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文书学复习材料一概念（一） 文书的概念及其含义是人们利用书面的方式来记录、交流信息、处理事务作为依据的一种工具。1. 文书是人类社会实践活动的直接产物2. 文书是书面形式的文字材料3. 文书是成文性的文字材料4. 文书、公文、文件辨析（二） 公务文书是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。（三） 法定的作者指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。（四） 通用公文正式通用公文内部通用公文：规范性文件、会议类文件、计划与信息反馈类文件、其他事务类文件等。（五）主送机关即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。 （六）定稿：是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。 正本：根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。 副本：根据正本抄写或复制的。代替正本抄送有关单位或供传阅、参考、备查之用。副本一般不需归档保存。存本：是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。一般情况下，存本与定稿一起归档保存。 二（一） 公文的四个特点：1. 具有法定作者（发文机关/制发主体）（1）三种表现形式：机关，机关某组织单位，机关单位领导。（2）由不同作者形成各种行文方式公文发布、传递的层次与形式：a. 正式行文非正式行文b. 对内行文对外行文c. 直接行文间接行文d. 单独行文联合行文e. 职权行文授权行文2. 具有法定的权威和效用（1）公文的现行执行效用、现行效用、时效（体现执行性、凭证性）（2）现行效用的空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：a. 制发者超出职权范围行文，如工商局行公安局职权范围的文件；b. 内设机构对外正式行文公文内容超出职权范围，如下级机关越权制定实施细则.(3) 现行效用的时间效力范围a. 公文生效时间 即时生效 （一般公文、内容敏感的规范性文件）定时生效（一般规范性文件）b. 公文终止生效时间及条件（变为历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）c. 公文的溯及力公文溯及既往的效力；指公文可以适用于制发以前的事件或行为。 一般公文可以规定溯及力 规范性文件比照“法律不溯及既往”的原则，不应该规定溯及力（我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力）d. 机关公文的效力等级 发文机关地位越高，公文效力等级也越高 在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照“新法优于旧法”原则 同一发文机关制发的公文，通常特殊性公文的效力优于一般性公文，即“特殊优于一般” 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力 3. 具备特定体式文体：文件的表达形式体式 格式：约定俗成的；法定的标准格式4. 经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续： 会签 公布 法定会议或机构批准等（二）法定作者的三种表现形式 机关 机关某组织单位 机关单位领导（三）公文终止生效的时间和条件 内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）(四) 公文的属性1. 公文的本质属性现时执行性主要包含以下几层含义：（1）对号入座式的贯彻文件精神（2）文件是作为解决问题的依据而存在的（3）文件对解决问题具有指导意义 2. 公文的非本质属性（1）政治性（2）机密性（3）权威性（五）公文的分类1. 从公文的来源上划分（1）发文：指本机关制发的公文。包括两方面：一是发往其他机关的公文 ；二是发至机关内部机构的公文 。（2）收文：指本机关收到的由外机关、单位制发的公文。2. 从行文方向（即文件传递方向）上划分，可分为上行文、平行文和下行文。 （1）社会组织之间主要的工作关系a. 领导与被领导关系b. 业务指导关系 c. 平行关系 d. 不相隶属关系(2)根据工作关系产生的行文关系a. b. 是上行文或下行文关系；c. d. 是平行文关系。 3. 从公文内容性质的角度分类规范性文件领导指导性文件报请类文件知照类文件契约类文件会议文件4. 从公文涉密程度的角度分类绝密级文件机密级文件秘密级文件内部文件限国内公开的文件对外公开的文件（又称公开性文件）5. 按形成、使用领域分类（1）通用公文a. 正式通用公文 b. 内部通用公文：规范性文件、会议 类文件、计划与信息反馈类文件、其他事务类文件等。（2）专用公文(六)公务文书的体式文件用纸要求1. 幅面尺寸 公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。2. 页边尺寸 天头（上白边）为: 37mm1mm ； 地脚（下白边）为：35 mm1mm； 订口（左白边）为：28 mm1mm； 翻口（右白边）为：26 mm1mm。3. 版心尺寸 国际标准A4型纸版心尺寸为：225mm156mm（长宽）4. 排版 文件正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 公文的要素国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。眉首 主体 版记 位置 置于公文首页红色反线以上 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间 置于主题词以下 特点位置相对固定位置经常变动，依公文内容的长短而定。位置依公文主体的构成而定要素 公文份数序号 标题 主题词 秘密等级和保密期限 主送机关名称 抄送机关 紧急程度 正文 印发机关和印发日期 发文机关标识 附件 版记中的反线 发文字号 成文日期 版记的位置 签发人 公文生效标识 红色反线 附注 （七）公文格式1. 眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。 （1）公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。（位于版心左上角第一行，顶格标注，3号仿宋体，阿拉伯数字，至少保留两位数字。）（2）秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。（3号黑体字，版心右上角第一行，两字之间空一字，后面有保密期限的中间不空一字。） （3）紧急程度，标明“特急”、“急件”。（在文件版心右上角，顶格第一行，3号黑体字。若秘密等级和紧急程度同时标注，秘密等级标在上，紧急程度标在下，两字之间空一字。）（4）发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。（小标宋体字，字高不超过22mm,字宽不超过15mm。下行文，发文机关文字的上边缘距离版心上边缘为25mm；上行文，发文机关文字的上边缘距离版心上变应原为80mm，机密等级和紧急程度移动到发文机关文字上方；几个机关联合行文，主板机关在最前面，“文件”位于右侧居中位置。）（5）发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。（发文字号的位置应标在文件版头发文机关名称的下面，居中排列。下行文，发文字号居中；上行文，版心居左空一字。）a. 便于统计发文的数量；b. 便于的公文的检索和引用。例：苏政发20042号 机关代字 年号 序号（不留虚位，不加第字）（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名 。位于发文字号的右侧。（“签发人”三字，三号仿宋体，领导人姓名，三号楷体字，在版心右边缘空一字。发文字号与最后一个姓名在同一行。） （7）红色反线。和版心同宽，距上4mm。2. 主体包括标题，主送机关，正文，附件，成文日期，公文生效标识，附注等。（1）标题。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。文种是核心要素，必不可少。（2号小标宋体字，红色反线下空两行，居中排列。）（2）主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。（3号仿宋体，标题下空一行，居左顶格。）（3）正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。（3号仿宋体，每行28字，每版面22行。年份、数字在回行时不能拆开。除汉字外，用阿拉伯数字。）（4）附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。（正文下空一行，居左空两字。若附件不止一件用阿拉伯数字，附件名称后不加序号。） 作用：a. 补充说明；b. 被主件所转发、发布的。（5）成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。（小写汉字，单一机关发文，距版心右边缘空四字。两个机关联合发文，成文日期左右各空七字；三个或以上机关发文，成文日期位于最后一排印章之下右空两字。距正文最后一行在47mm以内。）（6）公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。（会议纪要和电话形式不用加印章，联合行文上行，主办机关加盖印章。联合下发机关，都要加盖印章。）（7）附注是指需要说明的其他事项。（成文日期下一行，居左空两字。 “此件发至县团级”、“此件可见报”或联系方式）3. 版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。 （1）主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。（3号黑体字，居左顶格标注，后标冒号，词目与词目之间空一字。根据主题词含义由大到小，先标反应公文内容的词，再标公文使用种类的词，即依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过7个，不少于3个。）（2）抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。(在主题词下一行，左右各空一字，3号仿宋体。抄送机关用逗号隔开，回行与上一行的抄送机关首字对齐，最后一个抄送机关加句号。)（3）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。（印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期是阿拉伯数字书写，后加“印发”二字。） （4）版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。（黑色，宽156mm） （5）版记的位置 。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 （八）公务文书的稿本1. 文稿（1） 草稿 内容和文字表述尚未成熟，只供讨论、修改、审批之用。 一般不必归档保存。 不是正式的文件，不能向外发出。（2） 定稿 是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。 是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据。 凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。2. 文本（1） 正本 根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。 根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。（2） 副本 根据正本抄写或复制的。 代替正本抄送有关单位或供传阅、参考、备查之用。 副本一般不需归档保存。（3） 存本 是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。 一般情况下，存本与定稿一起归档保存。（4） 试行本 主要用于法规性文件（5） 暂行本 主要用于法规性文件。