协同办公自动化系统介绍.doc

实时协同办公系统简单、易用、快捷目 录一、总体概述31.1协同办公系统31.2移动应用系统41.3即时通讯系统5二、汉冠协同办公系统特性三、协同办公系统功能介绍52.1我的工作台52.1.1待办事宜52.1.2日程安排62.1.3短信平台62.1.4通讯录72.1.5今日关注72.2流程管理82.2.1流程待办82.2.2流程新建92.2.3流程监控92.2.4流程搜索102.3邮件管理112.4会议管理122.5工作管理122.6组织管理132.7问卷管理142.8资源管理152.9车辆管理162.10个人设置16三、移动应用系统功能介绍17四、即时通讯系统功能介绍214.1单点登陆224.2与协同办公集成224.3其他功能22一、总体概述实时协同办公系统是由上海汉冠信息技术有限公司在传统协同办公系统的基础上，充分利用先进的即时通讯、移动通讯技术设计的新一代协同管理软件；实现协同办公、移动办公，最大程度上提高协同办公系统的信息发布即时性，业务处理高效性，真正实现任何人、任何地方、任何时间实时协同。资源管理信息沟通WAP处理短信提醒短信PUSHTinhe iereTitle in hereTitle in here系统集成在线感知单点登陆流程管理知识管理实时协同办公=协同办公系统+移动应用系统+即时通讯系统1.1协同办公系统协同软件是指以团队协作为目标的协作软件工具，主要是以群组协作为主要应用的工作流软件，辅助以信息交流和知识共享为主的即时通信管理软件。借助协同软件，加强“战略决策、组织及人员、事务运营”三大流程，并且辅以知识、文化、制度等内部建设，以增强企业的管理执行力，并最终提升企业的工作效率和管理水平。协同办公系统整合办公所需要的各类信息共享和发布途径，提供协作办理文件的流转、记录和处理平台，提供丰富的辅助工具自定义实现个性化表单需求。协同办公平台是一个统一解决企业信息及协同工作的基于J2EE架构的B/S应用软件。为政府、企业实现数字化、自动化办公提供完整的应用平台。1.2移动应用系统协同办公系统提供了基于移动终端（包括短信提醒、短信发送、手机WAP登陆和短信PUSH等）的一体化解决方案，用户能够通过移动终端随时随地的接入协同办公系统，实现相关业务处理，如公文处理、邮件提醒、企业通讯录查询、审批处理、公告提醒等功能，解决了员工不在办公室就无法办公的局限，通过移动办公应用，提高企业整体的协同效率。l 手机WAP登陆通过手机登陆办公平台处理相关事务的移动应用，使办公人员不再被办公场地和设备的局限所束缚，从而能够更加灵活方便的办公。l 短信PUSH办公系统内产生的新邮件、流程审批、新闻公告、会议通知等一系列的新动态时，通过对系统的分析和监听，实现这些关键业务的主动短信提醒。用户收到提醒后查看短信，可以通过短信中的OA链接地址直接点击查看详细内容或进行流程审批和回复。该方式是通过手机用户验证，不用再次输入OA系统的用户名和密码，简单、易操作。1.3即时通讯系统即时通讯（E点通）系统以“实时通信、统一消息、统一管理”为目标，集成了传统即时通讯工具具有的在线文字交流、文件传输等应用，实现了企业内部信息沟通的通畅。同时，还能够与协同办公等企业信息化应用无缝集成。主要实现单点登陆、在线感知、即时通讯等功能，还可以与办公系统无缝集成。二、汉冠协同办公系统特性上海汉冠信息技术有限公司根据新一代主流开发技术，结合现代企事业单位办公流程特点而研发的新一代协同办公软件产品。我们所提倡的应用理念是“我的工作由我掌握！” 系统主要包括以下功能模块：日常办公、辅助办公、综合信息、组织机构、信息交流、人事管理、档案管理、流程定制、系统管理等模块。目前该系统分为卫生系统专用版、行政事业专用版及中小企业专用版。我们的目标是为广大用户提供最优秀的协同办公解决方案。系统特性： （1）、系统采用B/S结构，选择最为流行的开发技术（JSP），纯WEB浏览方式，比传统OA（一般采用Lotus平台，平台成本高，技术局限性多）更为先进实用。 （2）、系统能与财务数据、工资数据、独立网站等互联，给行政管理层提供数据统计分析报表，实现数据交换，信息共享，建立协同办平台。 （3）、灵活的个性化配置。用户可根据自己的喜好对系统界面所显示的内容进行设置。 （4）、界面引导性强。系统借鉴了目前比较流行的Web页面样式。操作简单，易学易懂，易于上手。 （5）、通过INTERNET网，系统可支持分布线办公和移动办公。 （6）、独有的短信通功能，可利用发布短消息方式进行会议通知、工资奖金明细信息发布、报销通知等功能。 （7）、设有即时提醒功能，用户一进入主界面，就能看到待办事宜、已办公文、电子邮件、最新公告等提示信息。 （8）、强大的流程定义功能，用户管理员可通过系统的自定义流程设置业务流转程序，并能实现实时监控与跟踪。 （9）、支持OFFICE与WPS等文档格式。 （10）、支持文件套红及印章、电子签名管理。 （11）、灵活的报表预定与代理人功能。利用强大的工作流引擎，您只需选中某些流程库，在一段时间内管理员可按单位内部的某些要求自动制定用户所需报表，可以其他的方式输出。 （12）、强大的自定义流程、表单、二次开发功能。使用单位可根据自己的运作模式制订合理的工作流程，定义审批单格式，直至二次开发，极大地方便降低了用户维护与应用成本根据流程管理本单位，做到全面有效地提高工作效率。 （13）、模块化的结构设计，具有良好的扩展功能，易升级、易集成。 （14）、强劲的信息发布及搜索引擎。用户无需任何专业知识，只需掌握编辑录入的基本操作，就能完成相关的信息发布及搜索。 （15）、可根据用户的实际需求，增加修改系统软件。不断完善，不断改进， “量身定制”，成为切合本单位实际情况及管理需要的系统软件。 （16）、分布式集团版的实现完全实现集团版的分布式办公，降低服务器负载，便于维护，灵活的划分工作组，方便对各个站点之间的访问进行权限控制，实现上下级之间、平级之间不同的访问内容。二、协同办公系统功能介绍2.1我的工作台2.1.1待办事宜待办事宜是整个协同办公系统的重要组成部分，公告新闻、邮件收发、个人办公、流程审批等系统产生的信息、需要当前用户办理的、被系统催办的事项或最新信息都会在待办事宜中体现。系统除了登录提醒您有尚未处理的待办事宜外，系统会通过手机终端以短消息通知的方式来提醒用户的待办事宜。2.1.2日程安排日程安排是对个人日程安排的管理，将一周要做的事项做一个日程计划，有计划、有目的的合理利用时间，提高工作效率。2.1.3短信平台2.1.4通讯录包括个人通讯录和企业通讯录。用户可以根据单位的组织结构以及人员管理形成单位内部通讯录管理；同时个人可以根据自身的要求建立单独的联系人管理，包括联系人分组、联系人查询等。 2.1.5今日关注今日关注是用户察看新闻的窗口，新闻包括公司的动态、内部新闻、电子公告等。2.2流程管理根据我国企业及政府办公的特点，并以工作流为基础应用理念，可以管理日常工作中的请假流程、费用申请、费用报销等各种流程。针对不同的流程，提供了不同的处理动作，比如回复、转发、转发并批复、邮件转发、查询批复等。真正实现企业流程处理的电子化、实时化要求。2.2.1流程待办显示流转到当前用户的需要批复的流程列表，以提醒、催办。2.2.2流程新建选择流程类别，填写表单，系统按照已设置的流程流转。发起人发起流程时可以上传附件，添加附文，主要用于处理流程在流转环节需要予以增加的批注材料或证明材料，例如：在进行费用报销时，需要将此费用的申请流程作为附文。2.2.3流程监控为更好了解流程的进展情况，流程追踪提供对流程的全面监控，能够使参与流程的人员了解目前流程处于哪个节点，并且能够全面了解流程流转过程参与人、转发人的回复意见。2.2.4流程搜索流程搜索是快速查找流程的一种方式，可以按照已发起流程、已收流程查询，高级查询等方式进行查询。在流程查询界面，已发起流程查询可以选择接收人、流程类型、流程名称、流程的发起日期等条件进行流程查询；已收流程查询可以选择发起人、流程类型、流程名称、流程的发起日期等条件进行流程查询。同时支持高级查询，可以根据高级查询的提示信息，对不同流程类型进行查询。