后勤服务部经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一； 用“&”表示同时； 用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准 报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求发票其它及说明暂住证费暂住证签收名单 1/审查已离职但未领取暂住证员工有无扣款记录；抽查上次暂住证到期日期招聘广告费刊登词(剪报)及相关说明(如期号、版号等)审查刊登期号与收费标准培训费 (培训期食住行费用按旅差费报销, 若培训费已包食住费, 此部分不得报销)14 申请培训者若为经理，则需交总经理审批；若为总经理，则需董事总经理/董事长审批。人力资源部经理应在收到培训资料和验证合格后，於面单上签名。审查培训收费有无包含食宿；审查培训费有无优惠;审查系列课程的证书是否齐全。报刊费报刊征订审批表2 报刊征订审批表须有总经理每年审批一次广告费(除招聘广告)合同注：广告费除招聘广告111 /审查是否符合合同要求；若在报刊上刊登广告，应将复印件附合同后。展览费邀请函111 /商业登记费111 /金融手续费及利息利息则用自动扣款清单 1 报关杂费1 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管； 7集团财务总监；8后勤服务部经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一；用“&”表示同时；用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准 报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求发票其它及说明工伤医药费工伤证明药费单保险公司赔偿单银行入数纸1 / 汽车/房产保险费合同保费单1 审核合同的期限与往年的期限是否连续,确保无重复;审核赔偿符合标准工伤/雇主/医疗保险费合同 保费单以下两项只适用工伤/雇主保险：人员明细清单(工伤)1 /审核险种是否适宜工伤医疗费如获保险公司赔偿，在公司报销时药费单可用复印件投保比例审批表(雇主)111 /医疗用品药品采购清单1 审核药品采购清单与发票一致。1伙食费士多店对方送货单发票或收款收据 审核之单价和实购数量是否一致；1土建装修工程费合同(报价单)外发工程申请表 付款时间与合同要求相符。环保治理费合同5 自由捐赠收据111 / 董事自由捐赠，需另一位董事审批。 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管； 7集团财务总监；8后勤服务经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一； 用“&”表示同时； 用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求发票其它及说明法律顾问及各种体系和项目顾问费、审核费合同111 /杂费杂费指以上未明确的小额支出项目1税务罚款1 凭证符号说明：表示必须提供凭证； 表示适用时应提供的凭证 报销审批流程符号说明：1当事者/申请者；2部门主管；3部门经理；4人力资源总监； 5设施管理科主管； 7集团财务总监；8后勤服务经理；9总经理；10董事总经理；11董事长 用“/”表示任其之一； 用“&”表示同时； 用“”表示不需； 表示填报； 审核； 批准通用要求及特别事项1、面单要求：差旅费、应酬费报销面单用；通过公司帐户由银行自动扣款(包括电话费、水电费、利息等)，只需在银行扣款单上盖专用章及签名即可，无需；除此之外，面单均用。2、报销时间要求：当月产生的费用至少应於下月头三个工作日前完成，以便公司作责任中心费用统计，有特别原因不能按期提交时，应事先知会财务部。如果未知会财务部需另外提供书面逾期报销申请交总经理签批后方可报销，另将扣除相关负责人绩效考核分数，逾期报销申请见附表。3、签批要求： 所有费用之报销均不得由当事人自己审批，应递交上级或相关人员审批。如经理费用由总经理审批，总经理费用由董事总经理或董事长审批，董事费用由董事长审批，董事长费用由另一董事审批。 以上所报销之发票金额若超过￥1000.00，必须交总经理/董事总经理或董事长於面单上签批；超过20万元时，必须交董事长签批。 以上所及发票，可能是税务发票或行政事业收据或一般收据。需申明的是：原则上，不接受一般收据。在某些情况下，确实不能提供某些正本凭证(包括不慎遗失票据、一般收据)时，若在￥500元以下，则需由部门经理签批，有关行政事业性单位开具的收据等同于发票使用不需部门经理签批。 申请人无须在每张原始票据上签名，只需在面单上填明附件张数及所附单据对应面单金额即可。 面单上非金额、单位、数量改动由申请人签字，无需部门主管加签。 请购单附有收货单，无需收货者在验收栏再签名。4、审核补充要求： 各种原始凭证应齐全，单据大小写应一致，并注明责任中心代码，面单须有费用产生之当事人签名确认(仅由文员或秘书签名将视为不符要求)，有修改处需有相关人员签名确认。 对于税务发票、行政事业收据或收据之审核要求：a 审核发票之真实性，包括有无本公司名称，“发票专用章”，防伪标志；b 审核数量单价是否等于总价，金额大、小写需一致。若不一致，原则上要求重开；若证实为无法重开时，则按规定审批；c 工具、资产类报销前，须到财务部成本科登记入资产或个人工具类帐后才能报销；有关配件之更换和增加，当事人须拿请购单到财务部注明所属资产的编号；d 购买测量仪器需计量室确认，电脑设备类需电脑部确认，并在收货单上注明“验收合格”字样；e 对于假发票、假票据，财务给予没收，并提请公司对当事人及审批人进行处罚，以示警告；f 请购单的品名、规格、数量更改需原审批人签名确认。5、费用标准更新：所有报销审核所依据的费用标准每年应更新一次。6、费用预算：财务部每年年底前完成所有部门下一个年度的费用预算，经各部门经理签字确认，并报总经理签批，费用发生时财务部据实从各部门的预算中扣除，对于超过预算的一概不予支付或报销，除非经总经理特别签批。7、递交报销单及领取报销金时间：各部门交单人于每周1、周3、周5交单到财务部；分别于周3领取周1交单的报销金、周5领取周3交单的报销金、下周1领取上周5交单的报销金。（领取报销金时间：上午8：00-9：30、下午12：4