（6） 修订本（7） 不同文字文本 同一份文件，在形成的过程中，根据需要有时会有两种或两种以上文字的文本。 不同文字文本同时有效，可同时作为正本。 三公文写作（13种文种）（一）命令（令）：1. 适用范围 依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2. 特点 有特定的发布机关 有法定的权威性 有执行的强制性 有高度的严肃性（二）决定：1. 决定的适用范围 对重要事项或者重大行动做出安排； 奖惩有关单位及人员； 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2. 决定的特点： 制约性 稳定性 （三）通知：1. 通知的适用范围 批转下级机关的公文； 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项； 任免人员。 2. 通知的特点： 使用范围具有广泛性 文种功用多具有指导性 有明显的时效性（四）通报：1. 通报的适用范围 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2. 通报的特点 内容的真实性 目的的晓谕性 （五）函：1. 函的适用范围 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 2. 函的特点： 适用范围广泛，使用灵活方便。 在党的机关中，函既可平行，又可上行、下行。但行政公函只可平行。 短小精悍。函一般较短小，内容单一，语言简洁明了。函有公文“轻骑兵”的称誉。（六）报告：1. 报告的适用范围 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2. 报告的特点： 内容的实践性 表述的概括性 选材的灵活性（七）请示：1. 请示的适用范围 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的适用范围具体包括： 遇有新问题，无执行依据 遇有困难，无力解决 超越职权范围，无权决定 意见分歧，难于工作 中止任务的执行 其他需请示上级的事项2. 请示的特点： 行文内容的请求性 行文目的的求复性 行文时机的超前性 请求事项的单一性（八）批复：1. 批复的适用范围 批复适用于答复下级机关的请示事项。2. 批复的特点： 被动性 ：批复依请示而存在 针对性：批复的内容，主送单位 权威性（九）意见：1. 意见的适用范围 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2. 意见的特点： 使用的广泛性 内容的针对性 行文的多向性 实施性（十）会议纪要：1. 会议纪要的适用范围 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 2. 会议纪要的特点 纪实性 提要性 约束性 指导性（十一）会议记录：1. 会议记录的含义 是在开会时由记录人当场如实记录会议议题、议定事项和主要精神的一种事务文书。2. 会议记录的特点 真实性 全貌性 同步性（十二）公告：1. 公告的适用范围 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2. 公告的特点： 发布内容重要 发布范围广泛 发布机关有资格限制 (十三) 通告：1. 通告的适用范围 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项2. 通告的特点： 内容具体，业务性强。 有限制的行文对象 广泛的发文机关 独特的发布方式 四技能1. 改错：报告、请示、通报、批复2. 写作：（1）通知(事项性通知、会议、工作)（2）函（来函、复函）（3）请示（4）通报（表彰性）注意：1. 函的分类：商洽函、询问答复函、请批批准函。2. 请示的写作要求：一文一事；单头请示；不越级请示；不得抄送下级机关；语气宜温和谦恭。3. 批复引语的写法： 标题a. 发文机关批复事项行文对象文种，如“国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅的批复”b. 发文机关事由文种，如“江苏省人民政府关于同意成立南京市人民对外友好协会的批复”c. 事由文种，如“关于同意学院人文社科系举办校外班的批复”d. 发文机关原件标题文种，如“南京市人民政府关于裁决福建路2号住宅楼产权争议的请示的批复” 主送机关：报送请示的机关 正文：引语+批复事项+尾语a. 引语（引叙来文）（1）你单位+请示标题+发文字号+收悉，如：“你局关于的请示(发2000号)收悉” （2）你单位+何时+请示标题+收悉，如：“你部2008年5月17日关于撤销局的请示收悉”（3）你单位+发文字号+收悉，如：“你省发200822号文收悉” （4）你单位+请示标题+收悉，如：“你单位关于的请示收悉”（5）何时+收到你单位的何请示，如：“2008年5月17日收到你部关于撤销局的请示”b. 批复的事项（1）针对求批性请示的批答 如同意，则写明肯定性意见。 如不同意，应提出不同意的理由，以进行解释和疏通。（2）针对求示性请示的答复 给予政策上、认识上的解答c. 尾语（1）阐述要求 （2）加批复专用语，如“此复”、“特此批复”、“专此批复”等。 4. 通告和公告的区别： 类别 项目公告通告公布事项不同 宣布重要事项和法定事项 公布应当遵守或周知的事项行文范围不同 告晓对象广泛，即国内外 限制在一定范围内，即社会的有关方面。 制发单位级别不同 级别较高级别较低发布方式不同 多用登报、广播的方式发布 文件、登报、广播或张贴。 五 文书工作与公文处理程序（一）概念：1. 文书工作：文书工作是指通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。 可从以下几方面理解：（1）文书工作的主要任务是制发、收办、管理文件。（2）文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指某一个或某几个程序。（3）文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求。2. 行文关系：所谓行文关系，是指收、发机关之间根据一定的组织辖属和不同的职权范围而形成的关系。3. 行为规则：所谓行文规则，是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则。