了解采购的工作.doc

了解采购的工作全部的商品采购活动中，采购人员负责为取得最好的贸易条件而谈判。通常情况下，采购人员与计划人员共同做出建议决定是否接受或拒绝一笔业务。当然，采购人员也要负责监督与控制库存情况 。下面列出了一些采购人员的职责：（1） 把握销售时机，采购人员对于零售店的每月销售额，有责任促使其达到预定目标，对于销售毛利额目标值的实现，负有绝对责任。（2） 确定销售计划和采购计划，为了执行好销售计划，采购业务人员必须要拟订一份采购计划，如重点商品的选择和销售价格，商品的采购数量、采购价格和采购来源。（3） 采购业务，包括：商品的定价商品采购条件的协商，如商品的折扣率、付款方式、退货方式等新产品的定金和价格决定商品的配送方式（4） 商品业务管理，包括：畅销品和滞销品的发现滞销品的处理商品库存的掌握商品配置表的制作和管理残次品退货的监督商品定货业务的检查商品质量的监督商品台帐的管理商品陈列的指导（5） 销售业务促进。促销员要负责商品促销的年度计划、季度、月度计划及特别计划的制定，还要与供应商议定特别商品的交易条件和特价商品的售价。（6） 情报收集。关于基本销售情报收集、消费者需求动态情报收集、竞争对手的情报收集、供应商的动态情报收集等工作的完成都要由采购来负责。（7） 业务培训。采购人员还要负责对门店卖场销售点人员的知识传输，与门店经理的沟通与业务培训，以及参加有采购部召开的各部门经理会议等工作。同时，现代采购还要具备有品类管理之功能，因为零售业务组织在改变，有相当一部分零售商品已经引进了品类管理工作，所以他需要有人针对各类别就现有客户及潜在客户做销售及行销工作。如果该零售商不这样做，那他在竞争中就很难获得长期优势。采购者几乎每天都围绕着新品、促销、毛利和存货这4个方面转，考虑如何最好地在货架管理、上架费和新品赞助上面不断提高他在这4个方面的成绩。采购的业务流程基本是由三个方面组成的：（1） 确定采购需求首先采购员需要确立采购商品的种类。在1年中，商品按销售波动情况可分为4种：一年中销售稳定的产品。一般来说，大部分家用电器、五金器具、书籍、土产及内衣等一年中销路稳定。应季商品。冬装、夏装、太阳镜、游泳衣均是应季商品。应季商品虽然可在需求高潮订购，但往往得不到充分供应，价格也会差别很大，所以订购的时机一定要把握好，同时还要作好预测工作。预测的基础是在过去的同一季节中顾客对商品的需求。这就要求保持详细的每种商品的销售记录，以备下年做预测。大多数POS系统均有此功能。做应季商品的需求预测要根据过去的商品周转经验，前一时期的销售额、季节长度、销售价格、促销与广告、竞争及专业工作者的预测等。时髦商品。像皮装、女士时装、男式时装等。这些商品一般要比销路稳定的商品价格贵，需求很难有急剧起伏，过量采购可能会产生灾难性后果，一旦过时，则难以出手。易变质食品。鲜肉、水果、蔬菜等均属于易变质食品，如果采购量超过了销售所需，商品不再新鲜，则在正常价格上难以出手。这些商品的采购量往往根据过去的相关经验来确定。其次，采购员要确定采购商品的数量。从采购定单出发到收到货物的这段时间称为前置时间。前置时间的长短和存货水平有一定的关系。前置时间长的话，存货水平也应该高一些。但存货水平应超过前置时间，因为从理论上讲，存货刚售完，定货即到，是可行的。但是，在现实生活中，经常由于种种原因，如运输延误、供应商供货不及时、天气状况变化等，影响商品准时到达，就会出现商品短缺、脱销。安全存货水平一般根据经验而定。（2） 确定供应商这部分也分为两个方面：与供应商接洽和对供应商的资料进行管理。零售业中目前大部分采购活动是从接洽供应商开始的，下面是某零售商与供应商接洽时的步骤：确定供应商的接待时间，每周12天，要知道这种规定是必须的，因为供应商几乎每天都会上门，没有这种规定，采购业务人员的工作会全部花在供应商的接待上。