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WORD2003 高级应用教程 第第 2 章章 格式化文档格式化文档技巧技巧 不论是用笔还是用电脑撰写文章 最重要的肯定是要言之有物 但除了内容之外 形式也是很重要的 尤其是使用文字处理软件撰写文章 专著 如果懂得如何快速 巧妙地设置格式 不仅可以使文稿样式 美观 更可以加快编写速度 而如果不懂得这些基本的格式化手段 编辑起文稿来 就会感到处处受到束 缚 写作过程也难以顺畅 影响工作效率 2 1 格式化字符格式化字符技巧技巧 字符可以是一个汉字 也可以是一个字母 一个数字或一个单独的符号 字符的格式包括字符的字体 大小 粗细 字符间距及各种表现形式 简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作 如 设置字体加粗 可以单击工具栏上的 按钮 来实现 设置字体字号 可以单击工具栏上的 字号 下拉列表按钮 来选择字号等 也可以通过快捷键来完成 如 选择字体下划线 可以单击 下划线 按钮或在下拉 列表中选择下划线的线型 但是 一些特殊的字体必须通过 字体 对话框才能完成设置 如果要制作出更具有艺术性的字符效 果 如 变形字体 旋转字等 可以通过艺术字来完成 使用 格式 工具栏格式化字符可以设置一些简 单的字符格式 2 1 1 随意地选择字号随意地选择字号 选择字号方法很简单 单击常用工具栏上的 下拉列表按钮 在字号列表中选择或输入字号 字号的表示方法有两种 一种是中文数字 数字越小 对应的字号越大 另一种是阿拉伯数字 字号 越小 字符也就越小 字号的单位为磅 用毫米换算的方法为 1 毫米 2 83 磅 磅与号的换算单位是 1 磅 1 72 英寸 1 英寸 21 4 毫米 在 Word 中 表述字体大小的计量单位有两种 一种是汉字的字号 如初号 小初 一号 七号 八号 另一种是用国际上通用的 磅 来表示 如 4 4 5 10 12 48 72 等 中文字号中 数值 越大 字就越小 所以八号字是最小的 在用 磅 表示的字号时 数值越小 字符的尺寸越小 数值越大 字符的尺寸越大 1 磅有多大呢 2 83 磅等于 1 毫米 所以 28 号字大概 就是一厘米高的字 约相当于中文字号中的一号字 在 Word 环境下 也可以打印大标语 大横幅剪字时所需的足够大的 大 字体 事实上 Word 中 最大字体可达 1638 磅 说到 磅 值 在这里就有必要说说中文 Word 中汉字字体的计量问题 中文字号就是这十六种 而用 磅 表示的字号却很多 其磅值的数字范围为 1 1638 也就是说最 大的字号可以是 1638 约 58 厘米见方 最小的字号为 1 三个这样的字加起来还到到一毫米宽 一般 A4 纸可容纳的最大字的磅值为 630 左右 在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小 想要特大字 或 是袖针小字都可以 中文 Word 对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位 其中一种是我们常说的以 字号 为计 量单位 如常用的 初号 小初 一号 七号 八号 等 另外一种则是以国际上通用的 磅 为计量 单位 如 5 5 5 6 48 72 等 字号 与 磅 的对应关系见表 2 1 所示 此主题相关图片如下 41521352 jpg 一般用户都认为中文 Word 中的字体 有 初号 小初 一号 七号 八号 和 5 5 5 6 48 72 等 大 与 小 共 16 种之多 其实不然 Word 文档中字体的 磅 值 是 数字必须介于 1 和 1638 之间 而且 我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为 0 或 5 的数值 因 此 从理论上讲 Word 中字体的 大 与 小 共有 1638 1637 3275 种之多 A4 幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为 630 左右 自定义 55 87cm 55 87cm 幅面的纸张 也包不住大于 1181 磅的字 因此 在使用 Word 时 可以根据实际需要利用 磅 来设置字体的任意 大 小 而不必埋怨 Word 中无 特大 字了 其实在任何一个版本的 Word 中都能随意设定字号 且操作简单 其操作方法是 1 将需设定字号的文字选中后 2 单击 格式 工具栏的 字号 下拉列表框 3 在列表框中选中所需要的字号 或者键入所需的字号磅值 如 300 然后按回车即可 用上述方法设定的字号 只能在 1 至 1638 之间 即用 Word 打印 显示 的方块汉字 其边长最小 为 0 35 毫米 最大可达 57 78 厘米 此外 字号允许在小数点后第一位上加个 5 2 1 2 选择字形选择字形效果效果 有时候为了强调和突出内容 可以通过改变字形来实现 如 粗体和斜体等 也可以将效果同时使用 在 格式 工具栏中 设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果 否则表示取消使用字形效果 大家对于常见的字符格式 如加粗 斜体 下划线等一点也不陌生 但是 如果你不了解它们的快捷 键 而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话 那么还是影响速度 花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷 键 肯定会给你的工作带来更多的便利 加粗 Ctrl B 含义 B Bold 粗体 斜体 Ctrl I 含义 I Italic 斜体 下划线 Ctrl U 含义 U Underline 下划线 2 1 3 