4. 拟办：是由综合办公部门的负责人对需要办理的重要文件提出初步处理意见，以供负责人批办时参考的行为过程。5. 批办：机关或部门负责人就文件与附送的拟办意见作出批示。6. 承办：是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容和要求，对文件予以办理的行为过程。7. 签发：签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。（二）文书工作基本原则1. 准确、周密 文件本身的质量 文件处理程序各个环节的质量2. 迅速、适时3. 保密、安全 文件内容的安全（信息的安全） 文件实体的安全4. 精简、高效 发文要少而精，不要事事发文 处理文件要方便读者 文件管理要利于使用（三）文书工作的组织形式(1) 集中形式 适用于规模不大、职能简单、业务量少、办公驻地集中的小型或基层机关。(2) 分散形式 适用于规模较大、内部组织机构较多、业务量复杂、办公驻地比较分散的大中型机关 。（四）现代办公环境下文书工作的机构设置发生哪些变化现代办公环境下，文书工作机构设置的变化 不再是文件信息的线性传递机构，而成为办公网络中一个双向、多向交互的信息中心。 文书工作机构由集中式向分散式转变 技术性要求越来越高 管理对象由单纯的文件管理向信息管理、知识管理转变（五）行文方式：越级行文的特殊情况1. 根据机关之间的工作关系确立行文方向2. 选择适宜的行文方式，一般不得越级行文 下行文的行文方式：逐级行文、多级行文、直达行文 上行文的行文方式：逐级行文、多级行文、越级行文 平行文的行文方式：直接行文（六）行文规则1. 联合行文规则 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 政府及其部门与同级党委和军队机关及其部门可以联合行文； 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。2. 主送和抄送 上行文规则： 上行文不得抄送其下级机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明抄送与主送。 下行文规则：a. 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。b. 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3. 政府各部门行文规则政府各部门依据部门职权可以相互行文，也可以向下一级政府的相关业务部门行文。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 政府各部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。内设机构确需行文时，只能以函的形式行文。（七）公文处理 收文处理程序1 收进阶段1. 签收：一般由文秘部门的收发室（又称外收发）受理。 （1）检查：查文件、包装、日期 签收的任务：（2）清点 （3）签字：时间具体到时、分。 注意：签收以信封为单位进行清点检查，不 可拆封。2. 拆封 拆封是文书人员的特有职责。 拆封的范围：一般文件，由文秘人员拆封；写明“亲启”或领导人名字的文件，交收件人亲启；机要件交机要室或负责管理机要文件的人员拆封。 拆封的任务：清点核对；检查和处置3. 附文件处理单4. 收文登记 登记的范围：凡是重要文件均应登记 登记形式：簿册式、卡片式、联单式、计算机登记表式5. 分发 分发原则：既定分发；批准分发；三主优先 分发方法：根据文件的性质、内容、办理要求，并结合业务部门的职责和领导人的分工范围，分别送有关部门阅办或领导阅批；再根据批示意见分发给具体人员或部门阅读或办理。 2 阅办阶段1. 拟办：是由综合办公部门的负责人对需要办理的重要文件提出初步处理意见，以供负责人批办时参考的行为过程。 拟办范围 拟办意见写法： 简略：“请某某领导阅示” 详细：限定由谁去承办以及办理中可能涉及的工作事项、问题，如何处理等。 2. 批办：机关或部门负责人就文件与附送的拟办意见作出批示 批办内容： 是否同意拟办的意见 要写明具体的承办单位或者是承办人，并且写明承办的时限。3. 承办 是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容和要求，对文件予以办理的行为过程。 承办的特点：多重性、兼跨性 承办的任务：落实文件精神；起草复文；转发和批转文件；整理各种文字材料4. 注办 是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。5. 催办 根据文件缓急情况和承办时限的要求，对承办单位和承办人进行催促检查。 催办方式：电话、函件、催办卡、催办单等。 发文处理程序1 制文阶段1. 交拟 是指机关领导将拟稿任务交给有关起草人员。2. 拟稿 深入调查研究 在发文稿纸上拟稿 联合行文，需要会商 3. 核稿：由办公室（厅）在公文签发之前对文稿进行全面检查、修正 审核是否需要行文 审核文稿内容 审核文稿的格式 审核文稿的文字表达4. 签发 签发方式：正签、代签、核签、会签 签发原则 ：坚持归口签发 ；根据文件性质分层签发 签发要求：先审后签；签发时态度应明确2 制发阶段1. 缮印 缮印方式：打印、复印、胶印等 印制的步骤：打印校样校对校样印刷装订 注意事项：做好准备工作；未经领导签发的文稿概不打印 ；区别主次缓急 ；保护定稿 2. 校对：以定稿为基准，对打印出来的样本进行核对。 实行三校制度：初校复校三校 校对方法：两人共同进行；由校对人员或撰稿人比照定稿，逐字逐句进行校对。 注意：属于原则性的重大改动，应征得签发人同意，才能修改。 3. 用印 印章的制发：持上一级领导机关的介绍信，到本机关所在地的公安部门办理登记手续，然后到指定的制作单位制作 。 4. 发文登记5. 封装 步骤：清点；书写封面；封口：胶水、加盖戳记、加密封条等6. 传递 传递方式：邮寄、网络传递、文件交换、机要员传递、机要交通等7. 询办8. 归卷 将平时处理完毕的文件清退回来，按照一定的类别分卷进行归放 。 立卷归档处理程序（八）签收的主要任务1. 签收：一般由文秘部门的收发室（又称外收发）受理。 1. 检查：查文件、包装、日期 签收的任务： 2. 清点 3. 签字：时间具体到时、分注意：签收以信封为单位进行清点检查