2.3邮件管理电子邮件功能使用户能够在统一的界面中完成电子邮件服务，包括收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮箱管理。收件人可按部门和角色进行选择，可以随邮件添加多个附件。并可以通过对邮箱、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询。2.4会议管理会议管理提供对会议的新建、会议通知及会议召开后形成的决议内容进行管理。提供了企业进行会议的发起管理，在会议建立的起草内容包括会议名称、开始时间和结束时间、会议地点、会议的主持人、参会人员，以及即将需要召开会议的会议主题，同时需要参会人员提前阅读的资料可以以附件的形式上传，并进行传阅；对于所有需要参加会议的人员，系统同时将会议时间、会议地点、会议主题等关键信息会以短信的方式予以提醒。在会议召开后，并且对在会议上形成的会议决议进行记录，并且可以让所有参会人员了解会议的内容。2.5工作管理工作管理是对员工的工作任务、计划、日志进行管理，满足领导分配任务以及查看员工任务完成情况的需要。员工可以针对领导下达的任务进行每日工作日志总结，也可以以选择日志接收人的形式汇报每日工作情况，真切做到协同办公。另外还可以新建检索方案，满足个性需求。能够实现企业相关管理人员对日常任务的监控和反馈，也能够支持临时任务的分配和监督。通过任务日志的填写能够实现任务完成情况的监控；上级领导能够对任务日志进行审阅并填写批复意见，任务执行人能够随时了解到任务汇报后相关领导审阅情况。2.6组织管理针对企业组织架构等数据进行统一管理，满足公司的组织架构及人员信息实现集中的管理，包括组织架构设计、职位信息管理、员工人事档案信息、身份设定、职务角色等。人事模板是对单位员工的人事信息进行管理，员工个人详细信息以一张人事资料表的形式呈现。根据不同企业不同的人事管理需要自定义人事模板，满足个性需求。2.7问卷管理问卷管理是企业针对企业制度、日常活动、工作状况等发起调查，用户可以参与投票，对调查结果进行统计分析。2.8资源管理资源管理主要包括企业知识库管理、企业图书管理、制度规范和电子公告等。可以将分散于企业每个员工的知识资料有效管理，构建科学、规范的企业电子资料库，避免知识流失，实现企业智慧这一无形财富的积累。另外，制度规范的统一上传和浏览，使得企业管理更加规范和高效。2.9车辆管理将所属企业的车辆通过系统统一调度、维修管理、加油登记。通过查看车辆的调度使用状况列表，了解车辆使用状态。对企业车辆的维修项目、时间、加油记录、相关人员等统一管理，做到有据可查，并且使企业车辆管理秩序井然。2.10个人设置个人设定中包括有：查看或修改个人的资料信息；修改登录办公系统的静态密码；对待审公文、通知公告、会议消息、日程任务等待办事宜的提醒方式进行手机短信提醒设置；用户可以根据自己的常用联系人员建立人员分组管理，在发送邮件、流程自由流转过程中可以快速选择到相应的人员。三、移动应用系统功能介绍移动办公系统是通过短信、彩信、WAP浏览等为企事业单位提供基于移动网络访问单位内部协同办公系统的解决方案。用户能够通过移动终端随时随地的接入企事业单位内部协同办公系统，实现公告浏览、流程审批、邮件处理和企业通讯录查询等作用。移动办公系统既可以有效改善企事业单位的办公方式，简化用户之间的沟通方式。外出人员通过手机，利用现有的无线网络通讯技术，可随时随地进行公文处理，完成移动公文审批、移动信息查询等工作。移动办公系统是将移动通信元素与互联网元素有机的结合在一起，不必采购和安装任何硬软件设备，集协同办公、短信群发等多项功能为一体的在线办公沟通工具。协助企业实现信息沟通和资源共享，从而有效提高企业协作效率、降低沟通成本。四、即时通讯系统功能介绍E点通以“实时通信、统一消息、统一管理”为目标。以网络为基础，将通讯技术与计算机软件技术融合，集成了文字、语音、数据业务，将不同网络中的数据相互转化，统一呈现给用户。4.1单点登陆一站式单点登录，即通过用户的一次性鉴别登录，可获得要访问系统和应用软件的授权，实现“一次登