调整字符的宽与高调整字符的宽与高 设置一些简单的字符格式可以使用 格式 工具栏格式化字符 但一些特殊的字体必须通过如图 2 1 所示的 字体 的 字符间距 对话框才能完成设置 此主题相关图片如下 123524512 jpg 使用菜单命令也可以设置简单中字符格式 但方法与使用工具栏设置雷同 下面介绍调整字符的宽与 高 在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例 从而得到如图 2 2 所示的字符的缩放 效果 此主题相关图片如下 524152 jpg 操作步骤是 1 在 字体 对话框中 单击 字符间距 选项卡 2 在 缩放 下拉列表框中选择需要缩放的比例 也可以直接输入百分比的数值 如图 2 3 所示 此主题相关图片如下 12352563 jpg 3 最后单击 确定 按钮即可 选择越大于 100 的比例 得到的字体就越趋于宽扁 选择的缩放比例越小于 100 的比例 那么得 到的字体就越趋于瘦高 如选择 100 则表示没有缩放 2 1 4 调整字符的间距调整字符的间距 调整字符的间距也很实用 如在小篇文档中 为了适应排版的需要 当有一段文字占用了二行 第一 行是满行 而第二行仅占用 1 2 个字符 这时为了调版式 想让这段文字仅占有一行 就可以使用 紧缩 字符间距的办法来实现 同样 如果一行文字刚好占用一行满行 要把它占用两行 也可以加宽字符的 方法来实现 操作方法是 1 选中要调整字符间距的整段文字 如图 2 4 所示 此主题相关图片如下 524512 jpg 2 在打开的 字符间距 选项卡中 在 间距 下拉列表框中选择 紧缩 或者 加宽 选项 再在 磅值 微调框中输入紧缩的磅值 如图 2 5 所示 一般为 0 1 磅到 2 磅之间 少于 0 1 磅可能不发 生作用 在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的 此主题相关图片如下 585251 jpg 3 最后单击 确定 按钮 结果如图 2 6 所示 此主题相关图片如下 524152362 jpg 图 2 6 调整字符的间距的效果 另外 Word 还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法 方法是选择需要调整宽度的文字 单击 格式 调整宽度 命令 在打开如图 2 7 所示的对话框中 输入需要的宽度 单击 确定 按 钮 如要取消调整宽度的效果 可再次打开该对话框 然后单击 删除 按钮就可以了 此主题相关图片如下 4512352 jpg 图 2 7 调整字符宽度 2 1 5 更改英文大小写字母更改英文大小写字母 可以使用多种方法来更改英文大小写字母 1 使用菜单方法更改大小写 使用菜单方法更改大小写 1 单击 格式 更改大小写 命令 2 打开如图 2 8 所示的对话框 此主题相关图片如下 524152 jpg 此主题相关图片如下 524152 jpg 图 2 8 更改大小写 对话框 3 选择要更改字母的切换项目 如单击 切换大小写 单选按钮 则将所选内容中所有大写字母 都改为小写或进行相反转换 如单击 词首字母大写 单选按钮 则将所选内容中每个单词的首字母都改 为大写 如选择 大写 单选按钮 则将所有选定的文字都改为大写字母 如选择 小写 单选按钮 则 将所有选定的文字都改为小写字母等等 2 使用快捷键更改英文大小写 使用快捷键更改英文大小写 反复使用下述的快捷键 可以在应用或取消大小写字母之间进行切换 1 快捷键 Ctrl Shift K 设置为小型大写字母 如 ACTIVEWINDOW 2 快捷键 Ctrl Shift A 设置为全部大写字母 如 ACTIVEWINDOW 3 快捷键 Shift F3 在全部大写字母 全部小写字母及第一个字符大写 3 种状态间切换 3 使用对话框设置英文的大小写 使用对话框设置英文的大小写 1 单击 格式 字体 命令 打开 字体 对话框 2 选择 字体 选项卡 3 在 效果 选项组中有两个复选框可以选择 即 小型大写字母 和 全部大写字母 两复选 框 如图 2 9 所示 此主题相关图片如下 裁剪 jpg 图 2 9 使用对话框设置英文的大小写 2 1 6 设置文档的度量单位设置文档的度量单位 Word 中的度量单位有厘米 毫米 磅 1 厘米约等于 28 35 磅 英寸和十二点活字 1 个十二点 活字等于 12 磅 五种 如要使用不同的度量单位 可以按照下面方法设置 1 单击 工具 选项 命令 2 选择 常规 选项卡 3 在 度量单位 下拉列表中选定需要的一种度量单位 如图 2 10 所示 此主题相关图片如下 裁剪 jpg 图 2 10 度量单位 度量单位 列表框的下面还有一个 使用字符单位 复选框 如果将其选 中 无论选定了哪种度量单位 视图标尺上的刻度值是 字符 即在选择 格式 菜单中选择 段落 命令 打开 段落 对话框 在其中的 缩进和间 距 选项卡上的 缩进 以 字符 来度量 段前 段后 以 行 来 度量 2 2 格式化段落技巧格式化段落技巧 段落指的是以按 Enter 键为结束的内容 因此段落可以包括文字 图片 各种特殊字符等 一般情况 下 文本行距取决于各行中文字的字体和字号 如果某行包含大于周围其他文字的字符 如 图形或公式 等 Word 就会增加该行的行距 如果删除了段落标记 则标记后面的一段将与前一段合并 并采用该段的间距 排版的时候 如果懂得如何快速 巧妙地设置格式 不仅可以使文稿样式美观 更可以加快编写速度 而如果不懂得这些基本的格式化手段 编辑起文稿来 就会感到处处受到束缚 排版过程也难以顺畅 影响工作效率 如使用样式可以省少排版的工作量 2 2 1 让段落首行缩进让段落首行缩进 首行缩进是 Word 提供的一种特殊的样式 正文 首行缩进两字 也就是在段落的首行缩进两个 字符 在 Word 中文版中 使用了一种字符测量