建立公司内外沟通机制.doc

建立公司内外沟通机制 第一章 总则 第一条 为了使公司能够对市场的动态做出迅速的反应以及确保公司各部门、各层次之间信息得到交流，加强配合，提高公司的运营管理效率，特制定本制度。 第二条 本制度适用范围于公司及其分公司、子公司。 第二章 信息沟通类型与方式 第三条 信息沟通制度分为定期沟通制度和及时沟通制度。 第四条 定期沟通制度分为由下及上的信息上报制度、会议沟通制度和网站沟通制度。 第五条 由下及上的上报制度包括周汇报制度和月/季工作计划及工作总结报送。 第六条 信息上报应坚持及时、准确、全面和保密原则，对违反规定，应问责。 (一) 及时、准确、全面原则：及时、准确、全面是对上报信息的最基本要求，在上报信息时要注意摒弃“报喜不报忧”的行为； (二) 保密原则：树立高度的保密意识，采取严格的保密措施，遵守信息传递流程及传递范围，不得将受控的信息向无关人员泄露； (三) 问责原则：信息上报人、审核人（各部门及子、孙公司负责人）应做好核实工作，对因信息迟报、错报、漏报、瞒报而造成严重后果的，将追究相关责任人的责任。 第七条 各部门负责人和各分公司、各子公司的第一责任人为信息上报第一责任人。主要职责为： (一) 指定定期和即时信息的上报人； (二) 审核上报的各类信息； (三) 督促信息上报人及时、准确上报信息； 第八条 公司建立内部周汇报制度。 (一) 汇报主体： 1. 部门：部门职员、主管、副经理向经理汇报； 2. 项目部：项目管理人员、项目经理、工程部经理逐级汇报； 3. 公司：各部门经理、总经理助理、总监各自逐级汇报。 (二) 汇报内容：本周从事和组织完成的具体工作、下周工作计划，提出工作中存在的问题及建议及下周对本周未完成工作的落实情况说明等。要求工作汇报内容具体，语言简洁，对工作的安排有具体的时间节点。 (三) 汇报时间：部门、各项目部汇报在每周一工作例会（节假日除外）。 (四) 汇报形式：部门、各项目部汇报均采用公司内部统一文件格式书面汇报；公司汇报通过公司内部系统中“周工作计划表”、“项目工程周报”汇报。 第九条 月/季工作计划及工作总结报送 (一) 汇报主体：各一级考核单位第一责任人、部门主管领导。 (二) 汇报内容：总结上月（年）工作情况，包括：主要经营目标完成情况、重要项目、进展情况、存在的问题、下月（年）工作计划和实现计划的具体措施等。 (三) 汇报时间：次月 10 日前；当月度与季度或年度总结和计划出现重合时，上报季度/年度总结和计划。 (四) 汇报形式：部门、各项目部汇报均采用公司内部统一文件格式书面汇报；公司汇报按分类要求以书面的形式上报。 第十条 会议沟通 (一) 见公司有关会议制度方面要求。 (二) 会议纪要均以邮件形式发送到各中层领导个人邮箱。 第十一条 网站沟通制度。通过公司网站“员工天地”传递达到沟通。各部门要加强网上沟通，充分利用公司网站提供的沟通平台。 (一) 信息来源：由部门负责人报送，将信息发送到总经办邮箱内，统一进行编发。 (二) 发布主体：总经办将根据信息内容和发送对象，选择在“新闻动态”、“员工天地”等版块中发布。 (三) 网站内容： 1. 涉及公司领导外事活动和上级领导视察的信息，由参与活动的部门供稿； 2. 重大活动(会议)，由活动(会议)组织或所涉及业务的部门负责； 3. 工程管理部对在施项目的重大事项及形象资料负责，及时提供项目图片以及项目规模等资料，以便公司及时报道； 4. 总经办负责网站日常管理、招聘信息的发布和收集及公司发文的文件上传； 5. 先进部门和优秀员工进行表彰和奖励。 6. 其他重要信 (四) 主要功能：公司网站信息是重要的沟通方式，主要发布公司重要事件、存在问题、项目重大事项及形象进度的及时报道等，为中高层人员提供各类信息参考。为便于各部门工作联络，公司为各部门设置了部门邮箱以供使用。 (五) 要求：现公司要求各员工每周登陆公司网站至少两次，以便对公司及上级主管部门的要求及时了解。 第十二条 及时沟通制度是即时描述某项工作最新进展或最终结果的信息。如：公司荣誉快报、紧急法律事件快报、媒体负面曝光等。即时信息分为两类： 1. 固定责任部门的即时信息：指定事项的即时上报，事前已明确责任部门； 2. 涉及所有部门的即时信息：突发事项的即时上报，任何部门都可能遇到。 (一) 上报主体：各部门负责人和各分公司、各子公司的第一责任人为信息上报第一责任人。 (二) 汇报内容：描述某项工作最新进展或最终结果的信息。 (三) 汇报时间：指定事项或突发事项的发生之日。 (四) 汇报形式;一般应书面形式，事件发生较紧急或重大时、节假日时，为了及时知会相关人员，信息可先行通过口头形式传达，但随后仍要按本文件的规定在时限内以书面形式（包括邮件）报送。 第十三条 上报资料的格式要求 (一) 标题格式 各类工作总结及计划、汇报材料，标题一律采用“部门名称+月份（年度）工作总结（或月份（年度）工作计划）”的形式。 (二) 落款格式 在各类工作总结及计划、汇报中均应有落款注明，落款注明包括部门（人）的名称和行文日期。 (三) 编号格式：见公司有关方面要求。 第三章 反馈要求与执行 第十四条 公司要求上报的文件相关要求 (一) 上报时间：公司下发到各部门的文件，需要报相关材料的，以要求报送的日期为准，截止日期前没有报送的，不再以任何形式进行通知，并且对相关部门给予通报批评及处罚。对于各类建议、意见，接收人应在两日内向提出人予以明确答复，对未采纳内容要阐述原由。 (二) 格式要求：除书面的上报材料外，还应附上电子版，并发送至总经办邮箱。 第十五条 制度的监督执行 管理中心负责每月对公司汇报、工作总