供应商分类接洽，尤其对采用中央采购制的超市来说，按商品的门类设置专人接洽，以提高工作效率供应商资料的规定必须是供应商所要提供的详细资料以及证明文件供应商资料的规格化，提供给供应商的资料表格必须规格化供应商样品的提供，接待供应商时要求供应商提供商品的实物样品，以使采购员能判别商品的品质或质检部门检查，存档一份，作为商品品质的标准下面是某零售商对供应商资料管理的要求：对供应商进行分类并确定编号，供应商的分类是按照零售商店经营的商品类别进行的，再依照商品的类别来确定供应商的编号，如饮料商品的编号是4，就可以对各饮料供应商编成4001号的 以利于电脑识别管理。对供应商的基本资料建立档案进行管理，如供应商名称、住所、负责人、电话、营业执照登记号、供应商品的种类年销售额等建立资料档案，以便管理。设立厂商商品台帐进行管理，对每个厂商供应的商品的进价、售价、规格、数量和毛利率等商品资料设立台帐。对每一家厂商供应给本公司的所有商品销售实绩逐月做出统计，包括金额、数量和毛利额，以此判断该厂商供货优劣的依据，作为以后定货的谈判筹码。对供应商的荣誉也必须做出调查并建立档案对供应商的优劣要做出鉴定和评价，以便对其进行分类管理，对供应商的评价和分为：商品质量、畅销程度、商品价格、配送能力、促销配合、次品率、退货服务、经营潜力等采购在和供应商面对面谈判之前，要做的工作是计划，例如：根据商品的格局决定货架空间分配和管理，根据消费者行为的分析、销售信息的分析、零售市场的分析制定下一步的销售计划，制定品类管理的实施计划等。计划将对零售商生意的整体发展起到指导性的作用，对商店最大化满足消费者需求将起到巨大作用。我们还要了解的是这些采购的业绩是如何被衡量的，哪些指标是他们所关注的。比如在销售方面，销量当然是很重要的。除此之外，消费者的数量，每平方米的平均销售额，平均每个消费者的成交量等也可能是衡量采购业绩的指标。在利润方面毛利率与去年同期相比怎么样，促销的投资回报率怎么样，直接来自产品的利润有多少等。而在库存方面表现为商品周转次数、库存过剩及过期产品、订单服务水平、断货等问题。（3） 采购谈判与供应商的良好关系是零售店的一种重要资产，尽管双方在利益上是冲突的。首先采购人员在接受了供应商的报价，经过市场调查后，以确定供应商的报价对本企业的合适程度。对那些可以议价，不是明码实价的商品，采购要想办法压低价格，如采购量增大，错开采购旺季季等。如果交易价格已定，要采用折扣、交易折扣、数量折扣、季节性折扣、促销补助等。对于交货期，在洽谈中，主要商洽是现款支付，还是延期付款，以及运输费用由谁来支付。复查是采购中的相当重要的一步，因为对供应商的准确评估，可以帮助自己更好地选择和维护供应商。如何与采购打交道了解了采购者的工作，供应商就应该知道和他们打交道时注意些什么：第一、 要有良好的心态；做过销售的人都知道，客户永远是上帝。虽然他们有时候非常“霸道”，但大部分的时候他们并不是针对销售人员，而是针对发生的事情。我们自古以来做生意都讲求和气生财，对于客户采购的指责我们不要火冒三丈，也不要怨声载道。摆正心态，如果是我们的错误、设法弥补；如果是双方合作不融洽造成的错误，找出具体原因在哪里，如果完全是由客户采购造成的错误，那么我们可以据理力争。总之，我们一解决问题为主要目标，只要能够达到该目标，客户采购自然会对我们刮目相看。第二、 言出必践；对于那些我们已经承诺了客户的，我们必须要履行诺言。只有我们在客户那里建立了信誉，我们与客户的关系才能够更融洽。当然，这里并不是说要答应客户的所有条件，如果是我们不能满足的要求，要礼貌但是很坚决地拒绝客户，千万不要宠坏了他们。对于那些于你有难处的条件，要客观、冷静，不卑不亢地据理力争。明确告诉对方你的难处，你的苦衷。不要给对方一个模棱两可的感觉，也不要让对方总觉得他还有余地，可以再挤。第三、 帮助他们提高产品销量；一般来说，一个采购会负责成百上千种产品，他自己是绝对没有精力去仔细管理所有这些产品的。这样，就需要我们来告诉他，我们的产品的具体信息和销售策略。采购需要的不仅仅是只会浪费时间地销售，他们需要能够帮助他们提高产品销量，能够减轻他们工作负担并为他们带来业绩的供应商销售人员。第四、 礼多人不怪。这有两层意思，一是要有礼貌，一定要表示出你很尊敬零售商的采购，“您”、“谢谢”、“帮帮忙”、“拜托”等类的词要常挂在嘴边，零售商会因为你对他不卑不亢的重视而也重视起你来，另一个礼是礼物。这里的礼物不一定是明晃晃的送